15
Второй уровень - это уровень регулирования, представленный
нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации
(Министерства финансов России), то есть стандартов бухгалтерского учета,
которые касаются отдельных вопросов бухгалтерского учета. Эти документы
включают правила бухгалтерского учета (ПБУ).
Третий уровень является методическим, он представлен различными
приказами, инструкциями и рекомендациями органов власти по применению
нормативных документов, с учетом отраслевых требований, специфики
производства и т.д. План счетов коммерческих и бюджетных организаций.
Четвертый уровень - это уровень хозяйствующего субъекта,
представленный организационно-распорядительными документами и
распоряжениями руководства предприятия по вопросам бухгалтерского учета
непосредственно на предприятии с учетом особенностей его хозяйственной
деятельности. Это, прежде всего, документы, раскрывающие учетную
политику предприятия, например, приказ об учетной политике, план работы
счетов, график документооборота и т.д.
1.2 Сущность расчетов с подотчетными лицами в организации
Подотчетным лицом является работник организации, который имеет
право на получение целевых авансов в соответствии с внутренними
организационными и административными документами. Как правило,
денежные средства предоставляются на предстоящие командировочные
расходы, а также на хозяйственные канцтовары, почтовые расходы, расходы,
связанные с покупкой мелкооптовых материалов в розничной торговле, и на
другие хозяйственные нужды.
Денежные средства в отчете выдаются для расходных кассовых ордеров
и должны расходоваться строго по назначению. В этом случае расходы
отчитывающегося лица, произведенные в валюте, переводятся в рубли по курсу
Центрального банка Российской Федерации, который был установлен на дату
утверждения авансового отчета.
16
Расчеты с подотчетными лицами подразумевают, во-первых,
незначительные суммы денег, вверенные сотрудникам для выполнения
посреднических функций организации, во-вторых, невозможность их
реализации в безналичном порядке. Все операции по расчетам с подотчетными
лицами характеризуются ограниченным, ранее известным списком и довольно
высокой степенью регулярности их выполнения.
К внутренним документам организации, используемым в расчетах с
подотчетными лицами, относятся списки подотчетных лиц, утвержденные
руководством организации, приказы об утверждении, предварительные отчеты
и журналы отчетов. Кроме того, если на предприятии имелись факты отправки
работников в командировки, также должны быть в наличии соответствующие
распоряжения руководства. В то же время система внутреннего контроля,
помимо всего прочего, обязана включать в себя основополагающие принципы,
определяющие порядок проведения расчетов, формально закрепленные в
учетной политике организации.
5
Кассовые операции производятся по стандартным межведомственным
формам первичной учетной документации для предприятий и организаций.
Снятие наличных денег из кассы предприятия осуществляется путем получения
кассового чека единой формы N KO-2 или других надлежащим образом
оформленных документов, включая платежную ведомость, денежные заявления
и счета-фактуры, с печатью с указанием реквизитов кассового чека к этим
документам.
Выдача наличных по отчету о расходах, связанных с официальными
поездками, осуществляется в пределах сумм, причитающихся командировкам
на эти цели. Документы на выдачу денег подписывают руководитель, главный
бухгалтер предприятия. При выдаче денег на кассовый ордер кассир требует
предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность
5
Васильева И.П. О проведении внутреннего, а бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными
лицами. Налоговый вестник. 2015. №7. с 143-148, №8. с.135-139
17
получателя, с указанием названия и номера документа, которым и когда он был
выдан.
За выданные средства ответственные лица должны подготовить
предварительный отчет с приложением подтверждающих документов на
приобретенный товар. Сопроводительные документы включают чеки и билеты,
которые предъявляются бухгалтеру. Если приобретенный товар не зачислен,
подлежащая учету сумма зачисляется на общий годовой доход
отчитывающейся организации. В этом случае порядок выдачи и отчетности об
использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя
организации.
Наиболее часто встречающиеся ошибки при заполнении приходными и
расходными кассовыми ордерами являются: небрежность в заполнении
отдельных строк, Если формы заполняются вручную, и смещение строк, если
заполнить на компьютере; отсутствие номеров приходных и расходных
кассовых ордеров, авансовых отчетов; отсутствие приходных и расходных
кассовых ордеров корреспондирующие счета и субсчета; отсутствие или
неправильное указание в строке "приложение" кредитные и дебетовые
кассовый ордер реквизиты приложенных документов (счета-фактуры,
доверенности и т. д.).); неправильное распределение сумм НДС; отсутствие или
неразборчивое заполнение фамилий, имен и отчеств лиц, подписывающих
кассовые документы; стирания, кляксы, исправления не в соответствии с
установленными правилами (если их исправление предусмотрено
действующими правилами).
6
Хранение документов, выданных на бумажном носителе или в
электронном виде, организуется руководителем.
