18
который заполняется на основании приходных и расходных кассовых ордеров,
а также авансовых отчетов сотрудников.
Рисунок 2 - Расчеты, для которых выделяют денежные средства
под отчет
Учет сумм, которые выданы в подотчет ведется в разрезе отдельных
счетов, в зависимости от целей, на которые выдаются авансы, что дает
возможность вести контроль над целевым расходованием денежных средств.
Авансы под отчет работникам выдаются по распоряжению руководителя
на основании их письменного заявления, в котором указываются назначение
аванса и срок, на который выдаются данные денежные средства. На заявлении о
выдаче средств под отчет сотрудник бухгалтерии ставит соответствующий счет
аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и делает
отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим
авансам.
Денежные средства под отчет выдаются из кассы организации, при этом
заполняется расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Обязательным также
является то, что денежные средства в подотчет могут быть выданы сотруднику
данного предприятия только на основании распоряжения руководителя
предприятия. Передача полученных подотчетных сумм одним сотрудником
Денежные средства под отчет
Расчеты по
оплате труда
Расчеты на
командировочные
расходы
Расчеты на
приобретение
материалов для
хозяйственных
нужд
Расчеты за
приобретение
основных
средств
Расчеты на
приобретение
горюче-
смазочных
материалов
Расчеты за
транспортные
услуги
Расчеты за
коммунальные
услуги
19
другому запрещается. Если работник имеет задолженность по ранее выданной
подотчетной сумме, то выдача нового аванса не допускается [30, c.107].
В соответствии с правилами ведения кассовых операций, подотчетное
лицо, не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который был
выдан аванс, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет или вернуть
денежные средства в кассу предприятия.
Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в
установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, предприятие
вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица,
получившего аванс на основании статьи 137 ТК РФ.
Таким образом, выданные в подотчет наличные денежные средства
подлежат обязательному учету, а операции по ним должны быть документально
оформлены.
1.2 Документальное оформление операций с подотчетными лицами
При выдаче наличных денежных средств под отчет из кассы учреждения
заполняется расходный кассовый ордер (форма № КО-2 по ОКУД 0310002
«Расходный кассовый ордер», утвержденный указанием Центрального банка
РФ от 11.03.2014 № 3210-У). После заполнения данного документа его
подписывает главный бухгалтер, руководитель или уполномоченное лицо [11].
Также существуют случаи, когда предприятие может перечислить
денежные средства работнику под отчет и путем безналичного расчета,
например, на счет, открытый ему в банке в рамках «зарплатного проекта».
Однако во избежание возникновения каких-либо конфликтных ситуаций с
проверяющими организациями лучше будет оформить для подотчетных лиц
специальные карточные счета в банке.
Подотчетные лица обязаны заполнить авансовые отчеты об
израсходованных денежных средствах при всех случаях выдачи им денежных
20
средств (на приобретение материальных ценностей, на хозяйственные нужды,
при направлении в служебную командировку и т.д.).
В соответствии с пп.3 пункта 6 Порядка ведения кассовых операций
юридическими лицами в РФ, который утвержден Указанием ЦБ РФ от
11.03.2014 № 3210-У, лица, которые получили наличные денежные средства
под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на
который они были выданы, или со для возвращения этих лиц из командировки,
предоставить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных
подотчетных суммах и осуществить окончательный расчет по ним. При этом
срок, на который выдаются наличные денежные средства под отчет, определяет
руководитель предприятия.
Наличные денежные средства под отчет могут быть выданы лишь
лицам, находящимся с предприятием в трудовых отношениях. Выдача другим
лицам данных средств запрещается. Как было замечено ранее, выдача
наличных денежных средств под отчет осуществляется при условии полного
отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет денежных средств одним лицом другому
категорически запрещается.
Таким образом, сотрудники, которые получили наличные денежные
средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока,
на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить
в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по
ним окончательный расчет.
Для учета денежных средств, которые выданы под отчет, используется
авансовый отчет (форма № АО-1). Авансовый отчет используют в учете
расчетов с подотчетными лицами. На лицевой стороне авансового отчета
подотчетное лицо заполняет сведения о себе, а также на оборотной стороне
отчета графы 1-6 о фактически израсходованных суммах, прикладывая
документы, подтверждающие произведенные расходы. Документы,
21
приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в том
порядке, в котором они записаны в отчете.
