56
Глава 3. Направления совершенствования бухгалтерского
учёта и аудита расчётов с подотчетными лицами в Компании
«ProAv»
3.1 Совершенствование системы учёта и аудита расчётов с
подотчетными лицами в Компании «ProAv»
Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами поможет
организовать в компании необходимый контроль движения средств,
выданных под отчет, их целевого использования, а также позволит избежать
ошибок и недочетов, которые могут привести к претензиям со стороны
контролирующих органов. Рассмотрим, как лучше организовать учет
расчетов с подотчетными лицами в Компании «ProAv».
В любой организации, осуществляющей финансово-хозяйственную
деятельность, происходит движение денежных средств - оплачивается все
необходимое для ее жизнедеятельности. Расчеты часто производятся через
сотрудников предприятия, которым выдаются деньги под отчет. Если
компания ведет активную деятельность, то хорошо организованный контроль
и учет подотчетных сумм поможет избежать неоправданных расходов и
убытков.
Некоторые стороны учета выдачи денег под отчет регламентированы
законодательными актами, которые обязан знать каждый бухгалтер,
работающий с подотчетными лицами.
Но есть и такие моменты в осуществлении операций с финансовыми
средствами, выданными на хоз. нужды, которые напрямую не оговорены
нормативными актами, а налоговики склонны интерпретировать их в свою
пользу, считая бухгалтерский учет слабо организованным.
Учитывая ошибки, на которые указывают аудиторские и налоговые
службы, пути совершенствования учета расчетов с подотчетными
лицами можно предложить по нескольким направлениям:
57
− организация предельно четкого порядка выдачи и возврата
подотчетных сумм;
− особый контроль над оформлением авансовых отчетов и
оправдательных документов;
− правильное ведение бухгалтерского учета подотчетных сумм.
Выдача денег на нужды предприятия чаще осуществляется наличными,
поэтому основным правовым документом, которым нужно
руководствоваться при этом, является указание Банка России от 11.03.2014
№ 3210-У. П. 6.3 данного документа определяет три момента для выдачи
денег в подотчет:
− наличные выдаются по расходному ордеру, основанием для
которого служит заверенное руководителем заявление работника;
− отчет об использовании полученного аванса работник должен
предоставить в 3-дневный срок после окончания времени, на которое были
получены деньги;
− получить следующий подотчет можно лишь при условии полного
погашения предыдущего.
Остальные моменты в организации учета - размер средств на хоз.
нужды, время, на которое выдаются деньги, порядок составления отчета,
сроки его проверки и утверждения руководство предприятия устанавливает
по своему усмотрению.
Исходя из вышесказанного и того, что любой факт хозяйственной
деятельности может быть принят к учету только на основании
документального подтверждения (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ),
рекомендуется разработать внутренний документ (положение,
распоряжение), в котором будут зафиксированы основные моменты выдачи и
возврата подотчетных сумм с учетом специфики компании.
Чтобы упростить работу бухгалтера Компании «ProAv» и иметь
обоснование на учет хозяйственных операций, в положении нужно оговорить
сроки, на которые могут выдаваться подотчетные средства, а при
58
необходимости - лимит денежных средств на определенные цели.
Необходимо также разработать правила составления авансовых отчетов,
порядок, сроки их проверки и утверждения.
Бухгалтер может предложить на утверждение руководителю
самостоятельно разработанную упрощенную форму отчета, содержащую все
необходимые реквизиты (ст. 4. закона «О бухгалтерском учете»).
В случае необходимости выдачи подотчетных денег сотруднику
безналичным путем в положение также нужно включить эту возможность
подотчета и описать ее порядок. Также рекомендуется написать, что для
получения подотчета на карту сотрудник должен оформить заявление на имя
руководителя с указанием данных карты. Такое разъяснение содержится в
письме Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
Чтобы быть уверенным в своих действиях, бухгалтеру нужно иметь
список лиц, которые могут получать деньги в подотчет. Для этого
руководителю нужно издать приказ, утверждающий такой перечень. Каждый
сотрудник из этого списка должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
Приказ желательно иметь отдельный - только для перечня подотчетных
лиц, без включения в него других вопросов, так как при возникновении
необходимости в изменении списка подотчетных лиц проще будет издать
новый приказ, касающийся только этого вопроса.
