62
компенсационные выплаты.
Следует отметить, что законодательство никак не ограничивает размер
подотчетной суммы. Определенные ограничения могут быть предусмотрены
Законом № 44-ФЗ. В частности, по п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ возможны
закупки на сумму, не превышающую 100 000 рублей. В то же время, например,
при оплате по п. 26 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ услуг, связанных с направлением
в командировки или на мероприятия, такие ограничения не установлены
Чтобы не нарушить предельный размер расчетов между юридическими
лицами по одному договору, желательно определить предельную сумму аванса
менее 100 000 р.
На командировочные расходы и другие компенсации ограничение в 100
000 р. не распространяется – при получении авансов на такие расходы
сотрудник делает покупки от собственного имени, а не от имени учреждения.
6. Несмотря на то, что законодательство не ограничивает срок, на
который выдается подотчетная сумма, все же рекомендуется установить
предельный срок, на который выдается аванс.
Пример текста: Денежные средства под отчет предоставляются на срок,
указанный в заявлении подотчетного лица, но не более чем на [количество]
календарных дней. Иной срок может быть установлен руководителем
учреждения, в частности, при направлении сотрудника в длительную
командировку.
В конце года срок, на который денежные средства выдаются под отчет,
устанавливается таким образом, чтобы обязанность по представлению
авансового отчета возникла не позднее [число] декабря текущего года.
Для подотчетных сумм, выдаваемых в ноябре-декабре, предельный срок
желательно устанавливать с учетом требований нормативных актов по
«закрытию» года.
7. Срок представления Авансового отчета.
Подотчетное лицо обязано представить Авансовый отчет не позднее 3-х
рабочих дней:
63
после дня истечения срока, на который предоставлена подотчетная
сумма;
со дня выхода на работу
Абзацем вторым п. 6.3 Указаний Банка России № 3210-У установлен срок
представления Авансового отчета при выдаче аванса наличными.
Так как подотчетная сумма может быть перечислена и на карту
сотрудника, желательно установить в локальном акте единый срок по всем
авансам (независимо от способа предоставления)
По командировочным расходам установлен единый срок представления
авансового отчета – в течение 3 рабочих дней по возвращении из
командировки.
8. Предельные сроки проверки Авансового отчета, его утверждения, а
также срок окончательного расчета.
Пример текста: Окончательный расчет по авансовому отчету (погашение
задолженности подотчетным лицом или организацией) осуществляется не
позднее [количество] рабочих дней со дня представления авансового отчета.
В то же время, чтобы у работника не было оснований для жалоб, этот
срок должен быть разумным. Причем надо учесть время, необходимое для:
перечисления средств на карту или на получение наличных в кассу;
получения дополнительных ЛБО и корректировки бюджетной сметы
или Плана ФХД (при недостаточности прав на принятие обязательств).
По командировочным расходам установлен единый срок окончательного
расчета – в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки.
9. Запрет на передачу подотчетной суммы, денежных документов иным
лицам.
Пример текста: Не допускается передача выданных под отчет денежных
средств одним лицом другому.
Положения п. 6.3 Указания № 3210-У не содержат прямого запрета на
передачу выданных под отчет денег одним лицом другому. До 2012 года запрет
был установлен п. 11 Порядка ЦБ от 22.09.1993 № 40.
64
Устанавливать такой запрет не обязательно, но желательно. Его наличие
позволит сократить трудозатраты на осуществление внутреннего контроля.
Аналогичный запрет можно установить в отношении передачи денежных
документов.
10. Запрет на выдачу денег и денежных документов под отчет при
наличии под отчетом денежных документов, если срок отчета по ним наступил.
Пример текста: Не допускается предоставление подотчетных сумм и
выдача денежных документов под отчет при наличии под отчетом денежных
документов, если срок отчета по ним уже наступил
Хотя нормативные правовые акты такого запрета не содержат,
установление такого запрета позволит обеспечить эффективное использование
средств и имущества в учреждении.
10. Перечень сотрудников, имеющих право на получение авансов на
закупки.
Пример текста: Выдача под отчет денежных средств для приобретения
товаров (работ, услуг) на нужды учреждения производится работникам,
поименованным в Списке лиц, имеющих право получать денежные средства
под отчет на указанные цели (Приложение № [ ___ ] к настоящему
Положению).
Сейчас нет единого для всех организаций госсектора требования об
утверждении списка подотчетных лиц, имеющих право получать авансы на
закупки. В то же время такое требование может быть установлено в рамках
ведомства.
Авансы на командировочные расходы, в т.ч. для поездок на мероприятия,
могут выдаваться сотрудникам, поименованным в приказе руководителя.
