52
Таблица 10
Проверка предоставленных авансовых отчетов
Наименов
ание
докум.
Дата
составлен
ия
Наименование
организации
Содержа
ние хоз.
операции
Ед.
изм.
Подпись
Печать
МОЛ
Заключе
ние
аудитора
Авансовый
отчет
06.05.18
Администрации
Красносопкинско
го Сельсовета
Хоз. рас.
Руб.
—
Нет
оснований
для
отражения
операции
в учете
Авансовый
отчет
15.06.18
Администрации
Красносопкинско
го Сельсовета
—
Руб.
—
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О
бухгалтерском учете», а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и
отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые
юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами,
которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.
Первичными оправдательными документами, подтверждающими
расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные),
кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных
работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты
закупки материальных ценностей у физических лиц.
При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском
учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения
имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты,
дающие полную информацию о хозяйственной операции. Кроме того, в акте
закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены
дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного
местожительства и паспортные данные.
Так, в прилагаемых первичных оправдательных документах,
подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств,
выданных под отчет, приложены кассовый и товарный чек. При этом ни в том,
ни в другом документе не расшифрованы наименования и количество
приобретенных ТМЦ, а указаны их стоимость и обобщенное название (а
именно, запчасти). В связи с чем, бухгалтерия учреждения не правомерно
53
отобразила операции по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти
суммы учреждение должно было взыскать с сотрудника либо включить сумму в
совокупный облагаемый доход работника.
Согласно п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы должны быть
документально подтверждены. Правила документального подтверждения
хозопераций первичными документами установлены ст. 9 закона от 06.12.2011
№ 402-ФЗ.
Согласно данной норме к обязательным реквизитам первичного
документа относятся наименование и количество приобретенных активов,
работ, услуг. В нашем случае это условие не выполняется, а значит, нет
основания принять такие документы к учету.
В данной ситуации можно предложить следующие варианты:
1. Попросить продавца выдать товарный чек, в котором будут верно
указаны наименование и количество купленных товаров.
2. В случае нежелания продавца пойти навстречу, сделать расшифровку
покупки самостоятельно и приложить ее к авансовому отчету вместе с
имеющимися первичными документами.
Расшифровка может выглядеть следующим образом (Приложение 6).
Далее при проверке расчетов с подотчетными лицами было выявлено
следующее нарушение: бухгалтерия Администрации Красносопкинского
Сельсовета неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления
которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных
документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.
Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности,
изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в
Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-
хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном
периоде, в котором данные операции имели место.
Согласно Положения, даты, проставленные на первичных
оправдательных документах (ж/д билеты, товарных чеках, кассовых чеках,
54
счетах, квитанциях к приходным кассовыми ордерам), подтверждающих
расходование наличных денежных средств – должны быть более ранними, чем
дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном
кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.
Выявленный факт отражен в рабочем документе аудитора в таблице 11.
Таким образом, оправдательные документы, приложенные к авансовым
отчетам №7 и №12, являются недостоверными, так как их дата является
поздней по сравнению с датой авансового отчета.
Таблица 11
Проверка правомерности составления авансовых отчетов
Дата и №
авансового
отчета
Наименование
оправдательного
документа
Дата и №
оправдательного
документа
Заключение
аудитора
№7 от 12.04.2018
Квитанция к
приходному
кассовому ордеру
№117 от 13.04.2018
Недостоверность
первичных документов,
подтверждающих
расходование
подотчетных сумм
№12от
11.05.2018
Кассовый чек
№2014от
15.05.2018
Проверка приказа руководителя Администрации Красносопкинского
Сельсовета о направлении работников в командировку показала соответствие
данных авансовых отчетов и приказов.
Далее была проведена проверка правильности ведения учета
командировочных расходов в пределах норм и сверх норм. Рассмотрев все
отраженные в журнале хозяйственных операций, было установлено, что учет
ведется верно.
