13
контроль над своевременной подготовкой достоверной финансовой
отчетности;
контроль соответствия операций, выполняемых работниками пред-
приятия, должностным инструкциям
17
.
При наличных расчетах подотчетное лицо доверенность не предъявляет,
то есть приобретает товарно-материальные ценности, причем часто за свой
счет, не получив предварительно денежные средства в кассе, поэтому рассмат-
риваются не только вопросы учета, но и контроля расчетов с подотчетными ли-
цами.
Подотчетное лицо – это штатный работник или совместитель, имеющий
право в соответствии с должностными обязанностями и на основании приказа
руководителя или иного распорядительного документа предприятия получать
наличные денежные средства для расчетов с контрагентами
18
. Прежде всего,
необходимо подчеркнуть тот факт, что подотчетное лицо становится таковым
только в том случае, если его право на получение наличных денежных средств
зафиксировано или вытекает из должностных обязанностей, не позволяет осу-
ществлять необходимость самоконтроля. Дата приобретения и дата оприходо-
вания товарно-материальных ценностей предприятием являются объектами
контроля при проведении контрольных функций главным бухгалтером, специа-
листами служб внутреннего аудита, внутреннего контроля, внешними аудито-
рами при заключении соответствующего договора. Поэтому целесообразно
осуществлять покупку товарно-материальных ценностей наличными и возло-
жить эту обязанность только на тех сотрудников, которые непосредственно
связаны с производственным или хозяйственным процессом.
Средства выдаются работнику также перечислением на пластиковую
карту, расчеты в этом случае приравниваются к наличным.
В таблице 3 указаны права и обязанности подотчетного лица предприя-
17
Ершова, Ю. Н. Внутренний аудит и контроль на предприятиях и в организациях / Ю. Н. Ершова //
Аллея науки. – 2018. – Т. 2. – № 11 (27). – С. 520.
18
Абдулкеримов, К. К. Учет расчетов с подотчетными лицами / К. К. Абдулкеримов, К. Р. Давудов //
Вестник современных исследований. – 2018. – № 11.4 (26). – С. 81.
14
тия, которые соотносятся с контрольными функциями сотрудников, отвечаю-
щих за эффективность системы внутреннего контроля.
Таблица 3
Права и обязанности подотчетного лица предприятия
19
Права подотчетного
лица
Обязанности
подотчетного лица
Примечание
Получать наличные
деньги на те или иные
цели
Указывать цели, а также
направления расходования в
заявлениях
На предприятии требуется
соответствующий образец
заявления, форму которо-
го утверждают в качестве
внутреннего управленче-
ского документа
Покупать у определен-
ного поставщика
Проверять полученную пер-
вичную документацию по-
ставщика
В случае отсутствия дого-
вора поставщика опреде-
ляет само подотчетное
лицо
Расходовать свои
деньги в случае недо-
статочного количества
выданных
Информировать руководство
соответствующих уровней о
превышении возможных
расходов над заявленными
Обычно подотчетные сум-
мы выдают по лимиту,
рассчитываемому заранее
Получать деньги на
расходы на команди-
ровки по заявленной
сумме
Отчитаться на протяжении
3-х дней после приезда из
командировки
Сроки возврата денег и
отчетности по авансовому
отчету определяют ло-
кальные нормативные до-
кументы предприятия
Получать денежные
средства на предста-
вительские расходы по
заявленной сумме
Отчитаться в течение опре-
деленного локальными нор-
мативными документами
предприятия срока
Представительские расхо-
ды, как и прочие, совер-
шаются при санкциониро-
вании руководством
Получать исчерпыва-
ющие письменные и
устные данные о доку-
ментообороте и требо-
ваниях предприятия к
расходам за расчет
наличными
В предусмотренной локаль-
ной документации предпри-
ятия нужно расписаться в
случае согласия с требова-
ниями работодателя
Целесообразно работни-
кам – подотчетным лицам
– обладать доступом к се-
ти локального документо-
оборота, повышать ква-
лификацию и т.д.
Соответственно, подотчетные лица должны понимать то, что любые за-
купки ими, оплата проезда, услуг гостиниц и пр. сопровождаться должны паке-
том первичной учетной документации, справок от поставщиков (контрагентов).
