68
«Медицинский центр доктора Князева» не выдавало средства в подотчет на
представительские расходы.
Таким образом, вышеприведенный вопросник позволил сделать
следующие выводы:
внутренний контроль за целевым использованием денежных средств из
кассы предприятия соответствует действующим законодательным нормам;
оформление приказов о направлении сотрудников в служебную
командировку осуществляется;
не всегда исполняются требования о том, что не отчитавшимся подотчетным
лицам за ранее полученные денежные средства новые авансы не выдаются.
Сбор аудиторских доказательств, которые подтверждают правильность
расчетных операций ООО "Медицинский центр доктора Князева",
производится в соответствии с Федеральным законом «Об аудиторской
деятельности».
Проведем аудиторскую проверку. Предложенная Программа аудита
расчетов с подотчетными лицами в Обществе включает в себя следующие
этапы:
I этап. Начинается с проверки и изучения приказа об установлении круга
лиц, которым предоставлено право получать наличные денежные средства
подотчет на хозяйственно-операционные расходы. Далее осуществляется
проверка наличия журнала учета сотрудников, которые выбывают в
командировку и прибывают из нее. В заключении на данном этапе
осуществляется проверка наличия в Учетной политике исследуемой
организации сроков, на которые могут быть выданы наличные денежные
средства в подотчет.
II этап. На данном этапе осуществляется проверка правильности
оформления первичных учетных документов. Здесь требуется обратить
внимание на оформление подтверждающих документов (наличие на чеках
реквизитов и др.). Следующим пунктом на данном этапе является
осуществление проверки правильности проведения инвентаризации расчетов с
69
подотчетными лицами. Далее проводится проверка соответствия записей о
выдаче, использовании, возврате подотчетных сумм данным регистра по счету
71 «Расчеты с подотчетными лицами». Устанавливается факт выдачи денежных
средств в подотчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего
аванса. Проверяется своевременность возврата неизрасходованных
подотчетных сумм, выданных на командировочные и операционно-
хозяйственные расходы. Проверяется правильность отнесения на
себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и
оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных
ценностей. Осуществляется проверка правильности отражения в учете
приобретения материальных ценностей. Проверяется обоснованность
предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям,
оплачиваемым работам и услугам. Далее должна осуществляться проверка
правильности учета норм (пределы норм) на командировки. За ней проверяется
учет операций с валютой, в частности, учет курсовых разниц.
Данная Программа аудита позволит выявить в ООО "Медицинский центр
доктора Князева" следующие типичные для данного вида расчетов ошибки:
нарушение порядка выдачи подотчетных сумм, нарушения при оформлении
командировочных расходов;
нарушение порядка налогообложения;
нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными
лицами.
Основными задачами данной аудиторской проверки являются:
оценить существенность (материальность);
изучить систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля посредством
тестирования;
рассчитать аудиторский риск и риск необнаружения;
разработать план и программу аудиторской проверки.
70
Далее аудитором аудиторской компании была составлена программа
аудиторской проверки. Данная программа была составлена на основании
общего плана аудита и является его подробным развитием и представляет
собой процедуры, которые необходимы для реализации общего плана аудита.
Она включает в себя цели и задачи по каждому участку проверки,
характер и методику проверок, распределение и закрепление обязанностей
между проверяющими аудиторами, сроки выполнения работ, уровень
ответственности и оплаты труда аудиторов, форму и порядок оформления
результатов аудита.
Фактически программа аудиторской проверки выступает в качестве
инструкции для аудиторов и средством контроля руководителей аудиторской
организации. Общий план аудита по расчетам с подотчетными лицами и
планируемые виды работ в ООО "Медицинский центр доктора Князева"
представлены в таблицах 11 и 12.
Таблица 11
Общий план аудиторской проверки по расчетам с подотчетными
лицами ООО "Медицинский центр доктора Князева"
1. Аудируемая организация
ООО "Медицинский центр
доктора Князева"
2. Период аудиторской проверки
с 04.01.2018 по 10.01.2018
3. Количество человеко-дней
20
6. Планируемый аудиторский риск
1,6%
7. Планируемый уровень существенности, руб.
