63
Рисунок 5 – Автоматизация учета с помощью программного
продукта «WA: Финансист» в ООО «Броско»
Модуль предусматривает максимум возможностей для финансистов: от
планирования бюджетов (БДР и БДДС) любых сценариев и моделей, до опера-
тивного согласования и контроля доходов/расходов. Гибкие маршруты согласо-
вания всех финансовых решений, неограниченное количество аналитических
разрезов, максимальная интерактивность, широкий набор отчетности – это да-
леко не все возможности автоматизированной системы учета.
Автоматизация учета с
помощью WA:
Финансист
Задачи
управления
учета
Планирование
(бюджетирование)
Управление и
контроль
(оперативный
учет)
Анализ и
отчетность
(внутренняя и
внешняя)
WA: Финансист:
Управление
денежными
средствами
Бюджет
движения
денежных
средств
Управление
денежными
средствами
(учет)
Отчет о движении
денежных
средств
WA: Финансист:
Бюджетирование
Бюджет
доходов и
расходов
Оперативный
бюджет
Получение
фактических
данных
План-фактный
анализ
Плановый
баланс
WA: Финансист:
Управленческий
учет
Контроль себестоимости (данных
о консолидированных затратах,
себестоимости, выручке)
Контроль оборотных активов и
обязательств
Контроль внеоборотных активов
и обязательств
Консолидированный
отчет о прибылях и
убытках
Консолидированный
баланс
64
В системе неограниченное количество видов аналитики, причем часть из
разрезов учета настраивается произвольно (рисунок 6). Это создает максималь-
ные возможности для финансового анализа и контроля в ООО «Броско».
Рисунок 6 – Виды аналитик в WA: «Финансист»
Система позволяет вести учет по нескольким компаниям, центрам фи-
нансовой ответственности, сценариям планирования, статьям бюджета, контр-
агентам, договорам и другим аналитикам, что позволит оперативно получать
управленческую отчетность ООО «Броско» в требуемом формате и глубине де-
тализации.
Общая схема подсистемы бюджетирования доходов и расходов отраже-
на на рисунке 7.
Рисунок 7 – Общая схема подсистемы бюджетирования
доходов и расходов
65
Модуль предлагает широкие возможности использования данных из
внешних источников для целей подготовки бюджетов.
Также для целей планирования есть возможность эффективно использо-
вать данные, накопленные в программном продукте «WA: Финансист» за про-
шлые периоды в различных разрезах группировках, по договорам, статьям,
центрам финансовой ответственности и др.
Встроенные механизмы загрузки фактических или плановых данных из
внешних учетных систем обеспечат простоту внедрения данного программного
продукта в ООО «Броско» (рисунок 8).
Рисунок 8 – Источники данных для подготовки бюджетов
Существует несколько источников данных для подготовки бюджетов: на
основании встроенных шаблонов, загрузка из Excel, что удобно использовать
при уже сформированном бюджете того или иного центра затрат, также воз-
можно копирование данных прошлых лет, на основании данных внешних ин-
формационных баз, производить ручной ввод информации, что имеет немало-
важное значение.
В программном продукте «WA: Финансист» кроме учета затрат
ООО «Броско» можно осуществлять планирование бюджета по разным методи-
66
кам, используя:
прогнозное планирование;
сценарное моделирование;
гибкую настройку формирования зависимых оборотов по статьям;
распределение бюджета;
привязку курсов валют к сценариям планирования.
В учетной системе можно задавать счета проводок по плану счетов
бюджетирования для каждой статьи.
В дальнейшем эти проводки будут формироваться автоматически, при
проведении бюджетных операций по статьям, для которых преднастроены
шаблоны.
В системе (для целей ввода плановых показателей (бюджетных транзак-
ций/операций) по нескольким аналитикам и периодам) предусмотрен документ
«Бюджет доходов и расходов».
Форма ввода плановых данных имеет вид таблицы, строки и колонки
которой определяются настройками документа. В ячейки документа вводятся
плановые показатели.
Способ ввода плановых данных для удобства пользователей в этом до-
кументе аналогичен вводу в таблицы MS Excel.
