65
Вариант второй: карта привязана напрямую к расчетному счету
организации. В этом случае, счет 55.4 не используется.
Если карта именная:
Дт 71 Кр 51 – оплата товаров, услуг (на основании выписки по
карточному счету)
Дт 10(20,26) Кр 71 – учтены расходы, оплаченные подотчетным лицом
(если карта именная или за ней закреплен приказом распорядитель)
Если карта неименная, и у нее нет распорядителя, например, это карта
Индивидуального предпринимателя или ГД компании, где он и ГД, и
учредитель, и единственный сотрудник.
Возможно провести проводки:
Дт 60 Кр 51 – Списание средств на оплату товаров или услуг
поставщику (на основании выписки)
Дт 10(20,26) Кр 60 – поступление товаров или услуг от поставщика (на
основании документов, которые предоставил поставщик).
Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами
учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется
картой, т. е. снимет с карты средства или оплатит ею расходы.
Так как корпоративные карты являются банковскими картами, которые
привязаны к текущему счету, следует сообщать о его открытии, если открыт
новый счет для выпуска карт. Делать это соответственно не стоит, если
корпоративная карта привязана к имеющемуся у вас расчетному счету.
Об этом необходимо уведомить налоговые органы и внебюджетные
фонды в течение семи рабочих дней после открытия счета (ПП. 1 п. 2 ст. 23 НК
РФ, п. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).
Если организация не уведомит налоговый орган, она будет оштрафована
на 5000 рублей. (п. 1 ст. 118 НК РФ). Такой же штраф предусмотрен за пропуск
срока уведомления о внебюджетных фондах (ст. 46.1 Федерального Закона N
212-ФЗ).
66
На виновное должностное лицо может быть наказано
административным штрафом в размере от 1000 до 2000 рублей (ст. 15.4, 15.33
КоАП РФ).
Нет необходимости сообщать о выдаче карт в инспекцию и о средствах,
так как все держатели карт будут использовать один и тот же счет,
принадлежащий организации.
3.2 Экономическое обоснование данных мероприятий
При безналичном расчете, не нужно заявление о выдаче денег под
отчет на каждый факт использования корпоративной карты.
Расчетный счет, к которому открыты корпоративные карты,
принадлежит организации, и лишь при снятии денег с карты либо при
осуществлении платежа посредством карты деньгами пользуется работник.
В п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций предусмотрено, что
для составления расходного кассового ордера при выдаче денег под отчет
необходимо заявление от подотчетного лица. В нем должны быть указаны срок
и сумма, на который выданы денежные средства, заверенные подписью
руководителя. В отношении безналичных перечислений составление заявления
данным положением и иными актами законодательства не предусмотрено.
Какими являются расчеты с подотчетными лицами через корпоративные карты:
наличными или безналичными?
Согласно п. 1.5 Положения об эмиссии банковских карт. Банковские карты
(расчетная (дебетовая), кредитная и предоплаченная) являются электронным
средством платежа. А электронное средство платежа - это средство и (или)
способ, позволяющие клиенту оператора по переводу денежных средств
осуществлять перевод денежных средств в рамках безналичных расчетов с
использованием в том числе платежных карт (п. 19 ст. 3 Федерального закона
от 27.06.2011 N 161-ФЗ "О национальной платежной системе").
Положение об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их
использованием, утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П.
67
Другими словами, расчеты с подотчетными лицами по корпоративным
картам признаются безналичными. Соответственно, правила оплаты
наличными не применяются к ним, а это означает, что нет необходимости
готовить выписку и согласовывать ее с менеджером для каждого использования
карты.
В то же время, чтобы контролировать расходы, понесенные с
использованием корпоративной карты, сумма расходов может быть ограничена
либо лимитом, установленным для карты, либо установленным лимитом во
внутренних документах компании, либо балансом в счет, на который
открывается корпоративная карта.
Как правило, подотчетные лица обязаны отчитываться не позднее трех
рабочих дней с момента истечения срока, за который они получили денежные
средства по отчету. Отчитывается подотчетник путем предъявления в
организацию авансового отчета с приложением подтверждающих документов.