Что касается заявления на выдачу подотчетных сумм, оно пишется в
свободной форме, но рекомендуется разработать свой бланк, на котором
стоит предусмотреть отметку бухгалтера об отсутствии задолженности по
подотчетным суммам. Руководителю же следует подписывать заявление
только после наличия такой отметки и подписи бухгалтера. В таком случае
уменьшается вероятность выдачи подотчета работнику с незакрытой
задолженностью. Зафиксировать форму заявления и правила его оформления
также нужно в положении по расчету с подотчетными лицами.
Много вопросов у работников налоговой инспекции возникает при
проверке авансовых отчетов. И это обоснованно - расходы, сделанные
59
подотчетным лицом, напрямую влияют на налогооблагаемую базу.
Неправильно оформленные первичные документы, которые подотчетное
лицо прикладывает к отчету, не могут подтверждать произведенные затраты
и уменьшать налогооблагаемую базу.
Бухгалтеру Компании «ProAv» рекомендуется во время выдачи
подотчетных сумм на расходы компании инструктировать сотрудника о том,
какие документы он должен сдать в бухгалтерию вместе с отчетом, чтобы он
был принят.
Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно
разработать инструкцию для подотчетных лиц. В этом документе нужно
подробно рассказать, что обязательно должно быть написано на товарных
чеках, счетах-фактурах, товарных накладных и других бумагах, чтобы
потраченные на хоз. нужды деньги налоговая учла в расходах компании, а не
поставила в налогооблагаемый доход сотрудника.
Для обоснованности принятия факта хозяйственной операции к учету
может быть недостаточно только кассового чека, подтверждающего оплату.
Может потребоваться второй документ (фиксирующий получение товара или
услуги), на основании которого будет сделана правильная проводка. Однако
в случае его отсутствия второго документа бухгалтер может попробовать
заменить его тем, который законно оформит сам.
Например, если произошло такое, что сотрудник купил необходимую
для компании вещь, но предоставил только кассовый чек, в котором кроме
суммы ничего нет или стоит одно общее наименование, по которому нельзя
правильно оприходовать материальную ценность, то можно попробовать
выйти из положения другим способом: создать комиссию, оформив ее
приказом. Комиссия примет от сотрудника ТМЦ по акту приемки-передачи с
полным ее описанием, на основании которого бухгалтер сможет
оприходовать покупку.
Бухгалтеру Компании «ProAv» следует ответственно относиться к
первичным документам, которыми подтверждается факт оплаты, так как
60
неправомочное уменьшение налогооблагаемой прибыли повлечет за собой
нежелательные последствия в виде штрафов. Документы не только должны
содержать все необходимые реквизиты, но и соответствовать дате и цели
выданного аванса.
Расчеты с подотчетными лицами - тот участок, где от бухгалтера
требуется внимание и контроль сразу по трем позициям:
− работа с сотрудниками - организация контроля своевременной и
правильной отчетности, целевого расходования денежных средств,
предоставления правильно оформленных оправдательных документов;
− контроль наличия и оформления всех необходимых первичных
документов, подтверждающих факт хозяйственной операции для налогового
учета;
− правильное оформление и безошибочное ведение бухгалтерского
учета.
Следуя закону, бухгалтер должен вести аналитический учет по каждой
выданной сумме. Для совершенствования учета расчетов с подотчетными
лицами рекомендуется разработать журнал ведения учета подотчетных сумм
в хронологической последовательности в разрезе подотчетных лиц и сроков
отчета.