Однако в некоторых ситуациях нельзя признать действия бухгалтерии
учреждения правомерными.
Работники учреждения, находясь в служебных командировках, при
оплате услуг гостиничных предприятий, железнодорожного и авиатранспорта
уплатили необходимые суммы НДС, что подтверждено авансовыми отчетами и
соответствующими документами, подтверждающими факт оплаты услуг:
проездными документами железнодорожного транспорта, квитанциями
получения оплаты за пользование постельным бельем в поездах, квитанциями,
55
счетами и кассовыми чеками гостиниц, авиабилетами.
В ходе проверки правильности выделения НДС в сумме
командировочных расходов было установлено, что суммы НДС по
командировочным расходам, предъявляемые к вычету, подтверждаются не
только счетами-фактурами, но и иными документами, при этом сумма НДС
выделена отдельной строкой не на всех.
Заключительным этапом проверки была сверка данных авансовых
отчетов и данных регистра «Расчетов с подотчетными лицами» по счету
020800000. За проверяемый период сверка не выявила существенных
расхождений.
Таким образом, в ходе проверки обнаружены некоторые нарушения
установленного порядка ведения бухгалтерского учета и подготовки
бухгалтерской отчетности. Однако выявленные нарушения не являются
существенными, поэтому не повлияли на достоверность бухгалтерской
отчетности.
Учет расчетов с подотчетниками сопряжен с соблюдением множества
процедур — как организационных, так и документального характера. В связи с
этим возможно возникновение различных ошибок, которые, однако, можно
своевременно исправить. Если ошибки останутся неисправленными,
неизбежны претензии со стороны проверяющих ведомств.
56
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ
ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
3.1 Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами на основе данных аудита
Своевременный анализ расчетов с подотчетными лицами в
Администрации Красносопкинского Сельсовета необходим для улучшения
контроля работы с ними. Это поможет учреждению установить достоверность и
целесообразность совершаемых операций с деньгами, выданными под отчет.
Для качественного анализа расчетов с подотчетными средствами
предлагается следующая программа.
1. Контролировать целевые назначения выдачи подотчет сумм, а именно:
расходы на хозяйственные и управленческие нужды учреждения;
расходы на командировки;
представительские расходы;
расходы на покупку ТМЦ, МПЗ или ОС;
расчеты по договорам поставок.
2. Внимательно отслеживать размеры, условия выдачи и возврата денег:
предоставление АО или возврат неизрасходованных средств должны
происходить не позднее 3 рабочих дней с даты, указанной в заявлении о
выдаче денег под отчет, либо со дня выхода работника на работу;
размер выдачи денег под отчет ничем не ограничен, но существует
ограничение по расчетам наличными деньгами между работником как
представителем организации и контрагентом — не более 100 000 руб. в рамках
одного договора (п. 6 указания Банка РФ «Об осуществлении наличных
расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У).
3. Проверять правильность и полноту заполнения первичной
документации.
4. Выявлять факты нарушений локальных и нормативных актов.
57
5. Проводить контроль учета операций с подотчетными лицами.
Проводя анализ аналитического и синтетического учета по счету
00208000, учреждение сможет контролировать работу с подотчетными лицами.
Данные синтетического учета нам покажут:
остаток по Дт 00208000 свидетельствует, что сотрудник не отчитался за
взятые подотчет деньги;
остаток по Кт 00208000 – у сотрудника был перерасход.
Если аналитический учет организовать правильно, то можно будет
увидеть не только сумму долга или перерасхода, а также: дату, фамилию,
должность подотчетника и целевое назначение аванса.