В этом большой ролью обладают локальные документы предприятия, в т.ч. по-
ложения, приказы, сметы, отчеты, а именно:
19
Рогуленко, Т. М. Бухгалтерский учет и анализ: учебник / Т. М. Рогуленко, С. В. Пономарёва,
А. В. Бодяко. – М.: КноРус, 2017. – С. 228.
15
учетная политика субъекта хозяйствования для целей бухгалтерского
учета;
учетная политика в целях налогового учета;
положение о порядке расчетов денежной наличностью;
положение предприятия о расходах, которые совершают подотчетны-
ми лицами;
положение о представительских расходах предприятия;
смета на представительские расходы в целях бухгалтерского учета;
расчет-обоснование отнесения суммы представительских расходов к
затратам в целях налогообложения прибыли;
положение о командировках, а также командировочных суммах, вы-
плачиваемых работникам, которых отправляют в служебные командировки;
образцы первичной учетной документации и другой документации,
которой оформляют расчеты наличными на предприятии
20
.
В процессе контроля расчета учета с подотчетными лицами важно про-
верять соблюдение кассовой дисциплины предприятия, а также порядка веде-
ния кассовых операций. Данные направления контроля, а точнее – учет расче-
тов с подотчетными лицами, а также учет кассовых операций, между собой свя-
заны, содержать могут такие искажения, которые будут известными только в
результате тестирования кассовых операций.
Подытоживая, необходимо указать, что, невзирая на достаточно иссле-
дованную тему учета, а также контроля расчетов с подотчетными лицами на
предприятиях, работники которых совершают покупку товарно-материальных
ценностей за наличный расчет, осуществляют оплату услуг и работ наличными
средствами, в процессе детального внутреннего контроля и аудита встречается
большое количество нарушений, как формальных, так и касающихся фактов хо-
зяйственной жизни, что влечет нежелательные налоговые последствия.
20
Камилова, Р. Ш. Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии / Р. Ш. Камилова,
Х. А. Абдулкеримова // Актуальные вопросы современной экономики. – 2019. – Т. 1. – № 3. – С. 145.
16
1.3. Понятие подотчетного лица, подотчетной суммы, порядок
возмещения командировочных и других расходов подотчетных лиц
Подотчетными суммами являются суммы денежных средств, которые
выдаются работникам предприятия на закупку необходимых товаров, обеспе-
чение оказания услуг, расходы по командировкам и на другие хозяйственные
нужды.
Работнику, который является ответственным за расходование денег на
представительские расходы, после окончания приема, необходимо подготовить
авансовый отчет. К нему непосредственно прилагают все первичные докумен-
ты, которые доказывают расходы (например, товарные чеки, закупочные акты и
т.д.).
Лица, которые получили наличные денежные средства под отчет, долж-
ны в обязательном порядке не позднее трех рабочих дней по завершении срока,
на который они были выданы, либо со дня возвращения их из командировки, в
отдел бухгалтерии предъявить отчет об израсходованных денежных суммах, а
также осуществить окончательный расчет по ним.
Основанием для выдачи подотчетных сумм является оплата представи-
тельских расходов
21
.
Представительские расходы являются расходами предприятия по прие-
му и обслуживанию представителей иных предприятий, принимающих участие
в переговорах в целях установления, а также поддержания сотрудничества, и
участников, которые прибыли на заседания правления (совета) предприятия.
Полный перечень этих расходов, которые при налогообложении прибыли могут
быть учтены, содержится в ст. 264 НК РФ.
Представительские расходы представляют собой расходы, сопряженные
с официальным приемом либо обслуживанием нижеперечисленных лиц:
представителей иных предприятий, принимающих участие в перего-
ворах для установления либо поддержания сотрудничества;
21
Хмелев, В. А. Учет расчетов с подотчетными лицами / В. А. Хмелев // Современная экономика: ак-
туальные вопросы, достижения и инновации: сб. ст. XII Междунар. науч.-практ. конф. – Пенза: Наука и Про-
свещение, 2017. – С. 58.
17
участников, которые прибыли на заседания правления (совета) пред-
приятия либо другого руководящего органа налогоплательщика
22
.
Под официальным приемом, в свою очередь, подразумевается завтрак,
обед либо другое подобное мероприятие для представителей иных предприятий
(участников, которые прибыли на заседание руководящего органа предприя-
тия), и официальных лиц предприятия-налогоплательщика, принимающих уча-
стие в переговорах
23
.