Сотрудники бухгалтерии учреждения проверяют авансовые отчеты на
предмет правильности оформления и наличия подтверждающих расходных
документов, целевого расходования средств, и заполняют графы 7-9 оборотной
стороны авансового отчета, которые содержат сведения о расходах,
принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты
утверждает руководитель предприятия.
Формы обязательных первичных документов при оформлении
командировок утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
г. № 1. Таковыми являются Приказ о направлении работника в командировку,
Служебное задание и Командировочное удостоверение. Таким образом, при
оформлении командировки требуется издать приказ руководителя о
командировании по форме № Т-9 или по форме № Т-9а «Приказ
(распоряжение) о направлении работников в командировку».
Учет сумм, выплаченных в иностранной валюте, осуществляется как в
иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка Российской
Федерации. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте
подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом
эквиваленте производятся по курсу Центрального банка Российской Федерации
на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения [38, c.145].
Суммы полученных авансов подотчетными лицами приводятся с
указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов
учета.
Заявление на выдачу денег является основанием для выдачи наличных
денежных средств под отчет (Приложение 1). В данном заявлении подотчетным
лицом указывается конкретная цель получения аванса и срок его получения.
После чего данное заявление направляется руководителю предприятия. Далее
после соответствующего визирования руководителем предприятия с целью
выдачи наличных денежных средств под отчет заявление поступает в
22
бухгалтерию. При этом бухгалтер проверяет отсутствие задолженности по
предыдущим выданным авансам.
Когда подотчетное лицо направляется в командировку, основанием для
выдачи наличных денежных средств является приказ руководителя
предприятия о направлении работника в служебную командировку [14, c.213].
После ознакомления сотрудника предприятия с приказом, им составляется
заявление с предварительным расчетом средств, которые потребуются ему в
командировке.
Порядком ведения кассовых операций, который устанавливает правила
выдачи наличных денежных средств под отчет, не ограничены размеры
выдаваемых сумм. Следовательно, предприятием может быть выдана под отчет
любая сумма.
Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничений
предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими
лицами (100 тыс.руб.), в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например,
закупку товаров в сторонних организациях, действуя при этом от имени своего
предприятия, размер платежа не должен превышать установленный предел [38,
c.157].
При возвращении работника из командировки или после приобретения
товарно-материальных ценностей, получения услуг, им составляется авансовый
отчет по унифицированной форме. Отчет сдается в бухгалтерию предприятия,
что требуется сделать не позднее трех дней после возвращения из
командировки.
В случае, если работником было потрачено меньше, чем было получено
денежных средств, остаток неизрасходованной суммы должен быть возвращен
в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру. В случае, когда
работник потратил больше, чем получил, то перерасход по авансовому отчету
выдается ему по расходному кассовому ордеру.
23
Бухгалтер предприятия проверяет целевое расходование денежных
средств, выданных сотруднику под отчет. Далее проверенный авансовый отчет
утверждает руководитель или уполномоченное на это лицо.
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №
402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции от 23.05.2016г.) все
хозяйственные операции, осуществляемые организацией, обязательно должны
быть оформлены и подтверждены оправдательными документами. Эти
документы являются первичными учетными документами, на основании
которых осуществляется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы
принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в
альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы,
форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать
обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального
закона № 402-ФЗ. Поэтому по истечении установленного срока сотрудник
учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в
бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных
документов, подтверждающих произведенные расходы.
При совершении покупки за наличный расчет в предприятиях розничной
торговли покупателю обязаны выдать (а покупатель вправе требовать у
продавца) два документа – кассовый чек и товарный чек (расходную
накладную).
Обязательными атрибутами кассового чека являются следующие
реквизиты:
наименование учреждения, выдавшего чек;
идентификационный номер предприятия-налогоплательщика (ИНН);
заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ);
порядковый номер чека;
дату и время совершения покупки товара (услуги);
стоимость покупки товара (услуги) [2].
24
Обязательными атрибутами товарного чека (накладной) являются
следующие реквизиты:
наименование документа;
дата составления документа;
наименование предприятия, которое составило документ;
содержание факта хозяйственной операции;
величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной
жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и
ответственного за ее оформление;
подпись лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее
оформление, с указанием его фамилии и инициалов, либо иных
реквизитов, необходимых для идентификации этого лица.
Таким образом, совершая покупки за наличный расчет у граждан-
предпринимателей, покупатель вправе требовать, а продавец обязан выдать
кассовый и товарный чеки, которые включают все вышеперечисленные
реквизиты.
Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, которые
не являются предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи
личного имущества. В договорах обязательно указываются паспортные данные
граждан. Договор может быть заключен только лицом, которому
руководителем учреждения выдана доверенность на право заключения таких
договоров. Выплата денег по таким договорам производится непосредственно
гражданам-продавцам только посредством бухгалтерии с разрешения главного
бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных
операций.
Подкрепленные к авансовым отчетам подтверждающие документы
должны отвечать следующим указанным требованиям:
подтверждающие документы используются исключительно в оригинале;
25
по форме подтверждающие документы должны соответствовать
принятым требованиям для оформления и заполнения таких первичных
документов;
по характеру операций должна присутствовать связь между
подтверждающими документами и целевым назначением выданного
подотчетному лицу денежного аванса [37, c.168].
Таким образом, все документально оформленные авансовые отчеты и
подтверждающие расходы документы подлежат бухгалтерскому учету на
предприятии.
1.3 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными
лицами
Ведение бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами,
имеющими разный статус. Одни из них являются обязательными к
применению, другие носят рекомендательный характер.
В виду того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают
несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета список
законодательных актов достаточно велик.
Среди основных нормативных документов учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами можно выделить следующие: ГК РФ, ТК РФ, НК РФ,
Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
Федеральный закон от 30.12.2008 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»
и др.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами на предприятиях
осуществляется посредством ведения журнала по расчетам с подотчетными
лицами или карточки учета средств и расчетов. Журнал операций расчетов с
подотчетными лицами используется с целью отражения движения денежных
средств по счету «Расчеты с подотчетными лицами» на основании авансовых
отчетов, расходных и приходных ордеров. В каждой из строк графы журнала
26
«Наименование показателя» указывается фамилия подотчетного лица, сумма
полученного им аванса, произведенного расхода, и поступившего остатка
неиспользованного аванса.
В случае отражения сумм в иностранной валюте, в следующей строке
данного журнала указывается сумма в валюте Российской Федерации, при этом
в графе «Наименование показателя» осуществляется запись «в рублевом
эквиваленте» [14, c.206].
В главной книге отображаются обороты, за исключением операций по
выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в журнале операций
по счету «Касса».
Подписывает журнал операций главный бухгалтер и бухгалтер,
составивший данный журнал операций. По истечении месяца информация
оборотов по счетам переносится из журнала операций в главную книгу.
Для синтетического учета расчетов с подотчетными лицами используют
счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На нем ведут расчеты с
подотчетными лицами по выданным им авансам.
Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя
предприятия на основании письменного заявления получателя с указанием
назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче
сумм под отчет работник бухгалтерии проставляет соответствующий счет
аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и делает
отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим
авансам.
Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют
авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные
расходы.
Документы, которые прикладываются к авансовому отчету, нумеруются
подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
27
Получение накладной на отпуск товарно-материальных ценностей и
счета-фактуры в бухгалтерском учете предприятия-получателя отражается
следующей бухгалтерской записью:
Дебет 10 (20, 25, 26 и др.) Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
– на сумму приобретенных товаров без НДС.
Суммы НДС, которые выделены в представленных документах
(накладных, актах выполненных работ, оказанных услуг) фиксируются по счету
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
субсчетам «НДС по приобретенным материальным ресурсам», «НДС при
осуществлении капитальных вложений», «НДС по приобретенным
нематериальным активам», «НДС по приобретенным услугам». Для
отображения сумм НДС в бухгалтерском учете делается следующая
бухгалтерская запись:
Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным
ценностям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму НДС,
который выделен в первичном документе.
Подотчетным лицом, взявшем в кассе предприятия наличные денежные
средства на представительские цели, должны быть подтверждены такие
расходы посредством предъявления в бухгалтерию предприятия товарного
чека, счета-фактуры, накладной на отпуск товара, а также чека кассового
аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью предприятия.
Исключением из вышеизложенного правила являются расходы,
подтверждающиеся предъявлением документов строгой отчетности по формам,
которые утверждены Минфином РФ (знаки почтовой оплаты, талоны, билеты
проездные и др.). Поэтому, документами, которые подтверждают
использование наличных денежных средств, не являются акты, приходные
кассовые ордера, не имеющие печати, служебные записки, товарные чеки без
чека ККМ, счета по проведению официального приема и др.
В том случае, если подотчетное лицо не предоставило соответствующие
подтверждающие документы о произведенных расходах, такие суммы