72
№ 32, п.п. 76, 78 Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа
железнодорожным транспортом, утв. приказом Минтранса России от 19.12.2013
№ 473). Если же пассажир не прошел электронную регистрацию, посадочный
купон надо получить в кассе или через терминал самообслуживания (п.п. 76, 79
этих же Правил).
Железнодорожный билет, приобретенный в кассе, является БСО, т.е.
одновременно подтверждает и факт оплаты и перевозку.
Требования к обязательным реквизитам билета, подтверждающего факт
проезда по маршрутам регулярных перевозок автомобильным транспортом и
городским наземным электрическим транспортом, установлены Правилами
перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским
наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ
от 14.02.2009 № 112).
ж) Даты в документах на проживание, даты убытия в командировку и
выхода на работу должны совпадать с датами в проездных документах. Дата
приказа о командировании не должна быть позднее даты фактического выезда в
командировку.
Если сотрудник остался в месте командирования на длительный срок,
проверяющие могут не признать обоснованными расходы по проезду и
потребуют возместить ущерб. Их нельзя будет признать при налогообложении
прибыли и надо будет учесть как доход работника в натуральной форме
(письмо Минфина РФ от 21.03.2017 № 03-04-06/16282).
з) Составленные на иностранных языках документы должны быть
переведены на русский язык. Заверить перевод надо в порядке,
предусмотренном учетной политикой - нотариальное заверение необязательно
(п. 13 Инструкции № 157н).
7. Соблюдение норм расходования.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными
командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в
государственных (муниципальных) учреждениях, устанавливаются на уровне
73
публично-правового образования (ст. 168 ТК РФ).
Конкретный порядок компенсации расходов учреждением следует
уставить в Положении о командировках с учетом требований общего для всех
организаций порядка направления работников в командировки, как на
территории РФ, так и на территории иностранных государств (утв.
постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) и в пределах норм,
установленных на уровне публично-правового образования.
Возмещение командировочных расходов в размерах, превышающих
установленные нормы, возможно за счет средств образовавшейся в пределах
плановых назначений, предусмотренных Бюджетной сметой, с соблюдением
требований, установленных ТК РФ. Решение о компенсации расходов сверх
установленных норм в отношении одного конкретного работника является
улучшением условий по сравнению с другими работниками, а, значит, может
послужить поводом для обращения с жалобой в трудовую инспекцию.
Учреждение не обязано компенсировать командировочные расходы сверх
установленных норм, например, стоимость авиаперелета бизнес-классом. В
этом случае для компенсации расходов учреждению целесообразно запросить у
перевозчика информацию о стоимости перелета в эконом-классе.
Повод для претензий ревизоров:
компенсация расходов на питание, выделенных отдельной строкой в
билете и (или) счете гостиницы, даже в случае, если при отсутствии
возможности отказа от таких услуг у командированного лица;
компенсация командировочных расходов в случае, если какие-либо
услуги были оплачены принимающей стороной.
При отрицательном результате контрольной процедуры документы к
учету не принимаются до устранения нарушения
Шаг VI. Окончательный расчет по Авансовому отчету.
Данная процедура заключается в проверке достаточности ЛБО по
соответствующему КБК.
74
В случае принятия обязательств сверх доведенных ЛБО могут
оштрафовать по ст. 15.15.10 КоАП РФ
При отсутствии денег по соответствующему КБК в кассе компенсация за
счет иных КБК может рассматриваться в качестве нецелевого использования
бюджетных средств (ст. 15.14 КоАП РФ). Соответственно, при наличии ЛБО
есть два варианта ее осуществления:
снять наличные в кассу
перечислить денежные средства непосредственно с лицевого счета
ПБС.
Шаг VII. Регулярный анализ состояния расчетов с подотчетными лицами.
Данный анализ состоит из последующих этапов:
1. Проверка наличия дебиторской задолженности по счету 208 00, по
которой наступил срок предоставления отчета и окончательного расчета. Если
числится - доложить руководителю для принятия решения об удержании
задолженности.
