Глава 2. Практика бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами на примере организации ООО «ЛОЦ
10»
2.1 Краткая характеристика предприятия
ООО «ЛОЦ №10» действует с 6 мая 1999 г., ОГРН присвоен 5 февраля
2003 г. регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой
службы № 46 по г. Москве. Руководитель организации: генеральный директор
Качаев Дмитрий Николаевич. Юридический адрес ООО "ЛОЦ №10" - 125367,
город Москва, улица Габричевского, 5-2.
Основным видом деятельности является «Общая врачебная практика»,
зарегистрировано 15 дополнительных видов деятельности.
ООО «ЛОЦ 10» осуществляет оказание первичной, в том числе
доврачебной, врачебной и специализированной, медико-санитарной помощи
организуются и выполняются следующие работы (услуги):
1) при оказании первичной доврачебной медико-санитарной помощи в
амбулаторных условиях по:
гигиене в стоматологии;
неотложной медицинской помощи;
организации сестринского дела;
стоматологии;
стоматологии ортопедической;
стоматологии профилактической;
2) при оказании первичной врачебной медико-санитарной помощи в
амбулаторных условиях по:
неотложной медицинской помощи;
организации здравоохранения и общественному здоровью;
управлению сестринской деятельностью;
3) при оказании первичной врачебной медико-санитарной помощи в
условиях дневного стационара по:
клинической лабораторной диагностике;
неотложной медицинской помощи;
Рассмотрим основные должностные обязанности сотрудников
стоматологической клиники.
Генеральный директор: общее стратегическое и оперативное
руководство предприятием.
Главный бухгалтер: ведение бухгалтерского и налогового учета,
кассовая дисциплина, взаимодействие с налоговыми органами, формирование
и предоставление отчетности, осуществление расчетов с контрагентами.
Делопроизводитель: оформление и ведение документации по
кадровому учета, ведение архива предприятия, ведение реестра договоров и
медицинских карт.
Старший администратор: контроль и оперативное управление
персоналом стоматологических клиник, составление графика работы и
отпусков персонала, контроль выхода сотрудников на работу, решение
конфликтных ситуаций с клиентами.
Администратор клиники: ведение табеля учета рабочего времени
сотрудников, заключение договоров с пациентами, осуществление и контроль
записи пациентов на прием.
Заместитель генерального директора по лечебной части: контроль
работы врачей, контроль соответствия оказания услуг СанПин и отраслевых
стандартов, разработка и экономическое обоснование внедрения новых услуг.
Старшая медсестра: контроль деятельности среднего медицинского
персонала, приобретение расходных материалов и медицинского
оборудования (по согласованию с Заместителем генерального директора по
лечебной части).
Врачи: оказание медицинских услуг в соответствии с СанПин и
отраслевыми стандартами оказания медицинской помощи, ведение
медицинский карт пациентов.
Медицинские сестры: помощь врачам при оказание медицинской
помощи пациентам, поддержание рабочего места в чистоте в соответствии с
требованиями СанПин, стерилизация медицинского инструментария,
контроль записи пациентов.
Вспомогательный персонал: поддержание чистоты мест общего
пользования в клинике, генеральная и текущая уборка помещений.
Проведя анализ организационной структуры ООО «ЛОЦ 10», мы
можем сделать следующие выводы:
в организации отсутствует отдел по управлению персоналом,
функции реализуются линейными руководителями, функции кадрового учета
и документооборота возложены на делопроизводителя;
к числу руководителей относятся Генеральный директор,
Заместитель генерального директора по лечебной части и старший
администратор клиники, главный бухгалтер сотрудников в подчинении не
имеет, однако обладает неформальной властью.
На предприятии широко распространены горизонтальные взаимосвязи
сотрудников. Так каждый врач в своей повседневной деятельности
взаимодействует с администратором клиники, минуя непосредственного
руководителя – заместителя генерального директора по лечебной части.
Заместитель генерального директора по лечебной части руководящую
должность совмещает с практической работой по профилю. Старшая
медицинская сестра взаимодействует с ассистирующими медсестрами врачей,
а также с администратором клиники, заместителя генерального директора по
лечебной части и главным бухгалтером.
Наличие и широкое распространение горизонтальных связей в
организации существенно затрудняет определение формальных и
неформальных групп в компании.
В таблице 1 представлены основные технико-экономические
показатели деятельности ООО «ЛОЦ 10».
Чистая прибыль ООО «ЛОЦ 10» также показывает существенный рост
на 466,4 тыс. рублей (темп прироста 118,2%). Таким образом, можно отметить,
что стоматологическая клиника ООО «ЛОЦ 10» показывает рост основных
показателей финансово-хозяйственной деятельности за последние два полных
года работы, что положительно характеризует компанию.
Подводя итог, следует отметить, что ООО «ЛОЦ 10» является
динамично развивающейся прибыльной организацией.
