15
лагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем
случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть
заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение, по
нашему мнению, могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм коман-
дированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная от-
ветственность возникает в результате выполнения работником служебных
обязанностей [11, 5].
Таким образом, при формировании перечня работников, которые могут
быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должно-
стей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми рабо-
тодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной
или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные
постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 [5, 19].
В соответствии с вышеуказанными перечнями договоры о полной ма-
териальной ответственности могут заключаться со следующими работниками
(которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на полу-
чение подотчетных сумм), а именно:
– с руководителями, их заместителями, специалистами и иными работ-
никами, осуществляющими операции по купле, продаже, разрешению на
оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг,
драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных
ценностей;
– с директорами, заведующими, администраторами (в том числе стар-
шими, главными), другими руководителями организаций и подразделений (в
том числе секций, приемных пунктов, отделов, залов) торговли, обществен-
ного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их
заместителями, помощниками, продавцами, товароведами всех специализа-
ций (в том числе старшими, главными), а также иными работниками, выпол-
няющими аналогичные функции; начальниками (руководителями) строи-
16
тельных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных под-
разделений, производителями работ и мастерами (в том числе старшими,
главными) строительных и монтажных работ;
– с заведующими, другими руководителями складов, кладовых (пунк-
тов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразде-
лений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материаль-
ных ценностей, их заместителями; заведующими хозяйством, комендантами
зданий и иных сооружений, кладовщиками, кастеляншами; старшими меди-
цинскими сестрами организаций здравоохранения; агентами по заготовке
и/или снабжению, экспедиторами по перевозке и другими работниками, осу-
ществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспорти-
ровку материальных ценностей;
– с заведующими и иными руководителями аптечных и иных фарма-
цевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заме-
стителями, провизорами, технологами, фармацевтами;
– лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секто-
рами библиотек [11, 15].
Кром
е то
го, пр
и формировани
и перечн
я подотчетны
х ли
ц организа-
ция
м можн
о ориентироватьс
я н
а перечен
ь раб
от, пр
и выполнени
и которы
х с
исполнителям
и могу
т заключатьс
я договор
ы о полно
й материально
й ответ-
ственнос
ти. В частнос
ти, к таки
м вида
м рабо
т могу
т быт
ь отнесен
ы опе-
рац
ии:
–п
о прием
у и выплат
е все
х видо
в платеж
ей; п
о расчета
м пр
и продаж
е
(реализац
ии) товар
ов, продукци
и и услу
г (в то
м числ
е н
е чере
з кас
су);
–п
о изготовлени
ю и хранени
ю все
х видо
в билет
ов, талон
ов, абонемен-
тов
и други
х знако
в (документ
ов)
, предназначенны
х дл
я расчето
в з
а услу
ги;
–п
о куп
ле, прода
же, разрешени
ю н
а опла
ту, а такж
е ины
м форма
м и
вида
м оборот
а денежны
х знак
ов, ценны
х бум
аг, драгоценны
х металл
ов,
моне
т и
з драгоценны
х металло
