72
канцтоваров. Срок сдачи авансового отчета Сидорова В.Н. истек 23 декабря
2015 года. Тем не менее, в связи с тем, что Сидоров В.Н. находился в указанное
время на больничном, авансовый отчет им не был представлен.
Соответственно, бухгалтером предприятия была сделана проводка:
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 91 «расчеты с
подотчетными суммами» - 50000 рублей,
Далее на основании данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» рассмотрим состав подотчетных лиц (таблица 20).
Таблица 20 Данные о составе подотчетных лиц в 2015 году
№
п/п
Должность
Выданная
сумма,
рублей
Доля в общем объеме выданных средств,
%
1
Начальник
организационно-
контрольного
отдела
22096,85
5,85
2
Начальник
материально-
технического
снабжения
178664,63
47,33
3
Секретарь
100,0
0,03
4
Специалист
43236,71
11,45
5
Начальник отдела
сбыта
133388,45
35,34
377486,64
100,0
Данные, приведенные в таблице 20 , свидетельствуют о том, что
наибольший объем средств, выделяемых под отчет в 2015 году приходился на
двух сотрудников предприятия:
- начальника отдела материально-технического снабжения Орлова С.Н.,
что связано с необходимостью приобретения различных материалов,
осуществлением общехозяйственных расходов;
73
- начальника отдела сбыта Трофимову Н.А., что связано с
осуществлением командировочных расходов.
Рассмотрим направления использования подотчетных сумм, составив на
основании данных аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» таблицу 21
Таблица 21 Направления использования подотчетных сумм в 2015
году
№
п/п
Дебет
счета
Направления
использования
Сумма,
рублей
Доля в общем
объеме
средств, %
1
10
Приобретение материалов,
расходы, связанные с
доставкой материалов
59899,19
15,74
2
20
Расходы, связанные с нуждами
основного производства
54370,61
14,29
3
26
Общехозяйственные расходы
242897,78
63,83
4
44
Расходы, связанные с
продажей товаров (готовой
продукцией)
1320,00
0,35
5
50
Возврат в кассу денежных
средств, ранее выданных
подотчет
5000,0
1,31
6
76
Погашение задолженности
перед кредиторами
организации
17026,26
4,47
ИТОГО
380513,84
100,0
Таким образом, группировка сведений о направлении расходования
подотчетных сумм позволяет определить – на какие нужды в основном
направлялись подотчетные суммы в 2015 году. Так, согласно данным,
приведенным в таблице 3.3, подотчетные суммы в основном направлялись на:
- общехозяйственные расходы (63,83%). Это расходы для нужд
управления, не связанные непосредственно с производственным процессом:
административно-управленческие расходы, затраты по приобретению
канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на
74
АЗС, по оплате мелкого ремонта, арендная плата за помещения
общехозяйственного назначения, расходы по оплате информационных,
аудиторских, консультационных и т.п. услуг;
- расходы, связанные с приобретением и доставкой материалов (15,74%).
Это расходы на приобретение сырья, материалов, топлива, запасных частей,
инвентаря, хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей
организации;
- расходы, связанные с нуждами основного производства (14,29%). Это
прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции,
выполнением работ и оказанием услуг.
Практически все авансовые отчеты, представленные лицами, которым,
выдавались подотчетные суммы, представлены в соответствии с
предъявляемыми к отчету требованиями и приложением всех документов,
подтверждающих произведенные расходы.
Между тем, специалистом производственного бюро Тихомировым С.В.,
представлены документы на приобретение товарно-материальных ценностей на
общую сумму 13230,5 рублей без приложения товарного чека.
В то же время, отсутствие первичных документов является грубым
нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за
что предусмотрены штрафы от 5000 до 15000 рублей и выше.
При принятии документов к учету бухгалтером был выдан НДС
расчетным путем из стоимости материальных ценностей, приобретенных
Тихомировым С.В. в розничной торговой сети.
Анализ подотчетных сумм, выданных Трофимовой Н.А., начальнику
отдела сбыта предприятия, показала, что в сентябре месяце Трофимовой Н.А.
были нарушены сроки сдачи авансового отчета по командировке – вместо
положенной сдачи авансового отчета 20 сентября (после возвращения из
командировки), отчет сдан 26 сентября.
Между тем, срок отчета по командировочным расходам установлен
законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на
75
хозяйственные нужды и составляет – три рабочих дня со дня возвращения из
командировки.
