СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................................3
Глава 1 Теоретико-методологические аспекты бухгалтерского учёта и аудита
расчётов с подотчётными лицами.............................................................................7
1.1 Расчёты с подотчётными лицами как объект учёта и аудита
...........................
7
1.2 Нормативно-правовое регулирование учёта и аудита расчётов с
подотчётными лицами в организации.....................................................................13
1.3 Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами в организации
........
20
Глава 2 Организация учёта расчётов с подотчётными лицами в мурманском
представительстве НОЧУ ВО «Московский финансово-промышленный
университет «Синергия»..........................................................................................26
2.1 Краткая характеристика деятельности организации.......................................26
2.2 Порядок первичного, синтетического и аналитического учёта расчётов с
подотчётными лицами в организации.....................................................................29
2.3 Аудиторская проверка расчётов с подотчётными лицами в организации .... 44
Глава 3 Совершенствование расчётов с подотчётными лицами в Мурманском
представительстве НОЧУ ВО «Московский финансово-промышленный
университет «Синергия»..........................................................................................56
3.1 Мероприятия по повышению эффективности бухгалтерского учёта расчётов
с подотчётными лицами...........................................................................................56
3.2 Мероприятия по повышению эффективности внутреннего контроля
расчётов с подотчётными лицами...........................................................................60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ........................................................................................................ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ...............................................71
ПРИЛОЖЕНИЯ........................................................................................................ 77
ВВЕДЕНИЕ
Определённые виды хозяйственных и других расходов организации не
могут быть оплачены с расчётного счёта или непосредственно из кассы
организации. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств
через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации.
Расчёты с подотчётными лицами используются практические на всех
предприятиях, имеют свои особенности и в обязательном порядке должны быть
учтены.
Структура и объём расчётов с подотчётными лицами оказывают влияние
на финансовые потоки предприятия, объём наличных денежных средств,
уровень затрат и прибыль предприятия.
Все это подчеркивает необходимость осуществления своевременного и
достоверного осуществления бухгалтерского учёта и контроля расчётов с
подотчётными лицами.
В подотчёт выдаются наличные денежные средства на предстоящие
командировочные расходы, для оплаты хозяйственных расходов, на
представительские цели, для покупки за наличный расчёт продукции у других
предприятий или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных
услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
Проблема правильного отражения в учёте расчётов с подотчётными
лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учёта на
предприятии, так как в процессе данных расчётов используется денежная
наличность, которая является одной из главных основ производственной
деятельности современного предприятия.
Тем не менее, практика хозяйствования показывает, что из всех
проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений
допускается при расчётах с подотчётными лицами вследствие небрежного
ведения бухгалтерского учёта и отсутствия контроля за расчётами с
работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.
3
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчёты с
подотчётными лицами не носят массовый характер. Однако они связаны со
многими другими разделами учёта, например, операциями по кассе, расчётами
с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных
ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность
внутреннего контроля расчётов с подотчётными лицами.
Актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы
заключается в необходимости изучения организации расчётов с подотчетными
лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учёте таких расчётов.
Рациональная организация расчётов с подотчётными лицами способствует
укреплению общей расчётной дисциплины, повышению ответственности
сотрудников за соблюдение расчётов. Вследствие этого улучшается финансовое
состояние организаций.
Это особо актуально в современных рыночных условиях, поскольку
оборот денежных средств играет огромную роль в жизни предприятия любой
формы собственности.
Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы
избегания ошибок, допускаемых при учёте расчётов с подотчетными лицами.
Объект исследования - Мурманское представительство НОЧУ ВО
«Московский финансово-промышленный университет «Синергия».
Предмет исследования - расчёты с подотчётными лицами в организации.
Цель работы - исследовать порядок бухгалтерского учёта и провести
аудиторскую проверку расчётов с подотчётными лицами в Мурманском
представительстве НОЧУ ВО «Московский финансово-промышленный
университет «Синергия» для разработки рекомендаций по их оптимизации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
- рассмотреть расчёты с подотчётными лицами как объект учёта и
аудита;
- раскрыть нормативно-правовое регулирование учёта и аудита
4
расчётов с подотчётными лицами в организации;
- выявить бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами в
организации;
- дать краткую характеристику деятельности организации;
- рассмотреть порядок первичного, синтетического и аналитического
учёта расчётов с подотчётными лицами в организации;
- провести аудиторскую проверку расчётов с подотчётными лицами в
организации;
- предложить мероприятия по повышению эффективности
бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами;
- предложить мероприятия по повышению эффективности
внутреннего контроля расчётов с подотчётными лицами.
