43
Выдачу подотчетных сумм осуществляют по письменному заявлению
работника, которое подписал директор. После того, как произведены расходо-
вания подотчетных средств, работнику на протяжении трех рабочих дней по
истечении отчетного месяца надлежит отчитаться перед предприятием, предо-
ставив в бухгалтерию ООО «Броско» авансовую отчетность и приложив доку-
ментацию, подтверждающую осуществленные расходы. В случае возникнове-
ния перерасхода, сотрудник получает сумму перерасхода обратно. Остатки
непотраченных подотчетных сумм возвращаются в кассу предприятия.
В случае оформления отчетности о расходовании подотчетных сумм,
которые выдали сотруднику, в ООО «Броско» применяется унифицированная
форма «Авансовый отчет» (форма № АО-1). В авансовой отчетности приводит-
ся указание всей документации, подтверждающей осуществленные расходы, а
также сумм затрат по ним.
Бухгалтерия ООО «Броско» проводит проверку: целевого расходования
подотчетных сумм; наличия и правильности оформления документации, под-
тверждающей произведенные расходы.
После этого бухгалтер осуществляет заполнение остальных граф аван-
сового отчета, в т.ч. – указывает суммы расходов, которые принимаются к уче-
ту и применяемые счета бухгалтерского учета. Сумму непримененного аванса
подотчетное лицо вносит в кассу предприятия, а суммы перерасхода – возвра-
щают сотруднику. Авансовая отчетность в обязательном порядке отправляется
на подпись директору и лишь после согласования с ним осуществляется отра-
жение данных в регистрах бухгалтерского учета ООО «Броско».
С целью обобщения данных о расчетах с сотрудниками по суммам, ко-
торые им выдавались под отчет для административно-хозяйственных и прочих
расходов в ООО «Броско» используется счет 71 «Расчеты с подотчетными ли-
цами».
Актуален вопрос: как оформлять авансовый отчет, если работодатель
возвращает перерасход подотчетных денег на карту работника.
К примеру, авансовый отчет (по форме № 2 АО-1) предусматривает
44
строки лишь для реквизитов расходного ордера, по которому выдали перерас-
ходованную сумму. Логично вместе с этим добавить в используемую унифици-
рованную форму еще одну строку для реквизитов платежного поручения, в со-
ответствии с которым перечисляют деньги.
Рассмотрим данную ситуацию на конкретном примере.
ООО «Броско» 07.06.2018 г. были выданы денежные средства под отчет:
главному бухгалтеру Левченко А.С. для покупки канцелярских при-
надлежностей на банковскую карту сотрудника перечислено 1 000 руб.;
начальнику производства Орлову И.А. для оплаты услуг связи на кор-
поративную карту перечислено 5 000 руб.
Авансовые отчеты были представлены:
Левченко А.С. – 10 июня (из кассы был возмещен перерасход подот-
четных сумм 100 руб.);
Орлов И.А. – 11 июня.
Операции, произведенные бухгалтером ООО «Броско», представлены в
таблице 11.
Таблица 11
Пример отражения в учете операций по выдаче подотчетных
сумм в безналичном порядке в ООО «Броско»
Учетное действие
Проводка
Сумма,
руб.
Перечислены средства на банковскую карту Лев-
ченко А.С.
Дебет счета 51
Кредит счета 51
1 000
Перечислены средства на корпоративную карту
Орлова И.А.
Дебет счета 55
Кредит счета 51
5 000
Приобретены канцелярские товары
Дебет счета 71
Кредит счета 51
1 100
Принят авансовый отчет Левченко А.С., оприходо-
ваны канцелярские товары
Дебет счета 10
Кредит счета 71
1 100
Оплачены услуги связи
Дебет счета 71
Кредит счета 55
4 900
Принят авансовый отчет Орловым И.А., отражена
оплата услуг связи
Дебет счета 60
Кредит счета 55
4 900
Возмещен из кассы перерасход подотчетных сумм
Левченко А.С.
Дебет счета 71
Кредит счета 50
100
Следовательно, ООО «Броско» осуществляет выдачу наличных денег
45
работникам из кассы под отчет на: расходы командировочные, хозяйственные и
операционные нужды и прочее. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными
лицами по выданным наличным денежным средствам ведется предприятием на
счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы
счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со
счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами
суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспон-
денции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценно-
сти, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки,
отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету
счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
2.4. Оценка эффективности аудита расчётов с подотчетными
лицами
Внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами в ООО «Брос-
ко» начинается с оценки суммы израсходованных средств. На основе данных
бухгалтерских регистров по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на
предприятии анализируется состав и структура расходов, осуществленных под-
отчетными лицами. Контроль состава расходов может осуществляться как еже-
месячно, так и в целом за год.
