2
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3
Глава 1. Теоретические основы учета и анализа расчетов с подотчетными
лицами…………………………………………………………………………..…6
1.1. Сущность и классификация расчетов с подотчетными лицами в
организациях………………………………………………………………………6
1.2. Документальное оформление расчетов с подотчетными
лицами………………………………………………………………………..…..14
1.3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными
лицами……………………………………………………………………………19
Глава 2. Организационно-экономическая характеристика ООО
«Телесет»…………………………………………………………………….…...22
2.1. Экономическая характеристика условий и результатов деятельности
предприятия……………………………………………………………………...22
2.2. Особенности учета расчетов с подотчетными лицами по
представительским расходам ………………………………………………..…51
2.3. Учет средств, выданных на административно-хозяйственные нужды....56
2.4. Учет расчетов по командировочным расходам…………………………...59
Глава 3. Аудит расчетов с подотчетными лицами ООО «Телесет»………….65
3.1. Аудит расчетов с подотчетными лицами…………………………..……..65
3.2. Ошибки выявленные в процессе аудита расчетов с подотчетными
лицами……………………………………………………………………………70
3.3. Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами…..…79
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….83
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………..87
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………..………..…….93
3
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы. Проблема правильного отражения в учете расчетов
с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации
бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов
используется денежная наличность, которая является одной из главных основ
производственной деятельности современного предприятия.
Каждая из организаций вынуждена выдавать своим работникам
наличные деньги под отчет для оплаты расходов по служебным
командировкам, осуществления расчетов с продавцами (поставщиками) и
иных расходов.
При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными
лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских
проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее
количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными
лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия
контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами
руководители организаций.
Правильный учет и рациональная организация расчетов с
подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины
внутри предприятия, повышению ответственности за соблюдение расчетов,
заметному сокращению дебиторской и кредиторской задолженности,
ускорению оборачиваемости оборотных средств предприятий и организаций
любых форм собственности. Вследствие этого несомненно улучшается
финансовое состояние предприятий и организаций, что особо актуально в
современных рыночных условиях, поскольку денежная стадия кругооборота
средств играет огромную роль в жизни предприятия любой формы
собственности.
Значительная роль при всем вышесказанном отводится бухгалтерскому
учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано
4
отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции
при расчетах с подотчетными лицами, чем обеспечивается достоверность,
современность и точность информации.
Правильная и своевременная организация учета расчетов с
подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный
контроль за использованием на предприятии денежных средств. Следует
также отметить, что, виду того что налоговые и иные контролирующие
органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными
средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка
отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют
исключительно важное значение.С этих позиций и определяется
актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы.
Целью выпускной квалификационной работы является исследование
методики и практики бухгалтерского учета и анализа и аудита расчетов с
подотчетными лицами в ООО «Телесет».
Достижение поставленной цели предполагает решение следующих
задач:
1. Расскрыть сущность и классификацию расчетов с подотчетными
лицами;
2. описать действующую систему нормативного регулирования
задолженности подотчетных лиц;
3. изучить требования к документальному оформлению расходов,
произведенных подотчетными лицами;
4. раскрыть порядок бухгалтерского учета командировочных расходов;
5. рассмотреть особенности учета расчетов с подотчетными лицами по
средствам, выданным на административно-хозяйственные нужды;
6. рассмотреть особенности учета выданным на заработную плату;
7. произвести аудит расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования является выпускной квалификационной
работы является ООО «Телесет».
5
Предметом исследования выпускной квалификационной работы
является бухгалтерский учет и аудит расчетов в ООО «Телесет».
Степень изученности темы. В процессе написания выпускной
квалификационной работы мы использовали труды таких авторов, как В.П.
Астахов, В.В. Бородина, Н.Д. Врублевский, И.М. Рендухов, Е.А. Ильющенко,
В.Б. Березовский, В.Н. Кожарский, В.В. Патров, М.Л. Пятов, К.Н. Середа и
других авторов, а также материалы периодической печати.