Информационную базу исследования составляет совокупность
специальной и научной литературы, законы и нормативные документы,
статистические данные; экономические исследования по теме; справочная и
периодическая литература; монографии по вопросам бухгалтерского учёта и
аудита расчётов с подотчётными лицами, таких как С.М. Бычкова, В.Р.
Хахарьин, Н.П. Кондраков, Е.П. Козлова, В.И. Подольский, Н.В. Пошерстник,
А.Д. Шеремет и других.
Практической базой исследования являются, данные синтетического и
аналитического учёта, бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности
предприятия Мурманское представительство НОЧУ ВО «Московский
финансово-промышленный университет «Синергия» за 2017 г.
Исследование деятельности предприятия производилось с помощью
таких приёмов как наблюдение, сравнение и обобщение, а также специальных
методов бухгалтерского учёта и аудита.
Практическая значимость исследования состоит в том, что проведенная
процедура внутреннего аудита позволила выявить недостатки ведения
бухгалтерского учёта в организации, разработать предложения по повышению
эффективности системы бухгалтерского учёта и внутреннего контроля
5
расчётов с подотчётными лицами, а также будет способствовать улучшению
деятельности Мурманского представительства НОЧУ ВО «Московский
финансово-промышленный университет «Синергия».
Структура работы включает в себя: введение, три главы, заключение,
список использованных источников и приложения.
6
Глава 1 Теоретико-методологические аспекты бухгалтерского
учёта и аудита расчётов с подотчётными лицами
1.1 Расчёты с подотчётными лицами как объект учёта и аудита
Одной из форм взаимоотношений организации с собственными
работниками являются расчёты с подотчётными лицами.
Подотчётными лицами считаются работники, которые получают
наличные денежные средства из кассы организации на свои предстоящие
расходы, связанные с выполнением служебного задания. Подотчётные лица
получают деньги под отчёт, т. е. под обязательство представить отчёт о
расходах и вернуть неизрасходованные средства после того как служебное
задание будет выполнено.
Подотчётными лицами могут быть только постоянные работники
организации. Причем список подотчётных лиц должен быть утвержден
приказом руководителя организации. Другим приказом руководителя следует
утвердить порядок выдачи подотчётных сумм и представления отчётности в их
использовании.
При ведении расчётов с подотчётными лицами организация преследует
следующие цели:
- во-первых, установление партнёрских отношений с другими
организациями в целях расширения производства, заключение выгодных
контрактов, способствующих дальнейшему развитию предприятия, поиск
новых рынков сбыта своей продукции, работ, услуг;
- во-вторых, обеспечение работоспособности организации, а также
приобретение хорошей деловой репутации на отраслевом рынке.
При выдаче денежных средств организация обязана:1
- определить сумму подотчётных средств и срок, на который она
1 Анненкова, Е. Расчёты с подотчётными лицами в 2017 году / Е.Анненкова // Главбух. - 2017. - №6. - С. 17-18.
7
выдаётся;
- получить от подотчётного лица отчёт о расходах в срок не позднее
3-х рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
- выдавать денежные средства под отчёт при условии полного отчёта
им по ранее выданным авансам;
- запретить передачу подотчётных денежных средств от одного
работника другому;
- определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и
получать в банке денежные средства под отчёт. Перечень подотчётных лиц и
правила расчётов с ними включён в учётную политику организации,
определяющую правила бухгалтерского учёта.
Только включённые в перечень лица могут получать деньги под отчёт.
Он утверждается приказом руководителя предприятия.
Только при соблюдении всех вышеупомянутых условий можно говорить
о хорошей организации расчётов с подотчётными лицами в организации.
Расчёты с подотчётными лицами возникают практически в каждой
организации и весьма разнообразны:
- на приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный
расчёт, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
- на оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- на командировочные или представительские расходы.2
С помощью подотчётных лиц предприятие производит такие виды
расходов, которые сложно оплатить непосредственно из кассы организации или
путем безналичного расчёта.
К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные
расходы, а также расходы на приобретение небольших партий
товарно-материальных ценностей у других организаций или физических лиц.
К операционно-хозяйственным расходам относятся канцелярские и
2 Захарьин, В.Р. Расчёты с подотчётными лицами: бухгалтерский учёт и налогообложение / В.Р. Захарьин - М.:
Налоговый вестник, 2016. - С. 14
8
почтово-телеграфные расходы, а также расходы на приобретение мелкого
инвентаря за наличный расчёт, оплату мелких транспортных услуг, покупку
горюче-смазочных материалов.
