78
бухгалтерию. В случае отсутствия такого приказа, налоговыми инспекторами
считается, что в организации сроки выдачи наличных денежных средств под
отчет не установлены. Из чего следует, что все расчеты с подотчетными лицами
должны проводиться в пределах одного рабочего дня. Данный факт поясняется
в письме ФНС России от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704.
Для проведения списания денежных средств, выданных под отчет на
административно-хозяйственные расходы, используется авансовый отчет
(форма № АО-1). Его заполняют сотрудник бухгалтерии и подотчетное лицо. К
авансовому отчету обязательно прикладываются подтверждающие расходы
первичные документы. Например, товарные и кассовые чеки, квитанции к
приходным кассовым ордерам и др.
Как правило, оформление и заполнение самих авансовых отчетов
сложностей не вызывает. А вот избежать трудностей с правильно
оформленными подтверждающими расходы первичными документами в ООО
«Медицинский центр доктора Князева» удается нечасто.
Например, если подотчетным лицом ООО «Медицинский центр доктора
Князева» в магазине был куплен товар и не получен при этом от продавца
полный набор документов, которые подтверждают покупку. Рассмотрим, к
чему может привести данный факт.
Во-первых, ООО «Медицинский центр доктора Князева» не имеет права
оприходовать данный товар и соответственно отнести его стоимость к расходам
организации.
Во-вторых, сумма, выданная подотчетному лицу, должна быть обложена
налогами. Из данной суммы необходимо будет удержать налог на доходы
физических лиц. Ввиду того, что подотчетным лицом не может быть
представлено никаких подтверждающих документов на покупку товара, то
выданная ему под отчет сумма денежных средств, будет являться его доходом.
Статья 217 НК РФ четко прописывает исчерпывающий перечень выплат,
которые не облагаются налогом на доходы. Подотчетных сумм, на которые
отсутствуют подтверждающие первичные документы, в данном перечне нет.
79
Следовательно, ООО «Медицинский центр доктора Князева» должно
удерживать с подотчетных сумм, которые потрачены данным образом, налог на
доходы физических лиц. Так дает разъяснение Управление ФНС России в
своем письме от 27.03.2006 г. № 28-11/23487.
Также хочется отметить, что такие же проблемы появятся в ООО
«Медицинский центр доктора Князева», если подотчетное лицо получит от
продавца и сдаст в бухгалтерию документы, составленные с нарушениями
требований Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете». Например, в
первичных подтверждающих документах будут отсутствовать обязательные
реквизиты, предусмотренные данным законом.
Однако, все же некоторые недочеты в оформлении первичных
подтверждающих документах не станут помехой подотчетному лицу в
подтверждении затрат на совершенную им покупку. Информация по данному
вопросу обобщена и представлена в виде таблицы 14.
Следующая ситуация, также является достаточно распространенной.
Подотчетным лицом был приобретен товар у индивидуального
предпринимателя. Не является ли в таком случае ООО «Медицинский центр
доктора Князева» налоговым агентом по НДФЛ в отношении доходов самого
предпринимателя? А именно не должно ли данное предприятие представить в
налоговые органы сведения о выплаченных коммерсанту суммах? Какими
документами подтверждается регистрация предпринимателя в налоговой
инспекции?
На данный перечень вопросов Минфин России в своем письме от
07.05.2007 г. № 03-04-06-01/139 дал следующие разъяснения. Финансовым
ведомством было отмечено, что в данном случае предприятие не является
налоговым агентом. Так как в соответствии с п.2 статьи 230 НК РФ сведения о
доходах, которые были выплачены индивидуальным предпринимателям за
приобретенные у них товары, в налоговую инспекцию не требуется
предоставлять.