12 560
Аудиторская программа составляется в виде тестов средств контроля
(перечня процедур для сбора информации о функционировании системы
внутреннего контроля и бухгалтерского учета) и аудиторских процедур по
существу (перечень процедур, применяемых при сборе информации
непосредственно об оборотах и остатках на счетах).
Таблица 12
План работ ООО "Медицинский центр доктора Князева"
Виды работ
Период проведения
1. Аудит первичной документации
с 04.01. по 06.01.2017
2. Аудит порядка оплаты расходов по
командировкам
с 07.01. по 08.01.2017
3. Аудит авансовых отчетов и подтверждающих
документов
с 09.01. по 10.01.2017
71
По окончании процесса планирования аудита общий план и программа
аудита оформляются документально и визируются в установленном порядке.
В ходе проверки соблюдения налогового законодательства аудитор
определяет: правильность ведения учета для целей налогообложения расходов
на командировку; соблюдение норм расходов по найму жилья и суточным;
правильность обложения налогом суточных сверх установленных норм;
правильность выделения и обоснованность возмещения НДС.
В ходе аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО "Медицинский
центр доктора Князева" была проведена проверка по следующим
направлениям:
проведение проверки порядка выдачи наличных денежных средств в
подотчет;
проведение проверки порядка расходов по командировкам, проверки
отчетности подотчетных лиц предприятия.
В ООО "Медицинский центр доктора Князева" список подотчетных лиц
отсутствует. Поэтому выдача наличных денежных средств в организации может
производиться любому из сотрудников ООО "Медицинский центр доктора
Князева". Денежные средства выдаются подотчетному лицу на
командировочные расходы только на основании приказа директора ООО
"Медицинский центр доктора Князева".
Аудит правильности оформления первичных документов по расчетам с
подотчетными лицами в ООО "Медицинский центр доктора Князева" –
правильности составления приказов о направлении сотрудников в
командировку, служебных заданий, смет командировочных расходов,
командировочных удостоверений и других документов – грубых нарушений не
выявил. Однако все же нарушения присутствуют. Направление сотрудников
ООО "Медицинский центр доктора Князева" в командировки не оформляется
установленной формой приказа (распоряжения) – иными словами форма № Т-9
и № Т-9а для составления приказа (распоряжения) не используется.
72
Аудиторская проверка учета расчетов с подотчетными лицами, в части
бухгалтерских проводок, в данной организации также не выявила грубых
нарушений.
А вот аудит порядка оплаты расходов по командировкам выявил одно из
грубых нарушений. Данное нарушение заключается в том, что в исследуемой
организации занижаются денежные средства при сверх лимите, что влечет за
собой занижение уплаченных в бюджет налогов. В ходе сопоставления
аналитических позиций в журнале-ордере № 7 со списочным составом
сотрудников ООО "Медицинский центр доктора Князева" были выявлены
уволившиеся работники, с которыми по сей день, не произведен окончательный
расчет по подотчетным суммам. Реестр уволившихся сотрудников, с которыми
не произведен окончательный расчет по подотчетным суммам представлен в
таблице 13.
Компании ООО "Медицинский центр доктора Князева" следовало
удержать сумму невозвращенных авансов из заработной платы сотрудников
при их увольнении, и возместить сумму перерасхода.
Таблица 13
Реестр уволившихся сотрудников, с которыми не произведен
окончательный расчет по подотчетным суммам
Ф.И.О.
Дата возникновения
задолженности
Сумма задолженности
Подотчетных
лиц перед
организацией
(Дт)
Организации
перед
подотчетными
лицами (Кт)
Пылаева А.С.
12.04.2017
-
26,50
Кукушкина С.А.
22.06.2017
-
487,00
Чернова А.В.
07.08.2017
-
230,00
Широков Д.А.
21.11.2017
-
83,45
Таранов Е.А.
27.03.2017
-
612,00
В ходе аудита авансовых отчетов и подтверждающих расходы
документов среди документов, которые используются при учете расчетов с
подотчетными лицами (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер,
командировочное удостоверение, платежная ведомость, авансовые отчеты, и
прочая документация) были выявлены следующие нарушения.
