налогоплательщика, не подтвержденных правильно оформленными
документами. Это, в свою очередь, грозит штрафами уже по налогу на
прибыль.
В настоящее время расчеты с подотчетными лицами должны быть
организованы с соблюдением Указания о порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства
15
. Необходимо учитывать изменения, внесенные
Указанием Банка России от 19.06.2017 N 4416-У. Также следует учитывать
требования других нормативных правовых актов, в том числе Кодекса об
административных правонарушениях в части 1 статьи 15.1 КоАП за
накопление денег в кассе сверх лимита
16
.
Подотчётным лицом признаётся работник организации, получивший
денежные средства (аванс) из кассы организации для осуществления каких-
либо расходов по поручению организации (например, на административно-
хозяйственные расходы, выезд в командировку, закупку проездных билетов
для работников и др.). Размер этих сумм ограничен и предусмотрен сметой
предприятия
17
.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые
работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на
расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов
и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения
кассовых операций.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном
счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
15
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России
23.05.2014 N 32404)// «Вестник Банка России», N 46, 28.05.2014
16
17
Филина, Ф.Н. Инвентаризация: бухгалтерский учет и налогообложение / Ф.Н. Филина. - М.: ГроссМедиа
Ферлаг, РОСБУХ, 2012. – с.89
Рассмотрим хозяйственные проводки по учету выданных подотчетных
сумм работникам на командировочные и административно-хозяйственные
расходы
18
:
Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
К 50 «Касса» – выдано в подотчет на хозяйственные нужды и
командировочные расходы;
Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
К 50 «Касса» – выдано в возмещение допущенного перерасхода;
Д 10 «Материалы»;
К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – оприходованы материалы,
приобретенные через подотчетных лиц;
Д 26 «Общехозяйственные расходы»;
К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – списаны командировочные
расходы;
Д 50 «Касса»;
К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – возвращены в кассу
неизрасходованные подотчетные суммы;
Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – невозвращенные в срок
подотчетные суммы отражены как недостача;
Д 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – сумма недостачи
отнесена в недостачу виновному лицу.
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
ведется по каждой сумме, выданной под отчет
Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского
учета не определен перечень должностей работников организации, которые
могут быть подотчетными лицами.
18
Лебедева, Е.М. Бухгалтерский учет: Практикум: Учебное пособие для студентов учреждений сред. проф.
образования / Е.М. Лебедева. - М.: ИЦ Академия, 2012. – с.115
При формировании соответствующего перечня, утверждаемого
впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего
соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью
предполагает полную материальную ответственность
19
.
Таким образом, при формировании перечня работников, которые могут
быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни
должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми
работодатель может заключать письменные договоры о полной
индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной
ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от
31.12.2002 № 85
20
.
Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной
ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда
России от 31.12.2002 № 85.
Если в организации практикуется выдача заработной платы через
специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть
заключен договор о полной материальной ответственности, и они должны
быть включены в перечень подотчетных лиц.
Трудовым законодательством установлено ограничение, связанное с
оформлением договора о полной материальной ответственности.
В общем случае заключение трудового договора допускается с лицами,
достигшими возраста шестнадцати лет. Однако на основании других статей
настоящего Кодекса можно сделать вывод, что существует фактически прямой
запрет на прием на работу материально ответственных лиц, не достигших
возраста восемнадцати лет.
19
Кузнецов, В.А. Методология и бухгалтерский учет банковских розничных платежей: карты, переводы, чеки
/ В.А. Кузнецов, А.В. Шамраев, К.Г. Парфенов, А.В. Пухов. - М.: Парфенов.ру, ЦИПСиР, 2015. – с.67-68
20
Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ,
замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные
договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также
типовых форм договоров о полной материальной ответственности" (Зарегистрировано в Минюсте РФ
03.02.2003 N 4171)//» Российская газета", N 25, 08.02.2003
Подотчетные суммы для оплаты командировочных расходов
работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так как
трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц
в служебные командировки.