Итак, внедрение программного продукта «WA: Финансист» в
ООО «Броско» позволит обеспечить:
своевременность и достоверность финансовой отчетности по между-
народным или корпоративным стандартам;
полный порядок в работе с договорами: хранение, согласование, все-
сторонний контроль;
повышение финансовой дисциплины на предприятии в целом и степе-
ни персональной ответственности сотрудников;
снижение трудозатрат, повышение удобства и минимизацию ошибок в
повседневной работе.
На рисунке 9 приведена схема взаимодействия модулей программного
67
продукта «WA: Финансист».
Рисунок 9 – Взаимодействие модулей программного продукта
«WA: Финансист»
Стоит отметить, что возможно использование модулей в отдельных или
в единой базе данных. Отдельно стоит остановиться на взаимодействии с учет-
ными системами (рисунок 10). Программный продукт «WA: Финансист» неза-
висим от учетных программ, но при этом совместим со всеми стандартными
конфигурациями 1С (1С:Бухгалтерия, 1С:УПП, 1С:Управление торговлей и
др.).
Рисунок 10 – Взаимодействие с учетными системами
Это создает очевидные преимущества, а именно: обеспечение конфи-
денциальности управленческих данных; отсутствие проблем с обновлениями
учетных систем 1С.
Программный продукт «WA: Финансист» предоставляет уникальные
возможности для эффективного ведения учета и проведения анализа в
ООО «Броско»:
1. Внутренний чат позволяет проводить согласования прямо в програм-
ме, в режиме чата. При этом программа позволяет сохранить всю история.
68
2. Система напоминаний и уведомлений позволяет не забыть ни об од-
ном запланированном деле и не допустить ни единой просрочки (на e-mail, че-
рез мессенджеры и/или в самой программе).
3. Хранение и редактирование документов: существует возможность
прикреплять к любым электронным документам их скан-копии. Также есть
возможность вносить изменения в документы MS Word прямо из программы.
4. Рабочие столы финансистов с удобными интерфейсами. Вся важная
информация находится на одном экране.
5. Мастер настройки доступа к данным: каждый сотрудник будет иметь
такой доступ к данным, который ему положен. Настройка прав осуществляется
без программирования.
6. Множество интересных функций вроде «Drug&Drop»: возможно пе-
ретаскивать цифры по ячейкам отчета, смотреть изменения итогов online. После
принятия изменений «Финансист» скорректирует первичные документы и со-
хранит историю.
Внедрение программного продукта «WA: Финансист» ООО «Броско»
не только даст возможность повысить оперативность, качество и сохранность
формируемой отчетности, но и значительно улучшит организацию процессов
учета, тарифообразования, бюджетирования и анализа затрат, а также позволит
сэкономить значительные денежные средства за счет оптимизации существую-
щих бизнес-процессов.
В таблице 18 отражена информация по стоимости программного про-
дукта для проекта автоматизации финансово-аналитической работы ООО
«Броско».
Таблица 18
Стоимость программного обеспечения проекта амортизации
финансово-аналитической работы ООО «Броско»
Наименование
Количество, шт.
Стоимость, руб.
WA: Финансист 8.3 (51 лицензия)
1
245 000
Обучение сотрудников
20 000
Консультационные услуги
30 000
Итого
295 000
69
Сопровождение программного продукта «WA: Финансист 8.3» включает
в себя:
бесплатный доступ к новым релизам (версиям) программного продук-
та;
неограниченную телефонную линию консультаций по фиксированной
стоимости;
дополнительную настройку (доработку) программного продукта под
индивидуальные требования;
индивидуальные консультации и групповое обучение пользователей;
оказание помощи программистами и консультантами при возникнове-
нии потребности в обучении, доработке, адаптации, обновлении и т.п.
Следует отметить, что для внедрения программного продукта в
ООО «Броско» будут привлечены штатные сотрудники, что позволит сократить
затраты на внедрение программного продукта. Проектом предусматривается
прохождение обучения специалистами ООО «Броско», которые осуществят
внедрение и запуск работы в системе.
Сотрудники ООО «Броско» тратят большое количество времени на
формирование и обработку огромного массива данных, имеет место большое
количество переработок, чтобы уложиться в срок сдачи отчетности, имеющаяся
система работы не позволяет оперативно реагировать на возникающие измене-
ния, бюджеты приходиться пересчитывать вручную, что значительно увеличи-
вает трудоемкость, соответственно и затраты компании растут.