Если не проводить работу по удержанию дебиторской задолженности по
авансам, проверяющие могут квалифицировать нарушение – неэффективное
использование средств
Решение об удержании может быть принято не позднее 1 месяца со дня
окончания срока, установленного для возвращения неизрасходованного аванса
(часть третья ст. 137 ТК РФ). При этом для удержания сумм надо получить
письменное согласие работника (письмо от 09.08.2007 № 3044-6-0).
Следует отметить, что общий размер удержаний при каждой выплате
зарплаты не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).
В ситуации, когда сотрудник не отчитался в установленный срок (за
исключением случая болезни или иных объективных причин) и не согласен на
удержание из заработной платы сумм невозвращенных подотчетных сумм,
рекомендуется включить эти суммы в облагаемый доход сотрудника и
начислить НДФЛ и страховые взносы по истечении месяца со дня,
установленного для окончательного расчета по авансовому отчету и возврата
75
аванса.
2. Проверка наличия кредиторской задолженности по счету 208 00, по
которой наступил срок окончательного расчета. Если числится – погасить в
разумный срок
Если не погашен перерасход по утвержденному Авансовому отчету,
работник может пожаловаться на нарушение своих прав в трудовую инспекцию
(ст. 168 ТК РФ). Кроме того, за задержку расчетов сотрудник вправе
потребовать уплату процентов за несвоевременное исполнение денежного
обязательства (ст. 395 ГК РФ).
3. Проверка наличия по дебету счета 208 00 задолженности уволенных
сотрудников. Если числится, перенести ее на счет 209 30 (п. 20 Инструкции №
157н)
Если не провести перевод задолженности, проверяющие могут
констатировать искажение отчетных форм. За такое нарушение при
определенных обстоятельствах могут оштрафовать по ст. ст. 15.15.6 КоАП РФ
На счете 208 00 следует показать просроченную дебиторскую
задолженность, если подотчетное лицо нарушило установленный в учреждении
срок возврата денег, а просроченную кредиторскую – при нарушении
учреждением срока окончательного расчета по Авансовому отчету.
Со счета 208 00 на счет 209 30 следует перенести задолженность
уволенных сотрудников. В дальнейшем они будут учитываться на счете 209 30
долги бывших сотрудников в качестве просроченной дебиторской
задолженности вплоть до ее урегулирования. Такие разъяснения по заполнению
Сведений (ф.ф. 0503169, 0503769) даны в письме Минфина России и
Федерального казначейства от 02.02.2018 № 02-06-07/6076, № 07-04-05/02-
1648.
4. Списание с баланса и забалансового счета 04 Начисление налогов и
взносов.
Если процедура взыскания не может быть возобновлена,– на
забалансовом счете 04 дебиторская задолженность не учитывается (абз. 4 п. 339
76
Инструкции № 157н).
В казенных учреждениях «доходная» дебиторская задолженность (в
годовой бюджетной отчетности показатели по счету 209 30 000, в 1-17 разрядах
которого указан КДБ), списывается в дебет счета 0 401 10 173.
В случае если основанием для списания дебиторской задолженности
подотчетного лица является решение о «прощении долга», велика вероятность
возникновения разногласий с налоговым органом по вопросу удержания НДФЛ
(п. 1 ст. 210 НК РФ) и начисления страховых взносов (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ),
если налог не удержан и взносы не начислены по истечении месяца со дня,
установленного для окончательного расчета по авансовому отчету и возврата
аванса. Прощение долга - дарение - в соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ в
размере свыше 4 000 за год является доходом, подлежащим налогообложению.
Заключительный шаг представлен в таблице 14.
Таблица 14
Шаг VIII. Отражение расчетов с подотчетными лицами в учете и
отчетности
Контрольная
процедура
Нормы,
соблюдение
которых
обеспечивается
Что предотвращаем.
На что еще обратить внимание
Развернутое
сальдо в
Балансе
абз. 8 п.
3 Инструкции
№ 157н
(обособление
информации о
наличии активов
от информации о
наличии
обязательств)
Пользователь бухгалтерской (бюджетной)
отчетности проводит камеральную проверку, в
том числе на соблюдение «межформенных»
контрольных соотношений.