Методы исследования - анализ и синтез, дедукция и индукция и другие,
а также специальные методы научного познания, применяемые в
бухгалтерском учете, такие как методы первичного наблюдения,
стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения; в
экономическом анализе - методы сравнения, экономико-статистические
методы.
Практическая ценность работы заключается в том, что она выполнена
на материалах конкретной организации ООО «Телесет» и содержит
рекомендации по улучшению учета расчетов с подотчетными лицами в
организации.
Структрура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из
введения, трёх глав, заключения, списка использованной литературы и
приложений. В первой главе изложены теоретические основы учета расчетов
с подотчетными лицами, их значение в организации. Данная глава
раскрывает правовое регулирование и задачи учета подотчетных сумм,
порядок выдачи денежных средств в подотчет и виды расходов, а также
особенности документального оформления расходов, произведенных
подотчетными лицами.
Во второй главе представлено исследование бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами в ООО «Телесет».
В третье главе проведен анализ расчетов с подотчетными лицами и
предложены рекомендации по его совершенствованию.
6
Глава 1. Теоретические основы учета и анализа расчетов с
подотчетными лицами
1.1Сущность и классификация расчетов с подотчетными лицами в
организациях
История бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
насчитывает более 2,5 тысяч лет. Еще в годы правления Дария (522-486 гг. до
н.э.) в Персии чиновники, которые часто находились в разъездах, получали
из конторы письмо (командировочное удостоверение) и по предъявлении
этого письма в отделениях получали по строго установленным нормам
продовольствие. В Древней Греции находим интересные соображения при
отборе подотчетных лиц и кладовщиков: так как воровство и кража
рассматривались как вред материальный, то создавались условия, выгодные
государству – растратчик должен быть человеком с достатком. Малейшая
недостача покрывалась из залога или имущества материально-ответственного
лица или его поручителей, причем если недостача квалифицировалась как
растрата, то изъятие производилось в десятикратном размере.
Во времена расцвета средневековья появились специальные трактаты,
один из которых требует: «Прежде всего подотчетное лицо должно
присягнуть в том, что представляет верный и законный отчет в полученных
доходах за счет господина и что в свой свиток он включил только законные
доходы с полным соблюдением интересов господина». Далее следуют
соображения о ревизии, суть которых сводится к сопоставлению исходящего
остатка предыдущего отчета с входящим остатком данного отчета.
В период становления двойной бухгалтерии учету расчетов с
подотчетными лицами уделялось немало внимания. Например, Д. Манчини
находил возможным появление кредитового сальдо по счету Кассы
вследствие того, что деньги могут быть взяты в кассу на хранение. Запись об
этом не делалась по дебету счета Кассы, а отражалась на специальных, как
бы мы теперь сказали, забалансовых счетах. Однако купец может истратить
эти взятые в долг деньги на приобретение товаров или на какие-нибудь
7
расходы, кредитовать же он будет счет Кассы и таким образом на этом счете
получится кредитовое сальдо. Такое положение не смущало Манчини, об
использовании специального счета расчетов с подотчетными лицами речь
еще не идет.[14.с.44]
В дальнейшем учет задолженности подотчетных лиц рассматривается в
рамках двух парадигм учета: юридической и экономической. В соответствии
с экономической трактовкой учета Фабио Беста (1845-1923) подчеркивал, что
в учете изучается не количественная и качественная структура
хозяйственных ценностей, а их стоимость. Следовательно, что факты
хозяйственной жизни, не вызывающие изменения стоимости, не должны
отражаться на бухгалтерских счетах. Таким образом, внутренние обороты (в
том числе и по расчетам с подотчетными лицами), не должны отражаться в
Главной книге. Юридическое же направление, наоборот, считая объектом
ответственность людей, а не ценности, придавало огромное значение
оборотам.
Современное представление о сущности и содержании учета расчетов с
подотчетными лицами как объект исследования настоящей главы раскрыто
ниже.
