55
Таблица 11
Оборотно-сальдовая ведомость по счету: 91.02 за 2018год
767 181,13 767 181,13
767 181,13
2 396,98
131 954,41
767 181,13 767 181,13
Услуга почты
услуги банка
Итого
Дебет
Кредит
91.02
<...>
Прочие доходы и
расходы
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
Счет
Сальдо на начало периода
Обороты за период
Сальдо на конец периода
В оборотно-сальдовой ведомости счета 91.02 «Прочие расходы» , мы
видим, что на услуги банка организации расходует 131 954,41руб., из них
порядка 24 000 руб., за снятие наличных денежных средств.
Основные документы, которые были изучены при проверке расчетов с
подотчетными лицами:
− Приказ об учетной политике.
− Авансовые отчеты.
− Приказы о направлении работников в командировку.
− Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из
кассы.
− Заявления на выдачу денег из кассы.
− Документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные,
кассовые чеки, накладные, счета, проездные билеты, счета гостиниц).
В учетной политике организации установлены сроки выдачи денежных
средств на срок 30 календарных дней. На основании приказа № 3-П от
31.03.2018 денежные средства водителю автомобиля выдаются два раза в месяц
1 и 15 числа.
Проведем выборочную проверку возврата наличных денежных средств в
кассу период май 2018года. Сотрудник Крупенина Г.М. Заместитель-
начальника ЕДДС.
56
Таблица 12
Выборочная проверка возврата подотчетных сумм
Дата Сумма Дата Сумма Дата Сумма Дней Сумма
17.04.2018 2 000,00 21.05.2018 1 453,00 21.05.2018 547,00 4 2 000,00
Возврат в кассу
Задержка расчета
Крупенина Г.М.
хозяйственные
расходы
Подотчетное
лицо,целевое
назначение
Получение в
подотчет
Авансовый отчет
В данной ситуации, сотрудник не своевременно отчитался за
подотчетные деньги, штрафные санкции в данном случае не предусмотрены.
Сотруднику было сделано предупреждение за не своевременную сдачу
отчета и сокращенны сроки выдачи денежных средств.
Проведем выборочную проверку возврата наличных денежных средств в
кассу период декабрь 2018года. Сотрудник Севостьянов О.А. водитель а/м.
Таблица 13
Выборочная проверка возврата подотчетных сумм
Дата Сумма Дата Сумма Дата Сумма Дней Сумма
03.12.2018 2 500,00 17.12.2018 2 399,78 17.12.2018 100,22 0 0,00
17.12.2018 500,00 - - 18.12.2018 500,00 0 0,00
24.12.2018 1 500,00 29.12.2018 1 734,84 29.12.2018 -234,84 0 0,00
Возврат в кассу
Задержка расчета
Севостьянов
О.А.
Приобритение
ГСМ
Севостьянов
О.А.
Приобритение
ГСМ
Севостьянов
О.А.
Приобритение
ГСМ
Подотчетное
лицо,целевое
назначение
Получение в
подотчет
Авансовый отчет
Сверим соответствия данных по оборотно-сальдовой ведомости.
Таблица 14
Оборотно-сальдовая ведомость сотрудники
1 000,00 4 734,84 5 734,84
1 000,00 4 734,84 5 734,84
1 000,00 4 734,84 5 734,84
Дебет
Кредит
71
Севостьянов Олег
Анатольевич
Итого
Работники организаций
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
Счет
Сальдо на начало периода
Обороты за период
Сальдо на конец периода
По оборотно-сальдовой ведомости мы видим, что задолженность за
данным сотрудником отсутствует. Денежные средства в кассу организации
возвращались в установленный срок. Все подтверждающие факт оплаты
документы своевременно сданы в бухгалтерию и пришиты к авансовому
отчету.
57
По анализу счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» мы видим, что
на конец года отраженно дебетовое сальдо.
В бухгалтерском балансе организации задолженность в сумме 2000 руб.
