58
Сверхлимитные расходы должны быть возмещены за счет прибыли
предприятия.
Например, начисление суточных главного экономиста Сухоноговой
Н.В. в г. Москва в Департамент кадровой политики и образования
Минсельхоза РФ были отражены следующим образом:
Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
в пределах установленного законодательством размера – 700 руб.;
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»
Кредит счета 71
сверх установленного законодательством размера – 300 руб.
При проверки правильности корреспонденции счетов по учету расчетов
с подотчетными лицами в ФГУП учхозе «Донское» ДонГАУ методом
сканирования была выявлена нетиповая корреспонденция счетов:
1. Дебет счета 43 «Готовая продукция» - Кредит счета 71 - отнесены
командировочные расходы на увеличение себестоимости приобретенных
семян кукурузы. Эту хозяйственную операцию следует отразить так: Дебет
счета 10 «Материалы» - Кредит счета 71, т.к. семена были использованы как
посевной материал.
2. Дебет счета 86 «Целевое финансирование» - Кредит счета 71 -
отнесены за счет средств целевого финансирования подотчетные суммы,
израсходованные на проведение конкурса доения.
Так как у ФГУП учхоза «Донское» ДонГАУ не возникло противоречий
с государственными органами, предоставившими денежные средства,
отражение данной хозяйственной операции будем считать законной.
3. Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - Кредит
счета 71 - приняты к учету МПЗ, оплаченные подотчетным лицом (сумма
НДС в счете-фактуре выделена).
Данная хозяйственная операция используется в ФГУП учхозе
«Донское» ДонГАУ для перенесения сумм НДС по приобретенным
59
ценностям на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям», далее следуют
операции:
Дебет счета 10 – Кредит счета 60 – отражено приобретение материалов
как поступивших от поставщиков;
Дебет счета 19 – Кредит счета 60 – выделен НДС по приобретенным
ценностям.
Отражение сумм НДС по приобретенным ценностям подотчетным
лицом, используя данные бухгалтерские проводки, нецелесообразно. В
соответствии с Методическими рекомендациями по применению плана
счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности
агропромышленных организаций, утвержденных Приказом Министерства
сельского хозяйства РФ от 13.06.2001 г. № 654, следует использовать
корреспонденцию счетов Дебет счета 19 – Кредит счета 71.
Использование нетиповой корреспонденции счетов в ФГУП учхозе
«Донское» ДонГАУ не влечет за собой искажение финансовой
(бухгалтерской) отчетности.
Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами установила
соответствие применяемой в хозяйстве методики учета и налогообложения
операций по расчетам с данной категорией работников нормативным
документам, действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде.
Имеющиеся ошибки и нарушения, не влияют на достоверность
отражения сумм дебиторской (стр. 270 ф. № 1) и кредиторской (стр. 628 ф. №
1) задолженности по расчетам с подотчетными лицами в финансовой
(бухгалтерской) отчетности ФГУП учхоза «Донское» ДонГАУ.
60
Глава 3. Разработка предложений по повышению
экономической эффективности организации
3.1 Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами на основе данных аудита.
В любой организации, осуществляющей финансово-хозяйственную
деятельность, происходит движение денежных средств — оплачивается все
необходимое для ее жизнедеятельности. Расчеты часто производятся через
сотрудников предприятия, которым выдаются деньги под отчет. Если
компания ведет активную деятельность, то хорошо организованный контроль
и учет подотчетных сумм поможет избежать неоправданных расходов и
убытков.
Некоторые стороны учета выдачи денег под отчет регламентированы
законодательными актами, которые обязан знать каждый бухгалтер,
работающий с подотчетниками.
Но есть и такие моменты в осуществлении операций с финансовыми
средствами, выданными на хознужды, которые напрямую не оговорены
нормативными актами, а налоговики склонны интерпретировать их в свою
пользу, считая бухгалтерский учет слабо организованным.