В таблице 19 представлен прогноз изменения выручки от реализации
предложенных мероприятий. Предположим, что выручка в результате реализа-
ции мероприятий увеличится на 1%, рост составит 555 тыс. руб.
Таблица 19
Экономическая эффективность предложенных мероприятий
Показатели
2018 г.
2020 г. (прогноз)
Выручка, тыс. руб.
55 575
555 575 + 555 = 556 130
Затраты на реализацию меро-
приятий, тыс. руб.
295
70
Продолжение таблицы 19
Эффективность мероприятий
Рентабельность = 555 / 295 = 1,88 = 188%
Срок окупаемости = 295 / 555 = 0,53 года = 7 месяцев.
Расчет рентабельность оптимизации системы расчетов с подотчетными
лицами показывает, что предложенные мероприятия окупятся за 7 месяцев.
Рентабельность предложенных мероприятий составляет 188%.
Следовательно, предложенные мероприятия представляются экономиче-
ски целесообразными.
Таким образом, осуществление учета, планирования и анализа в про-
граммном продукте «WA: Финансист» значительно сократит время на подго-
товку и анализ отчетности с подотчетными лицами в ООО «Броско».
71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подотчетные лица – работники предприятия (в том числе и совместите-
ли), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления от-
чета об их использовании.
Предприятие может выдавать денежные средства подотчетным лицам
на: командировочные расходы, хозяйственные нужды, оплату представитель-
ских расходов.
Командировка – это поездка сотрудника предприятия по распоряжению
руководства, на соответствующий срок, в иную местность, в целях выполнения
вне места его постоянной работы того или иного служебного поручения.
В командировку может направляться лишь штатный сотрудник пред-
приятия, с которым был заключен трудовой договор. Работники младше 18 лет,
а также беременные женщины в командировку не могут быть направлены.
Как правило, под расходами на хозяйственные нужды подразумеваются
затраты, которые связаны с приобретением хозяйственных либо канцелярских
принадлежностей, материалов и т.д. Руководитель предприятия должен утвер-
дить приказом список работников, которым могут выдавать деньги под отчет.
Сроки, на которые могут быть выданы под отчет наличные деньги на нужды
предприятия, не имеют законодательного ограничения. Эти сроки также могут
быть установлены руководителем предприятия посредством приказа. Если ру-
ководителем такие сроки установлены, работнику нужно отчитаться за потра-
ченные средства не позже трех рабочих дней после истечения этих сроков.
Оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени предприятия.
Соответственно, работник, который под отчет получил деньги, должен соблю-
дать предельные размеры наличных расчетов. При нарушении работником ли-
мита расчетов (100 000 руб. по одному договору), на предприятие может быть
наложен штраф.
Исследование бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами осуществлялось в ООО «Броско».
72
Ключевые экономические показатели ООО «Броско» отражают его до-
вольно эффективную деятельность. За 2016-2018 гг. выручка предприятия уве-
личилась на 29 867 тыс. руб. Прибыль от продаж выросла всего на
16 109 тыс. руб., в 2018 г. она составляла 20 367 тыс. руб., а чистая прибыль
была равна 19 586 тыс. руб., что на 15 930 тыс. руб. больше чем годом ранее.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у ООО «Броско»
возникает потребность в использовании наличных денежных средств для рас-
четов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представитель-
ские цели, для покупки товаров, а также на иные хозяйственно-операционные
цели. При этом работники, получающие денежные средства на указанные нуж-
ды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.
В ООО «Броско» организация бухгалтерского учета осуществлена со-
гласно нормативно-законодательным актам и учетной политике, основные за-
дачи которой – формировать полную и достоверную отчетность о результатах
хозяйствования предприятия, обеспечивать контроль наличия имущества и его
движения, использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм прика-
зом руководителя ООО «Броско» утверждается перечень лиц, имеющих право
на получение средств под отчет. В данном приказе указываются также сроки,
на которые могут выдаваться подотчетные суммы, требования, предъявляемые
к оформлению первичных документов, порядок представления, обработки и
утверждения авансовых отчетов.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным
наличным денежным средствам ведется в ООО «Броско» на счете 71 «Расчеты
с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета де-
нежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы
счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со
счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или дру-
гими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчет-