53
Поэтому аудитор должен был выявить причины сложившейся ситуации:
погасить долг работнику или же принять решение об удержании 1 700 руб. с
зарплаты Пермаковой Г.И., после этого отразить осуществленные операции в
бухгалтерском учете ООО «Броско».
Таким образом, найденные ошибки в учете на сумму 2 000 руб. незначи-
тельны, что выступило как основание к составлению положительного аудитор-
ского заключения. При аудите не было выявлено фактов, из которых возмож-
ным был бы вывод относительно полного несоответствия системы внутреннего
контроля ООО «Броско» масштабу деятельности предприятия. Аудитор не вы-
явил каких-либо серьезных нарушений предусмотренного порядка ведения бух-
галтерского учета, а также подготовки бухгалтерских отчетов, которые могли
бы оказать существенное влияние на достоверность операций, связанных с уче-
том расчетов с подотчетными лицами.
Результат осуществленной проверки показал, что проверенные операции
финансово-хозяйственной деятельности ООО «Броско» осуществляло согласно
действующему законодательству.
54
Глава 3. Мероприятия по повышению эффективности
организации бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами в ООО «броско»
3.1. Рекомендации по повышению эффективности организации
бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами
Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами поможет
организовать в ООО «Броско» необходимый контроль движения средств, вы-
данных под отчет, их целевого использования, а также позволит избежать оши-
бок и недочетов, которые могут привести к претензиям со стороны контроли-
рующих органов.
Оценка системы внутреннего контроля в ООО «Броско» была произве-
дена на основании теста (таблица 15).
Таблица 15
Тест для проверки расчетов с подотчетными лицами в
ООО «Броско»
Вопрос
Ответ
Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать
деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприя-
тию
Нет
Выдаются ли авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под
отчет суммам
Да
Оформляется ли письменное распоряжение директора предприятия при
направлении работников в командировки
Да
Облагаются ли налогом на доходы физических лиц суточные сверх
норм, возмещаемые по решению директора предприятия
Да
Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пре-
делах и сверх норм для целей налогообложения
Нет
Организован ли аналитический учет представительских расходов в пре-
делах и сверх норм для целей налогообложения
Нет
По итогам опроса ответственных сотрудников ООО «Броско» аудитором
были сделаны следующие выводы:
1. Внутренний контроль расходования и целевого использования денег
из кассы ослабляется отсутствием на предприятии предусмотренного приказом
руководителя круга лиц, которые на хозяйственные нужды могут получать де-
нежные средства.
55
2. Выдача новых авансов лицам, которые не отчитались за суммы, кото-
рые ранее были получены под отчет, происходит в нарушение пункта 6.3 Ука-
зания Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых
операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых опе-
раций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предприни-
мательства»
40
.
3. В нарушение гл. 21 (ст. 171), 23 (ст. 217), 24 (ст. 238) и 25 (ст. 264)
НК РФ в целях налогообложения не осуществляется ведение учета командиро-
вочных сумм в пределах, а также сверх норм.
4. В нарушение гл. 21 (ст. 171) и 25 (ст. 264) НК РФ в целях налогооб-
ложения не осуществляется ведение учета представительских расходов в пре-
делах, а также сверх норм.
5. В нарушение пункта 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 г.
№ 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и
упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпри-
нимателями и субъектами малого предпринимательства» выдача наличных
средств под отчет на расходы, имеющие связь со служебными командировками,
осуществляется в суммах, которые превышают необходимые.
Аудиторское заключение представляет собой официальный документ,
который предназначен для пользователей отчетности аудируемых лиц, подго-
товленный согласно законодательству Российской Федерации, и который со-
держит мнение аудиторского предприятия (выраженное в установленной фор-
ме) о достоверности указанной отчетности и о соответствии порядка ведения
аудируемым лицом бухгалтерского учета российскому законодательству.
Также была осуществлена проверка правильности возмещения команди-
ровочных расходов в ООО «Броско».
Командированному работнику ООО «Броско» выплачиваются суточные,
квартирные, проездные расходы, возмещаются расходы по найму жилого по-
40
О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кас-
совых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства: [указание
Банка России от 11 марта 2014 г.: по состоянию на 19 июня 2017 г.] // Вестник Банка России. – 2014. – № 46.
