8
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 9
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами .......................................................................................... 11
1.1 Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами ................................... 11
1.2 Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами .......................................................................................... 14
1.3 Нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами .. 19
Глава 2. Практика бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами на примере организации (указать) ......................................................... 23
2.1 Краткая характеристика предприятия ........................................................... 23
2.2.Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами .............................. 29
2.3 Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ......................... 44
Глава 3. Разработка предложений по повышению экономической
эффективности организации ................................................................................ 60
3.1 Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета расчетов
с подотчетными лицами на основе данных аудита. .......................................... 60
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами .......................................................................................... 70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 71
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ........................................... 75
ПРИЛОЖЕНИЯ ..................................................................................................... 80
9
ВВЕДЕНИЕ
Для нормальной производственной деятельности предприятия должны
приобретать необходимые материальные ценности: горюче-смазочные
материалы, запасные части, минеральные удобрения, прочие материалы а
также различные работы, услуги не только по безналичному расчёту, но и за
наличный расчет. В таких ситуациях работнику выдаются наличные
денежные средства под отчёт для выполнения определённых действий по
поручению организации. В результате у предприятий возникает
необходимость в учёте расчётов с подотчётными лицами.
В процессе аудита и контроля расчётов с подотчётными лицами наряду
с операциями по хозяйственным и командировочным расходам проверяются
кассовые операции предприятия. В целях грамотного и арифметически
верного начисления налогов необходимо определить возможность
компенсации, рассмотреть налогообложение как доходов предприятия, так и
связанного с затратами дохода работника. Помимо указанных выше
аспектов, аудит использования подотчётных сумм способствует
предотвращению злоупотреблений на данном участке учёта и наиболее
эффективной организации подобных расчётов.
Эти обстоятельства и обусловили актуальность темы выпускной
работы – «Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами ( на
примере ФГУП учебно-опытное хозяйство «Донское» ДонГАУ Октябрьского
района Ростовской области).
Объектом исследования являются расчеты с подотчетными лицами на
учебно-опытном хозяйстве «Донское» ДонГАУ Октябрьского района
Ростовской области.
Предметом исследования в дипломной работе выступают учёт и аудит
расчётов с подотчётными лицами.
Целью данной дипломной работы является разработка рекомендаций
по совершенствованию учёта расчётов с подотчётными лицами в ФГУП
10
учебно-опытном хозяйстве «Донское» ДонГАУ Октябрьского района
Ростовской области.
Поставленная цель работы определила решение следующих задач:
- представление организационно-экономической характеристики
ФГУП учхоза «Донское» ДонГАУ;
- описание деятельности предприятия;
- анализ финансово-хозяйственной деятельности исследуемого
предприятия;
- изучение документального оформления расчётов с подотчётными
лицами;
- рассмотрение особенностей синтетического учёта расчётов с
подотчётными лицами;
- изучение особенностей налогообложения при учете
командировочных расходов и оплате товаров (работ, услуг) наличными
денежными средствами через подотчетное лицо;
- проведение аудиторской проверки расчётов с подотчётными
лицами в ФГУП учхозе «Донское» ДонГАУ с целью установления
достоверности бухгалтерской отчётности на данном участке;
- по результатам проделанной работы внести рекомендации по
совершенствованию учётной работы на данном участке учёта.
В работе использовались монографический, экономико-
статистический, а также методы получения аудиторских доказательств
(устный опрос, проверка документов, прослеживание, аналитические
процедуры).
Материалом исследования послужили: нормативные акты, труды
отечественных специалистов в области бухгалтерского учёта, аудита и
анализа расчётов с подотчётными лицами и документация ФГУП учхоза
«Донское» ДонГАУ за период с 2014 по 2016 годы.
11
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами
1.1 Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами называют работников организации, которые
получают авансом денежные средства из кассы для удовлетворения нужд
организации
1
:
1. расходы на командировки по территории Российской Федерации и за
границу;
2. оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
3. представительские расходы.