Сотрудники, получившие денежные средства за отчет, обязаны не
позднее трех рабочих дней после истечения периода, за который они были
выданы, или со дня, когда они вернулись из командировки, представить отчет в
6
Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами. Бухгалтерский семьи учет. 2015. №4.с.3-9.
18
бухгалтерию предприятия за потраченные суммы и произвести на них
окончательный расчет.
Форма авансового отчета является унифицированной и приведена в
Постановлении Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении
унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1
"Авансовый отчет". Выдача наличных денег под отчет производится при
условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному
ему авансу. Отчет проверяется бухгалтерией.
Утвержденный авансовый отчет утверждается руководителем. Остаток
неиспользованного аванса передается ответственным лицом в кассу
организации по расписанию о получении денег в установленном порядке.
Перерасход по авансовому отчету выдается ответственному лицу за счет
кассового ордера. На основании данных утвержденного авансового отчета
бухгалтерия списывает в установленном порядке подотчетные денежные
суммы.
Система внутреннего контроля за проведением расчетов предполагает
наличие списка работников, утвержденного руководителем, который имеет
право на получение подотчетных денег, в котором был утвержден порядок
подачи письменных заявлений на выдачу денег с указанием причин. По такому
выпуску сотрудники компании соблюдают сроки составления отчета о
выданных суммах, а также сроки возврата оставшихся средств.
Выданные под отчет деньги не являются доходом работника,
следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Но на практике все довольно сложно.
Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги,
полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со
дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо
начислить страховые взносы (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-
5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).
19
В дальнейшем сумма начисленных страховых взносов может быть
зачислена или возмещена при условии, что работник вернет деньги или
представит документы, подтверждающие расходование средств на цели,
указанные организацией.
Что касается налога на доходы физических лиц, то включение в
налоговую базу средств, полученных по отчету, возможно при отсутствии
доказательств их расходования (отсутствии подтверждающих первичных
документов). Такие выводы были сделаны Президиумом Высшего
Арбитражного Суда в постановлениях от 5 марта 2013 г. № 14376/12 по делу №
A53-8405 / 2011, N 13510/12 по делу № A53-270 / 11.
В определении Вооруженных Сил Российской Федерации от 09.03.2016
N 302-KG16-450 арбитры также пришли к выводу, что в случае ошибок в
квитанциях о продажах, прилагаемых к отчетам о расходах, в отчет о прибылях
и убытках должны включаться суммы, подлежащие учету. сотрудника.
К ошибкам, в частности, судьи приписывают отсутствие информации
для определения, кто подписал чеки, отсутствие даты составления чека,
отсутствие графа «Количество», «Цена товара», «Подпись продавца».
Следует отметить, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ
в ситуации, когда первичные документы оформляются с нарушениями,
неоднозначна.
7
В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012
указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные
средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы
работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в
судебном порядке.
Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям
следует требовать от работников своевременного представления авансовых
7
Земсков В. В. Методология статистического исследования результатов аудиторских проверок.
20
отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним
подтверждающих первичных документов.
На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель
принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы,
по которым он не представил авансовый отчет.
В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы
признаются его доходом и, следовательно, облагаются:
- страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-
5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);
- НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-
25321/2012).
Можно ли в авансовом отчете указывать даты, которые выпадают на
выходные дни или праздники?
Если рассматриваются дни нахождения в командировках, то они
указываются в отчете в составе общей продолжительности командировки,
определенной приказом и пассажирскими билетами (путевыми листами). За эти
дни суточные выплачиваются в обычном порядке.
Если есть дни, когда приобретаются товары или предоставляются какие-
либо услуги работнику, то могут возникнуть проблемы с привлечением
работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Установлен
порядок работы в выходные дни Трудовым кодексом РФ и контролируется
трудовой инспекцией. Поэтому на выходных лучше избегать бумажной работы,
а как следует - отдохнуть от работы. Не рекомендуется приглашать деловых
партнеров на представительный ужин в выходные или праздничные дни.
8
Сотрудник отчитался по командировочным расходам, через месяц после
командировки обнаружил чек из гостиницы. Можно ли учесть расходы?
Можно, работник заявил о том, что он обнаружил документ по
командировке, которое не включил в авансовый отчет. В законодательстве нет
8
Постановление Правительства РФ «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными
командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального
бюджета» №729.
21
запрета а второй авансовый отчет по одной командировке. По правилам сдать
авансовый отчет он должен в течении трех рабочих дней после того как
вернулся из командировки.
В данном случае получается, что сотрудник отчитался вовремя по
командировке только частично. Ведь в авансовый отчет он включил не все
документы. Штрафов за такие нарушения нет.
9
Кассовые и товарные чеки — как их принимать?