56
мещения, поэтому осуществляется проверка правильности, законности и целе-
сообразности возмещения данных расходов. Данная проверка проводилась с
помощью специально разработанного рабочего документа, табличная часть ко-
торого отражена в таблице 16.
Таблица 16
Фрагмент рабочего документа для проверки правильности
возмещения командировочных расходов в ООО «Броско»
ФИО
командиро-
ванного
Наличие
оправда-
тельных
документов
Наличие
приказа о
направле-
нии в ко-
мандиров-
ку
Наличие в
командиро-
вочных удо-
стоверениях
отметок в ме-
стах пребы-
вания в ко-
мандировке
Проверка
правильности
возмещения
командировоч-
ных
расходов
Есть
Нет
Есть
Нет
Есть
Нет
Пра-
вильно
Непра-
вильно
Иванов И.И.
Х
Х
Х
Х
Мироно-
ва И.А.
Х
Х
Х
Х
Лаврентье-
ва А.Е.
Х
Х
Х
Х
Лаев-
ская О.Е.
Х
Х
Х
Х
Егоров Д.В.
Х
Х
Х
Х
Миронен-
ко А.В.
Х
Х
Х
Х
В ходе данной проверки было выявлено, что была неправильно опреде-
лена величина возмещения командировочных расходов Егорову Д.В. Более по-
дробно эта ошибка будет рассмотрена в таблице 17.
Таблица 17
Отражение операций по данным аудируемого предприятия
(ООО «Броско»)
№ аван-
сового
отчета
Корреспон-
денция счетов
Сумма,
долл.
Сумма,
руб.
Содержание операции
дебет
счета
кредит
счета
15432
71-2
50-2
1 500
96 000
Выдана иностранная валюта из
кассы под отчет (1$ = 64 руб.)
26
71-2
1 602
102 528
Отражены командировочные
расходы
71-2
50-2
102
6 528
Выдано из кассы в погашение
перерасхода подотчетной суммы
57
В ходе данной проверки были выявлены следующие ошибки:
– неправильно начислены суточные за день пересечения границы при
возвращении в Российскую Федерацию. Суточные за день пересечения грани-
цы Российской Федерации при возвращении из командировки выплачиваются в
рублях по нормам, установленным для командировок на территории Россий-
ской Федерации. Таким образом, суточные в долларах выплачиваются за
5 дней, в рублях – за 1 день;
– в авансовый отчет необоснованно включены услуги химчистки – 20$;
– неправильно составлена корреспонденция счетов.
С количественной позиции найденные нарушения являются несуще-
ственными, поскольку выявленное значение ошибки находится в рамках допу-
стимой существенности. С качественной позиции найденные нарушения явля-
ются существенными, поскольку недостачи оказывают влияние на финансовое
состояние ООО «Броско».
Особенное внимание нужно обратить руководителю ООО «Броско» на
систему внутреннего контроля, поскольку риск необоснованной недостачи про-
дукции равен 100% ввиду того, что отсутствуют договоры с материально ответ-
ственными лицами.
В учете расчетов с подотчетными лицами в ООО «Броско» есть несколь-
ко недостатков. В их число входит несоблюдение техники заполнения и веде-
ния документации. В первичной документации нет важных реквизитов, что вы-
ступает как нарушение в порядке оформления документации, несплошная реги-
страция хозяйственных фактов, что, в свою очередь, искажает данные бухгал-
терского учета. Из-за отсутствия графика документооборота в хозяйстве не-
своевременным становится предоставление первичной документации в бухгал-
терию, отсутствуют строго установленные сроки их сдачи. Это все – упущение
руководства относительно первичного учета, а также его организации.
Правильно организовать первичный учет – это важнейшая задача, кото-
рая стоит перед бухгалтерским учетом расчетов с подотчетными лицами в
ООО «Броско».
58
В ООО «Броско» крайне важна организация правильного первичного
учета. Обязательное условие улучшения первичного учета должно заключаться
в регистрации всех хозяйственных фактов в первичной документации при обя-
зательном отражении всех учетных сведений, а соответственно при заполнении
всех существующих реквизитов.