11. Валюта, в которой будет выдаваться аванс при загранкомандировках
Пример текста: При направлении в командировку за пределы территории
Российской Федерации аванс предоставляется в [указать валюту: российских
рублях, долларах США и т.п.]
65
Для выдачи аванса в валюте в соответствии с валютным
законодательством потребуется открытие валютного счета.
Если в учреждении нет регулярных загранкомандировок и (или) в стране
командирования развиты безналичные расчеты, целесообразно выдавать авансы
в российских рублях. При таком решении будет меньше трудозатрат на
получение наличной валюты и на ведение учета – все расходы будут
учитываться в рублях.
Второй шаг более рациональнее представить в таблице 12.
Таблица 12
Шаг II. Определение КБК, инструктаж подотчетного лица
Контрольная
процедура
Нормы,
соблюдение
которых
обеспечивается
Что предотвращаем.
На что еще обратить внимание
Определение
КБК, по
которому
должен быть
предоставлен
аванс согласно
целям,
указанным в
заявлении
Указания № 65н
Неправильное применение КБК, кроме КОСГУ,
в казенных учреждениях - основание для
квалификации нецелевого использования
бюджетных средств и применения ст. 15.14
КоАП РФ
Неправильное применение КБК, в т.ч. КОСГУ, в
учреждениях всех типов может привести к
искажению отчетных форм. За такое
нарушение при определенных обстоятельствах
могут оштрафовать по ст. 15.11, ст.
15.15.6 КоАП РФ
Инструктаж
подотчетного
лица о
документах,
которые
должны быть
предоставлены
и предельной
сумме
расходов
п. 3 ст. 219 БК
РФ
ст. ст. 9, 19 ФЗ
от 06.12.2011
№402-ФЗ
п. 3 Инструкции
№157н
Переделать документы, подтверждающие
оплату и получение товаров (работ, услуг)
достаточно сложно, а порой просто
невозможно. Если документы будут
оформлены с нарушением, их нельзя будет
принять к учету.
Следует провести разъяснения сотрудникам
при выдаче аванса, как должны быть
оформлены отчетные документы. Также можно
сделать и разместить Памятку и разместить ее
на доске информации.
Очень часто превышение прав на принятие
обязательств происходит за счет перерасходов
подотчетных лиц. В следствие чего сотруднику
следует указать сумму, в которую он
обязательно должен уложиться - с учетом
остатка ЛБО. Особенно это актуально в конце
года.
Если бухгалтерия приняла Авансовый отчет с
превышением ЛБО, но не отразила
кредиторскую задолженность в учете, это
может привести к штрафу одновременно по
66
двум статьям КоАП РФ: 15.15.10 и 15.15.6
Шаг III. Проверка заявления на выдачу аванса
Проверка заявления на выдачу аванса должна проводится по следующей
методике.
1. Проверка достаточности ЛБО по соответствующему КБК (п. 3 ст. 219
БК РФ). В случае принятия обязательств сверх доведенных ЛБО может быть
штраф по ст. 15.15.10 КоАП РФ.
2. Проверка наличия задолженности по ранее предоставленной под
отчет сумме (наличными или на карту), срок отчета по которой уже наступил.
Положения п. 214 Инструкции №157н не допускают предоставление
аванса, если по ранее выданной подотчетной сумме наступил срок отчета.
Можно также предусмотреть проверку наличия задолженности по ранее
предоставленным денежным документам, срок отчета по которым уже
наступил. До 19 августа 2017 года была запрещена выдача аванса наличными,
если за подотчетным лицом числится долг по предыдущему авансу, выданному
наличными (п. 6.3 Указаний Банка России № 3210-У). Однако штраф за
нарушение этого правила предусмотрен не был. Проверяющие могли
приплюсовать выданную с нарушением сумму к остатку по кассе. И если
полученная сумма превысит лимит, попытаться оштрафовать по ст. 15.1 КоАП
РФ
3. Проверка наличия в заявлении:
назначения аванса;
расчета (обоснования) размера аванса;
срока, на который выдается аванс
Проверка наличия распоряжения руководителя о выдаче аванса: в виде
резолюции или приказа, в котором предписывается выдать аванс на основании
соответствующего заявления.
Если в заявлении о предоставлении аванса не обозначен срок, на который
испрашивается подотчетная сумма, проверяющие могут посчитать, что расчеты
надо было провести в течение одного дня.
67
Испрашиваемая сумма должна быть обоснована. Например, сумма аванса
определяется:
на командировку – с учетом норм компенсации расходов,
установленных в учреждении;
на приобретение запчастей – с учетом заключения о техническом
состоянии оборудования и сведений о проведенных ранее ремонтных работах;
4. Соответствие осуществляемой закупки положениям плана закупок и
(или) плана-графика закупок, в том числе в части планируемых сроков.