Как известно, с 19.08.2017 г порядок выдачи денег под отчет изменился в
связи с тем, что Центробанк переписал кассовый порядок (Указание от 19 июня
2017 г. № 4416-У). Согласно новым правилам выдачи подотчетных сумм,
деньги могут получить даже те сотрудники, которые не отчитались по
прошлым авансам. Ранее необходимо было отчитаться подотчетному лицу в 3-
хдневный срок по полученным суммам в подотчет. Сейчас, список
подотчетных лиц, как собственно и порядок выдачи наличных денег под отчет
в организации устанавливает руководитель, издавая соответствующий приказ, а
также фиксируя новые правила в учетной политике организации.
На наш взгляд, формируя учетную политику в учреждении, следует в
обязательном порядке прописать конкретные сроки для представления
оправдательных документов и составления авансового отчета, в зависимости от
целей получения денежных средств. Особую значимость приобретают случаи
не возврата денег, полученных в подотчет.
Среди путей совершенствования расчетов с подотчетными лицами в
Администрации Красносопкинского Сельсовета, необходимо выделить
следующие основные моменты:
внедрение на практике детализированного кассового чека (что,
сколько, где и за какую цену было приобретено подотчетным лицом), при этом
недопустимо принимать к учету документ, в котором написано, к примеру,
58
«канцтовары» без расшифровки;
создание приказа, в котором должен быть утвержден список
сотрудников, имеющих право на получение денежных средств под отчет;
следует разработать внутренний приказ об установлении размера
(норм) суточных; а для определения размеров предстоящих расходов
составлять расчет (смету) командировочных расходов, исходя из утвержденных
нормативов;
утверждение сроков отчета в расходовании и возврата сумм;
ведение более информативно журналов регистрации работников,
прибывших из командировки, и работников, направленных в командировку.
Что касается возмещения материального ущерба, можно предложить
создать фонд на пополнение собственных средств, но в том случае, если
виновным лицом является работник учреждения – это позволит работнику
равномерно возмещать причитающиеся к выплате суммы.
Следует еще раз обратить внимание на внутренний контроль
документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя
учреждения контроль необходим в целях сохранности активов учреждения и
обеспечение расходования их по целевому назначению, т.к. система контроля
преследует цель не только сохранности имущества собственника, а также
обеспечивает эффективную работу, как всего учреждения, так и всех
работников.
Если применять следующие действия, то улучшения функционирования
учреждения в данной области расчетов не замедлят себя ждать, а именно:
контролировать порядок выдачи подотчетных сумм и отчетов по ним;
проводить регулярно инвентаризации расчетов с подотчетными
лицами и сотрудниками по прочим операциям, в т.ч. внеплановые;
для более четкого контроля по движению документов необходимо
разработать и внедрить графики документооборота и ознакомить с ними всех
исполнителей под подпись;
59
постоянно проверять состояние расчетов с сотрудниками по
просроченной задолженности.
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами
Аудиторская проверка Администрации Красносопкинского Сельсовета
выявила целый ряд ошибок. Таким образом, можно сделать вывод, что
организацию бухгалтерского учета на данном учреждении необходимо
совершенствовать.
Большинство выявленных ошибок объясняется скорее не слишком
большой степенью сложности отражения в учете, а небрежностью ведения
учета и отсутствием системы внутреннего контроля документов, касающихся
осуществления операций с подотчетными лицами, отражением операций в
учете.
Для упорядочения системы учета расчетов с подотчетными лицами, а
также проведения регулярного и своевременного контроля, при проведении
которого комиссия будет руководствоваться соответствующими нормами в
учреждении, рекомендуется разработать пошаговую инструкцию внутреннего
контроля, которая будет затрагивать все участки учетного процесса в данном
направлении.
Данная инструкция состоит из восьми последовательных шагов,
предоставляющих алгоритм ведения бухгалтерского учета бюджетного
учреждения, который также затрагивает соответствие нормативного требования
оформления первичной документации, порядку получения и своевременному
предоставлению отчетных форм по расходованию подотчетных сумм, а также
проведения анализа состояния данных расчетов.
Так, такими шагами являются:
Шаг I. Проверка локальных актов по расчетам с подотчетными лицами.
Шаг II. Определение КБК, инструктаж подотчетного лица.