Средства, превращающие наличные деньги в инструмент для
проведения расчетов за выполненные работы, приобретенные товары и
оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов
и внеоборотных активов называются - абсолютная ликвидность денежных.
Расчеты наличными денежными средствами осуществляются не только
при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и
т.д. Каждый отдельный платеж, совершенный подотчетным лицом сторонней
организации, не должен превышать установленных пределов расчетов
наличными денежными средствами.
Организация вправе выдавать наличные денежные средства на расходы
без каких либо ограничений (лимит отсутствует). Это требование относится к
двум случаям:
1. доверенность на использование подотчетных средств имеется;
2. доверенность отсутствует. Если у подотчетного лица остались
суммы подотчетных денежных средств, то их следует внести в кассу
1
Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебное пособие / В.П. Астахов. – Ростов н/Д:
Издательский центр «МарТ», 2015. – 928 с.
12
учреждения также в течение трех рабочих дней после возвращения из
командировки.
Срок, на который выдается аванс подотчетному лицу, утверждается
учетной политикой учреждения
2
.
В налоговом учете подотчетные средства по представительским
расходам могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который
не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период.
В налоговом учете подотчетные средства по представительским
расходам могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который
не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период.
Налогообложению не подлежат:
1. - комиссионные сборы;
2. -суточные в размере до 700руб. /день на территории РФ, и до
2500руб./день за границей РФ.
Если распоряжениями компании предусмотрена выплата работникам
суточных в сумме, большей чем указанные, разница подлежит обложению
НДФЛ как доход сотрудника;
3. –расходы на проезд, самолет до места и обратно;
4. - расходы по проживанию и найму жилья;
5. –расходы на проезд до вокзала или аэропорта;
6. - расходы на провоз багажа;
7. - расходы по оплате услуг связи;
8. - расходы по получению виз;
9. - расходы по получению и регистрации служебного заграничного
паспорта;
10. - расходы, за обмен наличных на иностранную валюту.
Вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на
командировки, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль
организаций.
2
Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет:Учебник. – Ростовн/Д:Феникс,2016 – 480с.
13
При выдаче денежных средств организация обязана: указать сумму и
срок, на которые выданы денежные средства; запретить передачу
подотчетных денежных средств от одного работника другому. Денежные
средства под отчет могут получать только те сотрудники, чьи фамилии есть в
перечне подотчетных лиц, который утверждает руководитель предприятия.
Если лицо, которому должны быть выданы деньги, не включено в этот
список, то организация должна составить приказ, где будет об этом
информировано); получить от подотчетного лица отчет о расходах.
Важно заметить, что когда от работника в установленный срок не
поступает авансовый отчет с подтверждающими документами, то возникает
задолженность перед организацией.
В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет
право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом
необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры.
Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право
обратиться в суд.
Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в
пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет. Расписку о получении
наличных средств пишут только чернилами или шариковой ручкой, без
допущения ошибок.
Сумма пишется прописью (тысячи, рубли) икопейки цифрами.
Бухгалтеры проверяют полный отчет расхода средств, документы,
подтверждающие произведенные расходы, правильно ли оформлены эти
документы и подсчитаны суммы.
Так же заключаются договоры о полной материальной ответственности
с подотчетным лицом, и в при возникновения ущерба оно должно будет его
возместить. Если подотчетное лицо не согласно с этим, то дело
рассматривается в судена основании заявления.
На рисунке 1 представлены основные задачи учета расчетов с
подотчетными лицами
14
Рисунок 1– Основные задачи учета расчетов с подотчетными
лицами
3
Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами имеет важное
значение во всей системе бухгалтерского учета. Эта часть бухгалтерского
учета наиболее уязвима с точки зрения разных нарушений и
злоупотреблений. Вычеты по налогообложения подлежат в размере,
соответствующем указанным нормам.
