46
6. Учет должен производиться в полном объеме и своевременно, все
сроки, прописанные в нормативных документах должны неукоснительно
соблюдаться.
7. Главный бухгалтер организации должен контролировать целевое
использование подотчетных сумм.
2.3 Проведение аудита расчётов с подотчетными лицами в
Компании «ProAv»
В процессе аудита порядка ведения учета и документального
оформления расчетов с подотчетными лицами осуществлялись следующие
аудиторские процедуры:
1. Проверка наличия распорядительных документов, отражающих
информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации.
На предприятии существуют следующие распорядительные
документы, отражающие информацию о расчетах с подотчетными лицами в
организации.
В результате изучения учетной политики Компании «ProAv», в части
касающейся учета расчетов с подотчетными лицами установлено
соответствие законодательству всех отраженных элементов.
При ознакомлении с документами, в ходе личной беседы с главным
бухгалтером, а также в процессе изучения приказа о сроках и правилах
составления и предоставления отчетности подотчетными лицами в
организации было получено представление о постановке и ведении
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Отсутствие приказа руководителя о назначении лиц, уполномоченных
получать наличные деньги под отчет свидетельствует об отсутствии
контроля за расходование денежных средств из кассы.
47
Подводя итог выше выявленному, можно сделать вывод о наличии
нарушений в организации учета расчетов в Компании «ProAv».
2. Проверка правильности оформления документов по расчетам с
подотчетными лицами.
В связи с тем, что объем операций по расчетам с подотчетными лицами
за 2018г. на предприятии обширный, документы будут проверены
выборочно. В соответствии с выборкой – каждый двадцатый документ.
Результаты проведения данной аудиторской процедуры представлены в
таблице 16 .
Таблица 16
Результаты проверки правильности оформления документов
по расчетам с подотчетными лицами
Проверяемые
документы
Должны
составляться в
соответствии с
законодательством
Фактически
составляются
Установленные
нарушения
всегда
На
усмотрение
организации
всегда
иногда
Авансовые
отчеты
+
+
нет
Приказ о
направление
работника в
командировку
+
+
не всегда
составляется
при
командировках
по территории
РФ
Служебные
задания и отчет о
их выполнении
+
+
нет
Командировочное
удостоверение
+
+
нет
В результате проверки правильности оформления документов, по
расчетам с подотчетными лицами выявленные нарушения заключаются в
следующем:
- при направлении в командировку по территории РФ не всегда
составляется приказ о направлении работника в командировку;
- при загранкомандировках нет перевода документов, приложенных к
авансовому отчету.
48
Выявленные нарушения не оказывают влияние на бухгалтерскую
отчетность, но негативны для системы внутреннего контроля.
3. Проверка правильности возмещения затрат на представительские
расходы.
В процессе аудиторской процедуры обнаружено, что на предприятии
отсутствуют сметы представительских расходов, утвержденные
руководителем предприятия, а также приказ об установлении норматива
представительских расходов. Данные факты являются признаками
неэффективности внутреннего контроля при проведении расчетов с
подотчетными лицами.
В ходе проверки сплошным способом, кроме нарушений системы
внутреннего контроля не установлены.
В ходе анализ представительских расходов, совершенных
подотчетными лицами в 2018 году было установлено, что установленный
норматив не был превышен (таблица 17).
Таблица 17
Представительские расходы, совершенные подотчетными
лицами в 2018 году в Компании «ProAv»
Виды представительских
расходов
Сумма
расхода,
тыс. руб.
Норматив
расхода,
тыс. руб.
Сумма
превышения
норматива,
тыс. руб.
Затраты, связанные с
проведением официального
приема
258
-
-
Транспортное обеспечение
участников официального
приема
53
-
-
Буфетное обслуживание во
время переговоров
338
-
-
Оплата услуг переводчиков, не
состоящих в штате предприятия
52
-
-
Итого
701
725
-
4. Проверка правильности составления бухгалтерских проводок по
операциям с подотчетными лицами.
49
Документы и записи, относящиеся к данному вопросу, проверены
выборочно за 2018 год, каждый двадцатый документ. В результате
проведенной аудиторской процедуры нарушения не установлены.
5. Проверка ведения журналов регистрации авансовых отчетов.
6. Проверка осуществления расчетов наличными деньгами с другими
юридическими лицами суммами, превышающими установленную
предельную величину в 100 тыс. руб.
Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными
оправдательными документами. Данные документы проверены выборочно за
2018 год, каждый пятый документ. По результатам проведения данной
процедуры нарушения не установлены.
7. Проверка соответствия остатков аналитического и синтетического
учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности. Проверке
подвергались бухгалтерский баланс, журнал ордер №7, анализ счета 71.
В результате проведенной проверки можно сделать вывод, что данные
остатки остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с
данными бухгалтерской отчетности совпадают.
8. Правильность оформления, своевременности предоставления
авансовых отчетов, соответствие приложенных документов нормативным
требованиям.
Проверке подвергался каждый двадцатый авансовый отчет с
приложенными оправдательными документами за 2018 год.
В результате проверки выявленные нарушения заключаются в
следующем:
- отсутствие подписи подотчетных лиц на обратной стороне авансового
отчета;
- на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется
корреспонденция счетов;
- отсутствие информации о назначении аванса;
- не соблюдаются сроки возвращения подотчетных сумм;
50
- лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет,
выдаются новые авансы;
- отсутствие информации о сумме полученного аванса и сумме остатка
или перерасхода.
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на
предприятии выдача наличных денег подотчет производится при условии
полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.
На данном предприятии данный пункт правил не выполняется.
Установленные нарушения не влияют на достоверность данных
бухгалтерской отчетности.
Таким образом, фактическое состояние системы внутреннего контроля
при осуществлении вышеуказанных аудиторских процедур можно оценить
на среднем уровне.
9. Проверка наличия отметок в командировочных удостоверениях.
Проверке подверглись каждое тридцатое командировочное
удостоверение за 2018 год. В результате проверки нарушения не
установлены.
10. Проверка правильности возмещения командировочных расходов
при командировкам по территории РФ.
Порядок и размеры расходов, связанных со служебными
командировками, определены в коллективном договоре предприятия. Для
выполнения этой процедуры в целях налогового учета при командировках по
территории РФ использовались нормы возмещения командировочных
расходов, утвержденные Постановлением Правительства РФ. Документы
проверены выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки
выявлено следующее нарушение (таблица 18).
Согласно авансовому отчету № 1526 в декабре 2018г. возмещены
командировочные расходы в г. Псков Семенову В.П. в сумме 12670,00 руб., в
том числе расходы по оплате ремонта автомобиля в сумме 500 руб. без
подтверждения оправдательными документами этих расходов, т.о.
51
предприятием завышена сумма расходов на 500 руб. Анализируя данную
ошибку, можно отметить, что она не является существенной и не влияет на
достоверность данных бухгалтерской отчетности.
Таблица 18
Нарушение возмещения командировочных расходов при
командировках по территории РФ
Наименование и
№ документа
Сумма,
руб.
Сумма
нарушения,
руб.
Примечание
Авансовый отчет №
1526
12670,00
500,00
Расходы не
подтверждены
оправдательными
документами
11. Проверка соответствия целевого расходования сумм подотчетными
лицами. Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными
оправдательными документами. Данные документы проверены выборочно,
каждый двадцатый документ. В результате проверки нарушения не
установлены.
12. Проверка правильности ведения командировочных расходов в
пределах норм и сверх норм. Данные документы проверены выборочно,
каждый двадцатый документ. В результате проверки нарушения
законодательства не установлены.
13. Проверка наличия всех необходимых реквизитов на документах по
расчетам с подотчетными лицами.
Проверке подвергались авансовые отчеты, приходные ордера, товарные
накладные, документы, приложения к авансовым отчетам. Проводилась
выборочная проверка за 2018 год. В результате выявлены следующие
нарушения. В Компании «ProAv» за проверяемый период выявлены случаи
неправильного оформления первичных документов. В приходных ордерах на
поступление материальных ценностей через подотчетных лиц отсутствует
подпись заведующего складом, принявшего материальные ценности:
- приходный ордер № 157 от 13.02.2018г.;
- приходный ордер № 1105 от 10.04.2018г.;
52
- приходный ордер № 3006 от 28.09.2018г.
В авансовых отчетах отсутствуют подписи подотчетных лиц:
- приходный ордер № 86 от 16.01.2018г.
Таким образом, в результате проведения аудиторской проверки
расчетов с подотчетными лицами выявлены нарушения нормативных и
законодательных актов бухгалтерского и налогового учета, которые не
существенно влияют на достоверность бухгалтерской и налоговой
отчетности, но существенны для системы внутреннего контроля предприятия
и по ним могут возникнуть претензии со стороны налоговых органов.
Фактическое состояние системы внутреннего контроля в Компании «ProAv»
можно оценить как среднее.
После проведения всех необходимых процедур проверки аудиторы
оценивают полноту и качество выполнения всех пунктов общего плана и
программы аудита. По окончании аудиторской проверки в Компании
«ProAv» можно констатировать, что мероприятия, предусмотренные общим
планом и программой аудита, выполнены в полном объеме.
Отчет ОАО Аудиторская фирма «Инновация-А»
По аудиту расчетов с подотчетными лицами в Компании «ProAv» за
2018 год
При проведении аудита проверено соответствие действующим
нормативным актам операции по расчетам с подотчетными лицами в
Компании «ProAv» за 2018 год.