Одним из направлений внутреннего контроля в ООО «Броско» является
инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответ-
ствия выдачи наличных денег под отчет требованиям законодательства. При
инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по
выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выдан-
ных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение,
сумма задолженности). Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами про-
водится чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими дебиторами и кредито-
рами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет,
46
обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были
выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъ-
явить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных авансовых сум-
мах.
Хозяйственные операции, осуществленные подотчетными лицами
ООО «Броско» за 2018 г., отражены в таблице 12.
Таблица 12
Хозяйственные операции, осуществленные подотчетными
лицами ООО «Броско» за 2018 г.
Вид расходов
Корреспондирующие
счета
Сумма
расхода,
руб.
Удельный
вес в общей
сумме
расходов, %
дебет
счета
кредит
счета
Материально-
производственные запа-
сы с учетом НДС
10,19
71
331 560,61
27,57
Расходы вспомогатель-
ного производства
23
71
23 850,00
1,99
Общепроизводственные
расходы
25
71
40 699,45
3,38
Общехозяйственные
расходы
26
71
114 157,52
9,49
Расчеты с поставщиками
и подрядчиками
60
71
458 133,51
38,09
Расчеты по налогам и
сборам
68
71
105 096,52
8,74
Расчеты с внебюджет-
ными фондами
69
71
9 686,47
0,81
Расчеты с прочими кре-
диторами
76
71
90 903,23
7,56
Прочие расходы
91
71
28 674,64
2,37
Итого
-
-
1 202 761,95
100,00
Поскольку в ООО «Броско» денежные средства у подотчетных лиц
имеют зачастую небольшой удельный вес в общей сумме денежных средств в
обороте, то в процессе проведения инвентаризации обычно не осуществляются
проверки на существенность остатка денежной наличности у подотчетных лиц
на конец отчетного года. Движение подотчетных сумм по работникам
ООО «Броско» сверяется с бухгалтерскими регистрами по счету 71.1 «Расчеты
с подотчетными лицами в рублях». При этом определяется состав задолженно-
47
сти работников – дебиторская или кредиторская задолженность. Результаты
внутреннего контроля движения подотчетных сумм по работникам ООО «Брос-
ко» за декабрь 2018 г. приведены в таблице 13.
Таблица 13
Результаты внутреннего контроля движения подотчетных
сумм по работникам ООО «Броско» за декабрь 2018 г., руб.
Сотрудни-
ки
Задолженность на
начало месяца
Движение подотчет-
ных сумм
Задолженность на
начало месяца
деби-
торская
креди-
торская
дебет
счета
кредит
счета
дебитор-
ская
креди-
торская
Ветров В.И.
-
-
-
103,90
-
103,90
Водяш-
кин О.В.
-
9,00
-
-
-
9,00
Дегтяре-
ва Л.А.
-
0,07
-
-
-
0,07
Зубов А.Н.
13 580,00
-
-
-
13 580,00
-
Козу-
лин А.Н.
-
954,40
6 000,00
6 021,08
-
975,48
Крыло-
ва М.А.
-
1 558,85
-
-
-
1 558,85
Лизу-
нов М.С.
20,22
-
3 000,00
3 000,41
19,81
-
Пантюхи-
на И.А.
0,61
-
-
-
0,61
-
Поло-
хин В.А.
-
22,45
-
-
-
22,45
Ревков И.П.
-
1 029,50
-
-
-
1 029,50
Свири-
дов С.Н.
-
476,80
-
-
-
476,80
Став-
цев В.М.
-
11 522,72
150 000,00
139 647,00
-
1 169,72
Став-
цев К.В.
-
500,00
-
2 000,23
-
2 500,23
Тума-
нов О.И.