Обычный порядок получения подотчётных сумм, предназначенных на
операционно-хозяйственные расходы, и представления отчётности в их
расходовании заключаются в следующем. Работник организации подает
заявление руководителю организации с просьбой выдать ему конкретную
денежную сумму на конкретные операционно-хозяйственные расходы.
В заявлении работник указывает срок представления авансового отчёта -
обычно не позднее чем через месяц. Руководитель организации утверждает это
заявление. Бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер, к которому
прилагается заявление, утвержденное руководителем.3
Расходуя полученные деньги, подотчётное лицо собирает документы,
подтверждающие произведенные расходы. При приобретении материальных
ценностей в организации розничной торговли (магазине) подотчётное лицо
должно получить чек кассового аппарата и товарный чек.
При приобретении материальных ценностей непосредственно на
заводе-изготовителе или в организации оптовой торговли подотчётному лицу
следует получить накладную, счёт-фактуру и чек кассового аппарата.
Для отчётности в использовании подотчётных сумм используется
унифицированная форма авансового отчёта. При оформлении авансового
отчёта подотчётное лицо перечисляет все собранные документы и рассчитывает
общую сумму расходов, понесённых в пользу своей организации. Все
собранные документы прилагаются к авансовому отчёту.
Другой распространенный вид расходов организации, производимых
через подотчётных лиц, - командировочные расходы, т. е. расходы, связанные
со служебной командировкой работника организации.
Служебной командировкой признается поездка работника по
3 Сухарев, И.Т. Порядок расчётов с подотчётными лицами / И.Т.Сухарев // Финансовая газета. Региональный
выпуск. - 2015. - № 5. - С.33.
9
распоряжению руководителя организации в другую местность на определенный
срок.
Работникам, направляемым в командировку, оплачиваются расходы на
наём жилого помещения, на проезд к месту назначения и обратно, а также
суточные за время нахождения в командировке.
Основанием для поездки работника в командировку является служебное
задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении. Данное
задание подписывается руководителем структурного подразделения и
утверждается руководителем организации.
На основании этого документа издается приказ (распоряжение) о
направлении работника в командировку и оформляется командировочное
удостоверение.4
На осн овании действующих в орган изац ии нормати вов,предполагаемого
срока пребывания р аботника в командировке и предп олагаемой стоимости
проезда бухгалт ер ия рассчитывает сум му аванса на коман дировочн ые расхода
и оформляет на эту сум му расходный кассовы й орд ер. На его основании из
кассы о рганизац ии раб отнику выдается аванс на командировочные расхо ды.
Не п озднее чем чер ез три р аб очих дня по возвращении из командировки
работник о бязан представить в б ухгалтерию авансовый отчёт о ден ежны х
сум мах, изр асходованных в связи с выполнением служебного задания. К
авансовому о тчёту о н должен приложить документы, подтверждающие
про изве денн ые расходы: проездные документы (билеты), документы,
подтвер жд ающи е р асходы на наём жилья и т. д. Оплата расходов на наём
жилья огр аничивается верхним пределом, установленным в организац ии.
Основными документами, которые применяются при оформление
расчётов с подотчётными лицами являются:
- авансовые отчёт;
- приказы о направлении сотрудников в командировки;
4 Захарьин, В.Р. Расчёты с подотчётными лицами: бухгалтерский учёт и налогообложение / В.Р. Захарьин - М.:
Налоговый вестник, 2016. - С. 15
10
- командировочные удостоверения;
- копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из
кассы;
- сметы представительских расходов;
- приказы об утверждении смет представительских расходов;
- оправдательные первичные документы.
Основной целью бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами
является контроль соблюдения кассовой и расчётной дисциплины,
правильности и эффективности использования денежных средств выданных в
подотчёт, обеспечения в соответствующие сроки сдачи неиспользованных
подотчётных сумм в кассу предприятия.
Таким образом, основными задачами бухгалтерского учёта расчётов с
подотчётными лицами являются:5
- контроль правильности документального оформления и законности
операций с денежными средствами, выданным подотчёт на конкретные цели;
- обеспечение своевременности, полноты и правильности возврата
неиспользованных подотчётных сумм;
- своевременное выявление результатов невозвращенных в
установленный срок подотчётных сумм, обеспечение своевременного
взыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности по
выданным подотчётны суммам;
- обеспечение сохранности денежных средств в кассе и
бесперебойная выдача подотчётных сумм на хозяйственные нужды и
командировочные расходы;
- изыскание возможностей наиболее рационального вложения
свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций.
Решение данных задач полностью зависит от грамотной постановки
5 Сухарев, И.Т. Порядок расчётов с подотчётными лицами / И.Т.Сухарев // Финансовая газета. Региональный
выпуск. - 2015. - № 5. - С.33.
11