Что касается обслуживания, то это:
доставка участников к месту заседания руководящего органа либо же
к месту организации представительского мероприятия и в обратном направле-
нии;
оплата услуг переводчиков, которые не входят в штат налогоплатель-
щика, связанных с обеспечением перевода в ходе проведения представитель-
ских мероприятий;
буфетное обслуживание в ходе переговоров
24
.
В бухгалтерском учете все связанные с приемом и обслуживанием парт-
неров затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и фикси-
руются в дебете коммерческих или управленческих затрат проводками:
Дебет счета 44 (26) Кредит счета 60 – получены услуги;
Дебет счета 19 Кредит счета 60 – выделен НДС.
Для проведения подобных мероприятий денежные средства могут быть
выданы организаторам – сотрудникам фирмы. Данный факт отражается запи-
сью:
Дебет счета 71 Кредит счета 50 (51) – выданы денежные средства в под-
отчет на проведение деловых мероприятий;
Дебет счета 26 (44) Кредит счета 71 – отражены представительские рас-
22
Елкина, Т. Н. Бухгалтерский учет и анализ: учеб. пособие / Т. Н. Елкина, А. А. Нестерова, Т. М.
Леонова. – СПб.: СПбГЭУ, 2017. – С. 140.
23
Абдулкеримова, Х. А. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами / Х. А. Абдулкеримова,
Р. Ш. Камилова // Студенческий форум. – 2019. – № 7 (58). – С. 33.
24
Шейкина, М. В. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами / М. В. Шейкина, А. В.
Мандрыко // Современные проблемы и тенденции развития экономики и управления: региональный аспект:
материалы II Всерос. науч.-практ. конф. – Краснодар: Издательский Дом – Юг, 2018. – С. 215.
18
ходы согласно авансовому отчету
25
.
Также предприятие может потратить какие-либо имеющиеся ресурсы,
например материалы, товары или готовую продукцию. Такие расходы фикси-
руются проводкой:
Дебет счета 26 (44) Кредит счета 10 (41, 43) – отражено списание товар-
но-материальных ценностей на проведение мероприятия
26
.
Ст. 264 НК РФ приводит указание порядка налогового учета представи-
тельских затрат. Перечень этих расходов закрыт, а сумма имеет строгий лимит.
В числе представительских нельзя выделить расходы на организацию: развле-
чений, отдыха, лечения, а также профилактики заболеваний.
Данную норму НК РФ поясняет ряд писем Министерства финансов Рос-
сийской Федерации. Так, расходы на организацию развлечений после офици-
альной части приема, включенные в представительские и сокращающие нало-
гооблагаемую базу в процессе расчета прибыли, нужно будет отстаивать в суде
(письмо от 01.12.2011 г. № 03-03-06/1/796
27
).
В результате между бухгалтерским и налоговым учетом происходит
возникновение постоянных и временных разниц. Отражение данных разниц в
бухгалтерском учете осуществляется обособленно согласно ПБУ 18/02
28
.
Во многих случаях одним из ключевых документов, подтверждающих
представительские расходы, считается смета – как источник, позволяющий по-
следовательно детализировать затраты.
Законодатель не утвердил и не рекомендовал форм соответствующей
сметы. Поэтому предприятие должно разрабатывать данный документ самосто-
ятельно.
Распространено составление сметы на представительские расходы в
25
Кармокова, К. И. Бухгалтерский учет и анализ: учеб. пособие / К. И. Кармокова, В. С. Канхва. – М.:
МГСУ, 2016. – С. 98.
26
Арская, Е. В. Сущность и значение учета расчетов с подотчетными лицами / Е. В. Арская,
Л. В. Усатова, И. Н. Коротков // Белгородский экономический вестник. – 2018. – № 4 (92). – С. 111.
27
О порядке учета расходов на развлекательную программу и проживание гостей после семинара в
целях налогообложения прибыли: [письмо Минфина России от 01 дек. 2011 г.] [Электронный ресурс]. – URL:
https://www.klerk.ru/doc/256506/ (дата обращения: 10.09.2019).
28
Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль орга-
низаций» ПБУ 18/02: [приказ Минфина России от 19 нояб. 2002 г.: по состоянию на 06 апр. 2015 г.] // Россий-
ская газета. – 2003. – № 4.