4,53
-
1000,00
1 000,11
4,42
-
Итого
13 605,43
16 073,72
160 000,00
151 773,41
13 604,23
7 845,93
Данные таблицы характеризуют наличие как дебиторской, так и креди-
торской задолженности по подотчетным лицам ООО «Броско». На начало де-
кабря в целом по подотчетным лицам сумма кредиторской задолженности пре-
вышала сумму дебиторской задолженности по подотчетным лицам. В частно-
сти кредиторская задолженность составляла 16 073,72 руб., а дебиторская за-
долженность составляла 13 605,43 руб. На конец декабря ситуация изменилась
48
в сторону превышения дебиторской задолженности над кредиторской практи-
чески в два раза. Основным должником среди дебиторов является Зубов А.Н.,
сумма задолженности по которому составила 13 580 руб.
Одной из функций внутреннего контроля в ООО «Броско» является про-
верка соответствия сумм в представленных оправдательных документах сум-
мам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе внутреннего бухгалтерского
контроля рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждаю-
щие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, наклад-
ные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета
гостиниц и др.).
Одной из форм внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами
в ООО «Броско» является аудит.
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Броско» – про-
верка соблюдения действующего законодательства и правильности организа-
ции бухгалтерского учета в области расчетов с подотчетными лицами.
Для проведения проверки аудитор должен ознакомиться с такими доку-
ментами как:
отчет авансовый;
удостоверение командировочное;
журнал учета работников, которые убывают на командировки;
журнал учета работников, которые прибывают в командировки;
опись инвентаризационная по счету 71 «Расчеты с подотчетными ли-
цами».
Прочая документация и учетные регистры, которые изучает аудитор,
включают в себя:
приказы на направление работников в командировки;
первичные документы, подтверждающие использование денежных
средств по целевому назначению (проездные билеты, счета гостиниц, товарные
чеки и др.);
приказ об установлении круга лиц, которым предоставлено право по-
49
лучать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы;
приказ об установлении повышенных норм командировочных расхо-
дов;
договоры гражданско-правового характера с лицами, выезжающими в
служебные поездки за счет проверяемого предприятия;
акты закупок материальных ценностей у физических лиц;
контракты с иностранными партнерами, договоры;
письма-приглашения;
учетную политику предприятия;
главную книгу или иной обобщающий регистр бухгалтерского учета
(в части записей по счету 71 Расчеты с подотчетными лицами).
Главным источником сбора информации при проверке расчетов с подот-
четными лицами в ООО «Броско» являются следующие первичные документы
и учтенные регистры (таблица 14).
Таблица 14
Учетные регистры – источники информации при проведении
внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в
ООО «Броско»
Номер
синтетического
балансового счета
Регистры журнально-ордерной формы, в которых
отражаются операции:
по дебету счета 71
по кредиту счета 71
Счет 71
Журнал-ордер № 1,
журнал-ордер № 7
Ведомость № 7, журнал-
ордер № 7
Счет 71
Журнал-ордер № 3
Журнал-ордер № 3
Номер синтетического
балансового счета
Учетные регистры, в которых отражаются операции:
По дебету счета 76
По кредиту счета 76
Счет 76
Форма № В-5 «Ведо-
мость учета расчетов и
прочих операций»
Форма № В-5 «Ведомость уче-
та расчетов прочих операций»
Также источниками информации бухгалтерского учета расчетов с под-
отчетными лицами в ООО «Броско» являются: командировочные удостовере-
ния; авансовые отчеты; журналы учета сотрудников, прибывающих в команди-
ровки и выбывающих из них; машинограммы по счету 71; инвентаризационная
опись по счету 71; бухгалтерские справки по расчету сверхнормативной вели-
50
чины командировочных расходов; журнал-ордер № 7; главная книга.
Аудитору в процессе проверки расчетов с подотчетными лицами в
ООО «Броско» обязательно необходимо убедиться в следующем:
правильность и своевременность оформления (представления) авансо-
вых отчетов, соответствие документов, приложенных к этим отчетам норма-
тивным требованиям
соответствие выдачи денег под отчет предусмотренным правилам;
правильность ведения учета данных расчетов и правильность отраже-
ния в финансовой отчетности задолженности по ним.
По результатам опроса у аудитора сложилось неудовлетворительное
мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в ООО «Броско».
В процессе проверки целенаправленности выдачи денег под отчет в
ООО «Броско» было выявлено, что выдаются средства на:
командировочные расходы;
хозяйственные нужды;
оплату представительских расходов.
Аудитор также проверил целевое расходование денежных средств, кото-
рые были выданы командированному сотруднику. Кроме того, он проверил
наличие всех оправдательных документов, которые доказывают его расходы.