в и ины
х валютны
х ценност
ей; с денежно
й
17
наличность
ю пр
и обслуживани
и банкомато
в и обслуживани
и клиент
ов, име-
ющи
х индивидуальны
е сейф
ы в хранили
ще, учето
м и хранение
м ценносте
й и
иног
о имуществ
а клиенто
в в хранили
ще; п
о эмисс
ии, уче
ту, хранен
ию, вы-
дач
е и уничтожени
ю банковск
их, кредитн
ых, дисконтны
х ка
рт, кассовом
у и
ином
у финансовом
у обслуживани
ю клиент
ов, п
о подсче
ту, пересчет
у ил
и
формировани
ю денежно
й наличност
и и валютны
х ценност
ей; п
о выпол-
нени
ю инкассаторски
х функци
й и п
о осуществлени
ю перевозк
и (транспорти-
ров
ке) денежны
х средст
в и ины
х ценност
ей;
–п
о купл
е (прие
му)
, продаж
е (торгов
ле, отпус
ку, реализац
ии) усл
уг,
товаро
в (продукц
ии)
, подготовк
е и
х к продаж
е (торгов
ле, отпус
ку, реали-
зац
ии);
–п
о прием
у н
а хранен
ие, обработк
е (изготовлен
ию)
, хранен
ию, уче
ту,
отпуск
у (выда
че) материальны
х ценносте
й н
а склад
ах, баз
ах, в кладов
ых,
пункт
ах, отделени
ях, н
а участк
ах, в други
х организация
х и подразделени
ях;
п
о выдач
е (прие
му) материальны
х ценносте
й лиц
ам, находящимс
я в сана-
тор
но-курортны
х и други
х лечеб
но-профилактически
х организаци
ях, панси-
онат
ах, кемпинг
ах, мотел
ях, дома
х отды
ха, гостиниц
ах, общежити
ях, комна-
та
х отдых
а н
а транспор
те, детски
х организаци
ях, спортив
но-
оздоровительны
х и туристски
х организаци
ях, в образовательны
х организа-
ци
ях, а такж
е пассажира
м все
х видо
в транспор
та; п
о экипировк
е пассажир-
ски
х суд
ов, вагоно
в и самолет
ов;
–п
о прием
у о
т населени
я предмето
в культур
но-бытовог
о назначени
я и
други
х материальны
х ценносте
й н
а хранен
ие, в ремон
т и дл
я выполнени
я
ины
х операц
ий, связанны
х с изготовлени
ем, восстановление
м ил
и улучше-
ние
м качеств
а эти
х предмето
в (ценност
ей)
, и
х хранени
ю и выполнени
ю дру-
ги
х операци
й с ни
ми; п
о выдач
е напрока
т населени
ю предмето
в культур
но-
бытовог
о назначени
я и други
х материальны
х ценност
ей;
18
–п
о прием
у и обработк
е дл
я доставк
и (сопровожден
ия) гру
за, бага
жа,
почтовы
х отправлени
й и други
х материальны
х ценност
ей, и
х доставк
е (со-
провожден
ию)
, выдач
е (сда
че);
–п
о выращиван
ию, откор
му, содержани
ю и разведени
ю сельскохозяй-
ственны
х и други
х животны
х [18, 36].
Работни
ки, заняты
е вышеперечисленным
и видам
и раб
от, могу
т полу-
чат
ь наличны
е денежны
е средств
а дл
я приобретени
я материаль
но-
производственны
х запас
ов, объекто
в основны
х средст
в и ины
х внеоборотны
х
актив
ов, оплат
ы рабо
т и услу
г сторонни
х организац
ий, расчето
в с населе-
ние
м з
а приобретенны
е товар
ы (включа
я сельскохозяйственну
ю продукци
ю
и животны
х дл
я выращивани
я и откор
ма).
Порядо
к заключени
я договоро
в о полно
й материально
й ответствен-
нос
ти, а такж
е перечн
и рабо
т и категори
й работник
ов, с которым
и могу
т за-
ключатьс
я вышеуказанны
е догово
ры, а такж
е типовы
е форм
ы эти
х договоро
в
утверждаютс
я в поряд
ке, устанавливаемо
м Правительство
м Р
Ф [2, 11].
Типова
я форм
а договор
а о полно
й индивидуально
й материально
й от-
ветственност
и приведен
а в приложени
и № 2 к постановлени
ю Минтруд
а
Росси
и о
т 31.12.200
2 № 85.
Есл
и в организаци
и практикуетс
я выдач
а заработно
й плат
ы чере
з спе-
циальн
о назначенны
х ли
ц (раздатчик
ов)
, с ним
и тож
е долже
н быт
ь заключе
н
догово
р о полно
й материально
й ответственност
и и он
и должн
ы быт
ь вклю-
чен
ы в перечен
ь подотчетны
х л
иц.
Читателя
м следуе
т имет
ь в ви
ду, чт
о трудовы
м законодательство
м
установлен
о ограничен
ие, связанно
е с оформление
м договор
а о полно
й мате-
риально
й ответственнос
ти.