80
Таблица 14
Перечень допустимых нарушений в оформлении первичных
подтверждающих расходы подотчетных лиц документов
Нарушения в
первичном
документе
Судебная арбитражная
практика
Реквизиты
документа
1. Отсутствие номера и
печати на товарном
чеке
Эти данные не являются
обязательными реквизитами
товарного чека. А значит,
учреждение не должно
удерживать налог на доходы с
выданных под отчет сумм, так как
денежные средства, выданные ему
под отчет подтверждены
документально
Постановление ФАС
Московского округа
от 19.06.2006 г. №
КА-А40/5456-06
2. Документы,
выданные
организацией-
продавцом, которая не
зарегистрирована в
ЕГРЮЛ
По мнению судей, данное
обстоятельство не является
нарушением порядка составления
и оформления первичных
документов. Следовательно,
подотчетные суммы не
включаются в базу расчета НДФЛ
Постановление ФАС
Восточно-
сибирского округа
от 11.08.2005 г. №
А58-6243/04-Ф02-
3848/05-С1
3. Отсутствует чек ККТ
Суд посчитал, что отсутствие
кассовых чеков при наличии иных
документов, подтверждающих
факт расхода денег, не
свидетельствует о получении
дохода подотчетными лицами
Постановление ФАС
Дальневосточного
округа от
22.02.2007 г. №
Ф03-А73/06-
2/5577, от
26.07.2006г. №
Ф03-А73/06-
2/1776, ФАС
Московского округа
от 13.01.2006 г. №
КА-А40/12974-05
4. Несоответствие дат
на товарных и кассовых
чеках, отсутствие на
кассовом чеке, который
приложен к товарному,
всех требуемых
реквизитов, в виду
плохого оттиска
Суд указал, что данные
нарушения являются следствием
ошибок (описок, опечаток),
которые допустили продавцы
товаров. При этом в совокупности
представленные документы
подтверждают расходы
сотрудника учреждения.
Следовательно, у него отсутствует
доход, который облагается НДФЛ
Постановление ФАС
Западно-
Сибирского округа
от 02.04.2007 №
Ф04-1827/2007
Однако, коммерсантом должны быть предъявлены предприятию все
документы, подтверждающие его государственную регистрацию как
индивидуального предпринимателя. При этом, как указано в письме Минфина
РФ, такими документами могут выступать товарные чеки и чеки ККМ (ККТ).
81
Также подтвердить статус предпринимателя могут и другие документы.
Главное, чтобы они были оформлены в установленном порядке и содержали
информацию об ОГРН и ИНН коммерсанта.
Поэтому можно сделать выводы, что множества нарушений в учете
расчетов с подотчетными лицами ООО «Медицинский центр доктора Князева»
можно было бы избежать, правильно отразив данные моменты в учетной
политике организации.
Статьей 8 Федерального закона РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О
бухгалтерском учете» определено, что организации, руководствуясь
законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете,
нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет,
самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из своей
структуры, отрасли и других особенностей деятельности.
Очень важным участком является учет расчетов с подотчетными лицами.
От правильной организации этих расчетов зависит признание указанных
расходов как для целей бухгалтерского, так и налогового учета.
По результатам проведенной проверки рекомендуется:
1. Устранить выявленные нарушения.
2. В виде приложения к учетной политике директору ООО
«Медицинский центр доктора Князева» будет целесообразным издать приказ,
устанавливающий срок, на который могут быть выданы наличные денежные
средства на административно-хозяйственные нужды организации под отчет.
Сотрудник же должен не позднее чем через три рабочих дня после истечения
этого срока отчитаться за потраченные им денежные средства.
3. В виде приложения к учетной политике директору ООО
«Медицинский центр доктора Князева» издать приказ о перечне лиц, которым
дается право получать денежные средства под отчет.
4. Деньги под отчет должны выдаваться заранее. На деле же
подотчетные лица могут приобретать для организации ценности, а также
оплачивать командировки за счет собственных средств. В дальнейшем
82
организация просто осуществляет возмещение понесенных работниками
расходов. В ООО «Медицинский центр доктора Князева» подобная практика
имеет место из-за несвоевременного финансирования или других субъективных
и объективных причин. Авансовый отчет применяется для подтверждения
расходования и учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на
такие административно-хозяйственные расходы.
Учитывая, что денежные средства под отчет выданы не были, может ли
быть оформлен авансовый отчет с целью возмещения израсходованных
сотрудником сумм? Ведь, строго говоря, сотрудника, потратившего свои деньги
на нужды организации, нельзя назвать подотчетным лицом, так как
отчитываться ему не за что.