Кроме того, анализ первичных документов показал, что был нарушен и
порядок выдачи подотчетных сумм. Так, 17 апреля 2007 года, начальнику
организационно-контрольного отдела Иванову В.Г. была выдана подотчетная
сумма в размере 5500 рублей, тогда как авансовый отчет о расходовании ранее
полученных подотчетных сумм был представлен только 19 апреля 2015 года.
Указанная сумма была выдана без предварительно составленной сметы
расходов.
В то же время Порядком ведения кассовых операций установлено, что
выдача подотчетных средств производится при условии полного отчета
конкретного лица по ранее выданному ему авансу, суммы выдаются на основе
утвержденной сметы расходов.
Таким образом, анализ кредиторской задолженности с подотчетными
лицами, отражаемы по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,
показал, что на предприятии имеются нарушения при проведении расчетом с
подотчетными лицами.
В целях устранения выявленных в ходе анализа нарушений, необходимо
разработать рекомендации по совершенствованию учета и анализа расчетов с
подотчетными лицами.
3.3. Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются
достаточно просто. Между тем действующая законодательная база предъявляет
достаточно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов
ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в
76
бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами,
правильности начисления всех налогов по этим операциям.
Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при
проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привезти к
занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов:
налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы
физических лиц, единый социальный налог. Поэтому на предприятии
необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных
средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу
неизрасходованных денежных авансов.
Проведенный нами в пункте 3.1 анализ расчетов с подотчетными лицами
выявил следующие недостатки в учете и анализе расчетов с подотчетными
лицами:
1) Неправильное оформление авансовых отчетов – неполный комплект
документов. В качестве документов, подтверждающих расходы, к авансовому
отчету, должны прилагаться кассовые или товарные чеки, квитанции к
приходным кассовым ордерам, командировочные удостоверения, транспортные
документы, накладные, другие первичные документы.
Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом
чеке. Так, кассовый чек содержит сведения о продавце (его наименование и
ИНН), иногда сумму НДС и общую сумму покупки, а в товарном чеке
указывается фактический перечень приобретенных товаров. Таким образом,
товарный чек, по сути, представляет собой товарную накладную, а,
следовательно, является обязательным первичным документом.
В случае отсутствия или оформления с нарушениями первичных
документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы, у
предприятия нет оснований списывать потраченные суммы с работника. Кроме
того, стоимость материальных ценностей, приобретенных по таким
документам, и фактически не принятым организацией к учету, включается в
77
доходы физического лица, с которых необходимо удержать налог на доходы
физического лица (НДФЛ).
Поэтому в случае неполного комплекта документов к авансовому отчету,
отсутствующий товарный чек возможно заменить актом, составленным
представителями организации, и оприходовать приобретенное имущество. В
акте необходимо отразить – что именно и для каких целей было приобретено.
2) Самостоятельное выделение НДС расчетным путем из стоимости
материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной
торговой сети. Между тем Налоговым кодексом Российской Федерации четко
определено – в каких случаях НДС начисляется (принимается к вычету) по
расчетным ставкам. В розничной сети товарно-материальные ценности
приобретаются по кассовому и товарному чеку без оформления счета-фактуры,
что не позволяет возмещать НДС.
3) Несвоевременное предоставление в бухгалтерию отчета об
израсходованных подотчетных суммах и окончательный расчет по ним.
В таком случае – если работник в установленный срок не отчитался по
подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то
согласно статье 137 Трудового кодекса Российской Федерации, для погашения
неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в
связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую
местность, работодатель вправе произвести удержания из зарплаты работника.
Следует отметить, что статьей 15.1 Кодекса об административных
правонарушениях Российской Федерации нарушение порядка работы с
денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет
наложение административного штрафа на должностных лиц – от 4000 до 5000
рублей, на юридических лиц – от 40000 рублей до 50000 рублей.
4) Отсутствие смет представительских расходов, утвержденных советом
директоров или иным исполнительным органом на отчетный год.
5) Выдача денежных средств под отчет лицам, не отчитавшимся за ранее
выданные суммы. За данное правонарушение законодательно меры
78
ответственности не предусмотрены. В то же время это нарушает кассовую
дисциплину – пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской
Федерации.
Если задолженности не имеется, то в соответствии с приказом на
командировку, поручением на покупку товарно-материальных ценностей или
оплату представительских и других расходов работник пишет заявление на
получение денежных средств. При этом бухгалтерией составляется смета
расходов на основании соответствующих норм, установленных
законодательством Российской Федерации либо администрацией предприятия,
в которой определяется сумма аванса, необходимая работнику для выполнения
поручения.