При отражении показателей в Сведениях
(ф.ф. 0503169, 0503769) по счету 208 00 и
дебиторской и кредиторской задолженности
соответствующие показатели должны найти
отражение и в активе и в пассиве Баланса
(ф.ф. 0503130, 0503730).
Сведения о
дебиторской и
кредиторской
задолженности
(ф.ф.
0503169,
0503769)
п. 167
Инструкции №
191н,
п. 69 Инструкции
№ 33н
За неотражение показателей в разделе 2
Сведений (ф.ф. 0503169, 0503769) дебиторской
задолженности по суммам, срок предоставления
отчета по которым по состоянию на отчетную
дату наступил, ревизоры могут оштрафовать по
ст. 15.11 или 15.15.6 КоАП РФ
Для казенных
учреждений
Отчеты (ф.ф.
0503127,
0503123)
п.п. 61, 150
Инструкции №
191н
Возврат неиспользованной подотчетной суммы,
полученной в прошлом году, отражается в
качестве возврата дебиторской задолженности
прошлых лет (увеличение забалансового 17 в
разрезе КДБ) и формирует показатели строки
421 Отчета (ф. 0503123). Следует также
77
пояснить расхождения показателей строки
200 раздела «Расходы» Отчета (ф. 0503127)
и строки 900 Отчета (ф. 0503123) в случае, если
дебиторская задолженность прошлых лет не
возвращена в доход бюджета по состоянию на
отчетную дату.
Таким образом, повышая уровень системы внутреннего контроля за
использованием денежных средств и доскональным ведением бухгалтерского
учета расчетов с подотчетными лицами, а также совершенствуя все
направления учета расчетов, учреждение сможет оградить себя от возможных
проблем при налоговых проверках, а также добиться максимально
эффективной работы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной работе мною была изучена специфика учета расчетов с
подотчетными лицами на материалах Администрации Красносопкинского
сельсовета Назаровского района Красноярского края, основным видом
деятельности которого является «Деятельность органов местного
самоуправления сельских поселений».
Так, Администрации Красносопкинского сельсовета – является
самостоятельным муниципальным образованием, находящимся в границах
Назаровского района Красноярского края, местное самоуправление в котором
осуществляется в соответствии с законодательством РФ.
Администрация работает самостоятельно под руководством Главы
Красносопкинского сельсовета.
Бухгалтерский учет проводится бухгалтерской службой во главе с
главным бухгалтером общества.
Главный бухгалтер – осуществляет организацию бухгалтерского учета
хозяйственно-финансовой деятельности общества и контроль за экономным
использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
В подчинении у главного бухгалтера находится бухгалтер, и бухгалтер-
кассир. Он выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учета
78
(учет заработной платы, реализации услуг, расчеты с поставщиками и
заказчиками). Осуществляет прием и контроль первичной документации по
соответствующим участкам учета и подготавливает их к счетной обработке.
Отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных
средств.
Хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются типовыми
первичными документами, которые утверждены законодательно, формами,
разработанными учреждением самостоятельно, с учетом требований 402-ФЗ от
06.12.2011 «О бухгалтерском учете».
Организацию учет расчетов с подотчетными лицами Красносопкинского
Сельсовета проводит бухгалтер-кассир, который следит за тем, чтобы были
соблюдены все документальные формальности при выдаче денег под отчет.
Если он сам выдает их из кассы, с ним заключают договор о материальной
ответственности. При перечислении денег по безналичному расчету такой
договор не составляют.
Руководитель сельсовета издает приказ о подотчетных лицах. Он
утверждает список людей, имеющих право брать денежные средства под отчет.
Бухучет в учреждении регламентируется планом счетов, утвержденным
приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом счете
020800000, к которому открыто большое количество аналитических счетов.
Проверка расчетов с подотчетными лицами – один из инструментов
контроля за оптимальным расходованием бюджетных средств учреждения. Эта
процедура помогает выявить типичные для конкретной организации ошибки и
оптимизировать расходы и бухгалтерский учет.