73
Как известно, подотчетным лицом в трехдневный срок должен быть
предоставлен авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому
отчету с целью подтверждения всех произведенных расходов должны быть
приложены подтверждающие документы – билеты на проезд, квитанции по
найму жилья, билеты на проезд в автобусе, троллейбусе, денежные и товарные
чеки.
На данном этапе проверки таких подтверждающих документов и
авансовых отчетов аудитором были выявлены следующие нарушения:
на некоторых авансовых отчетах отсутствует дата их утверждения;
на авансовом отчете № 14 от 23.05.2017 года отсутствует расшифровка
подписи главного бухгалтера;
на авансовом отчете № 42 от 12.10.2017 года не заполнено поле
назначения авансовой суммы;
на этом же авансовом отчете отсутствует расшифровка подписи
подотчетного лица;
очень многие авансовые отчеты не имеют всех подтверждающих расходы
документов, т.е. подотчетными лицами предоставлены не все
оправдательные документы;
отсутствуют отметки о пересечении границы при заграничных
командировках.
Таким образом, проведенный аудит позволил сделать следующие
выводы. Во-первых, компания ООО "Медицинский центр доктора Князева"
осуществляет учет результатов своей деятельности, ведет бухгалтерскую и
статистическую отчетность в порядке, установленным законом и несет
ответственность за ее достоверность. На предприятии утвержден Приказ об
учетной политике.
Во-вторых, учет расчетов с подотчетными лицами в ООО "Медицинский
центр доктора Князева" ведется в соответствии с законодательством
Российской Федерации. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по
74
нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных
записей на основании первичных и иных документов. Для ускорения всякого
рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ООО "Медицинский
центр доктора Князева" используются автоматизированные системы учета,
которые позволяют снизить затраты времени на оформление документов и
обработку данных и повысить многие экономические показатели работы
предприятия.
В-третьих, планирование аудита в ООО "Медицинский центр доктора
Князева" осуществляется с целью:
установить объем проверяемой информации, время проведения проверки, а
также величину и состав группы аудиторов, привлекаемых для проверки;
определить перечень аудиторских процедур и методику их применения;
определить состав информации, которую клиент должен предоставить для
установления возможности применения выборочных методов контроля.
В результате проведенного аудита расчетов с подотчетными лицами в
ООО "Медицинский центр доктора Князева" составлены рабочие документы и
аудиторское заключение.
3.3 Рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами в ООО «Медицинский центр доктора Князева»
Основными недостатками в деятельности ООО «Медицинский центр
доктора Князева» в учете расчетов с подотчетными суммами являются такие
недостатки, которые можно условно разделить на такие группы:
недостатки и нарушения в документальном оформлении;
недостатки и нарушения в части направлений должностных лиц ООО
«Медицинский центр доктора Князева» в служебные командировки;
установление суточных свыше установленных лимитов и одновременное не
включение их в облагаемый НДФЛ доход.
К первой группе таких нарушений можно отнести:
75
в определенных случаях при выдаче наличных денежных средств под отчет
наблюдается отсутствие письменного заявления получателя;
нарушение сроков сдачи авансовых отчетов о потраченных суммах;
передача подотчетных денежных средств от одного лица к другому;
имели место быть случаи возмещения совершенных расходов при
отсутствии подтверждающих документов;
выдача подотчетных сумм сотрудникам ООО «Медицинский центр
доктора Князева», которые имеют задолженности по выданным ранее
авансам (п.155 Инструкции № 25н, п.11 Письма № 18);
в некоторых случаях отсутствие в авансовом отчете подписи лиц, которые
представляют отчет об израсходованных суммах.
Вторая группа выявленных нарушений связана с направлением
должностных лиц ООО «Медицинский центр доктора Князева» в
командировки. Данные нарушения составляют наибольший удельный вес в
структуре всех нарушений, которые были выявлены в ходе проверки расчетов с
подотчетными лицами.
Как известно, направляя сотрудника в служебную командировку,
работодатель обязан возместить ему следующие расходы: расходы на проезд к
месту командирования и обратно, расходы по найму жилья, дополнительные
расходы, которые связаны с проживанием вне места своего постоянного
жительства (суточные), другие расходы, которые были проведены сотрудником
с разрешения или ведома работодателя.