5. Во избежание ненужных трений с контролирующими органами во
время проверок, ООО «Медицинский центр доктора Князева» должно в
обязательном порядке в своей учетной политике указать тот факт, что оно
наделяет сотрудников правом осуществлять определенные действия от имени
организации за свой счет, подробно расписать внутренние, специфические
правила по проведению расчетов с сотрудниками – подотчетными лицами.
6. С целью создания и функционирования эффективной системы
внутрихозяйственного контроля будет целесообразным разработать Положение
о внутреннем контроле расчетов с подотчетными лицами, в котором были бы
определены основные цели и задачи, субъекты и объекты, направления, как
внутреннего контроля, так и внутреннего аудита ООО "Медицинский центр
доктора Князева".
7. Установить современное программное обеспечение для
медицинских учреждений. Например, Прикладное решение "1С: Медицина.
Больница" предназначено для автоматизации деятельности медицинских
организаций различных организационно-правовых форм, оказывающих
медицинскую помощь как в амбулаторно-поликлинических, так и в
стационарных условиях: областных, городских, районных больниц,
диспансеров различных специализаций. Программный продукт служит для
83
ведения взаиморасчетов с контрагентами, управления потоками пациентов,
персонифицированного учета оказанной медицинской помощи. Программа
учитывает все особенности бизнес-процессов поликлинических, клинических и
параклинических подразделений медицинской организации. Конфигурация
предназначена для автоматизации деятельности следующих подразделений и
ответственных лиц: регистратура, приемное отделение, касса, служба ведения
договоров, врачебный и средний медицинский персонал, информационно-
аналитическая и статистическая служба. Программа является прикладной к
программе 1С: Бухгалтерия предприятия, v. 8.3 Соответственно
информационные данные по выручке, по отработанным врачами и другим
персоналом часам будут отражаться в бухгалтерской программе, что
существенно облегчит труд бухгалтера.
Таким образом, по выявленным при проверке расчетов с подотчетными
лицами нарушений был предложен ряд рекомендаций, позволяющий не только
устранить нарушения, но и избежать их в дальнейшей работе.
84
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Сегодня развитие коммерческих связей любых организаций с
российскими и иностранными партнерами приводит к неизбежности
командировочных и представительских расходов. Ведь для ведения деловых
переговоров, заключения контрактов, приобретения товара или какого-либо
имущества, в иных целях представителям российских коммерческих
организаций нередко приходится выезжать в командировки, как по России, так
и за рубеж. Кроме того, для установления устойчивых экономических связей
невозможно обойтись без представительских расходов. А командировочные и
представительские расходы неизменно связаны с подотчетом.
Поэтому в ходе написания выпускной квалификационной работы были
рассмотрены особенности ведения бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами в ООО "Медицинский центр доктора Князева" и даны
рекомендации по его совершенствованию.
В рамках первой главы рассмотрены различные теоретические аспекты
учета и аудита расчетов с подотчетными лицами, в частности, рассмотрено
понятие подотчетного лица, изучено документальное оформление операций с
ними, рассмотрен аналитический и синтетический учет расчетов с
подотчетными лицами, а также методология аудита расчетов с подотчетными
лицами. Таким образом, исследованы теоретические основы организации
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в коммерческих
организациях и предприятиях Российской Федерации.
Рассмотрение теоретико-методологических и нормативных источников в
первой главе выпускной квалификационной работы позволило сделать выводы
о том, что подотчетное лицо – это сотрудник организации, получивший
наличные денежные средства для осуществления административных и
хозяйственных расходов. К данным видам расходов относятся расходы,
которые связаны с командировками сотрудников и расходы, связанные с
85
приобретением материалов и других материальных ценностей на
хозяйственные нужды.
Во второй главе отражены особенности организации бухгалтерского
учета расчетов с подотчетными лицами в ООО "Медицинский центр доктора
Князева". Авансы под отчет в коммерческой организации выдаются строго по
распоряжению генерального директора на основании письменного заявления
получателей с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.
Об израсходовании денежных средств, выданных под отчет подотчетными
лицами представляются авансовые отчеты, прикладывая к ним
подтверждающие произведенные расходы документы.
