58
Продолжение таблицы 10
5. В кассу предприятия возвращена
неиспользованная подотчетная сумма
(приходный кассовый ордер от 14.12.2017
№ 99)
50
71
500
Из всего выше сказанного можно сделать вывод, что учет расчетов с
подотчетными лицами в ООО «Медицинский центр доктора Князева» ведется с
использованием активно-пассивного счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами». Денежные средства выдаются в подотчёт материально ответственным
лицам на командировки и хозяйственные нужды.
Документальным основанием данных операций служат приказ
директора о выдаче денежных средств, служебное задание, приказ о
направлении в командировку, командировочное удостоверение.
Подтверждением расходования денежных средств является авансовый отчет с
приложенными подтверждающими документами.
59
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА И АУДИТА
РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО
"МЕДИЦИНСКИЙ ЦЕНТР ДОКТОРА КНЯЗЕВА"
3.1 Методология аудита расчетов с подотчетными лицами
Основной целью аудита расчетов с подотчетными лицами является
проверка соблюдения действующего законодательства, правильности
документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с
подотчетными лицами. Основными задачами аудита расчетов с подотчетными
лицами являются:
проведение проверки документального подтверждения расчетных операций;
осуществление контроля документов с использованием методов пересчета,
экономического анализа и др.;
проведение проверки аналитического учета по каждой сумме, выданной
подотчетному лицу в подотчет;
проведение проверки синтетического учета в соответствии с рабочим
планом счетов;
осуществление сверки оборотов и сальдо по счетам в регистрах
синтетического учета, главной книги и бухгалтерском балансе.
Сегодня практика аудиторских проверок свидетельствует, что из всех
проверяемых участков бухгалтерского учета наибольшее число ошибок и
нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Поэтому
аудиторы говорят, что данный участок учета обладает повышенным риском.
Аудиторские доказательства базируются на следующей информационной
базе предприятия [15, c.125]:
1. Учетные документы, которые отражают совершение хозяйственных
операций:
авансовые отчеты (по форме № АО-1), которые предоставляются
подотчетными лицами об израсходованных подотчетных сумм с
приложением подтверждающих произведенных документов расходов.
60
Нумерация подтверждающих документов осуществляется подотчетным
лицом в порядке их записи в отчете. Бухгалтер предприятия осуществляет
проверку авансовых отчетов на правильность их оформления и
расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты
утверждает руководитель предприятия;
журнал регистрации авансовых отчетов;
приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9),
который используется с целью оформления и учета направления
сотрудников предприятия в командировку. Заполняет сотрудник кадровой
службы на основании служебного задания и подписывает руководитель
предприятия или уполномоченное им на это лицо. В данном приказе
указываются такие атрибуты: фамилия и инициалы, должность (профессия),
структурное подразделение, а также цель, место и время командировки. В
некоторых случаях указываются источники оплаты сумм командировочных
расходов, иные условия направления в служебную командировку и др.;
командировочное удостоверение (по форме № Т-10) представляет собой
документ, который удостоверяет время пребывания сотрудника в служебной
командировке. Выписывается в одном экземпляре сотрудником кадровой
службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в
командировку. В каждом пункте назначения делается отметка о дате
прибытия и выбытия, которая заверяется подписью ответственного
должностного лица и печатью;
служебное задание для направления в командировку и отчет о его
выполнении (по форме № Т-10а). Служебное задание подписывается
начальником структурного подразделения, в котором работает
командируемый сотрудник, утверждается руководителем предприятия или
уполномоченным на это лицом, и передается в кадровую службу с целью
издания приказа о направлении в командировку (по форме № Т-9 или форме
№ Т-9а). Работник, прибывший из командировки, составляет краткий отчет о
проделанной работе за время командировки, который согласовывается с
61
начальником структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию
предприятия вместе с командировочным удостоверением (по форме № Т-10)
и авансовым отчетом (по форме № АО-1);
список сотрудников, которым разрешено получение наличных денежных
средств из кассы предприятия;
главная книга представляет собой книгу, в которой собраны все
синтетические счета предприятия. В данную книгу переносятся все записи
из журналов-ордеров и вспомогательных книг;
приказы об утверждении смет представительских расходов;
сметы представительских расходов;
журнал-ордер представляет собой учетный регистр подотчетных сумм и лиц;
бухгалтерская отчетность (форма № 1 «Бухгалтерский баланс»);
2. Прочая документация, подтверждающая законность совершения
расчетов с подотчетными лицами: приказы руководителя предприятия, письма,
соглашения, трудовые договоры и др.
Перед проверкой расчетов с подотчетными лицами аудитор осуществляет
проверку следующей информации:
1. Кем ведется учет расчетов с подотчетными лицами (должность
ответственного лица, образование, стаж работы по специальности, наличие
родственных связей с руководителем предприятия или кассиром).
2. Наличие нормативной базы для учета расчетов с подотчетными лицами
бухгалтером предприятия.
3. Наличие утвержденного руководителем предприятия списка
подотчетных лиц (число подотчетных лиц определяется в начале года и список
по ним утверждается руководителем предприятия) [26, c.149].