Правило установлено пунктом 4.4 Положения о порядке проведения кассовых
операций.
Однако расчеты пластиковыми картами не приравниваются к выдаче
наличных денежных средств, а признаются безналичными платежами (пункт
1.5 Положения о выдаче банковских карт, пункт 19 статьи 3 Федерального
Закона N 161-ФЗ). Поэтому этот срок в три рабочих дня в случае
корпоративных карт не действует. Кроме того, за нарушение сроков
предварительного отчета подотчетного лица административная
ответственность не предусмотрена.
Известно, что административная ответственность по ч. 1 ст. 15.1 КоАП
РФ возникает только при следующих нарушениях:
- нарушение порядка работы с наличностью и кассовыми операциями,
выраженное в наличных расчетах с другими организациями сверх
установленных сумм;
- не прибытие (незавершенная операция) наличными;
- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
68
- накопление денежных средств в кассе сверх установленных лимитов.
В случае выдачи денег под отчет лицу, не отчитавшемуся по
полученным ранее авансам, нарушается порядок выдачи наличных денежных
средств (а не порядок ведения кассовых операций), за что административная
ответственность не установлена. Так считает и большинство судов (см.
Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 N
09АП-10884/2013, от 06.05.2013 N 09АП-11841/2013-АК, Решение
Арбитражного суда Владимирской области от 28.02.2012 N А11-12659/2011).
Получается, что организация может самостоятельно предусмотреть любой
срок, в течение которого работник должен отчитаться по суммам, которые снял
с карты либо которыми рассчитался с ее помощью.
Из всего этого следует, что безналичный расчет экономически выгоден.
Безналичном расчете позволяет обойтись без заявления, так же период, в
который подотчетник может отчитаться, организация может установить сама. И
самой главной причиной перехода на безналичный расчет является комиссия,
при расчете корпоративными картами комиссия за проведенную операцию не
взимается. Если для наличного расчета с подотчетными лицами наличные
денежные средства снимались с расчетного счета организации, за что взималась
комиссия банка, сумма комиссии зависит от суммы снятия, но не менее 3% при
снятии по чековой книжке и не менее 2,8% при снятии по корпоративной карте.
Для дополнительных корпоративных карт будет установлен лимит на
расчет по карте в течении месяца, а лимит на снятие будет отсутствовать, что
означает, что снять наличные денежные средства с корпоративной карты
подотчетник не сможет. Так же комиссия за выпуск и обслуживание
корпоративных карт значительно экономичней.
Теперь рассмотрим электронный документооборот, так как в
организации уже есть программное обеспечение для электронного
документооборота, больших затрат не требуется, экономически выгодно будет
наладить электронный документооборот с контрагентами организации.
Электронный документооборот позволит улучшить:
69
− быстрый доступ к документам, быстрая настройка документов
− все структуры компании могут работать в едином информационном
пространстве - это позволяет ускорить согласование документов и принятие
решений
− повышение дисциплины эффективности (так как ЭОД позволяет
выявить лицо, ответственное за исполнение документа в любой момент
времени), повышение производительности труда сотрудников
− безопасность и сохранность документов-шифрование данных
позволяет предотвратить несанкционированное использование информации,
− устранение дублирующей документации,
Сокращение финансовых затрат на документооборот и офисную работу.
Снятие наличных денежных средств организации происходит
достаточно часто, что не экономично т.к. взимается комиссия банка.
Таблица 15
Сравнение при снятии наличных денежных средств разными
способами
Чековая книжка
Бизнес-карта
Полный
безналичный расчет
3% от суммы
снятия
2,8% от суммы
снятия, но не
менее 400 руб.
0% комиссии за оплату
бизнес-картой, без
возможности снять
наличные денежные
средства.
В среднем снятие наличных происходит 5 раз в месяц, а это означает
что сумма комиссии порядка – 2 000 руб. в месяц.:
5 х 400руб.=2 000 руб. комиссия за снятие наличных в месяц.