В обще
м случаезаключени
е трудовог
о договор
а допускаетс
я с лица
ми,
достигшим
и возраст
а шестнадцат
и л
ет. Однак
о н
а основани
и други
х стате
й
настоящег
о Кодекс
а можн
о сделат
ь выв
од, чт
о существуе
т фактическ
и пря-
19
мо
й запре
т н
а прие
м н
а работ
у материальн
о ответственны
х л
иц, н
е достиг-
ши
х возраст
а восемнадцат
и ле
т [3, 17].
В соответстви
и с
о ст. 24
2 Т
К Р
Ф работник
и в возраст
е д
о восемнадцат
и
ле
т несу
т полну
ю материальну
ю ответственност
ь тольк
о з
а умышленно
е
причинени
е ущер
ба, з
а уще
рб, причиненны
й в состояни
и алкогольно
го,
наркотическог
о ил
и токсическог
о опьянен
ия, а такж
е з
а уще
рб, причиненны
й
в результат
е совершени
я преступлени
я ил
и административног
о проступ
ка.
Следователь
но, догово
р о полно
й материально
й ответственност
и с ним
и за-
ключе
н быт
ь н
е мож
ет, ч
то, в сво
ю очере
дь, обуславливае
т невозможност
ь
выдач
и таки
м лица
м подотчетны
х сум
м [3, 20].
Подотчетны
е сумм
ы дл
я оплат
ы командировочны
х расходо
в работни-
ка
м молож
е восемнадцат
и ле
т такж
е выдаватьс
я н
е мог
ут, та
к ка
к трудово
е
законодательств
о запрещае
т направлени
е несовершеннолетни
х ли
ц в слу-
жебны
е командиров
ки.
Следуе
т подчеркну
ть, чт
о трудовы
м законодательство
м предусмотрен
ы
дополнительны
е основани
я дл
я расторжени
я трудовог
о договор
а с работни-
ка
ми, осуществляющим
и операци
и с материальным
и и денежным
и ценно-
стям
и в случа
е утрат
ы довери
я к ни
м с
о сторон
ы руководст
ва.
1.3. Документально
е оформлени
е операци
й с подотчетным
и лица
ми
Одн
а и
з важны
х те
м в бухгалтерско
м учет
е – эт
о документально
е
оформлени
е расчето
в с подотчетным
и лица
ми. Важн
о знат
ь каким
и докумен-
там
и оформляетс
я выдач
а наличны
х дене
г по
д отч
ет, а каким
и — перево
д
подотчетны
х средст
в н
а кар
ту, каки
е первичны
е документ
ы используютс
я
пр
и расчета
х с подотчетным
и лица
ми.
Операци
и с подотчетным
и лицам
и законодательн
о регламентирова
ны.
Наиболе
е детальн
о следуе
т рассмотрет
ь порядо
к документальног
о
оформлени
я расчето
в с подотчетным
и лица
ми: последовательност
ь операци
й
20
п
о расчета
м с подотчетным
и лица
ми, а такж
е и
х документально
е оформлени
е
(таблиц
а 2).
Таблица 2
Последовательность операций по расчетам
с подотчетными лицами
Операции
Основные первичные документы,
оформляемые при осуществлении
операций с подотчетными лицами
1. Получение задания подотчетным
лицом для данного предприятия
Утверждение списка лиц, получаю-
щих наличные денежные средства на
хозяйственные нужды. Устное или
письменное распоряжение, приказ о
служебной командировке. Оформле-
ние, при необходимости, доверенности
предприятия. Утверждение расчета
суммы необходимых денежных средств
для выполнения задания. Оформление
командировочного удостоверения
2. Получение денежного аванса для
оплаты расходов
Расходный кассовый ордер с указа-
нием цели расходования средств или
платежная ведомость.