Далее аудитор осуществляет проверку состояния расчетов с
подотчетными лицами по имеющейся инвентаризации или анализ материалов
инвентаризации, если они имеются к моменту проведения проверки. После
чего, аудит сверяет остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными
62
лицами» с данными журнала-ордера, главной книги предприятия и его
балансом на первое число месяца следующего за отчетным перед проведением
проверки. В случае обнаружения расхождений аудитор определяет причины
таковых.
Проверка своевременности расчетов работников предприятия по
командировочным расходам и наличным денежным средствам, выданным
подотчет на хозяйственные нужды, проводится в пределах осуществления
аудита кассовых операций. В том случае, если на предприятии установлено, что
подотчетные суммы могут числиться за получившими их сотрудниками
продолжительное время, то по истечении трех дней после установленного
срока, необходимо осуществить проверку использования подотчетных сумм,
получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц и
подотчетных лиц и рассмотреть вопрос отнесения данных выданных подотчет
сумм к доходам этих подотчетных лиц.
В случае установления аудитором фактов списания задолженности
подотчетных лиц без представления соответствующих подтверждающих
произведенные расходы документов, подотчетные суммы, необоснованно
списанные подотчетные суммы без удержания из заработной платы, на
основании глав 23 и 24 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом
доход этих сотрудников.
Далее аудитор осуществляет проверку обоснованности выплаты
суточных за каждый день нахождения сотрудника в командировке, в том числе
выходные и праздничные дни, а также все дни нахождения командированного в
пути (в том числе день отъезда и приезда).
В соответствии с абзацем 4 статьи 168 ТК РФ для работников частных
предприятий размеры суточных при командировках устанавливаются в
локальном нормативном акте или коллективном договоре. Пунктом 3 статьи
217 НК РФ установлены следующие нормы суточных, которые не включаются
в доход командированного сотрудника и не облагаются НДФЛ – до 700 руб. за
каждый день нахождения в командировке на территории Российской
63
Федерации, и до 2 500 руб. за каждый день нахождения в командировки за
границей. Таким образом, если величина суточных превышает установленные
пределы, то налог с работников предприятия будет взиматься. В 2016 году
Минфином России дано официальное разъяснение по данному вопросу –
Письмо от 16.06.2016 № 03-04-06/35135, в котором однозначно сказано, что
налогом облагаются лишь суточные сверх размеров, установленных п.3 ст. 217
НК РФ.
При проверке правильности корреспонденции счетов по расчетам с
подотчетными лицами аудиторы обращают особое внимание на
сторнированные и иные исправленные записи, за которыми могут быть скрыты
факты злоупотреблений и нарушений. При этом кредитовые обороты счета 71
«Расчеты с подотчетными лицами» сверяют с данными счетов 25 и 26 по
общепроизводственным и общехозяйственным расходам, с данными дебетовых
оборотов журнала-ордера №1 по счету 50 «Касса» и т.д. [38, c.157].
Исходя из аудиторской практики, все основные нарушения, которые
могут быть выявлены в ходе аудиторской проверки расчетов с подотчетными
лицами, могут быть объединены в такие группы:
1. Нарушения, встречающиеся в порядке выдачи подотчетных сумм:
выдача наличных денежных средств подотчет лицам, которые не входят в
список лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия
могут выдаваться наличные денежные средства на хозяйственно-
операционные расходы;
выдача наличных денежных средств подотчет лицам, которые не являются
сотрудниками предприятия;
выдача наличных денежных средств подотчет лицам, которые не
предоставили авансовый отчет по выданным ранее авансовым суммам;
несоответствие фактических расходов подотчетных сумм целям, на которые
они были выданы;
списание выданных подотчет сумм за счет собственных средств
предприятия.
64
2. Нарушения, встречающиеся в ходе оформления командировочных
расходов:
отсутствие приказов (распоряжений) о направлении сотрудников
предприятия в командировку;
отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте
пребывания в командировке;
несоблюдение норм командировочных расходов, установленных
законодательством и предприятием;
отсутствие приказов (распоряжений) об осуществлении оплаты суточных,
которые свыше установленных норм;
отсутствие на предприятии аналитического учета командировочных
расходов (суточных) в пределах и сверх установленных норм.
3. Нарушения, встречающиеся в порядке налогообложения в ходе
оформления командировочных расходов:
несоблюдение порядка удержания налога на доходы физических лиц и
начисления единого социального налога с сумм, которые превышают
суточные расходы сверх установленных законодательством норм;
некорректное выделение НДС в суммах суточных расходов;
несоблюдение порядка учета представительских расходов;
отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах и
сверх, установленных законодательством норм.
4. Нарушения, которые встречаются в порядке ведения синтетического
учета расчетов с подотчетными лицами:
некорректные бухгалтерские проводки по операциям расчетов с
подотчетными лицами;
неправильные расчеты остатков на конец отчетного периода;
несоответствие данных в авансовых отчетах и журналах-ордерах №7
«Расчеты с подотчетными лицами» и других регистрах.