Характерным нарушением в ООО «Медицинский центр доктора Князева»
при возмещении сотруднику расходов на проезд является компенсация
расходов, неподлежащих согласно законодательству возмещению, либо
подлежащих, но не в том размере, в котором фактически были произведены.
Например, при приобретении проездных документов, в частности на
железнодорожный транспорт, сотрудником ООО «Медицинский центр доктора
Князева» вместе с проездным документом нередко приобретался и полис
76
добровольного страхования пассажиров на транспорте. Данные расходы не
подлежат возмещению. Направленному в служебную командировку
сотруднику могут возмещаться расходы по страховым платежам лишь по
обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте,
которые входят в стоимость проездного документа. При возмещении расходов
на проезд сотрудников к месту командировки и обратно должны учитываться
нормы возмещения расходов на проезд.
Характерным нарушением при возмещении расходов по найму жилья в
ООО «Медицинский центр доктора Князева» является превышение
установленных для компенсации норм. Для коммерческих организаций
отсутствует суммовое ограничение стоимости расходов по найму жилья,
данные расходы компенсируются по фактической стоимости таких расходов,
которая подтверждается соответствующими первичными документами, но все
же имеет следующие ограничения: согласно утвержденному на предприятии
приказу затраты на оплату жилья должны составлять не более стоимости
двухкомнатного номера, что иногда не соблюдается. Т.е. данный приказ носит
формальный характер.
Еще одним нарушением в расчетах с подотчетными лицами в ООО
«Медицинский центр доктора Князева» является неправильное определение
дней, за которые сотруднику положена уплата суточных и их выплата.
Суточные выплачиваются командированным сотрудникам исследуемой
организации за каждый день нахождения их в служебной командировке, в том
числе и за время нахождения их в пути.
Среди иных расходов, которые были произведены с разрешения или
ведома директора ООО «Медицинский центр доктора Князева», расходы на
оплату багажа, услуг почты и связи, услуг автостоянок и др. Данные расходы
были возмещены сотрудникам строго на основании подтверждающих
документов.
Кроме того, аудит расчетов с подотчетными лицами выявил уволившихся
работников, с которыми по сей день, не произведен окончательный расчет по
77
подотчетным суммам. Компании ООО «Медицинский центр доктора Князева»
следовало удержать сумму невозвращенных авансов из заработной платы
сотрудников при их увольнении, и возместить сумму перерасхода.
Также к вышеперечисленным нарушениям, можно добавить слабую
автоматизацию бухгалтерского учета. Сегодня в ООО «Медицинский центр
доктора Князева» используется устаревшая версия программного обеспечения
«1С: Бухгалтерия» и частично ПО «Парус», которые не удовлетворяют того
объема учета, который присутствует в организации.
Таким образом, подведя черту ранее сказанного, хочется заметить, что
денежные средства подотчетным лицам в ООО «Медицинский центр доктора
Князева» выдаются строго по распоряжению директора предприятия на
основании письменных заявлений получателей с указанием назначения
денежных средств и срока, на который они выдаются.
На заявлениях о выдаче денежных сумм под отчет работник бухгалтерии
делает отметку об отсутствии за подотчетными лицами задолженностей по
ранее выданным авансам и проставляет соответствующий счет аналитического
учета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
По окончанию чаще всего командировки об израсходовании авансовых
денежных сумм подотчетные лица сдают в бухгалтерию авансовый отчет,
прикладывая к нему все подтверждающие расходы документы. Контроль
подотчетных денежных средств ведется исключительно в разрезе
командировочных расходов. При этом учет подотчетных сумм в ООО
«Медицинский центр доктора Князева» содержит множество нарушений и
недостатков.
Основным документом, регламентирующим взаимоотношения с
подотчетными лицами, является приказ директора ООО «Медицинский центр
доктора Князева». Им утверждается перечень лиц, имеющих право получения
наличных денежных средств под отчет. В данном документе также должны
быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные
суммы, их предельная величина, а также порядок сдачи авансовых отчетов в