19
структуре, предполагающей включение в документ:
графы, удостоверяющей факт утверждения сметы руководителем
предприятия;
сведений о дате составления документа, дате и месте проведения
официального мероприятия;
наименования документа;
сведений о запланированном количестве участников официального
мероприятия, имеющих тот или иной статус (сотрудников, внештатных при-
глашенных лиц);
перечня статей расходов с указанием соответствующих им сумм по
плану;
информации об общей сумме предполагаемых расходов;
сведений о составителе сметы, главном бухгалтере, их подписей, пе-
чати предприятия (если она используется)
29
.
Как правило, под расходами на хозяйственные нужды подразумеваются
затраты, которые связаны с приобретением хозяйственных либо канцелярских
принадлежностей, бензина, материалов и т.д.
Чтобы получить подотчетные денежные средства, сотруднику каждый
раз необходимо писать заявление. На данном заявлении руководителю пред-
приятия необходимо написать денежные суммы, сроки выдачи подотчетных
денежных средств, а также поставить дату и собственную подпись. Издавать
приказ, содержащий в себе перечень подотчетных лиц, не нужно
30
.
Законодательство ограничений на денежные суммы, выдаваемые со-
трудникам предприятия под отчет, не предусматривает.
Тем не менее, подотчетное лицо, оплачивая расходы, непосредственно
действует от имени предприятия. Соответственно, работнику, который получил
денежные средства под отчет, необходимо соблюдать в обязательном порядке
29
Керимов, В. Э. Бухгалтерский учет: учебник / В. Э. Керимов. – М.: Дашков и К, 2017. – С. 266.
30
Черникова, О. А. Основные задачи учёта расчетов с подотчетными лицами / О. А. Черникова // Об-
разование, наука и бизнес – индикаторы развития цифровой экономики: сб. науч. тр. по материалам Междунар.
науч.-практ. конф. – М.: Аудитор, 2018. – С. 202.
20
предельный размер расчетов наличностью (100 000 руб. по одному договору с
одним предпринимателем либо одним предприятием). Это определено указани-
ем Банка России от 07.10.2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных рас-
четов»
31
.
В том случае, если работником будет нарушен предусмотренный лимит
расчетов, то предприятие может быть оштрафовано. Что касается суммы штра-
фа, то она составляет от 40 000 до 50 000 руб. Этот штраф налагается лишь на
то предприятия, которое расплатилось наличными деньгами (иными словами,
на покупателя). За то же самое нарушение на руководителя предприятия может
накладываться административный штраф, который составляет от 4 000 до
5 000 руб. (согласно ст. 15.1 КоАП РФ
32
).
На счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется учет расчетов с
подотчетными лицами. Делается проводка:
Дебет счета 71 Кредит счета 50.1 – работнику выданы из кассы предпри-
ятия денежные средства под отчет
33
.
Работнику, который получил деньги под отчет, необходимо отчитаться
за них. Для этого работнику нужно представить в отдел бухгалтерии предприя-
тия авансовый отчет (с обязательным приложением тех документов, которые
подтверждают расходы), а что касается неизрасходованных денежных средств,
то их необходимо вернуть в кассу предприятия (суммы, которые были обосно-
ванно истрачены более, нежели выданная подотчетная сумма, могут возме-
щаться сотруднику).
В том случае, если осуществленные расходы имеют производственный
характер, то тогда затраты отражаются по кредиту счета 71 и дебету счетов
учета имущества либо ценностей, приобретенных подотчетным лицом.
В случае покупки подотчетными лицами какого-либо имущества делает-
31
Об осуществлении наличных расчетов: [указание Банка России от 07 окт. 2013 г.] // Вестник Банка
России. – 2014. – № 45.
32
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: [федер. закон: принят Гос.
Думой 20 дек. 2001 г.: одобр. Советом Федерации 26 дек. 2001 г.: по состоянию на 02 авг. 2019 г.] // Собрание
законодательства Российской Федерации. – 2002. – № 1 (ч. I). – Ст. 1.
33
Бородин, В. А. Бухгалтерский учет: учебник / В. А. Бородин. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – С. 134.
21
ся следующая проводка:
Дебет счета 08 (07, 10, 41) Кредит счета 71 – оприходовано купленное
подотчетным лицом имущество.