2.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в организации
Согласно приказу об учетной политики от 11 января 2018г, на
предприятии ведется 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами».
Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие
авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие
административно-хозяйственные и командировочные расходы.
Каждый хозяйственный факт, совершающийся на предприятии,
обязательно должен находить свое отражение в бухгалтерском учете, а это
возможно, если он будет документироваться. Процесс отражения совершаемы
экономическим субъектом операций в первичных документах принято
называть документированием хозяйственных операций. Документы,
документация необходимы для осуществления оперативного управления
хозяйственной деятельностью и осуществления контрольных функций.
Бухгалтерский учёт на ООО «ЛОЦ 10» ведётся при использовании
журнально-ордерной формы учёта с применением электронных
вычислительных машин. Автоматизированная форма бухгалтерского учёта
расчетов с подотчетными лицами ориентирована на ввод и обработку
информации, представленной в первичных документах с использованием
средств вычислительной техники. На основе первичных документов
формируется база данных в компьютере. Первичные документы на ООО
«ЛОЦ 10» оформляются непосредственно в момент совершения
хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации,
удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в
действительности. К первичным документам по операциям с подотчетными
лицами относятся авансовые отчеты, кассовые ордера, приказы о направлении
сотрудников в командировки, командировочные удостоверения и другие
первичные учетные документы, которые являются унифицированными. К
бухгалтерскому учету у подотчетных лиц принимаются первичные учетные
документы в том случае если они составлены по форме, содержащейся в
альбомах унифицированных форм первичной учетной документации
Основными этапами документооборота по расчетам с подотчетными лицами
на ООО «ЛОЦ 10» являются:
составление и оформление документов;
прием документов бухгалтерией;
обработка и использование документов для дальнейших учетных
записей;
передача документов в архив.
Все необходимые документы в организации составляют ответственные
лица в сроки установленные графиком документооборота. График
документооборота на ООО «ЛОЦ 10» оформлен в виде перечня по созданию,
проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным
подразделением, а также всеми исполнителями с
указанием их взаимосвязи и сроки выполнения этих работ. Работники
ООО «ЛОЦ 10», имеющие отношение к учёту создают и представляют
документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику
документооборота, для этого каждому исполнителю вручается выписка из
графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере
деятельности исполнителя и сроки, в которые представляются указанные
документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика
документооборота осуществляет главный бухгалтер. После использования
документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приёмке
документов бухгалтер проверяет правильность их оформления, их
соответствие установленным требованиям. Принятые документы бухгалтер
сначала проверяет, по существу, т.е. устанавливает законность совершенных
операций, их соответствие нормативным актам и действующим инструкциям,
затем проверяет их по форме. После этого производится арифметическая
проверка авансовых отчетов и других документов по учету расчетов с
подотчетными лицами, которая выявляет правильность вычислений и
итоговых подсчетов. После проверки бухгалтер обрабатывает документы, т. е.
определяет корреспондирующие счета по каждому документу.
Первичные учетные документы, содержащие достоверные данные,
служат основанием для записи в учетные регистры. Учетные регистры по
своей сути являются сводными, накопительными документами, в которых
формируется и обобщается информация из разных первичных документов,
Они предназначены для равномёрного (ежедневного) накопления и
обобщения в целом за отчетный период учетной информации и,
следовательно, сокращения затрат времени на составление бухгалтерской
(финансовой) отчетности. Такими документами по учету расчетов с
подотчетными лицами являются журнал регистрации авансовых отчетов,
главная книга, журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и
синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.
Одним из важнейших условий оформления документации по расчетам с
подотчетными лицами на ООО «ЛОЦ 10» является наличие в документах всех
сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В связи с
этим документы на хозяйственные факты имеют обязательные реквизиты
(показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики
хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему
юридической силы. Так, например, выдача наличных денег под отчет
работнику из кассы организации производится по расходным кассовым
ордерам типовой межведомственной формы КО-2 имеющими определенную
нумерацию, подписанными руководителем и главным бухгалтером (или
лицами на это уполномоченными).
Предоставленный подотчетным лицом авансовый отчет с приложением
кассового чека, подтверждающий факт оплаты товара, принимается к учету в
том случае, если он содержит следующие реквизиты:
наименование организации-продавца;
номер кассового аппарата;
номер и дату выдачи чека;
стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную
стоимость.
Рассмотрим документирование операций по расчетам с подотчетными
лицами при направлении работника в командировку. Направление работников
предприятия ООО «ЛОЦ 10» в командировку производится руководителем
предприятия и оформляется выдачей командировочного удостоверения по
установленной форме. Командировочное удостоверение не выписываться,
если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной
работы в тот же день, в который он был командирован. Например, Смотрова
Анна Дмитриевна, техник – дефектоскопист, командирована в город Воронеж
для получения удостоверения. Фактическое время пребывания в
командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении.