3. Направление работника на другое
предприятие
Приобретение проездных докумен-
тов, оформление документов на про-
воз багажа и других документов
4. Оформление документов на полу-
ченные ценности на другом предприя-
тии:
-передача полученных под отчет
наличных в уплату за ценности;
-получение ценностей, работ или
услуг;
- выполнение задания по командиров-
ке
Оформление квитанций, кассового
чека, акта закупки, товарного чека,
накладной на отпуск ТМЦ, акта купли-
продажи, акта выполненных работ, то-
варотранспортной накладной.
Выполнение предусмотренных зада-
нием действий на другом/других пред-
приятиях.
5. Возвращение работника из коман-
дировки или с выполнения ТМЦ мате-
риально ответственному лицу:
- передача документов на их получе-
ние и оплату в бухгалтерию предприя-
тия;
-передача документов, подтверждаю-
щих командировочные расходы подот-
четного лица в бухгалтерию предприя-
тия
Приобретение проездных докумен-
тов, оформление документов на про-
воз багажа и других документов, не-
обходимых для проезда от места ко-
мандировки до места постоянной рабо-
ты. Акт приемки, приходный ордер,
авансовый отчет и передача с ними
всех сопроводительных документов,
подтверждающих осуществленные
расходы, в бухгалтерию и/или на
склад
6. Составление отчета об использова-
нии полученных денежных средств:
-составление отчета о выполнении за-
дания;
Отчет о проделанной работе в ко-
мандировке. Утверждение и отражение
в учетных регистрах авансового отчета
подотчетного лица. Полный расчет с
21
- утверждение авансового отчета под-
писью руководителя;
- получение перерасходованных
наличных денег или возврат неизрас-
ходованных наличных денег;
-бухгалтерские операции по расчетам
с подотчетным лицом
подотчетным лицом по авансовому от-
чету и в связи с этим оформление при-
ходного или расходного кассового ор-
дера. Отражение осуществлённых
операций бухгалтерскими проводками
с занесением их в Главную книгу
Таким образом, для выдачи наличных денег под отчет на предприятии
должна быть организована касса либо оформлены расчетные карты в банке.
Также, для того, чтобы выдавать денежные средства под отчет на предприя-
тии должен быть утвержден список лиц, имеющих право получать подотчет-
ные суммы [5, 118].
Поступлени
е в касс
у неиспользованны
х подотчетны
х сум
м и выдач
у
по
д отче
т и
з касс
ы оформляю
т приходным
и и расходным
и кассовым
и орде-
рам
и (форм
а КО-1, форм
а КО-2).
Посл
е то
го, ка
к сотрудни
к израсходуе
т подотчетны
е сум
мы, о
н в уста-
новленны
е срок
и обяза
н отчитатьс
я пере
д организаци
ей, т.е. составит
ь и
представит
ь в бухгалтери
ю Авансовы
й отче
т п
о форм
е АО-1 с приложение
м
все
х документ
ов, полученны
х и
м пр
и осуществлени
и расход
ов.
В случа
е есл
и н
е вс
я сумм
а подотчетны
х средст
в потраче
на, сотрудни
к
возвращае
т остато
к в кас
су.
Есл
и осуществле
н перерасхо
д подотчетны
х су
мм, т
о организаци
я ком-
пенсируе
т е
го. Есл
и сотрудни
к в установленны
е срок
и н
е представи
л авансо-
вы
й отч
ет, подотчетна
я сумм
а може
т быт
ь удержан
а и
з заработно
й плат
ы со-
трудник
а ил
и п
о решени
ю суд
а отнесен
а н
а возмещени
е материальног
о
ущерб
а [10, 28].
Необходим
о отмети
ть, чт
о документально
е оформлени
е командирово
к
боле
е трудоемки
й проце
сс, та
к ка
к требуе
т н
е тольк
о оформлени
я приходны
х
и расходны
х кассовы
х ордер
ов, авансовог
о отчет
а с приложения
ми, н
о и сле-
дующи
х документ
ов:
- прика
з (распоряжен
ие) о направлени
и работник
а в командировк
у п
о
форма
м N Т-9 и Т-9а;
22
- командировочно
е удостоверени
е - форм
а N Т-10.