65
Выявленные в результате проверки значимые и незначимые нарушения
действующего законодательства аудитор отражает в своих рабочих документах.
Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете
71 «Расчеты с подотчетными лицами» в соответствии с планом счетов,
утвержденным приказом Минифина РФ от 31.10.2000 г. №94н (с изменениями
и дополнениями). Подотчетными лицами считаются сотрудники предприятия,
которые получили авансом наличные денежные средства через кассу
предприятия или на карту. В подотчет могут быть выданы средства для
осуществления командировочных расходов, для оплаты расходов на
хозяйственные нужды, расходов, которые связаны с приобретением материалов
и на другие хозяйственные нужды.
Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется на основании
первичной документации по расчетам с подотчетными лицами. Таковыми
документами являются: авансовые отчеты, приказы о направлении работников
в командировку, командировочные удостоверения, список сотрудников,
которые имеют право на получение наличных денежных средств подотчет,
копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы, сметы
представительских расходов, приказы об утверждении смет этих
представительских расходов, подтверждающие первичные документы.
Изучение типичных ошибок, которые допускаются на предприятиях при
расчетах с подотчетными лицами, свидетельствует о том, что большая часть
таких ошибок совершается не из-за сложности их учета, а из-за небрежного его
ведения и отсутствия контроля за расчетами с подотчетными лицами. Поэтому
можно сказать, совершаемые на предприятиях нарушения в операциях с
расчетами подотчетных лиц допускаются в результате низкого уровня системы
внутреннего контроля за расходованием денежных средств на предприятии и
неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
66
3.2 Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО
"Медицинский центр доктора Князева"
ООО «Медицинский центр доктора Князева» не подлежит
обязательному аудиту, поэтому проведем инициативный аудит расчетов с
подотчетными лицами.
Перед тем, как начать составление плана и программы аудита, проведем
предварительную оценку системы внутреннего контроля в Обществе.
Ответственным за внутренний контроль является главный бухгалтер
Общества.
Предварительная оценка состояния расчетов с подотчетными лицами в
исследуемой компании за 2015-2017 гг. была проведена на основании
следующего вопросника.
Вопрос № 1. Имеется ли в компании утвержденный генеральным
директором список лиц, которым разрешено выдавать денежные средства на
хозяйственные нужды.
В ООО «Медицинский центр доктора Князева» наличные денежные
средства могут быть выданы в подотчет из кассы организации следующим
сотрудникам: регистратору, бухгалтерам и заместителям директора.
Наличные денежные средства выдаются на командировочные расходы, а
также хозяйственные нужды. Сотрудники ООО «Медицинский центр доктора
Князева» направляются в командировки с целью налаживания партнерских
отношений с поставщиками и заказчиками, с целью изучения новинок, которые
поступают на рынок, с целью формирования определенных заказов клиентов, а
также на приобретение горюче-смазочных материалов для поездок внутри
города.
Сотрудники бухгалтерии компании получают наличные денежные
средства в подотчет с целью приобретения канцелярских принадлежностей и
бланочной продукции. Перечень сотрудников, которым разрешено выдавать
денежные средства подотчет, утвержден приказом директора.
67
Однако проведенная проверка показала, что за период 2015-2017 гг. при
выдаче наличных денежных средств в подотчет список лиц, которые указаны в
приказе о выдачи денежных средств подотчет, не соблюдался.
Вопрос № 2. Выдаются ли в организации денежные средств в подотчет
лицам, которые не отчитались по ранее полученным подотчетным суммам.
Результат проверки журнала-ордера № 7 показал, что было выявлено
несколько нарушений, которые связаны с выдачей новых подотчетных сумм
лицам, не отчитавшимся по ранее выданным авансам.
Вопрос № 3. Осуществляется ли оформление письменных распоряжений
директора предприятия по направлению сотрудников в служебные
командировки. Результатом проведения данной процедуры стало заключение о
наличии всех требуемых приказов о направлении сотрудников в служебную
командировку.
Вопрос № 4. Подвергаются ли обложению НДФЛ суточные сверх
установленных законодательством норм, возмещаемые по решению
генерального директора предприятия. Размер суточных в Обществе
определяется приказом директора, который устанавливает следующую
величину таких норм: для командировок по территории Российской Федерации
предельный размер суточных необлагаемых налогом установлен в размере 700
руб., для загранкомандировок – 2 100 руб., что не противодействует
действующему законодательству. В анализируемом периоде было выявлено
единственное подобное превышение суточных сверх установленных норм.
Вопрос № 5. Организован ли на предприятии аналитический учет
командировочных расходов в пределах норм и сверх норм с целью
налогообложения НДФЛ. В ООО «Медицинский центр доктора Князева»
аналитический учет командировочных расходов ведется в пределах норм,
расходы сверх норм, установленных приказом, осуществляются за собственный
счет сотрудника, что оговорено в трудовом договоре по данному сотруднику.
Вопрос № 6. Имеются ли в организации, утвержденные директором,
сметы на представительские расходы. В анализируемом периоде ООО