отражается в разделе «Дебиторская задолженность» по статье «Расчеты с
подотчетными лицами».
В ходе проведения проверки было обнаружен перерасход денежных
средств у сотрудников, которым были выданы денежные средства в подотчет. В
связи с этим сотрудниками были написаны заявление о компенсации затрат так
же были прикреплены документы подтверждающие факт оплаты. Организации
следует прописать в учетной политике организации, в какие сроки
возмещаются денежные средства при перерасходе.
Так же были обнаружены компенсации затрат без выдачи денежных
средств в подотчет, были сделаны такие проводки:
Дт 60.01
Кт 71.01оплата товаров, работ услуг.
Дт 71.01
Кт 50.01 выдача под авансовый отчет
С формулировкой возмещение затрат по авансовому отчету. Данную
формулировку можно принимать в том случае если в учетной политике
организации иметься запись «компенсации работнику расходов «по факту» с
указание сроков отчета»» основанием для внесения данной формулировки
является п.6.3 Указание Банка России от 11.03.2014 г.№3210-У. Только при
данной формулировке организация вправе относить расходы на счет 71
«Расчеты с подотчетными лицами» и оформлять авансовый отчет по форме АО-
1. (Приложение 6).
Компенсацию затрат при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с
подотчетными лицами, поэтому счет 71 применять не нужно.
Ведь расчеты производятся с работниками по другим действиям. В
данной ситуации используется счет 73 «Расчеты с персоналом по другим
действиям».
Так как, в учетной политике данная запись отсутствует, то из этого
следует, что проводки должны быть такими:
58
Дт10,20,26,60
Кт 73 оприходованы товары, работы услуги, уплаченные
работником
Дт 73
Кт 50 компенсированы из кассы
Проведя аудиторскую проверку ведения учета расчетов с подотчетными
лицами в организации АО «ИРЦ» можно сделать следующие выводы:
− Бухгалтерский и аналитический учет по расчетам с подотчетными
лицами в целом ведется без грубых нарушений.
− Имеются некоторые ошибки при формировании проводок.
− Отсутствуют распорядительные документы на выдачу денежных
средств из кассы.
Были разработаны следующие рекомендации:
− Перейти на безналичный расчет с подотчетными лицами, во
избежание перерасхода от подотчетных лиц и в целях экономии на комиссию
банка.
− В учетную политику организации внести изменения связанные с
выдачей денежных средств по факту израсходования и сроки возврата
сотруднику денежных средств, при перерасходе подотчетных денежных
средств.
− Оформлять распорядительный документ при выдачи денежных
средств, как при наличном, так и при безналичном расчете.
− Внедрить электронный документооборот с контрагентами.
Таким образом, в деятельности предприятия особое место занимают
расчеты с подотчетными лицами, и должен соответствовать перечиню
законодательных актов, регулирующих расчеты с подотчетными лицами.
Основные цели, на которые выдаются средства для отчетности -
командировочные расходы, хозяйственные нужды.
59
ГЛАВА 3. Разработка рекомендаций по улучшение ведения бухгалтерского
учета на основании данных аудита расчетов с подотчетными лицами в
организации
3.1 Мероприятия, направленные на улучшение ведения бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет играет ведущую роль в управлении организациями.
В современных условиях требования к бухгалтерскому учету растут: он должен
отвечать требованиям международных стандартов, удовлетворять потребности
внутренних и внешних пользователей информации, выявлять резервы для
повышения эффективности бизнеса и быть «языком бизнеса». К
информативной отчетности, отражающей имущественное и финансовое
положение организаций, предъявляются высокие требования, которые
достигаются компетентной организацией и руководством, включая постоянное
совершенствование, учет и финансовый анализ, позволяющие оценить
достигнутые результаты и эффективность деятельности организаций,
обосновать перспективы их развития.
Совершенствование организации системы бухгалтерского учета на
предприятии может осуществляться путем автоматизации системы.
