пределами территории РФ
Содерж ание хозяйственны х операций
Корреспондирующие
счёта
Дебет Кредит
Получены по чеку деньги для выдачи работнику аванса
на командировку в рублях
50-1 51
Получены деньги с текущего валютного счёта для выда
чи работнику аванса на командировку в иностранной
валюте
50-4 52-2
Выдан работнику в подотчёт аванс на загранкоманди
ровку в рублях
71-1
50-1
Выдан работнику в подотчёт аванс на загранкоманди
ровку в иностранной валюте
71-2 50-4
Отражена положительная курсовая разница на дату вы
дачи валютных средств из кассы в подотчёт
50-4
91-1
Отражен возврат неизрасходованной подотчётной суммы
в иностранной валюте
50-4 71-2
Отражен возврат неизрасходованной подотчётной суммы
в рублях
50-1
71-1
Отражена отрицательная курсовая разница, возникшая
по возвращенной неизрасходованной подотчётной сумме
в иностранной валюте на дату ее возврата в кассу
91-2 71-2
На основании авансового отчёта фактические и доку
ментально подтвержденные командировочные расходы в
иностранной валюте отнесены на себестоимость про
дукции
20
71-2
Отражена отрицательная курсовая разница, возникшая
по командировочным расходам в иностранной валюте, на
дату их списания на себестоимость продукции
91-2 71-2
На основании авансового отчёта фактические и доку
ментально подтвержденные командировочные расходы в
рублях отнесены на себестоимость продукции (без учёта
НДС)
20
71-1
Отражена сумма НДС по произведенным командировоч
ным расходам в рубля хв пределах РФ
19
71-1
Предъявлены к вычету суммы НДС, относящиеся к
командировочным расходам в рублях в пределах РФ
68-1 19
Подотчётное лицо, взявшее в кассе организации наличные деньги на
представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в
бухгалтерию товарного чека, счёта, накладной на отпуск товара, а также чека
кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не
со штампом) предприятия. Исключением из вышеизложенного правила могут
служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой
отчётности по формам, утвержденным Минфином России (билеты, талоны,
знаки почтовой оплаты и т.д.).
23
Поэтому не являются документами, подтверждающими расходование
наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без
печати, товарные чеки без чека ККМ, счёт по проведению официального
приёма. В случае непредставления подотчётным лицом соответствующих
оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, такие
суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника
на общих основаниях.
В бухгалтерском учёте представительские расходы будут отражены
следующим образом:26
Дебет 71 Кредит 50 - выданы средства под отчёт на представительские
расходы;
Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по
предъявленным документам.
Следовательно, счёт 71 - активно-пассивный. Его дебетовое сальдо
отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое
сальдо - сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются
суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании
расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно
авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам
неиспользованные суммы.
Аналитический учёт ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых
авансов может быть только при полном отчёте по предыдущему авансу.
Передача аванса другому лицу не допускается.
Организация должна проводить инвентаризацию подотчётных сумм, в
ходе которой проверяются отчёты подотчётных лиц по выданным авансам с
учётом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по
каждому подотчётному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Таким образом, подотчётными лицами считаются работники, которые
26 Сухарев, И.Т. Порядок расчётов с подотчётными лицами / И.Т.Сухарев // Финансовая газета. Региональный
выпуск. - 2015. - № 5. - С.33.
24
получают наличные денежные средства из кассы организации на свои
предстоящие расходы, связанные с выполнением служебного задания.
Подотчётные лица получают деньги под отчёт, т. е. под обязательство
представить отчёт о расходах и вернуть неизрасходованные средства после того
как служебное задание будет выполнено
Задачами организации учёта расчётов подотчётными лицами являются
контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм,
соблюдением правильности их документального оформления, а также
своевременного отчёта о произведённых операциях.
25
Глава 2 Организация учёта расчётов с подотчётными лицами в
мурманском представительстве НОЧУ ВО «Московский
финансово-промышленный университет «Синергия»
2.1 Краткая характеристика деятельности организации
Негосударственное образовательное частное учреждение высшего
образования «Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
зарегистрирован 03 августа 1995 года отделом по регистрации некоммерческих
организаций Департамента общественных и межрегиональных связей
Правительства Москвы и внесен в Единый государственный реестр
юридический лиц 18 февраля 2003 года.