Фактическо
е врем
я пребывани
я в мест
е командировк
и определяетс
я п
о
отметка
м в командировочно
м удостоверени
и о дн
е прибыти
я в мест
о коман-
дировк
и и дн
е выбыти
я и
з мест
а командировк
и [2, 56].
Суточны
е выплачиваютс
я тольк
о з
а дн
и пребывани
я в командиров
ке,
количеств
о которы
х определяетс
я н
а основани
и отмето
к в командировочно
м
удостоверен
ии:
- служебно
е задани
е дл
я направлени
я в командировк
у и отче
т о ег
о вы-
полнени
и п
о форм
е N Т-1
0а.
Одни
м и
з недостатко
в таког
о способ
а учет
а командировочны
х расхо-
до
в можн
о назват
ь большо
й расхо
д времен
и н
а оформлени
е всег
о пакет
а до-
кументо
в [2, 57].
И
з подотчетны
х сум
м оплачиваютс
я хозяйственны
е расхо
ды, расход
ы
н
а командировк
и и представительски
е расхо
ды.
В бухгалтерско
м учет
е дл
я расчето
в с подотчетным
и лицам
и использу-
етс
я сче
т 7
1 «Расчет
ы с подотчетным
и лица
ми»
, предназначенны
й дл
я обоб-
щени
я информаци
и о расчета
х с работникам
и п
о сумм
ам, выданны
м и
м по
д
отче
т н
а административ
но-хозяйственны
е и прочи
е расхо
ды.
Аналитически
й уче
т п
о счет
у 7
1 «Расчет
ы с подотчетным
и лица
ми»
ведетс
я п
о каждо
й сум
ме, выданно
й по
д отче
т [4, 12].
Н
а предприяти
и к счет
у 7
1 могу
т быт
ь открыт
ы субсче
та:
71.1 - хозяйственны
е расхо
ды;
71.2 - командировочны
е расхо
ды;
71.3 - представительски
е расхо
ды.
Выданны
е по
д отче
т сумм
ы отражаютс
я п
о дебет
у счет
а 7
1 «Расчет
ы с
подотчетным
и лица
ми» в корреспонденци
и с
о счетам
и учет
а денежны
х
средс
тв. Израсходованны
е подотчетным
и лицам
и сумм
ы отражаютс
я п
о кре-
дит
у счет
а в корреспонденци
и с
о счета
ми, н
а которы
х учитываютс
я затрат
ы
23
и приобретенны
е ценнос
ти, ил
и другим
и счетам
и в зависимост
и о
т характер
а
произведенны
х расход
ов.
Подотчетны
е сум
мы, н
е возвращенны
е работникам
и в установленны
е
сро
ки, отражаютс
я п
о кредит
у счет
а 7
1 «Расчет
ы с подотчетным
и лица
ми» и
дебет
у счет
а 9
4 «Недостач
и и потер
и о
т порч
и ценност
ей»
. В дальнейше
м эт
и
сумм
ы списываютс
я с
о счет
а 9
4 «Недостач
и и потер
и о
т порч
и ценност
ей» в
дебе
т счет
а 7
0 «Расчет
ы с персонало
м п
о оплат
е тру
да» (есл
и он
и могу
т быт
ь
удержан
ы и
з оплат
ы труд
а работни
ка) ил
и 7
3 «Расчет
ы с персонало
м п
о про-
чи
м операци
ям» (когд
а он
и н
е могу
т быт
ь удержан
ы и
з оплат
ы труд
а работ-
ни
ка) [4, 18].
Обобща
я вс
е выш
е сказанн
ое, можн
о сделат
ь выв
од, чт
о расчет
ы с
подотчетным
и лицам
и в то
м ил
и ино
м объем
е присутствую
т н
а каждо
м
предприят
ии, а о
т тог
о н
а скольк
о грамотн
о организова
н уче
т расчето
в п
о
подотчетны
м сумма
м зависи
т достоверност
ь отчетнос
ти, а значи
т и эффек-
тивност
ь приняти
я решени
й ка
к внутренни
ми, та
к и внешним
и пользовате-
ля
ми.