1.2 Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами
Подотчетным лицом называют сотрудника фирмы (или ИП), которому
работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения
покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило на
приобретение канцтоваров, хозпринадлежностей, ГСМ, а также на
командировочные и представительские расходы.
Регламентируются отношения участников данных правоотношений
следующими основными нормативными актами:
3
Васильева И.П. О проведении внутреннего бухгалтерского контроля с подотчетными лицами /
И.П. Васильева // Налоговый вестник. - № 7. – С. 1 – 10.
Задачи
своевременное,
полное и
достоверное
отражение на
счетах
бухгалтерского
учета
документальная
обоснованность
использования
подотчетных сумм
контроль за
рациональным
использованием
денежных
средств
15
указанием Банка РФ от 11.03.2016 № 3210-У «О порядке ведения
кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами
малого предпринимательства»;
приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении
Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности
организаций и инструкции по его применению»;
законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
КоАП РФ;
Трудовым кодексом РФ.
Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует
применять письма разъяснительного характера, изданные структурами
финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером
такого разъяснения могут служить письма Минфина РФ от 05.10.2014 № 14-
03-03/728 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме) и от
25.08.14 № 03-11-11/42288 (о необходимости оформления заявлений на
выдачу подотчетных безналичных средств).
Расчеты с подотчетниками и указание Банка РФ № 3210-У – документ
является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных
средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель фирмы
(или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в целях
осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или
предпринимателя). Это означает, что физическое лицо, не являющееся
сотрудником данного хозяйствующего субъекта, деньги под отчет получить
не сможет.
При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько
иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5
указания № 3210-У под работником подразумевается физическое лицо, с
которым у хозяйствующего имеется договор трудовой или гражданско-
правовой направленности. Эта же позиция Банка РФ по отношению к
16
трактовке понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2016
№ 29-Р-Р-6/7859.
Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только
сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым
у данного хозсубъекта заключен гражданско-правовой договор.
Перечислим другие важные правила выдачи подотчетной наличности,
закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:
Выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов,
связанных с хоздеятельностью лица, работником которого подотчетник
является.
Выдача подотчетных сумм производится на основании
оформленного сотрудником заявления, в котором он указывает: размер
необходимой для покупки суммы и срок, который потребуется для
совершения этой покупки. На оформленном таким образом заявлении
необходимо проставить дату и далее отдать его на визу руководителю.
Передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается
оформлением расходного кассового ордера формы ОКУД 0310002.
Выдача следующей суммы подотчетнику возможна только при
условии погашения долгов по предыдущим отчетным суммам.
По истечении 3 дней, отсчитываемых от последнего дня периода,
на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить
авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его
подтверждающей первичной документацией.
Представленная работником отчетная документация проверяется
главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (он же
утверждает отчет, а также устанавливает сроки, в течение которых
производятся окончательные расчеты с подотчетным лицом).
Указание 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть
выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются подотчетные
17
средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают
самостоятельно.
Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об
отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета
(утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам
Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его
рекомендательного характера (письмо от 15.03.2001 № 16-00-13/05 «О
применении нового Плана счетов бухгалтерского учета»), однако данный
документ имеет прямое отношение к отражению операций с подотчетными
суммами в бухгалтерском учете.
Для учета расчетов с подотчетными лицами планом счетов
предусмотрен счет 71. Аналитика по данному счету осуществляется по
каждой подотчетной сумме
4
.
Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые
имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов,
авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица:
Каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен
быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается
документация, оформленная на непроизведенные хозяйственные операции
(п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Вся первичная документация должна включать реквизиты,
перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
Первичная документация составляется непосредственно при
совершении того или иного факта хозяйственной деятельности или сразу по
его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную
документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам,
осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9
закона № 402-ФЗ).
4
Воробьева В.Д. Расчеты с подотчетными лицами / В.Д. Воробьева // Бухгалтерский учет. – 2015. -
№ 23. – С. 18 – 21.