Служебной командировкой признается поездка работника по
распоряжению руководителя предприятия, на определенный срок в другую
местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной
работы.
Подотчетные суммы обычно выдаются из кассы предприятия. При
временном отсутствии у предприятия кассы разрешается выдавать по
согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим,
чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Кассир
выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим
образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с
разрешительной надписью руководителя. При этом в приказе и заявлении
должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по
8
различным видам операций. Выдача наличных денег под отчет производится
при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее
выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных
денег одним работником другому запрещается.
На основании приказа руководителя, например, о направлении в
командировку, или о нормах на отдельные виды представительских расходов
бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде
аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым
ордером с проставлением на этих документах штампа с реквизитами
расходного кассового ордера. В тех случаях, когда на прилагаемых к
расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется
разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на
расходных кассовых ордерах не обязательна. После проведения
хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из
командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически
израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных
документов, оформляет авансовый отчет, который в течение пяти дней
обрабатывается бухгалтером. [10.с.34]
Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются
руководителем организации, после чего принимается к учету. Остаток
неиспользованных сумм сдается в кассу.
Подотчетные лица - работники предприятия, получившие в качестве
аванса наличные деньги в кассе на возможные хозяйственные и
командировочные расходы, с условием предоставления отчета об их
использовании.
Документами, которые регулируют правила совершения операций с
подотчетными лицами, являются нормативные документы, регулирующие
порядок операций с наличными денежными средствами в целом:
9
– Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 г. N 4-П "О правилах
предприятия наличного денежного обращения на территории РФ";
– Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением
Совета директоров Банка России от 22.09.1993 г. N 40.
В соответствии с этими документами все предприятия и учреждения
независимо от правовой формы собственности должны:
– приходовать поступающие наличные средства в кассу с оформлением
соответствующих документов, хранить свободные безналичные денежные
средства в учреждениях банков;
– осуществлять платежи по своим обязательствам перед другими
предприятиями в безналичном порядке, а наличными денежными средствами
– в пределах установленной ЦБ РФ суммы.
– для осуществления расчетов наличными денежными средствами
иметь кассу и кассовую книгу, хранить в кассе наличные денежные средства,
не превышая установленный банком лимит [8].
Согласно законодательным документам предприятия могут выдавать
работникам предприятиям под отчет из кассы наличные средства на
следующие цели:
– расходы по командировке;
– хозяйственно – операционные нужды;
– расходы экспедиций, геологоразведочных партий;
– расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе
филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне
района деятельности предприятия.
В ходе осуществления подобных операций предприятия должны
соблюдать следующие требования Порядка ведения кассовых операций:
1) Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих
дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под
отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или
бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с
10
прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета
главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем,
его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому
отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
2) Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного
погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под
отчет сумме наличных денег.
В командировки направляются работники, состоящие в трудовых
отношениях с работодателем.
Работники направляются в командировки на основании письменного
решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного
поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого
в командировку на основании письменного решения работодателя в
обособленное подразделение командирующей организации, находящееся вне
места постоянной работы, также признается командировкой.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых
осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не
признаются.
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема,
сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда,
самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной
работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия
указанного транспортного средства в место постоянной работы. При
отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда
в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее -
последующие сутки.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной
работы.
11
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в
день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется
по проездным документам, представляемым работником по возвращении из
командировки.
В случае проезда работника на основании письменного решения
работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на
служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности
работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический
срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке,
которая представляется работником по возвращении из командировки
работодателю с приложением документов, подтверждающих использование
указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно
(путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные
документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок
пребывания работника в командировке работник подтверждает документами
по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в
гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией
(талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на
оказание гостиничных услуг по месту командирования.
При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого
помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора
на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях
подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования
работником представляются служебная записка и (или) иной документ о
фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий
подтверждение принимающей работника стороны (организации либо
должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту
командирования (из места командировки).