Проверка соответствующей визы сотрудника контрактной службы
Закупки у единственного контрагента отражаются в Плане закупок и
Плане-графике закупок одной строкой (п.п. 2, 2.1 Требований, утв.
постановлениями Правительства РФ от 05.06.2015 № 552, от 21.11.2013 №
1043, от 05.06.2015 № 553, от 05.06.2015 № 554).
Если закупка планом закупок и (или) планом-графиком не
предусмотрена, необходимо внести соответствующие изменения (п. 11 Правил
№ 552, п. 8 Правил № 1043, п.п. 8, 9 Правил № 553, п.п. 10, 11 Требований №
554, письмо Минэкономразвития России от 04.04.2017 № Д28и-1500, письмо
Минфина России от 16.06.2017 № 24-01-10/37715).
5. Не превышение прав на закупку у единственного поставщика и
включение закупки в план-график закупок, в т.ч. соответствие планируемого
срока закупки (если за счет аванса будет проведена закупка). Соблюдение иных
ограничений, предусмотренных Законами № 44-ФЗ, № 223-ФЗ или
Положением о закупке. Проверка наличия визы сотрудника контрактной
службы.
Например, годовой объем закупок по п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ не
должен превышать:
миллиона рублей
5% совокупного годового объема закупок и не должен составлять
более чем 50 миллионов рублей
За несоблюдение требований законодательства о контрактной системе
68
при принятии решения о способе и об условиях определения контрагента
ответственность предусмотрена ст. 7.29 КоАП РФ, а за нарушение срока
утверждения изменений, вносимых в план закупок или план-график закупок - ч.
4 ст. 7.29.3 КоАП РФ
При отрицательном результате контрольной процедуры аванс не
предоставляется до устранения нарушения
Следующий шаг инструкции представим в табличном варианте. (Таблица
13).
Таблица 13
Шаг IV. Перечисление, выдача денежных средств под отчет
Контрольная
процедура
Нормы,
соблюдение
которых
обеспечивается
Что предотвращаем
На что еще обратить внимание
При отрицательном результате контрольной процедуры аванс не предоставляется
до устранения нарушения
Контроль характера
авансов,
перечисляемых на
банковские карты
сотрудников,
выпущенные в
рамках зарплатных
проектов
На эти карты можно
перечислять авансы
по компенсационным
выплатам и суммы
«перерасходов» по
закупкам
Положение Банка
России от
24.12.2004 №
266-П
Зарплатные карты предназначены только
для операций, не связанных с
предпринимательской деятельностью.
Поэтому на зарплатные карты можно
зачислять компенсацию командировочных
расходов (в т.ч. авансы по
командировкам), а также "перерасходы"
по закупкам (письма Минфина России и
Федерального казначейства от 10.09.2013
№№ 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554,
Минфина России от 28.01.2014 № 02-03-
09/3057от 31.03.2016 № 02-03-09/18115)
Иные расчеты необходимо осуществлять
только с использованием карт,
выпущенных согласно Правилам, утв.
приказом Федерального казначейства от
30.06.2014 № 10н
Административная ответственность за
нарушение этого требования сейчас не
установлена
Проверка
бухгалтером-
кассиром РКО на
наличие
обязательной
информации
п. 6.3 Указаний
Банка России №
3210-У
В РКО обратите внимание на проверку:
- наличия подписи главбуха и ее
соответствие образцу;
- соответствие сумм проставленных
цифрами и прописью;
- наличие подтверждающих документов,
указанных в РКО в качестве основания
для выдачи наличных;
- идентификацию получателя по
удостоверяющему личность документу,
проверка доверенности
69
Шаг V. Проверка Авансового отчета. К ней относятся такие процедуры.
1. Проверка целевого расходования аванса согласно целям,
утвержденным при его выдаче. В учреждения не возникает обязанности по
возмещению расходов, не предусмотренных при выдаче аванса.
2. Проверка наличия ранее выданного аванса по представленному
Авансовому отчету. У учреждения не возникает обязанности по возмещению
расходов сотрудника, осуществление которых он не согласовывал заранее и для
проведения, которых он не получал аванс.
Возмещение расходов что в первом, что во втором случае допустимо по
решению руководителя учреждения при наличии по соответствующим КБК
свободных ЛБО. (п. 214 Инструкции № 157н).