При условии того что сумма снятия не превышает 10 000 руб., в таком
случае комиссия будет выше.
Таким образом, комиссия за снятия наличных в год в среднем будет
составлять – 24 000руб.:
2000 х 12мес. = 24 000руб. комиссия за снятие наличных в год.
Что не экономически выгодно для организации.
При выпуске бизнес - карт в количестве 3 шт. сумма комиссии
снизиться.
70
Обслуживание 1-й бизнес – карты в год составляет 2 500руб. В нашем
случае их 3 шт.:
2х 2 500 =7 500руб. в год за обслуживание бизнес – карт, без
возможности снятия наличных по 2 бизнес – картам, для 1 бизнес – карты
снятие наличных будет доступно.
Таким образом, мы видим, что при использовании безналичных
карт комиссия уменьшилась на 16 500руб.
24 000 - 7 500=16 500руб., экономия на комиссии при
использовании бизнес – карт.
Всего за 2018 год за услуги банка организация оплатила -
134 300руб..
При переходи на безналичный расчет экономия составит 16 500руб., что
незначительно, но снизит расходы за услуги банка.
Документооборот в организации осуществляется:
- электронно (частичное использование ЭДО);
- пересылкой по почте;
- личным посещением контрагентов;
При переходи на электронный документооборот полностью в
организации снизятся расходы на топливо и расходы на конверты - марки.
В месяц у организации на отправку документов контрагентам по
почте выходит 15 конвертов + марки к ним.
Стоимость 1 конверта
32 рубля
Стоимость 1 марки
3 рубля
Итого 1 конверт
35 рублей
Таким образом, за один отправленный конверт выходит 35 рублей.
15 х 35 = 525 руб., в месяц на отправку документов почтой.
525 руб. х 12мес.=6 300руб., в год за организацию отправки документов
почтой, что не экономично.
За счет перехода на электронный документооборот в организации
уменьшаться на 6 300руб.,
71
Так же сократятся расходы на топливо, в месяц на доставку документов
личным посещением расходуется порядка 10,23л/100км. в месяц в летний сезон
и 11,97л/100км. в зимний сезон.
100км х 10,23/100 =10,23л/100км.
10,23 х 40,99руб. =419,33руб. в месяц на летний сезон.
100 км х 11,97/100=11,97л/100км.
11,97 х 40,99руб.= 490,65руб. в месяц на зимний сезон.
419,33руб. х 7мес.= 2935,31 руб. на летний сезон.
490,65руб. х 5мес.=2453,25 руб. на зимний сезон.
2935,31руб.+2453,25руб.=5388,56руб. в год расходы на топливо для
доставки документов к контрагентам.
Где:
10,23 – летняя норма расходов на 100км.
11,97 – зимняя норма расходов на 100км.
40,99 – цена за литр бензина.
Итак, за счет перехода на электронный документооборот в организации
снизаться расходы по доставке документов до контрагента. Общая сумма
снижения расходов составит – 11688,56руб.,
6 300руб.+5 388,56руб.=11 688,56руб., снижение затрат за счет
внедрения электронного документооборота.
Все вышеуказанные рекомендации разработаны для оптимизации затрат
организации. Общая сумма снижения затрат составила – 28188,56 рублей за
год.
16 500руб.- снижение расходов за счет перехода на безналичный расчет
с подотчетными лицами.
11 688,56руб – внедрения электронного документооборота.
16 500руб. + 11 688,56руб = 28 188,56руб. сумма экономии.
72
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Нормативное регулирование играет огромную роль в бухгалтерском
учете и аудите расчетов с подотчетными лицами. Перечень законодательных
актов, регулирующих расчеты с подотчетными лицами, достаточно велик,
поскольку расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов
как бухгалтерского, так и налогового учета.
В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками
организации по подотчетным суммам предназначен специальный активно-
пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На данном счете
собирается вся информация о расчетах с работниками предприятий по суммам,
выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные
расходы. Аналитический учет по данному счету ведется по каждой сумме,
выданной подотчет.