Несмотря на то, что с 2015 года на территории РФ отменены такие
обязательные ранее документы, как командировочное удостоверение и
служебное задание, в исследуемом предприятии продолжают использовать
данные формы документов.
Таким образом, ООО "Медицинский центр доктора Князева" в
соответствии с Постановлением РФ от 02.10.2002 № 729 возмещает своему
сотруднику следующие расходы:
расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту
постоянной работы; расходы по найму жилья;
расходы на выплату суточных;
иные расходы, осуществляемые сотрудником с разрешения директора
ООО "Медицинский центр доктора Князева".
Контроль подотчетных сумм ведется только в разрезе командировочных
расходов. В тоже время при учете подотчетных сумм в ООО "Медицинский
центр доктора Князева" присутствуют множественные нарушения.
Поэтому третья глава выпускной квалификационной работы посвящена
разработке мероприятий по совершенствованию учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами в ООО "Медицинский центр доктора Князева".
86
Основными недостатками в деятельности ООО "Медицинский центр
доктора Князева" в учете расчетов с подотчетными суммами являются такие
недостатки, которые можно условно разделить на следующие группы:
недостатки и нарушения в документальном оформлении;
недостатки и нарушения в части направлений должностных лиц ООО
"Медицинский центр доктора Князева" в служебные командировки;
установление суточных свыше установленных лимитов и одновременное не
включение их в облагаемый НДФЛ доход.
К первой группе таких нарушений можно отнести:
в определенных случаях при выдаче наличных денежных средств под отчет
наблюдается отсутствие письменного заявления получателя;
нарушение сроков сдачи авансовых отчетов о потраченных суммах;
передача подотчетных денежных средств от одного лица к другому;
имели место быть случаи возмещения совершенных расходов при
отсутствии подтверждающих документов;
выдача подотчетных сумм сотрудникам ООО "Медицинский центр
доктора Князева", которые имеют задолженности по выданным ранее
авансам (п.155 Инструкции № 25н, п.11 Письма № 18);
в некоторых случаях отсутствие в авансовом отчете подписи лиц, которые
представляют отчет об израсходованных суммах.
Вторая группа выявленных нарушений связана с направлением
должностных лиц ООО "Медицинский центр доктора Князева" в
командировки. Данные нарушения составляют наибольший удельный вес в
структуре всех нарушений, которые были выявлены в ходе проверки расчетов с
подотчетными лицами.
В качестве мер по оптимизации учета расчетов с подотчетными лицами
предложена оптимизация документального обеспечения данного процесса. Для
создания и функционирования эффективной системы внутрихозяйственного
контроля будет целесообразным разработать Положение о внутреннем
87
контроле расчетов с подотчетными лицами, в котором были бы определены
основные цели и задачи, субъекты и объекты, направления, как внутреннего
контроля, так и внутреннего аудита ООО "Медицинский центр доктора
Князева". А также наряду с этим будет целесообразным создание комиссии по
внутреннему контролю.
В качестве средства автоматизации учета расчетов с подотчетными
лицами в медицинском центре предложен программный комплекс 1С:
Медицина. Больница" и 1С: Бухгалтерия предприятия, v.8.3, которые
разработаны в соответствии с требованиями и положениями действующих
нормативных документов и инструкций Министерства финансов Российской
Федерации по ведению бухгалтерского учета. Внедрение программного
комплекса «Корпорации ПАРУС» позволит:
перейти на качественно новый уровень ведения учетных процессов в
соответствии с потребностями организации;
значительно сократить количество технических и математических ошибок
при вводе и использовании информации;
сократить время, необходимое для формирования регламентированной
отчетности, установленной действующим законодательством, а также
получения дополнительных аналитических данных;
автоматизировать процессы осуществления перечислений средств со счетов,
сбора, консолидации и подачи всей отчетности организации.
Все это с учетом невысокой стоимости и отсутствия необходимости
привлечения большого количества высококвалифицированных специалистов
для работы в финансово-экономических отделах в связи с простотой
использования программного продукта позволит значительного повысить
качество ведения учета и подготовки отчетности в 1С: Медицина. Больница" и
сократить расходы на эти цели.