Следует подчеркнуть, что трудовым законодательством предусмотрены
дополнительные основания для расторжения трудового договора с
работниками, осуществляющими операции с материальными и денежными
ценностями в случае утраты доверия к ним со стороны руководства.
При выдаче наличных денежных средств под отчет должны соблюдаться
общие требования, установленные Порядком ведения кассовых операций.
Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится
по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще
оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с
реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных
средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером
предприятия или лицами, на это уполномоченными
21
.
Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале
регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится в
бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей группы
операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации
расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения. Выдача
расходных ордеров на руки лицам, получающим денежные средства, не
допускается.
При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или
заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления
документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование
и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.
Расписка в получении денежных средств может быть сделана
получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с
21
Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.П. Кондраков. - М.: ИНФРА-М, 2012. – с.582
указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При
получении денежных средств по платежной (расчетно-платежной) ведомости
сумма прописью не приводится
22
.
Организации выдают наличные денежные средства под отчет на
хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций,
геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций,
отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов,
не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района
деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые
руководителями организаций.
Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со
служебными командировками, производится в пределах сумм,
причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не
позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или
со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию
организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный
расчет по ним.
Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи
наличных денежных средств под отчет:
– запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся
работниками организации;
– запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии непогашенной
задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;
– нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в
качестве материально ответственных лиц в соответствующем
распорядительном документе. Как правило, перечень подотчетных лиц
ежегодно отдается приказом руководителя организации в начале года.
22
Богаченко, В.М. Бухгалтерский учет: Учебник / В.М. Богаченко, Н.А. Кириллова. - Рн/Д: Феникс, 2013. –
с.327
Одновременно устанавливаются предельные размеры единовременной
выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также схема
документооборота (порядок и сроки представления отчетности в
израсходовании). Данные ограничения не распространяются на случаи выдачи
подотчетных сумм командированным работникам.
Таким образом, организация бухгалтерского учета средств, выданных
подотчет регламентирована современным законодательством.
1.3 Нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными
лицами
Аудит и аудиторская деятельность в РФ регулируется Федеральным
законом
23
и стандартами аудиторской деятельности.
Федеральный закон Российской Федерации «Об аудиторской
деятельности» определяет правовые основы проведения независимой
аудиторской проверки достоверности финансовой отчётности организаций,
предприятий, компаний и других юридических лиц. Федеральный закон
устанавливает порядок приобретения права осуществлять аудиторскую
деятельность коммерческими организациями и физическими лицами, и
внесения сведений о них в реестр Саморегулируемой организации аудиторов
(СОР).
Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» определяет права
и обязанности аудиторских организаций, индивидуальных аудиторов, а также
права и обязанности аудируемых лиц.
Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» устанавливает
основания для проведения обязательного ежегодного аудита, определяет
состав сведений, которые заносятся в аудиторское заключение, устанавливает
требования к порядку подписания аудиторского заключения в соответствии со
стандартами аудиторской деятельности. Федеральный закон устанавливает
требования к составу, квалификации и деловой репутации аудиторов,
23
Федеральный закон от 30.12.2008 N 307-ФЗ (ред. от 23.04.2018) "Об аудиторской деятельности"// "Собрание
законодательства РФ", 05.01.2009, N 1, ст. 15,
качеству работы, к формированию уставного капитала Саморегулирующих
организаций аудиторов.
Федеральный закон определяет основы аудиторской деятельности в
РФ. В то время, как вторым по силе документом, регулирующим порядок
проведения аудита и деятельность аудитора формируется стандартами
аудиторской деятельности.
Согласно Федеральному закону «Об аудиторской деятельности»
аудиторская деятельность (аудит и сопутствующие аудиту услуги)
осуществляется в соответствии с Международными стандартами аудита
(МСА), принимаемыми Международной федерацией бухгалтеров (МФБ) и
признанными в порядке, установленном Правительством Российской
Федерации
24
.
Приказом Минфина России от 9 января 2019 г. № 2н актуализированная
версия МСА введена в действие на территории Российской Федерации.