3. Проверка достаточности ЛБО для погашения перерасхода
В учреждения не возникает обязанности по возмещению перерасхода по
закупкам, если при выдаче аванса письменно была зафиксирована предельная
сумма возможных расходов. Поэтому руководитель может утвердить отчет в
оговоренной при выдаче аванса сумме в пределах имеющихся ЛБО. Это
правило справедливо и для иных командировочных расходов, которые согласно
ст. 168 ТК РФ можно производить только с разрешения руководителя
учреждения.
В то же время отказать в выплате суточных и возмещении расходов по
проезду и проживанию, произведенных в установленном порядке и размерах,
учреждение не вправе. Обязательства по этим расходам возникают
«автоматически», независимо от наличия ЛБО. Вариант решения, который
позволит минимизировать (но не исключить риски) – отражение принятых по
отчету обязательств частично в пределах ЛБО текущего года, а частично – в
пределах ЛБО очередного года.
При принятии обязательств сверх доведенных ЛБО могут оштрафовать
по ст. 15.15.10 КоАП РФ.
4. Формальная проверка правильности заполнения Авансового отчета
Все строки и графы должны быть заполнены, в т.ч. должны быть указаны
70
даты, проставлены подписи и их расшифровки. По одной подотчетной сумме в
пределах срока, на который выдан аванс, сотрудник может представить
несколько Авансовых отчетов (Приказ № 52н).
5. Проверка документов с целью подтверждения факта оплаты
наличными деньгами или посредством банковской карты. Вид, форма и
обязательные реквизиты документа, подтверждающие факт оплаты, должны
отвечать требованиям ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-
кассовой техники_».
Если из представленных документов очевидно, что командировочные
расходы за сотрудника оплатило третье лицо, следует истребовать пояснение.
Сотрудник может в письменном виде указать, что третье лицо несло расходы
по его поручению за счет его средств. Если не истребовать такие пояснения,
ревизоры могут потребовать возмещения ущерба, так как по ст. 168 ТК РФ
возмещению подлежат расходы, понесенные именно сотрудником, а не третьим
лицом.
Если к учету приняты оформленные с нарушениями документы, ревизоры
могут:
потребовать возместить ущерб (восстановить расходы);
поставить вопрос об искажении данных учета и отчетности.
6. Проверка контрагента. Проверка факта закупки и факта
поступления в учреждение товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Документы принимаются к учету по результатам внутреннего контроля
Не допускается принятие к учету документов, которыми оформлены не
имевшие места факты хозяйственной жизни.
а) В представленных документах должен быть указан фактический адрес
закупки (если в них значится только юридический адрес, подотчетное лицо
может указать фактический адрес от руки). Должна быть обеспечена
возможность выборочной проверки закупок на месте
б) В документах должны быть указаны наименования приобретенных
товаров, работ или услуг (артикул, сорт, вид и т.п.), цена за единицу и
71
количество. Эти данные нужны для постановки оплаченных объектов на учет и
обоснования законности, эффективности расходов.
Кроме того, величина натурального и (или) денежного измерения факта
хозяйственной жизни с указанием единиц измерения являются обязательными
реквизитами первичного учетного документа. Их отсутствие может
рассматриваться ревизорами в качестве нарушения порядка ведения
бухгалтерского учета, а, значит, не исключен штраф по ст. 15.11 КоАП РФ.
в) Даты и время закупки должны соответствовать режиму работы
соответствующих торговых точек, данным путевых листов (при закупке ГСМ)
и т.п. В локальном акте могут быть установлены часы, в которые проводятся
закупки.
При закупке в выходные и праздники у подотчетного лица могут быть
затребованы дополнительные пояснения.
г) Реквизиты (дата и время покупки, наименование поставщика и т.д.)
кассового чека (БСО) должны совпадать с данными товарного чека или иного
документа продавца, подтверждающего факт покупки.
д) Для подтверждения факта приемки товаров или результатов работ
можно проверить: наличие Приходного ордера (ф. 0504207) или Акта (ф.
0504101), отметок кладовщиков об оприходовании на товарных чеках, актов
комиссий и виз ответственных сотрудников о приемке работ (услуг) и т.п.
е) Для подтверждения факта перелета необходимо наличие посадочного
талона с отметкой о прохождении предполетного досмотра (п. 84 Общих
правил воздушных перевозок; письмо Минфина России от 06.06.2017 № 03-03-
06/1/35214; п. 77 Правил проведения предполетного и послеполетного
досмотров, утв. приказ Минтранса РФ от 25.07.2007№ 104). При отсутствии
посадочного и (или) отметки о досмотре дополнительно можно потребовать
справку авиакомпании о факте полета.
При покупке электронных железнодорожных билетов факт проезда
подтверждает посадочный купон, предоставленный пассажиру при электронной
регистрации (п.п. 1, 2 Приложения к приказу Минтранса России от 21.08.2012