Командированному работнику ООО «Броско» оплачиваются:
расходы, которые связаны с проездом к месту командировки и в об-
ратном направлении;
расходы по найму жилья;
суточные;
иные расходы (оплата почты либо услуг связи).
Саянову С.М. была под отчет выдана денежная сумма на приобретение
товарно-материальных ценностей, которая составила 10 000 руб.
Подотчетное лицо на авансовом отчете, выданном ему, указало наиме-
нование предприятия, должность (водитель), подразделение, в котором оно ра-
ботает (отдел сбыта), Ф.И.О. (Саянов С.М.), а также дату составления отчета
51
(15.06.2017 г.). Вместе с тем, было указано то место, откуда именно были полу-
чены денежные средства (из кассы предприятия).
На обратной стороне этого отчета были осуществлены подтверждающие
записи по денежному расходу в разрезе всех оправдательных документов, при-
ложенных к отчету (то есть, чек автозаправочной станции на сумму 8 400 руб.),
была подсчитана вся сумма расхода денежных средств. Отсюда видно, что вы-
данная работнику денежная сумма была им израсходована не в полной мере (из
1 000 руб. было израсходовано лишь 8 400 руб., остаток составил 1 600 руб.),
была поставлена личная подпись подотчетного лица.
Затем авансовый отчет был работником сдан в отдел бухгалтерии
ООО «Броско». Здесь отчету был присвоен соответствующий номер (№ 50),
произведена проверка правильности отражения операций по расходу денег,
установлено соответствие произведенных расходов всем приложенным к отче-
ту документам. Авансовый отчет был подписан главным бухгалтером предпри-
ятия, а также утвержден директором. Есть их личные подписи.
В расчетах с этим подотчетным лицом были сделаны следующие про-
водки:
Дебет счета 10.3 Кредит счета 71 на сумму 7 000 руб.
Дебет счета 19.3 Кредит счета 71 на сумму 1 400 руб.
Проводкой Дебет счета 70 Кредит счета 71 удержаны невостребованные
суммы аванса в объеме 1 600 руб.
В результате аудиторской проверки ООО «Броско» выявлены наруше-
ния:
Главные нарушения – это хищения, злоупотребления, несоответствия
предусмотренному порядку в сфере расчетов с подотчетными лицами – клас-
сифицировать можно следующим образом:
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных денежных средств: выдача
сумм лицам, не указанным в перечне лиц, которым согласно приказу руководи-
теля предприятия могут выдаваться денежные средства на операционные и хо-
зяйственные расходы; выдача денег из кассы предприятия под отчет тем лицам,
52
которые не являются сотрудниками предприятия; выдача денежных средств
под отчет тем лицам, которые не отчитались по прежде полученным суммам;
несоответствие реального расхода денежных средств целям их выдачи; списа-
ние подотчетных денежных сумм за счет собственных средств предприятия.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов: отсутствие
распоряжений (приказов) о направлении сотрудников в командировку; несо-
блюдение предусмотренных норм командировочных расходов; отсутствие рас-
поряжений (приказов) об оплате суточных сверх предусмотренных норм; от-
сутствие аналитического учета суточных (командировочных расходов) в рам-
ках норм и сверх норм.
3. Нарушения порядка учета представительских расходов: отсутствие
аналитического учета представительских расходов в рамках норм и сверх норм.
4. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подот-
четными лицами: некорректное составление бухгалтерских проводок по опера-
циям расчетов с подотчетными лицами; неправильное выведение остатков на
конец отчетного периода; несоответствие записей в авансовых отчетах и жур-
нале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» либо иных регистрах.
В процессе аудиторской проверки ООО «Броско» были обнаружены
нарушения в заполнении авансовых отчетов. Наибольшее внимание следует об-
ратить на своевременность и правильность подготовки авансового отчета, а
также на конкретизацию даты (то есть, в обязательном порядке нужно указы-
вать день, месяц и год составления этого отчета). Вместе с тем, на предприятии
отсутствуют документы, которые подтверждают приход бензина, не указано,
сколько именно, для какого транспортного средства был приобретен бензин.
В процессе проверки расчетов с подотчетными лицами также были вы-
явлены случаи невозврата остатка выданных средств в размере 2 000 руб.:
– при выдаче средств на приобретение канцтоваров Пермакова Г.И. не
вернула в кассу 300 руб.;
– также Пермакова Г.И. после оплаты услуг стороннего предприятия не
вернула остатки в сумме 1 700 руб.