Вся первичная документация ООО «Броско» всегда должна обладать
подписями лиц, несущих ответственность за ее составление, ее должны предо-
ставлять в бухгалтерию предприятия руководители отделов в установленный
графиком документооборота срок. Чтобы первичный учет велся успешно, вся
документация, поступающая в бухгалтерию, должна проверяться на предмет
правильности ее оформления, а также проверяться по существу. Если в процес-
се проверки будет установлено, что заполнение документа не находится в соот-
ветствии с предъявляемыми требованиями, документ нельзя принимать к обра-
ботке, его нужно возвращать для того, чтобы внести соответствующие поправ-
ки и изменения.
С целью усовершенствования внутреннего контроля, главному бухгал-
теру ООО «Броско» надлежит контролировать соблюдение графика документо-
оборота: порядковую нумерацию документов, наличие подписи должностных
лиц.
В обязанности главного бухгалтера требуется введение проверки всей
первичной документации, как с точки зрения формальности, так и по существу.
Если в процессе проверки будет установлено, что документация не соответ-
ствует предусмотренным требованиям, она должна быть возвращена на внесе-
ние соответствующих поправок. Документация, составляемая в бухгалтерии
ООО «Броско, также проверяться должна главным бухгалтером.
В виде улучшения учета расчетов с подотчетными лицами в ООО
«Броско» рекомендуется введение постоянного контроля за движением, а также
применением подотчетных сумм. В этих целях требуется издание приказа, в ко-
тором приводится указание сроков, на которые могут выдавать денежные сред-
ства, порядок представления авансовых отчетов, их обработки, а также утвер-
59
ждения, требования, предъявляемые к оформлению первичных документов.
Также в этом документе могут устанавливаться и суммы выдачи под отчет де-
нежных средств.
Лица, которым были выданы под отчет наличные деньги, должны не
позднее 3 дней (рабочих) по завершении срока, на который они были выданы,
либо с момента их возвращения из командировки в отдел бухгалтерии пред-
приятия предъявить отчет об израсходованных денежных средствах и осуще-
ствить окончательный расчет по ним.
Отсутствие в приказе указания об этом сроке, дает возможность отме-
тить, что период, на который были выданы деньги, не установлен. В такой си-
туации выдача денежных средств, отчет подотчетного лица о расходовании
подотчетных сумм либо возврат их в кассу ООО «Броско» должны осуществ-
ляться в рамках 1 рабочего дня – это еще больше усложнит работу не только
бухгалтерии предприятия, но и самого подотчетного лица.
Приобретение товарно-материальных ценностей (хозяйственных, канце-
лярских товаров, экономической и технической литературы и т.д.) в торговых
розничных предприятиях должно в обязательном порядке подтверждаться че-
ком ККМ, а также товарным чеком, в котором содержится дополнительно от-
метка об оплате.
В чеке ККМ нужно четко пропечатать наименование, ИНН продавца
продукции, дату совершения операции, номер ККМ, сумму.
Так, к примеру, к авансовому отчету водителя ООО «Броско» нужно
приложить кассовые чеки АЗС, где осуществлялась заправка транспортного
средства. Этот чек должен включать в себя следующие реквизиты: название ор-
ганизации-продавца (автозаправочная станция); его идентификационный но-
мер; дату и номер выдачи кассового чека; номер ККМ; стоимость горюче-
смазочных материалов с учетом налога с продаж и НДС. Обычно в чеках ККМ
указывается также и оплаченное количество горюче-смазочных материалов,
марка горюче-смазочных материалов, а также стоимость одного литра этого
топлива. При отсутствии этих данных водителю необходимо вместе с чеком
60
ККМ получить на автозаправочной станции документ, который подтверждает
цену единицы и количество оплаченных горюче-смазочных материалов.
Товарный чек нужен для расшифровки информации, указанной в чеке
ККМ, в том числе, для указания точного перечня купленной продукции
(например, бумага для принтера, ручки и т.д.). Четкое указание в нем стоимо-
сти, количества и номенклатуры приобретенной ООО «Броско» продукции ис-
ключит возможность допущения в бухгалтерском учете ошибок при отражении
фактов хозяйственной жизни.