В случае выявления задолженности по предыдущему авансу, сотруднику
необходимо принять меры к ее погашению: вернуть в кассу неизрасходованную
сумму аванса или представить авансовый отчет.
Выявленные нарушения предприятию необходимо устранить.
В целях предотвращения в дальнейшем причин возникновения
нарушений учета расчетов с подотчетными лицами, предприятию необходимо:
- ознакомить под роспись работников, которым в соответствии с
приказом директора возможна выдача сумм под отчет, с порядком
предъявления в бухгалтерию предприятия отчетов об израсходованных суммах;
- ужесточить кассовую дисциплину;
- разработать сметы представительских расходов на предстоящий период;
- строго контролировать сдачу авансовых отчетов подотчетными лицами
в целях недопущения выдачи авансов работникам, не отчитавшимся по ранее
полученным суммам.
79
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Организация грамотного учета расчетов с подотчетными лицами в
современных условиях является весьма актуальной проблемой для многих
предприятий. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у
организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей,
а также различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за
наличные деньги. В таких случаях для оплаты указанных расходов работнику
выдаются наличные денежные средства из кассы в виде подотчетного аванса.
80
В ООО «Телесет» под отчет денежные средства выдаются для
совершения каких-либо действий по поручению директора или зам директора
учреждения. Кроме этого, денежные средства под отчет могут выдаваться на
предстоящие командировочные расходы, для покупки продукции и оплаты
хозяйственных расходов, на представительские цели, для оплаты выполненных
работ или оказанных третьими лицами услуг, на прочие хозяйственные и
операционные цели.
В ООО «Телесет» выдача под отчет денежных средств из кассы
оформляется документом, а именно расходным кассовым ордером, который
после оформления должен быть подписан уполномоченными лицами
предприятия или лично главным бухгалтером и руководителем.
В ООО «Телесет» составлен приказ со списком подотчетных лиц,
имеющих такое право. Подотчетными лицами являются работники организации
или предприятия, которые получают денежные авансы на затраты по случаю
осуществления хозяйственных расходов и командировок.
Расчеты с подотчетными лицами, получавшими наличные денежные
средства на приобретение тех или иных товаров и услуг, или на
командировочные расходы, производятся путем предоставления авансового
отчета об израсходованных суммах. В установленные сроки (от 3 до 30 дней)
подотчетное лицо вместе с авансовым отчетом обязано предоставить в
бухгалтерию предприятия или организации документы, подтверждающие все
расходы, т.е. факты приобретения услуг или товаров для административно-
хозяйственных нужд.
В случае наличия неизрасходованных денег подотчетное лицо обязано
произвести возврат их в кассу предприятия, оформив при этом приходный
кассовый ордер. В том случае, если имеет место перерасход и сотруднику
пришлось добавить свои наличные средства, сумма переплаты должна быть в
обязательном порядке компенсирована сотруднику.
После того как расходы произведены, или по приезду из командировки
сотрудник обязан отчитаться в 3-дневный срок и представить бухгалтеру
81
авансовый отчет формы АО-1 с приложенными документами, доказывающими
состоятельность осуществленных трат.
Остаток возвращается в кассу фирмы по ПКО, а сумма перерасхода
выдается на руки по РКО. Все учетные операции по подотчетным суммам
отражает 71 счет бухгалтерского учета.
Данные анализа расчетов с подотчетными лицами свидетельствуют, что
на долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2015 году
приходилось всего 0,18 % всей кредиторской задолженности. В 2014 году она
сократилась и составила 0,10%. Учитывая, что счет 71 является «активно-
пассивным», то наличие кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» свидетельствуют о том, что по итогам 2015, 2014 года в
балансе была зафиксирована выданная подотчет работникам и не возвращенная
в срок сумма. В 2015 году задолженность подотчетных лиц отсутствовала.
Анализ кредиторской задолженности с подотчетными лицами, отражаемы
по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», показал, что на
предприятии имеются нарушения при проведении расчетом с подотчетными
лицами. В ходе проверки были выявлены нарушения следующего характера.
Предоставленные подотчетными лицами ООО Телесет авансовые отчеты
недооформлены:
- отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;
- в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца.
- не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что
затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов.
- на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется
корреспонденция счетов.
Не всегда своевременно отражаются в учете ООО «Телесет»
составленные авансовые отчеты.
В нарушение Инструкции по применению плана счетов бухгалтерия ООО
«Телесет» допускает списание расходов на себестоимость без постановки на
учет товарно-материальных ценностей. Например, по авансовому отчету №