Цель аудита состояла в том, чтобы установить правильность и
достоверность отражения расчетов с подотчетными лицами в учете, а также
выразить мнение о достоверности бухгалтерской отчетности по вопросам
учета расчетов с подотчетными лицами.
При проведении аудита также проверено состояние внутреннего
контроля в Компании «ProAv» за расчетами с подотчетными лицами.
53
Результаты аудита позволяют оценить общее состояние внутреннего
контроля по расчетам с подотчетными лицами на среднем уровне, что не
подтвердило предварительную оценку уровня надежности этой системы,
полученной на начальном этапе аудита в соответствии с программой
предварительного тестирования системы внутреннего контроля и учета.
Система бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в
Компании «ProAv» соответствует действующим нормативным документам и
обеспечивает возможность подготовки достоверной бухгалтерской
отчетности.
Результаты проведенного аудита позволяет оценить фактический
аудиторский риск на среднем уровне, что подтвердило первичную оценку
аудиторского риска, полученную на начальном этапе аудита в соответствии с
программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля
и учета.
По результатам аудиторской проверки выявлены нарушения
нормативных актов, которые заключаются в следующем:
1. Неправильный порядок выдачи наличных денег под отчет.
Аудиторская проверка установила, что нарушения данного вида на
предприятии в Компании «ProAv» возникает в следствии не соблюдения
основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых
операций. Согласно данного порядка, выдача наличных денег под отчет не
должна производится лицам, не отчитавшимся за получение ранее суммы
под отчет, на предприятии же наличные деньги выдаются под отчет
работникам, даже если они не отчитались за предыдущий аванс.
В ходе проведения аудита выявлено несвоевременность сдачи
неизрасходованных подотчетных сумм, так как работники, получившие
деньги под отчет, авансовый отчет об израсходованных сумм представляют в
бухгалтерию позднее, чем по истечении трех рабочих дней со дня
возвращения из командировки. В данном случае при проведении проверки
налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от
54
использования работниками денежных средств организации и включена в
налогооблагаемый доход этих работников.
Кроме того, хотя на предприятии приказом руководителя зафиксирован
круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, а также указаны
размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они могут быть выданы,
- проведенная аудиторская проверка установила, что выдача
подотчетных сумм
- производится лицам, которые не зафиксированы в данном приказе.
Данное нарушение свидетельствует о слабом контроле за расчетами с
подотчетными лицами, и могут привести к хищению денежных средств, по
этому в краткосрочном периоде рекомендуется:
- провести инвентаризацию подотчетных сумм;
- определить работников, которые не отчитались за ранее выданные
денежные авансы и проконтролировать за их отчет;
- установить контроль за выдачей подотчетных сумм, определить
причины выдачи подотчетных сумм лицам не имеющих право на их
получение, рассмотреть вопрос об увеличении числа работников, которым
будет разрешено получить наличные деньги под отчет, а в долгосрочном
периоде при наличии за работником ранее выданного аванса, не производить
выдачу наличных денег под отчет. Рекомендуемые мероприятия позволяют
усилить контроль за расчетами с подотчетными лицами и не допустить
хищения денежных средств.
2. В организации не проводится инвентаризация расчетов с
подотчетными лицами. При проведении инвентаризации подотчетных сумм
проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их
целевого расходования, а также правильность использования и отчета по
суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу, поэтому регулярное
проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами позволяет
предприятию в Компании «ProAv» укрепить контроль за расчетами с
55
подотчетными лицами и соответственно, не допустить нарушение в
бухгалтерском учете и налогообложении.
3.К авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие
всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы,
подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.
В Компании «ProAv» за проверяемый период выявлены случае
неправильного оформления первичных документов, поэтому предприятию
рекомендуется тщательно следить за правильностью оформления первичных
документов.
4. Установлены нарушения порядка оформления документов, по
расчетам с подотчетными лицами.
При направлении работника в командировку по территории РФ для
правильности оформления документации рекомендуется всегда составлять
приказ о направлении работника в командировку, а при заграничных
командировках к авансовым отчетам обязательно прикладывать перевод
документов. В нарушении инструкции №94 н по применению плана счетов
бухгалтерского учета аудиторской проверкой установлено, что
аналитический учет по счету 71 ведется не по каждой авансовой выдаче, а
сгруппирован по подотчетным лицам.
Указанные нарушения не являются существенными для бухгалтерского
учета и не влияют на достоверность бухгалтерской отчетности, однако
существенны с точки зрения системы внутреннего контроля предприятия,
поэтому выполнение рекомендаций, касающихся исправления ошибок имеют
существенный характер, являются обязательными.