При отсутствии в товарном чеке четкой расшифровки купленной про-
дукции представителям ООО «Броско» необходимо составить акт, который бу-
дет фиксировать номенклатуру, количество купленной продукции и цели ее
приобретения. Такой же акт нужно составить и в ситуации получения чека
ККМ, содержащего в себе наименование купленной продукции. Многие по-
ставщики полагают, что такой кассовый чек (с круглой печатью либо штампом
организации-продавца) с указанием номенклатуры продукции, ее цены и коли-
чества объединяет товарный и кассовый чек. С позиции документооборота это
на самом деле так, однако, аудиторская практика показывает, что во избежание
тех или иных споров с налоговыми инспекциями необходимо составлять акт по
номенклатуре и количеству товарно-материальных ценностей, купленных за
наличный расчет.
Следовательно, кассовый чек осуществляет фиксацию факта оплаты, а
что касается товарного чека, то это своеобразная накладная, которая отражает
получение подотчетным лицом оплаченной продукции. Акт, подготовленный
представителями предприятия и удостоверяющий факт покупки товарно-
материальных ценностей за наличный расчет, в случае отсутствия товарного
чека, будет играть роль товарного чека.
Важное направление улучшения ведения аналитического и синтетиче-
ского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Броско» заключается в
автоматизации учета с применением программного обеспечения «1С:Зарплата и
управление персоналом 8», выступающего как инструмент для осуществления
61
кадровой политики, а также автоматизации его служб по следующим направле-
ниям:
планирование потребностей в сотрудниках;
обеспечение кадрами;
управление компетенциями и аттестация работников;
управление финансовой мотивацией сотрудников;
эффективное планирование занятости персонала;
учет кадров, а также анализ кадрового состава;
трудовые отношения, в т.ч. кадровое делопроизводство;
расчет зарплаты персонала;
исчисление законодательно регламентированных налогов;
отражение начисленной заработной платы, а также налогов в затратах
предприятия.
Программное обеспечение «1С:Зарплата и Управление персоналом 8»
позволяет параллельно вести два вида учета – управленческий и регламентиро-
ванный.
Из этого следует, что автоматизация учета с применением программного
обеспечения «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» даст возможность
ускорения оптимизации процесса учета расчетов с подотчетными лицами, а
также устранения возможных ошибок бухгалтера ООО «Броско».
3.2. Оценка эффективности предложенных рекомендаций
Представляется целесообразным построение системы организации учета
с подотчетными лицами в ООО «Броско» при использовании программного
продукта «WA: Финансист», это линейка программных продуктов для автома-
тизации управления финансами на предприятиях среднего и крупного бизнеса,
разработанная компанией «WiseAdvice».
Отсутствие автоматизированного программного комплекса в ООО
«Броско» может привести к убыткам, а также к срывам платежей, поставок,
62
проблемам с партнерами, клиентами, коллегами. Отсутствие возможности
быстрого и качественного учета затрат влечет трудности при предоставлении
обоснования затрат при формировании тарифов по регулируемым видам дея-
тельности.
Программный продукт «WA: Финансист», который предлагается внед-
рить в ООО «Броско», включает следующие модули:
1. Финансист: Управление денежными средствами 8.3 (Казначейство:
бюджет движения денежных средств (БДДС), заявки, платежный календарь,
отчетность).
2. Финансист: Бюджетирование 8.3: бюджет доходов и расходов (БДР),
бюджет по балансовому листу (ББЛ), прогнозирование, управление движением
денежных средств (ДДС).
3. Финансист: МСФО/Управленческий учет 8.3 Учет и отчетность по
МСФО и корпоративным стандартам.
4. Финансист: Контракт-менеджмент 8.3 Управление договорами, от со-
гласования до контроля исполнения.
Использование вариантов поставки «Финансист» в зависимости от целей
управленческого учета представлено на рисунке 5.
Рассмотрим функциональные возможности модуля для автоматизации
бюджетирования (БДР) в ООО «Броско».
WA: Финансист: Бюджетирование 8.3 – это комплексный инструмент
планирования и контроля бюджетов доходов и расходов и движения денежных
средств. Решение автоматизирует управление всеми финансовыми и нефинан-
совыми ресурсами предприятий среднего и крупного бизнеса, позволяет авто-
матизировать формирование отчетов по затратам предприятия любого уровня
детализации.