Если наличные, выдаваемые авансом в подотчет, превышают
установленный законом лимит при расчетах юридических лиц и
предпринимателей, то бухгалтеру в момент выдачи денег следует обратить
внимание сотрудника на то, чтобы он не нарушал этого правила (п. 6
указания от 07.10.2013 № 3073-У). Об этом также рекомендуется написать в
инструкции для подотчетных лиц.
Для того чтобы обоснованно списывать за счет чистой прибыли
дополнительные услуги, включенные и оплаченные в счета по
командировочным расходам, рекомендуется делать это на основании
Положения о служебных командировках, утвержденного приказом
руководителя.
61
Бухгалтеру Компании «ProAv» необходимо внимательно изучать
предоставленную подотчетным лицом первичку, чтобы правильно отделить
расходы за счет чистой прибыли от расходов, отнесенных на счет издержек
производства.
Бухгалтерские проводки должны использоваться в соответствии с
Планом счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Не стоит упрощать
их и списывать расходы, минуя счет по подотчетным лицам. Это нарушение
фиксирования самого факта хозяйственной деятельности, которое может
привести к совершению ошибки в расчетах с подотчетными лицами.
Компании «ProAv» рекомендуется инвентаризацию расчетов с
подотчетными лицами проводить чаще, чем это делается традиционно (раз в
год). В таком случае своевременная отчетность подотчетных лиц будет
обеспечена, а это позволит вовремя выявить и исправить ошибки в
первичных документах.
Выдача и контроль подотчетных сумм - непростой участок для
бухгалтера. Тем не менее законодательством предоставлено большое поле
для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами путем
формирования удобного и точного ведения учета и контроля на основании
разработанных внутренних документов.
3.2 Оценка эффективности представленных мероприятий
Управление прибылью в Компании «ProAv» сводится к разработке
механизма организационно-экономического воздействия по результатам
работы предприятия, на повышение его эффективности по сравнению с
затратами.
В то же время, недостаточно обеспечить только прибыльность
предприятия. Прибыль должна быть настолько весомой, чтобы обеспечивать
все расширенное воспроизводство, решение стоящих перед предприятием
62
задач. В современный период рыночная конкуренция должна быть более
жесткой, но не за счет фактора цены, а в результате появления более
изощренных, тонких методов и форм соперничества предприятий на рынке.
Выживание предприятия все чаще обуславливается действием факторов
более досрочного порядка, нежели просто экономия на каких-либо видах
прямых или накладных расходов.
Таким образом, в настоящее время необходимо, чтобы руководство
Компании «ProAv» не столько на получение максимальной прибыли, сколько
на получение максимального дохода.
Осуществляя тактику постоянных улучшений даже в давно известных
изделиях, можно обеспечить себе неуклонный рост доли рынка, объемов
продаж и доходов. Необходимо уметь управлять доходами, а, следовательно,
и прибылью. Руководителю Компании «ProAv» придется так планировать
распределение прибыли, чтобы не нанести ущерба ни одной стороне, и в
тоже время обеспечить благосостояние предприятия.
С целью совершенствования экономического механизма управления
прибылью в Компании «ProAv» необходимо:
1. Строгое соблюдение заключенных договоров по поставкам
продукции.
2. Проведение масштабной и эффективной политики в области
подготовки персонала, что представляет собой особую форму вложения
капитала.
3. Повышение эффективности деятельности предприятия по сбыту
продукции. Прежде всего необходимо больше внимания уделять повышению
скорости движения оборотных средств, сокращению всех видов запасов.
4. Снижение непроизводительных расходов и потерь.
5. Совершить перенос акцентов в управлении прибылью на управление
доходом предприятия.
6. Выделить основных крупных поставщиков и работать с ними на
определенных условиях (дополнительные скидки, большие объёмы и т. п.).
63
Это позволит сохранять вокруг себя значительное количество достойных
контрагентов.