В командировочном удостоверении (Приложение 6) Смотровой А.Д.
сделаны отметки о выбытии из г.Липецка 03.09.2017г, прибытие в г.Воронеж
03.09.2017г, выбытие из г. Воронеж 03.09.2017г, прибытие в г.Липецк
03.09.2017г.. Наряду с командировочным удостоверением оформляется
приказ, (распоряжение) о направлении работника в командировку. Далее
работнику из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру на
командировочные расходы выдается аванс. В течение трех дней после
возвращения работника из командировки он предоставляет в бухгалтерию
предприятия авансовый отчет о действительно израсходованных суммах с
приложением оправдательных документов. Авансовый отчет Смотровой А.Д.
представлен 04.09.2017г. на сумму 214руб., с приложением билетов. В
качестве оправдательных документов при этом могут выступать:
командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и
выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из
подотчета;
счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм
жилья;
проездные документы с приложением квитанций за пользование в
поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из
подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту
служебной командировки и обратно;
документы на произведенные дополнительные расходы (счета за
телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные
материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.).
Кроме авансового отчета, работник предоставляет краткий отчет о
проделанной работе. После получения авансового отчета с приложенными к
нему оправдательными документами бухгалтер после сверки арифметических
подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью
бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из
подотчета. Израсходованные фактически подотчетными лицами средства на
командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по
кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с
различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты,
формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в
себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет
чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы
лицевой стороны авансового отчета. После проверки бухгалтером авансового
отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и
она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается
задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом
проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.
Четко работающий документооборот на предприятии ООО «ЛОЦ 10»
обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает
персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и
обработку документов, обеспечивает своевременность составления
бухгалтерской отчетности.
На предприятии ООО «ЛОЦ 10» ежедневно совершается большое
количество операций по расчетам с подотчетными лицами, которые
отражаются на счетах бухгалтерского учета, предусмотренными рабочим
планом счетов. Счета в обобщенном виде понимаются как накопитель
информации, которая затем обобщается и используется для составления
бухгалтерского баланса и других форм отчётности.
Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами к счету 71
«Расчеты с подотчетными лицами» открыты субсчета:
71.01 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;
71.02 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому работнику,
получившему денежные средства под отчет. Приказом руководителя
организации на ООО «ЛОЦ 10» установлены правила составления и
предоставления отчетности подотчетными лицами, а список лиц, имеющих
право на получение наличных денежных средств под отчет в организации нет.
В качестве рекомендации разработаем и представим в приложении 8Приказ со
списком лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под
отчет в организации ООО «ЛОЦ 10» . На предприятии для учета расчетов с
подотчетными лицами учетными регистрами аналитического и
синтетического учета служат журнал-ордер 7 и анализ счета 71. Обобщение
годовых итогов, отраженных в журналах ордерах и ведомостях, производится
в оборотно-сальдовой ведомости, которой используются при составлении
годовой отчетности. Выдачу наличных денежных средств под отчёт в учёте
отражают проводкой:
Дебет 71 - Кредит 50 - на выданную сумму.
Выдача денежных средств производится по расходным кассовым
ордерам. Расходный ордер выписывается на предприятии на конкретного
подотчетного лица или на основании сводной платежной ведомости.
Например расходный кассовый ордер № 20 от 16.февраля 2019. был выписан
по ведомости №11 на сумму 40873руб.. Ведомость №11 на общую сумму
40873руб. выписана на восемь подотчетных лиц (Приложение 7):
Ворошило А.В. -7775руб.;
Зенин А.П. – 229руб.;
Калинин А.В. – 452руб.;
Кудояров Г.В. – 9792руб.;
Минин С.А. – 5334руб.;
Резвых Ю.Н. – 165руб.;
Романовский В.А. – 9792руб.;
Хорьяков В.С. – 5334руб.
В ведомости имеются подписи в получении подотчетных сумм. суммы
из кассы для оплаты в срок с 16 февраля 2019г по 20 февраля 2019г (в течении
трех рабочих дней). Фактически суммы были выданы 16 февраля 2019г,
согласно расходного ордера.
Возмещение перерасхода подотчетному лицу по авансовому отчёту в
учёте отражают проводкой:
Дебет 50 - Кредит 71 - на сумму возврата.
Например, Корнев Вадим Анатольевич предоставил авансовый отчет от
11 декабря 2018г. на сумму 16500руб., сумма не израсходованного аванса
составила 3500руб. 12 декабря 2018г. Корнев В.А. по приходному кассовому
ордеру №39 вернул в кассу неизрасходованную сумму аванса (Приложение 8).
Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на
основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих
расходы документов. Например, подотчетное лицо Корнев В.А. приобрел
гвозди, кирпич, и другие строительные материалы на сумму 53050,53 рублей,