Тексты МСА, введенных в действие указанным приказом, а также
дополнительные документы МФБ, связанные с МСА, опубликованы на
официальном Интернет-сайте Минфина России www.minfin.ru в разделе
«Аудиторская деятельность – Стандарты и правила аудита – Международные
стандарты аудита».
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами – установление
правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на
финансовую (бухгалтерскую) отчетность.
При аудите расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить
25
:
1) утвержденный состав подотчетных лиц;
2) документальное оформление авансовых отчетов;
3) правильность отражения в учете командировочных расходов;
4) правильность выделения НДС из сумм командировочных расходов;
24
25
Бабаев, Ю.А. Бухгалтерский учет и аудит в торговле и общественном питании: Учебное пособие / Ю.А.
Бабаев, А.М. Петров. - М.: Вузовский учебник, ИНФРА-М, 2013. – с.208
5) соблюдение сроков отчетов по выданным подотчетным средствам и
наличие остатков неиспользованных сумм;
6) авансовые отчеты по представительским расходам;
7) правильность ведения учета командировочных расходов в пределах
и сверх сумм, установленных законодательством.
Аудитор должен помнить следующие основные положения
26
:
приказом по организации утверждается перечень лиц, которые
имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны
быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные
суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех
рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в
бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести
окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций);
если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок
выдачи подотчетных сумм не установлен и расчеты по подотчетным суммам
должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (письмо ФНС
России от 24.01.2005 № 04-1-02/704);
выдача наличных денег под отчет производится при условии
полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему
авансу;
передача выданных под отчет наличных денег одним лицом
другому запрещается;
выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со
служебными командировками, производится в пределах сумм,
причитающихся командированным лицам на эти цели;
если недоиспользованный аванс не возвращен в указанный срок,
работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из зарплаты
26
Дмитриева, И.М. Бухгалтерский учет и аудит: Учебное пособие для бакалавров / И.М. Дмитриева. - М.:
Юрайт, 2013. – с.205
работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного
для возвращения аванса, при условии, что работник не оспаривает оснований
и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Если отведенный срок взыскания
истек, истребовать сумму можно только через суд или списать ее на убытки.
В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с
проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их
параллельно.
Одним из направлений получения аудиторских доказательств является
инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, при которой проверяются
отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого
использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному
лицу (дата выдачи, целевое назначение)
27
.
Первая глава работы носит теоретический характер, в ней отражены
результаты исследования основной литературы по теме исследования.
Проведенный анализ позволил сделать следующие выводы.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом
предприятии и весьма разнообразны
Подотчетным лицом является физическое лицо, которому были
выданы наличные денежные средства. В подотчет выдаются деньги для
предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных
расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту
в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды
Право получать денежные средства под отчет имеют только те
сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень
утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда
записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также
тех лиц, кто часто бывает в командировках. Все работники предприятия,
27
Медведев, А.В. Бухгалтерский учет, анализ, аудит: Учебное пособие / П.Г. Пономаренко, А.В. Медведев,
А.Н. Трофимова; Под общ. ред. П.Г. Пономаренко. - Мн.: Вышэйшая шк., 2015. с.409
получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с
наличностью
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие
оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы,
правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне
формы указывают суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета),
которые дебетуются на эти суммы
В настоящее время расчеты с подотчетными лицами должны быть
организованы с соблюдением Указания о порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства. Также следует учитывать требования других
нормативных правовых актов.
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами – установление
правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на
финансовую (бухгалтерскую) отчетность.
Основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами на нем должны стать следующие:
своевременное, полное и достоверное отражение на счетах
бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
документальная обоснованность использования подотчетных
сумм;
контроль за экономным и рациональным использованием
денежных средств на хозяйственно-операционные цели.
Только при решении данных задач и правильного документального
отражения расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим
операциям можно избежать негативные и сложные моменты, которые не
станут преградой на пути дальнейшего функционирования и процветания
предприятия.