7. Разделить поставщиков на категории по степени их важности для
деятельности и прибыльности компании, наладить сотрудничество с
важными поставщиками;
8. Отложить осуществление платежей менее важным поставщикам;
9. Найти альтернативных поставщиков, предлагающих более
выгодные условия сотрудничества, и использовать эту информацию для
дальнейших переговоров с нынешними поставщиками.
10. С целью улучшения качества аналитической работы необходимо
воспользоваться программой «1С: Управление торговлей 11.2.2». В части
анализа расчетов с поставщиками и подрядчиками данная программа
позволит:
− своевременно выявлять проблемные участки на любом этапе
управления предприятием;
− контролировать выполнение поставленных целей;
− анализировать эффективность процессов предприятия с помощью
показателей;
− оценивать текущее состояние бизнеса.
Выполнение этих предложений значительно повысит эффективность
управления прибылью и рентабельностью в Компании «ProAv».
Основными путями улучшения финансовых результатов в Компании
«ProAv» могут являться следующие:
- снижение основных затратных статей себестоимости;
- снижение управленческих расходов.
Запланируем, что в результате предложенных мероприятий
себестоимость снизится на 3%, управленческие расходы на 2%, а выручка
увеличится на 3%.
Проанализируем изменение финансового результата деятельности
предприятия в прогнозируемом периоде (таблица 19).
64
Таблица 19
Прогнозные показатели финансового результата Компании
«ProAv»
Наименование показателя
Значение
Изменение
(+, -)
2018г.
2019г.
Выручка
4133990
4258010
124020
Себестоимость продаж
3649821
3540326
-109495
Валовая прибыль (убыток)
484169
717684
233515
Коммерческие расходы
35617
35617
-
Управленческие расходы
182232
178587
-3645
Прибыль (убыток) от продаж
266320
503480
237160
Проценты к получению
17062
17062
-
Прочие доходы
105612
105612
-
Прочие расходы
32422
32422
-
Прибыль (убыток) до
налогообложения
356572
593732
237160
Текущий налог на прибыль
73136
118746
45610
Чистая прибыль (убыток)
283666
474986
191320
Выручка в прогнозируемом периоде вырастет на 3% и увеличится на
124020 тыс. руб. Себестоимость уменьшится на 3% или на 109495 тыс. руб.
Валовая прибыль увеличится на 233515 тыс. руб. Управленческие расходы
уменьшатся на 2% или на 3645 тыс. руб. Прибыль (убыток) от продаж
увеличится на 237160 тыс. руб. В результате чистая прибыль увеличится на
191320 тыс. руб. или на 167%, что является значительным увеличением
финансового результата деятельности предприятия.
Представим на рисунке 3 прогнозный «Отчет о финансовых
результатах» Компании «ProAv».
0
500000
1000000
1500000
2000000
2500000
3000000
3500000
4000000
2018г., тыс. руб. 2019г., тыс. руб.
Выручка
Себестоимость продаж
Прибыль (убыток) от
продаж
Чистая прибыль
(убыток)
Рисунок 3 - Прогнозный «Отчет о финансовых результатах» Компании
«ProAv»
65
Проанализируем изменение рентабельности Компании «ProAv» в
прогнозируемом периоде (таблица 20).
Таблица 20
Показатели рентабельности Компании «ProAv» на
перспективу
Показатели
2018г.
2019г.
Отклонения,
(+, -)
Рентабельность продаж
6,4
11,8
5,4
Рентабельность продаж по чистой
прибыли
6,9
11,1
4,2
Рентабельность продукции
7,3
14,2
6,9
Анализируя данные таблицы 20, можно сказать, что:
- рентабельность продаж увеличилась на 5,4 пункта;
- рентабельность продаж по чистой прибыли увеличилась на 4,2
пункта;
- рентабельность продукции увеличилась на 6,9 пункта.
Все показатели рентабельности значительно выросли.
Таким образом, видно, что предложенные мероприятия очень
эффективны и оказали положительное влияние на финансовый результат
деятельности Компании «ProAv» в прогнозируемый период времени.