Учитывая ошибки, на которые указывают аудиторские и налоговые
службы, пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами
можно предложить по нескольким направлениям:
организация предельно четкого порядка выдачи и возврата
подотчетных сумм;
особый контроль над оформлением авансовых отчетов и
оправдательных документов;
правильное ведение бухгалтерского учета подотчетных сумм.
Выдача денег на нужды предприятия чаще осуществляется наличными,
поэтому основным правовым документом, которым нужно
61
руководствоваться при этом, является указание Банка России от 11.03.2016
№ 3210-У. П. 6.3 данного документа определяет три момента для выдачи
денег в подотчет:
наличные выдаются по расходному ордеру, основанием для
которого служит заверенное руководителем заявление работника;
отчет об использовании полученного аванса работник должен
предоставить в 3-дневный срок после окончания времени, на которое были
получены деньги;
получить следующий подотчет можно лишь при условии полного
погашения предыдущего.
Остальные моменты в организации учета — размер средств на
хознужды, время, на которое выдаются деньги, порядок составления отчета,
сроки его проверки и утверждения руководство предприятия устанавливает
по своему усмотрению.
Исходя из вышесказанного и того, что любой факт хозяйственной
деятельности может быть принят к учету только на основании
документального подтверждения (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ),
рекомендуется разработать внутренний документ (положение,
распоряжение), в котором будут зафиксированы основные моменты выдачи и
возврата подотчетных сумм с учетом специфики компании.
Чтобы упростить работу бухгалтера и иметь обоснование на учет
хозяйственных операций, в положении нужно оговорить сроки, на которые
могут выдаваться подотчетные средства, а при необходимости — лимит
денежных средств на определенные цели. Необходимо также разработать
правила составления авансовых отчетов, порядок, сроки их проверки и
утверждения.
Бухгалтер может предложить на утверждение руководителю
самостоятельно разработанную упрощенную форму отчета, содержащую все
необходимые реквизиты (ст. 4. закона «О бухгалтерском учете»).
62
В случае необходимости выдачи подотчетных денег сотруднику
безналичным путем в положение также нужно включить эту возможность
подотчета и описать ее порядок. Также рекомендуется написать, что для
получения подотчета на карту сотрудник должен оформить заявление на имя
руководителя с указанием данных карты. Такое разъяснение содержится в
письме Минфина России от 25.08.2016 № 03-11-11/42288.
Чтобы быть уверенным в своих действиях, бухгалтеру нужно иметь
список лиц, которые могут получать деньги в подотчет. Для этого
руководителю нужно издать приказ, утверждающий такой перечень. Каждый
сотрудник из этого списка должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
Приказ желательно иметь отдельный — только для перечня
подотчетных лиц, без включения в него других вопросов, так как при
возникновении необходимости в изменении списка подотчетных лиц проще
будет издать новый приказ, касающийся только этого вопроса.
Если предприятие большое и имеет много подотчетных лиц, то вместо
поименного перечня в приказе можно указать только занимаемую должность.
В таком случае при замене одного человека другим нет необходимости
издавать новый список.
Что касается заявления на выдачу подотчетных сумм, оно пишется в
свободной форме, но рекомендуется разработать свой бланк, на котором
стоит предусмотреть отметку бухгалтера об отсутствии задолженности по
подотчетным суммам. Руководителю же следует подписывать заявление
только после наличия такой отметки и подписи бухгалтера. В таком случае
уменьшается вероятность выдачи подотчета работнику с незакрытой
задолженностью. Зафиксировать форму заявления и правила его оформления
также нужно в положении по расчету с подотчетными лицами.
Много вопросов у работников налоговой инспекции возникает при
проверке авансовых отчетов. И это обоснованно — расходы, сделанные
подотчетным лицом, напрямую влияют на налогооблагаемую базу.
Неправильно оформленные первичные документы, которые подотчетное
63
лицо прикладывает к отчету, не могут подтверждать произведенные затраты
и уменьшать налогооблагаемую базу.
Бухгалтеру рекомендуется во время выдачи подотчетных сумм на
расходы компании инструктировать сотрудника о том, какие документы он
должен сдать в бухгалтерию вместе с отчетом, чтобы он был принят.
Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно
разработать инструкцию для подотчетных лиц. В этом документе нужно
подробно рассказать, что обязательно должно быть написано на товарных
чеках, счетах-фактурах, товарных накладных и других бумагах, чтобы
потраченные на хознужды деньги налоговая учла в расходах компании, а не
поставила в налогооблагаемый доход сотрудника.
Обратите внимание — для обоснованности принятия факта
хозяйственной операции к учету может быть недостаточно только кассового
чека, подтверждающего оплату. Может потребоваться второй документ
(фиксирующий получение товара или услуги), на основании которого будет
сделана правильная проводка. Однако в случае его отсутствия второго
документа бухгалтер может попробовать заменить его тем, который законно
оформит сам.
Например, если произошло такое, что сотрудник купил необходимую
для компании вещь, но предоставил только кассовый чек, в котором кроме
суммы ничего нет или стоит одно общее наименование, по которому нельзя
правильно оприходовать материальную ценность, то можно попробовать
выйти из положения другим способом: создать комиссию, оформив ее
приказом. Комиссия примет от сотрудника ТМЦ по акту приемки-передачи с
полным ее описанием, на основании которого бухгалтер сможет
оприходовать покупку.
Бухгалтеру следует ответственно относиться к первичным документам,
которыми подтверждается факт оплаты, так как неправомочное уменьшение
налогооблагаемой прибыли повлечет за собой нежелательные последствия в
64
виде штрафов. Документы не только должны содержать все необходимые
реквизиты, но и соответствовать дате и цели выданного аванса.
Расчеты с подотчетными лицами — тот участок, где от бухгалтера
требуется внимание и контроль сразу по трем позициям:
работа с сотрудниками — организация контроля своевременной и
правильной отчетности, целевого расходования денежных средств,
предоставления правильно оформленных оправдательных документов;
контроль наличия и оформления всех необходимых первичных
документов, подтверждающих факт хозяйственной операции для налогового
учета;
правильное оформление и безошибочное ведение бухгалтерского
учета.
Следуя закону, бухгалтер должен вести аналитический учет по каждой
выданной сумме. Для совершенствования учета расчетов с подотчетными
лицами рекомендуется разработать журнал ведения учета подотчетных сумм
в хронологической последовательности в разрезе подотчетных лиц и сроков
отчета.
Если наличные, выдаваемые авансом в подотчет, превышают
установленный законом лимит при расчетах юридических лиц и
предпринимателей, то бухгалтеру в момент выдачи денег следует обратить
внимание сотрудника на то, чтобы он не нарушал этого правила (п. 6
указания от 07.10.2015 № 3073-У). Об этом также рекомендуется написать в
инструкции для подотчетников.
Для того чтобы обоснованно списывать за счет чистой прибыли
дополнительные услуги, включенные и оплаченные в счета по
командировочным расходам, рекомендуется делать это на основании
Положения о служебных командировках, утвержденного приказом
руководителя.
Бухгалтеру необходимо внимательно изучать предоставленную
подотчетным лицом первичную документацию, чтобы правильно отделить
65
расходы за счет чистой прибыли от расходов, отнесенных на счет издержек
производства.
Бухгалтерские проводки должны использоваться в соответствии с
Планом счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Не стоит упрощать
их и списывать расходы, минуя счет по подотчетным лицам. Это нарушение
фиксирования самого факта хозяйственной деятельности, которое может
привести к совершению ошибки в расчетах с подотчетными лицами.
Если предприятие большое и имеет много сотрудников, которым
выдаются деньги на хозяйственные расходы, рекомендуется инвентаризацию
расчетов с подотчетными лицами проводить чаще, чем это делается
традиционно (раз в год). В таком случае своевременная отчетность
подотчетных лиц будет обеспечена, а это позволит вовремя выявить и
исправить ошибки в первичных документах.
Выдача и контроль подотчетных сумм — непростой участок для
бухгалтера. Тем не менее законодательством предоставлено большое поле
для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами путем
формирования удобного и точного ведения учета и контроля на основании
разработанных внутренних документов.