Четка
я организаци
я расчето
в с подотчетным
и лицам
и оказывае
т непо-
средственно
е влияни
е н
а ускорени
е оборачиваемост
и оборотны
х актив
ов.
К расхода
м н
а хозяйственны
е нужд
ы относя
т затрат
ы п
о приобретени
ю
в рознично
й торгово
й сет
и канцелярски
х ил
и хозяйственны
х принадлеж-
ност
ей, материал
ов, бензин
а н
а А
ЗС, оплат
е мелког
о ремонт
а и т.п. [26, 9]
Командировочны
е расход
ы возникаю
т вследстви
е оплат
ы расходо
в ра-
ботник
у предприят
ия, направленног
о в командиров
ку. Командировк
а - эт
о
поездк
а работник
а в другу
ю местност
ь дл
я выполнени
я служебног
о поруче-
ни
я вн
е мест
а ег
о постоянно
й работ
ы п
о распоряжени
ю работодате
ля. Пр
и
это
м служебны
е поездк
и работник
ов, постоянна
я работ
а которы
х протекае
т в
пут
и ил
и имее
т разъездно
й характ
ер, командировкам
и н
е признают
ся.
В командировк
у може
т быт
ь направле
н тольк
о штатны
й работни
к ор-
ганизац
ии, с которы
м заключе
н трудово
й догов
ор. Поездк
а в другу
ю мест-
24
ност
ь работни
ка, с которы
м заключе
н гражданс
ко-правово
й догово
р
(наприм
ер, догово
р подряд
а ил
и поручен
ия)
, командировко
й н
е считает
ся.
В соответстви
и с действующи
м законодательство
м командированном
у
работник
у оплачивают
ся: расход
ы п
о найм
у жилог
о помещен
ия; расход
ы п
о
проезд
у к мест
у командировк
и и обрат
но; суточн
ые; други
е расход
ы
(наприм
ер, оплат
а услу
г связ
и ил
и поч
ты)
. Н
а оплат
у таки
х расходо
в работ-
ник
у пере
д ег
о отъездо
м в командировк
у выдаетс
я аван
с [27, 53].
Представительски
е расход
ы - эт
о затрат
ы организаци
и п
о прием
у и об-
служивани
ю представителе
й други
х организац
ий, участвующи
х в перегово-
ра
х дл
я установлени
я и поддержани
я сотрудничест
ва, а такж
е участник
ов,
прибывши
х н
а заседани
я совет
а (правлен
ия) организац
ии.
В основно
м выдач
а подотчетны
х сум
м производитс
я и
з касс
ы органи-
заци
и (пр
и заграничны
х командировка
х - подотчетны
е сумм
ы могу
т быт
ь пе-
речислен
ы с валютног
о счет
а организаци
и н
а карточк
у сотрудни
ка).
Подотчетны
е сумм
ы выдаютс
я н
а основани
и письменног
о заявлени
я
сотрудник
а с визо
й руководител
я организац
ии.
Ка
к уж
е отмечало
сь, дл
я осуществлени
я расчето
в наличным
и день-
га
ми, в то
м числ
е и дл
я выдач
и по
д отч
ет, кажда
я организаци
я должн
а имет
ь
касс
у и вест
и кассову
ю книг
у п
о установленно
й форм
е [19,5].
Поступлени
е в касс
у неиспользованны
х подотчетны
х сум
м и выдач
у
по
д отче
т и
з касс
ы оформляю
т приходным
и и расходным
и кассовым
и орде-
рам
и (форм
а КО-1, форм
а КО-2)
.
Приходны
е и расходны
е кассовы
е ордер
а д
о передач
и в касс
у реги-
стрируютс
я бухгалтерие
й в журнал
е регистраци
и приходны
х и расходны
х
кассовы
х документ
ов.
Вс
е операци
и п
о поступлени
ю и расходовани
ю денежны
х средст
в кас-
си
р записывае
т в кассову
ю кни
гу, котора
я должн
а быт
ь пронумерова
на,
прошнурован
а и опечатан
а сургучно
й ил
и мастично
й печат
ью.