Шаг III. Проверка заявления на выдачу аванса.
60
Шаг IV. Перечисление, выдача денежных средств под отчет.
Шаг V. Проверка Авансового отчета.
Шаг VI. Окончательный расчет по Авансовому отчету.
Шаг VII. Регулярный анализ состояния расчетов с подотчетными лицами.
Шаг VIII. Отражение расчетов с подотчетными лицами в учете и
отчетности.
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
Шаг I. Проверка локальных актов по расчетам с подотчетными лицами.
На данном этапе рассмотрим основные направления урегулирования вопросов в
учетной политике учреждения. И способы их принятия.
1. К первому вопросу регулирования следует отнести расчеты с какими
лицами будут учитываться на счете 208 00. Так, на счете 208 00 «Расчеты с
подотчетными лицами» подлежат учету только расчеты со штатными
сотрудниками. В Указаниях Банка России № 3210-У под подотчетными лицами
понимаются не только работники учреждения, но и лица, с которыми
заключены гражданско-правовые договоры. Расчеты с последними желательно
учитывать на счетах 206 00 и 302 00.
2. Следующим вопросом является порядок применения счетов
бухгалтерского учета при отчете «перерасходом». Если сотрудник не получал
подотчетную сумму, но представил утвержденный Авансовый отчет, расчеты
учитываются на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».
Нормативными правовыми актами такой вопрос не урегулирован.
Если подотчетная сумма не выдавалась, учет расчетов с сотрудниками по
компенсации их расходов может быть организован и на счете 302 00. Такое
учетное решение не является ошибкой (письмо Минфина 30.09.2011 № 02-06-
05/4406).
3. Установить перечень документов-оснований для учета обязательств по
подотчетным суммам на 500-х счетах.
Перечень документов-оснований для учета обязательств на 500-х счетах
должен быть определен в учетной политике с учетом требований казначейского
61
органа по санкционированию расходов (п. 318 Инструкции № 157н). Так,
обязательства по расчетам с подотчетными лицами отражаются на счетах 0 502
01 000 «Принятые обязательства» и 0 502 02 000 «Принятые денежные
обязательства» на основании:
Заявления сотрудника о выдаче подотчетной суммы;
Авансового отчета (в части принятия обязательств по перерасходам).
Помимо Заявления и Авансового отчета к таким документам могут быть
отнесены Приказ о направлении в командировку, служебная записка.
4. Порядок оформления лицевой стороны Авансового отчета.
На лицевой стороне Авансового отчета подлежат отражению
бухгалтерские записи по кредиту счета 208 00 и дебету счетов 401 00, 100 00,
201 35. В указаниях по заполнению Авансового отчета не написано, какие
проводки надо отразить в таблице «Бухгалтерская запись» при заполнении
лицевой стороны этого документа. Оптимальный вариант – указать проводки
по расходам, целесообразность которых подтверждена документами, по
кредиту счета 208 00 и дебету счетов 401 00, 100 00, 201 35.
В то же время не будет ошибкой, если на лицевой стороне отчета
дополнительно будет указано другие корреспонденции, в которых задействован
счет 208 00, например, проводки по выдаче денег под отчет (письмо Минфина
России от 08.05.2018 № 02-07-05/30993). Особенно, если такой порядок
закреплен в Учетной политике.
Минфин полагает, что при составлении Авансового отчета «Сведения о
внесении остатка, выдаче перерасхода» можно не заполнять (письмо от
23.12.2016 № 02-07-10/77837), при этом согласно Приказу 52н удаление
реквизитов из форм первичных документов, регистров учета не допускается.
Таким образом лучше вписывать информацию в раздел «Сведения о внесении
остатка, выдаче перерасхода» от руки.
5. Установление предельного размера подотчетной суммы.
Рекомендуется установить предельный размер подотчетной суммы менее
100 000 р. Исключение – аванс лицу, направляемому в командировку, а также