На предприятии рекомендуется внедрить новую версию программы 1С:
Бухгалтерия 8.2», позволяющих оптимизировать учет расчетов с
подотчетными лицами. Складской учет на предприятии не автоматизирован
и, поэтому трудоемок.
Вышла новая версия (1.5.13) типовой конфигурации программы «1С:
Бухгалтерия 8.3». Особое внимание в ней уделено повышению удобства
работы, легкости освоения программы, развитию средств сервиса и контроля.
Для более быстрого освоения «1С:Бухгалтерии 8.3» в новой версии
реализованы следующие инструменты:
«Стартовый помощник» - предназначен для ввода основных
сведений, необходимых для начала работы с программой. Последовательно
66
ответив на вопросы «Стартового помощника», можно сразу приступать к
вводу текущих документов;
электронное пособие по быстрому освоению «1С:Бухгалтерии 8»
для пользователей, которые самостоятельно осваивают программу. Пособие
представляет собой сквозной пример от начала ведения учета до
формирования бухгалтерской отчетности и дает представление об основных
понятиях программы и приемах работы, помогает выработать полезные
навыки;
обновленная «Панель функций» - позволяет начинающим
пользователям осваивать программу быстрее, а опытным пользователям
эффективнее выполнять ежедневные задачи. Разделы учета обновленной
панели функций представлены в виде схем работы и содержат визуальное
представление последовательности операций.
От того, насколько удобно и комфортно работать в программе, зависит
и производительность труда бухгалтера, и его удовлетворенность работой в
целом. В новой версии «1С: Бухгалтерии 8.3» улучшен пользовательский
интерфейс для работы с такими часто используемыми формами, как
банковская выписка и платежное поручение.
Работа с банковскими выписками стала нагляднее. Реализован журнал
выписок с отбором по организации и счету в банке.
Каждая выписка показывает проведенные по банку документы, остатки
и обороты за день. С выпиской удобно работать так же, как и с журналом
документов: можно ввести новый документ, отменить проведение,
просмотреть бухгалтерские записи.
Форма платежного поручения стала удобнее для заполнения. Основные
реквизиты документа выделены в отдельные группы. Назначение платежа
помещено на первую закладку и просматривается при открытии формы. При
выборе организации или контрагента договор (и расчетный счет)
подставляется автоматически, если он основной или единственный.
67
Упрощены такие процедуры, как загрузка курсов валют и адресных
классификаторов, ввод начальных остатков основных средств, сведений о
счете в банке и др. Разработана процедура контроля ввода вида операции -
одного из определяющих реквизитов документа.
Теперь выбор операции запрашивается сразу при вводе нового
документа. Эта возможность может быть отключена в настройках
пользователя.И начинающим, и опытным пользователям очень важно быть
уверенными в том, что при ведении бухгалтерского и налогового учета ими
случайно или в силу недостаточной квалификации не были допущены
ошибки и неточности.
В новой версии «1С: Бухгалтерии 8.3» реализован ряд новых
контрольных и сервисных функций.
Например, «Режим проверки соотношений показателей налоговых
деклараций» предназначен для выявления методических и арифметических
ошибок, допущенных пользователем при составлении регламентированных
отчетов. С помощью этого механизма контролируется взаимная увязка
данных как между разделами одной отчетной формы, так и между
различными формами отчетности.
При этом пользователь сразу видит, по каким показателям выявлены
расхождения, ведущие к ошибкам в отчетности. Режим проверки включен в
наиболее используемые декларации
«Экспресс-проверка ведения учета» обеспечивает анализ данных на
соответствие законодательству и заложенной в программе методологии
учета, помогает выявить ошибки в ведении учета, подсказывает возможные
причины их возникновения и дает рекомендации по их исправлению.
Например, программа позволяет контролировать превышение
ежедневного лимита по кассе, выдачу средств под отчет без представления
авансовых отчетов по расходу средств, полученных ранее, ошибки в
нумерации кассовых документов и т.д.