В отчетности общества расчеты с подотчетными лицами могут быть
отражены по двум статьям "дебиторская задолженность" и "кредиторская
задолженность", поскольку счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" является
активно-пассивным и имеет развитый баланс. Методика аудита расчетов с
подотчетными лицами, рассматриваемых в данной работе, заключается в
проверке соблюдения действующего законодательства, правильности
документирования и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными
лицами.
Основными этапами документооборота по расчетам с подотчетными
лицами в АО «ИРЦ» являются:
− составление и оформление документов;
− прием документов бухгалтерией;
− обработка и использование документов для дальнейших
учетных записей;
Четко работающий документооборот в организации АО " ИРЦ "
обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает
персональную ответственность исполнителей за подготовку, передачу и
73
обработку документов, обеспечивает своевременность составления финансовой
отчетности.
В результате проверки расчетов с подотчетными лицами существенных
нарушений выявлено не было.
Денежные средства, выданные подотчетным лицам, по истечении срока
должны быть своевременно возвращены подотчетными лицами в бухгалтерию
вместе с авансовыми отчетами.
Помимо выплаты заработной платы, предприятие выдает денежные
средства из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм
производится на хозяйственные нужды и командировочные расходы. Как
правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем
предприятия. По мере расходования денежных средств подотчетными лицами
составляется отчет, где отражается фактическое расходование денежных
средств (на основании оправдательных первичных документов: квитанций,
чеков, билетов и др.) Остаток неизрасходованных средств возвращается в кассу
предприятия. Израсходованные средства списываются на себестоимость
продукции в зависимости от цели их расходования.
Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам,
выданным им по отчету об административных и операционных расходах, в
Плане счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций
предусмотрен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это активно-
пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных
лиц предприятию или сумму невозвращенных переплат. В дебет счета будет
зачислена сумма возмещенных перерасходов средств и переоформлен отчет на
основании расходных денежных поручений, сумма кредита используется в
соответствии с авансовыми отчетами и вводится в эксплуатацию по
поручениям о поступлении денежных средств (неиспользованных).
Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в
разрезе каждого работника предприятия в ведомости и журнал-ордер по счету
71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих
74
документов являются счет и приходные кассовые ордера – при выдаче средств
на субсчет и возвращение их в кассу, а также авансовый отчет – при списании
израсходованных сумм.
Анализ финансово-хозяйственного состояния АО «ИРЦ» показал, что
предприятие платежеспособно, рентабельно и финансово устойчиво. Основной
же проблемой является растущая дебиторская задолженность по крупным
потребителям услуг, а именно по всем управляющим компаниям,
функционирующим в городе.
По состоянию на 01.01.2019 объем кредиторской задолженности
составляет 4 428 тыс. руб. За 2018 год наблюдается значительный рост объема
задолженности (на 2 989 тыс.руб.), в общем составе которой наибольшая
текущая задолженность числится перед учредителем (выплата дивидендов) 2
000 тыс. руб. (45%).
Таким образом, дебиторская задолженность превышает кредиторскую
задолженность на 7 269 тыс. рублей. При этом доля дебиторской
задолженности в общем объеме текущих активов высока (99%). Это не дает
Обществу никаких преимуществ, так как увеличивается потребность в
оборотных средствах для обеспечения текущей финансово-хозяйственной
деятельности.
По результатам анализа отчета о движении денежных средств ф.0710004
в отчетном периоде получен отток денежных средств в размере 328 тыс. руб.
На основании предоставленных для выборочной проверки первичных
учетных бухгалтерских документов существенных замечаний, способных
повлиять на достоверность бухгалтерской отчетности, не установлено.
Изучив и проанализировав финансово-хозяйственную деятельность АО
«ИРЦ», были разработаны рекомендации по совершенствованию расчетов с
подотчетными лицами и внедрения электронного документооборота с
контрагентами. Так же рекомендуется прописать в учетной политике
организации сроки возвращения денежных средств подотчетному лицу при
перерасходе средств, так же организация может установить порядок