Чаще всего подотчетные сотрудники испытывают трудности с
кассовыми поступлениями — из магазинов, точек продажи билетов на
общественный транспорт, автозаправочных станций (если нужно передвигаться
по бизнесу компании на автомобиле). Если к кассовым чекам будут приложены
другие документы (счета/квитанции), то проблем не возникнет и их можно
будет учесть.
К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При
этом эти документы должны подтверждать не только факт оплаты
материальных ценностей, но и факт их получения. Кассовый чек подтверждает
только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения покупки
товаров (работ, услуг). Положением о ККТ определено, что кассовый чек
является первичным учетным документом, распечатанным ККТ на бумажном
носителе, подтверждающим между Пользователем и покупателем (клиентом)
наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных
карт, содержащим сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-
техническими средствами ККТ для обеспечения надлежащего учета денежных
средств в расчетах.
В настоящее время применение контрольно-кассовой техники
претерпевает значительные изменения. Переход на новый порядок,
современный и технологичный, позволит передавать информацию о каждой
покупке он-лайн в налоговую инспекцию, а покупателям получать и хранить
кассовые чеки на своих мобильных устройствах.
9
Журнал ГлавБух №5-6 от марта 2018г. стр.108
22
1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у
предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц,
применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был
обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок,
для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года. Таким образом, до
середины 2018 года будут действовать два порядка оформления кассовых
чеков: на старых аппаратах и новых. Следуя прежнему порядку, необходимо
проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:
− наименование организации;
− ИНН;
− заводской номер ККТ;
− порядковый номер чека;
− дата и время покупки (оказания услуги);
− стоимость покупки (услуги);
− признак фискального режима.
Согласно новым правилам, обязательные реквизиты кассового чека
будут проверяться автоматически в формате, установленном налоговыми
органами. Это значительно облегчит контроль подтверждения платежных
документов. Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код,
благодаря которому любой покупатель может проверить законность покупки.
Следует помнить, что в некоторых случаях допускается выдача не кассового
чека, а формы строгой отчетности (БСО).
10
Командировочные расходы - это расходы, выплачиваемые работнику во
время его пребывания в командировке. Состав командировочных расходов
Работодатель, который отправляет работника на работу за пределы
организации, должен оплатить расходы, связанные с работником, а именно:
- платить зарплату за все время поездки (то есть платить за все рабочие
дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);
10
Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в
Российской Федерации" от 22.05.2003 N 54-ФЗ (последняя редакция).
23
- оплатить проезд до места прибытия и обратно (проезд на всех видах
транспорта, кроме такси, комиссия за бронирование билетов, страховая премия
за страхование пассажиров);
- оплатить расходы работника по проживанию (стоимость гостиничного
номера или аренды квартиры);
- выплачивать суточные (в зависимости от каждого дня поездки и
времени в пути. Исключением является случай, когда у сотрудника есть
однодневная поездка или у сотрудника есть возможность ежедневно
возвращаться домой);
- компенсировать дополнительные расходы, которые путешественник
совершил по согласованию с руководством.
Например, стоимость участия в деловых мероприятиях
(гостеприимство), добровольное личное страхование во время деловой поездки,
аренда автомобиля в командировке, услуги VIP-зала в аэропортах и на
вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, стоимость визы для
деловых поездок за рубеж.
Если все эти расходы документированы, они могут быть приняты во
внимание при расчете налога на прибыль и налога в рамках упрощенной
системы налогообложения.
Организация устанавливает стандарты и порядок возмещения
командировочных расходов работнику как во время командировок в
Российской Федерации, так и за рубежом в местном нормативном акте,
например, в «Положении об официальных командировках».
Законодательством установлен норматив только по размеру суточных,
не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:
- за каждый день командировки по России в размере 700 руб.;
- за каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.
24
Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении
налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены
в локальном нормативном акте организации.
11
Оплата командировочных расходов производится на основании полного,
надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с
требованиями действующего законодательства.
До начала командировки и выезда сотрудника в командировку
работодатель должен оформить следующие документы:
-служебное задание;
-приказ об организации командировки работника для выполнения
задания руководства;
-командировочное удостоверение с записью о времени отъезда
работника.
Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в
бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:
-командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по
месту командировки и о времени возвращения на работу;
- авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой,
причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы
(если не израсходован весь аванс);
- документы, подтверждающие расходы (например, билеты на
транспорт, квитанции, счета). Документы можно приклеить на листы формата
А4 и приложить к авансовому отчету;
-отчет о выполнении служебного задания в командировке,
утвержденный работодателем.
Перед отъездом работнику, как правило, выдается аванс на
командировочные расходы в сумме суточных, стоимости проезда, проживания,
а также других командировочных расходов.
11
Постановление Правительства РФ «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте
и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных
государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» №812.