Аудиторская проверка подразумевает последовательный и
систематический контроль над соблюдением действующего законодательства в
части взаиморасчетов с подотчетными лицами.
На основании составленных плана и программы проверки был проведен
аудит расчетов с подотчетными лицами.
79
Основными нарушениями при проверке были выявлены:
нарушение в части повторной выдачи средств под отчет, не
отчитавшимся подотчетным лицам за предыдущую сумму полученных
подотчетных средств;
несвоевременное проведение отчетности за предоставленные суммы;
не полное заполнение документов, которые являются приложениями к
авансовому отчету;
не соответствие дат авансового отчета с приложениями к нему.
Для ликвидации найденных нарушений были разработаны и предложены
мероприятия, которые будут эффективно влиять на работу бухгалтерского
учета в части расчетов с подотчетными лицами Администрации
Красносопкинского сельсовета.
Таким образом, правильно организованная система бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами, а также соблюдение нормативно-правовой
базы расчетов, проведение инвентаризации в разрезе операций с подотчетными
лицами, использование правильно, грамотно составленных первичных
документов, четко отлаженного механизма замены пропавших или утерянных
документов позволит обеспечить качественный контроль за использованием
денежных сумм и избежать нарушений в учете расчетов, позволит значительно
сократить наличие ошибок.
80
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Бюджетный кодекс Российской Федерации: (Принят Гос. Думой 17
июля 1998 года, с изменениями и дополнениями по состоянию на 28 декабря
2017 г.) // Правовая справочно-информационная система «Консультант Плюс»
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред.
от 03.08.2018) // Правовая справочно-информационная система «Консультант
Плюс»
3. Федеральный закон от 12.12.1996 №7-ФЗ «О некоммерческих
организациях» (ред. 14.11.2017) // Правовая справочно-информационная
система «Консультант Плюс»
4. Федеральный закон от 28.12.2013 № 418-ФЗ «О внесении изменений в
Бюджетный кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты
Российской Федерации» // Правовая справочно-информационная система
«Консультант Плюс»
5. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
(ред. 18.07.2017) // Правовая справочно-информационная система «Консультант
Плюс»
6. Приказ Минфина России от 06.12.2010 № 162н «Об утверждении
Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению»
(Зарегистрировано в Минюсте России 27.01.2011 № 19593) (ред. от 31.10.2017)
// Правовая справочно-информационная система «Консультант Плюс»
7. Приказ Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении
Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной
власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов
управления государственными внебюджетными фондами, государственных
академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции
по его применению» (Зарегистрировано в Минюсте России 30.12.2010 № 19452)
(ред. от 27.09.2017) // Правовая справочно-информационная система
81
«Консультант Плюс»
8. Приказ Минфина России от 28.12.2010 № 191н «Об утверждении
Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и
месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы
Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте России 03.02.2011 №
19693) (ред. от 02.11.2017) // Правовая справочно-информационная система
«Консультант Плюс»
9. Приказ Минфина России от 25.03.2011 № 33н «Об утверждении
Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной
бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и
автономных учреждений» (Зарегистрировано в Минюсте России 22.04.2011 №
20558) (ред. от 14.11.2017) // Правовая справочно-информационная система
«Консультант Плюс»
10. Приказ Минфина РФ от 20.11. 2007 г. № 112н «Об общих требованиях
к порядку составления, утверждения и ведения бюджетных смет казенных
учреждений» (Зарегистрировано в Минюсте России 14.12.2007 № 10750) (ред.
от 30.09.2016) // Правовая справочно-информационная система «Консультант
Плюс»
11. Приказ Минфина РФ от 30.12.2016 № 822 «Об утверждении
методических рекомендаций по осуществлению внутреннего финансового
аудита» (ред. от 11.01.2017) // Правовая справочно-информационная система
«Консультант Плюс»
12. Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм
первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета,
применяемых органами государственной власти (государственными органами),
органами местного самоуправления, органами управления государственными
внебюджетными фондами, государственными (муниципальными)
учреждениями, и Методических указаний по их применению»
(Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 № 37519) (ред. от 16.11.2016)
// Правовая справочно-информационная система «Консультант Плюс»