Работнику в случае покупки в розничной торговле ценностей необходи-
мо в бухгалтерию предприятия представить накладную и чек ККМ либо товар-
ный чек
34
.
Если расходы непосредственно сопряжены с нуждами основного произ-
водства, то в этом случае затраты отражаются следующей проводкой:
Дебет счета 20 (23, 29) Кредит счета 71 – списаны расходы подотчетного
лица, которые необходимы для нужд основного производства.
Если деньги выдаются для осуществления расходов, которые сопряжены
с управленческой деятельностью, то делается следующая проводка:
Дебет счета 25 (26) Кредит счета 71 – подотчетными лицами оплачены
общехозяйственные (общепроизводственные) расходы
35
.
В том случае, если деньги выдаются для осуществления расходов, кото-
рые сопряжены с реализацией товаров либо готовой продукции, то делается
следующая проводка:
Дебет счета 44 Кредит счета 71 – затраты, сопряженные с реализацией
товаров (готовой продукции), учтены в расходах на продажу.
В том случае, если подотчетным лицом были оплачены расходы непро-
изводственного характера (к примеру, расходы, связанные с осуществлением
отдыха, развлечений), то в учете делается следующая запись:
Дебет счета 91.2 Кредит счета 71 – затраты непроизводственного харак-
тера учтены в составе прочих расходов.
Эта же самая проводка делается в том случае, если расходы, совершен-
ные подотчетным лицом, сопряжены с получением предприятием прочих дохо-
дов (к примеру, работником был оплачен ремонт основных средств, предостав-
34
Лысова, Я. Ю. Учет расчетов с подотчетными лицами / Я. Ю. Лысова // Современный бухгалтер-
ский учет: вектор развития: материалы Междунар. науч.-практ. конф. – Ставрополь: АГРУС, 2017. – С. 241.
35
Шайбакова, И. Э. Учет расчетов с подотчетными лицами / И. Э. Шайбакова // Бухгалтерский учет,
анализ и аудит: материалы науч.-практ. конф. – Уфа: БГАУ, 2016. – С. 47.
22
ленных в аренду предприятием)
36
.
Сумма НДС по расходам либо оплаченному подотчетным лицом имуще-
ству, списывается следующими проводками:
Дебет счета 19 Кредит счета 71 – по расходам подотчетных лиц учтена
сумма НДС;
Дебет счета 68 Субсчет «Расчеты по НДС» Кредит счета 19 – осуществ-
лен налоговый вычет.
Предоставляется налоговый вычет по НДС лишь в случае наличия счета-
фактуры поставщика продукции (услуг, работ).
Из бюджета не возмещается сумма НДС по расходам, которые имеют
непроизводственный характер. Эта сумма списывается следующей проводкой:
Дебет счета 91.2 Кредит счета 19 – по расходам непроизводственного
характера списан НДС.
В том случае, если работник предприятия израсходовал денежную сум-
му большую, нежели ему было выдано из кассы предприятия, то тогда эту сум-
му ему нужно будет возместить
37
.
Эта операция отражается следующей проводкой:
Дебет счета 71 Кредит счета 50.1 – работнику возмещены затраты, кото-
рые превышают сумму выданных из кассы денежных средств.
Если работник в кассу предприятия возвращает неизрасходованные
суммы, то делается следующая запись:
Дебет счета 50.1 Кредит счета 71 – оприходованы денежные средства,
которые не израсходованы работником предприятия и которые возвращены в
кассу
38
.
Таким образом, подотчетные лица – это работники организации (в том
числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием
36
Никифорова, О. В. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами / О. В. Никифорова //
Научный обозреватель. – 2015. – № 6. – С. 12.
37
Еремина, Н. В. Особенности бухгалтерского учёта расчетов с подотчётными лицами / Н. В. Ереми-
на, М. О. Дарбинян, Л. В. Харазишвили // Учетно-аналитические и финансовые инструменты управления биз-
нес-процессами в экономике: материалы междунар. науч. конф. молодых ученых и преподавателей вузов. –
Краснодар: КубГАУ, 2018. – С. 24.
38
Рахаев, П. М. Учёт расчётов с подотчётными лицами и его совершенствование / П. М. Рахаев // Ка-
лужский экономический вестник. – 2018. – № 2. – С. 36.