Автоматизированная форма бухгалтерского учета, основанная на
использовании компьютерных технологий, представляет собой комплексную
систему автоматизации учетного процесса, начиная со сбора первичных данных
для бухгалтерской отчетности. Можно сделать вывод, что организация
бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов учетного
процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о
деятельности предприятия и контроль за рациональным использованием
производственных ресурсов и готовой продукции.
Основные компоненты системы бухгалтерского учета являются
первичный учет и документооборот, инвентаризация, план счетов, формы
бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ,
объем и содержание отчетности. С точки зрения использования различных
видов вычислительной техники предприятия все чаще используют
60
автоматизированную форму учета, что позволяет совершенствовать управление
и развитие рыночной экономики.
Автоматизация документооборота в организации. Вовлечение большего
числа поставщиков и покупателей в электронный документооборот,
использование дополнительного программного обеспечения, предназначенного
для электронного документооборота.
Документооборот — это движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль
исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование
документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с
документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции
«безбумажного делопроизводства».
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью
средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной
цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной
подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим
возможность контроля целостности и подтверждения подлинности
электронных документов.
ЭДО можно использовать для автоматизации канцелярии, создания
электронного архива документов, корпоративного электронного
документооборота (workflow), управления договорным процессом,
автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества)
и для автоматизации обращений граждан.
ЭДО можно использовать в любой компании, независимо от ее
численности и формы собственности, систему можно настроить на работу как в
рамках небольшой структуры (отдела, департамента), так и в рамках
61
территориально-распределенной организации с развитой схемой
информационных потоков.
Выдача аванса подотчетному лицу производиться из кассы организации
наличными денежными средствами, снятие наличных денежных средств с
расчетного счета организации по чековой книжке либо корпоративной карте
организации влечет за собой комиссию за снятия наличности, что не
экономично, т.к. снятие наличных денежных средств происходит регулярно.
Рекомендуется перейти на безналичный расчет с подотчетными лицами.
Например, выпуском дополнительных корпоративных карт на подотчетных лиц
организации, часто использующих наличные денежные средства, либо
переводом денежных средств на зарплатные карты сотрудников с указание в
назначение платежа «на хозяйственные расходы» или «командировочные
расходы». Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета
Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета может быть
осуществлен только после надлежащего оформления отдельных элементов
учетной политики, инструкций, приказов предприятия и заявления
подотчетного лица. Читайте дальше для деталей.
Можно ли реализовать результаты отчета для сотрудника карты?
В законодательстве Российской Федерации отсутствует отдельный
нормативный документ, устанавливающий порядок выдачи подотчетных
денежных средств на карту работника. Известный бухгалтер Банк России "о
порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и
предпринимателями" от 11.03.2014 n 3210-корректирует результаты подотчета
только в виде наличных денег.
Но, исходя из положения ЦБ РФ "Об эмиссии платежных карт" от
24.12.2004 № 266-П можно сделать вывод, что организации и индивидуальные
предприниматели вправе оплатить свои расходы за счет карты, выданных
уполномоченных ими лиц (ПП. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается
официальными разъяснениями Минфина и ФНС:
- Письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11 / 42288;
62
- Письмо Минфина России от 05.10.2012 № 14-03-03/728.
В положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П также предусматривает
перечень расходов, которые организации и индивидуальные предприниматели
могут оплатить через карточку уполномоченного лица (см. пункт 2.5):
- оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на
территории Российской Федерации;
- оплата командировочных и представительских расходов на территории
Российской Федерации и за рубежом;
- проведение других операций, не запрещенных законодательством
Российской Федерации.
Документирование выдачи денежных средств на субсчет по карточке
сотрудника
Перечисленные на карточке сотрудника подотчетные кассиры из ФНС,
ПФР и ФСС легко могут отнести к его зарплате. Результатом станут
дополнительные налоги на заработную плату, страховые взносы и штрафы.
Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в
документальном виде действительность выдачи отчета по карте сотрудника.
Прежде всего, в учетной политике или инструкции по использованию
сумм авансовых платежей должны быть предусмотрены следующие
положения:
"Выдача средств для отчета может производиться как в наличной, так и
в безналичной форме.
При безналичных расчетах с подотчетными лицами денежные средства
перечисляются на их зарплатные или персональные карты с расчетного счета
организации.
Возврат неиспользованных подотчетных средств может осуществляться
в безналичной форме — в виде перечисления с карты подотчетного лица на
расчетный счет организации или в наличной форме-в виде перечисления
наличных денег в кассу организации".
63
Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и
зафиксировать его в списке должностных лиц, которые могут получать
средства на субсчет. Работая с небольшим штатом, может быть проще указать
только список должностей без персональных данных сотрудников. В этом
случае вам не придется переделывать приказ при смене сотрудников.
Следующим документальным обоснованием предоставления
подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника. Это
заявление должно быть сделано для каждого запроса на представление
подотчета. Если трудовые обязанности работника предусматривают постоянное
использование подотчетных денежных средств, целесообразно утвердить
отдельный порядок их регулярной выдачи. В этом случае сотруднику не
придется каждый раз обращаться за подотчетными деньгами.
К обязательным реквизитам заявления (распоряжения) на выдачу
субсчета по карте относятся:
− цель получения подотчетных денежных средств;
− сумма запрашиваемого подотчет;
− Банковские реквизиты карты, на которую оформлен субсчет;
− период, за который отчитываются деньги;
− подписи руководителя (или лицо, которое может подписывать
документы по доверенности от руководителя);
− подпись подотчетного лица;
− дата составления.
Однако существует риск того, что подотчетные перечисления денежных
средств на зарплатные карты сотрудников налоговики могут посчитать
выплатой заработной платы, соответственно, доначислить НДФЛ и страховые
взносы. Работник должен подтвердить авансовым отчетом (с приложением
подтверждающих документов) по форме АО-1, что деньги были им потрачены
на цели фирмы, а не на личные нужды. Также желательно для подстраховки
урегулировать форму выдачи подотчетных сумм через зарплатные карты в
64
коллективном договоре или ином локальном нормативном акте. Однако даже
правильное оформление всех документов не гарантирует, что налоговый орган
не попытается признать данные перечисления очередной выплатой заработной
платы и фирме не придется отстаивать через суд свою правоту. Поэтому
безопаснее использовать для оплаты расходов фирмы и командировочных
расходов не личные карточки работников, а корпоративные.
Таким образом, целесообразно будет выпустить корпоративные карты
сотрудникам, с установленным лимитом денежных средств в течении месяца.
Существует два варианта ведения операций по корпоративным картам в
бухгалтерском учете:
Вариант первый: карта привязана к специальному карточному счету,
т.е.у Вас в банке есть расчетный счет и карточный. Вы принимаете деньги от
покупателей на расчетный и потом делаете перевод на карточный. И уже оттуда
оплачиваете какие-то расходы компании.
Если карта именная (на ней указано имя директора или иного
распорядителя):
Дт 55.4 Кр 51 – перечисление денежных средств с р/с на карточный (на
основании выписки по р/с)
Дт 71 Кр 55.4 – оплата товаров, услуг (на основании выписки по
карточному счету)
Дт 10(26,20) Кр 71 – учтены расходы, оплаченные подотчетным лицом
(которое указано на карте), проводка формируется на основании
предоставленного авансового отчета
Если карта неименная (на ней не указано никакого имени):
Можно оформить распоряжение, согласно которому распорядителем
средств является лицо, пользующееся картой. Обычно это бывает генеральный
директор или лицо, занимающееся закупками. Тогда мы имеем опять
конкретное подотчетное лицо, проводки не меняются.
Если такого приказа нет. То можно делать проводки, минуя 71 счет.