Мурманское представительство университета (далее по тексту - МП
Университета «Синергия») находится по адресу: Россия, Мурманск, улица
Софьи Перовской, 17.
Как юридическое лицо предприятие отвечает за результаты своей
производственно-хозяйственной деятельности и несет ответственность по
своимобязательствам. Всем принадлежащим ему имуществом, руководствуется
в своей деятельности Гражданским Кодексом РФ, Уставом, действующим
законодательство РФ.
Единственным учредителем является юридическое лицо - ООО
«Общество Любителей Коммерческих Знаний».
Основным видом деятельности является «Образование высшее».
Университет «Синергия» - ВУЗ России и СНГ, удачно сочетающий опыт
ведущих европейских вузов, современные технологии e-Leaming и лучшие
традиции российского академического образования. Университет «Синергия»
имеет трижды подтвержденную аккредитацию Международной Ассоциации
AMBA (Association of MBA’s) и сертификат UNIQUe Европейского фонда
гарантий качества образования (EFQUEL). Дипломы Университета «Синергия»,
входящего в Международную ассоциацию университетов (International
26
Association of Universities) и Великую хартию университетов (Magna Charta
Universitatum), котируются во всем мире. Двойные дипломы Общеевропейское
приложение UNESCO (на английском языке).
Московский финансово-промышленный университет НОУ МФПУ
«Синергия» готовит специалистов по программам средне-специального
образования, бакалавриата, магистратуры, аспирантуры. Здесь есть
возможность пройти профессиональную переподготовку, получить бизнес
образование, окончить курсы повышения квалификации. Многолетняя история
университета демонстрирует высочайший уровень его преподавательского
состава и отличные карьерные перспективы для его выпускников.
Университет был создан в 1988 г. для подготовки квалифицированных
руководителей среднего и высшего звеньев по программам MBA и
дополнительного образования. В 1995 г. в нем начали свою работу факультеты
экономики, менеджмента, информационных систем, открылась аспирантура.
В 2004 г. при университете был создан Центр развития карьеры, который
помогает трудоустройству студентов и выпускников по сей день. В 2012 г.
Синергия получила национальную деловую премию «Капитаны Российского
Бизнеса» как лучшая бизнес-школа.
Тогда же открылся образовательный телеканал «Синергия-ТВ», началось
спонсорское и партнерское сотрудничество с образовательными программами
Всероссийского молодежного форума «Селигер».
В настоящее время Синергия - один из крупнейших частных
экономических вузов страны. В структуре университета 10 факультетов и 58
кафедр. Обучение осуществляется в рамках всех возможных форматов: очного,
заочного, вечернего, выходного дня, дистанционного.
Преподавательскую деятельность осуществляют около 600 докторов и
кандидатов наук, аспирантов, экспертов. Студенческий состав насчитывает 35
000 человек. 48 представительств и филиалов МФПУ «Синергия» работает в
России и странах СНГ, а также в Великобритании, Сингапуре, США, Израиле и
ОАЭ. К настоящему моменту выпускниками вуза является около 70 000
27
человек.
Мурманское представительство Университета «Синергия» выделено на
самостоятельный баланс, поэтому имеет свою кассу и р/счёта в банке, а также
самостоятельно ведет расчёты со своими дебиторами и кредиторами.
Мурманское представительство Университета «Синергия» имеет
собственную бухгалтерскую службу, возглавляемую главным бухгалтером
представительства.
Главный бухгалтер назначается или освобождается от должности
руководителем организации. Он подчиняется непосредственно руководителю
организации и несет ответственность за формирование учётной политики,
ведение бухгалтерского учёта, своевременное представление полной и
достоверной бухгалтерской отчётности.
Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых
хозяйственных операции законодательству Российской Федерации, контроль за
движением имущества и выполнением обязательств.
Бухгалтерский учёт в организации ведется автоматизированным
способом на базе программных продуктов «1С» версии 8.2, которые
обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой
предприятия, так как бухгалтерская служба полностью отвечает за учёт на
предприятии, включая выписку первичных документов, учёт продаж и т.д.
По данным синтетического и аналитического учёта составляется
бухгалтерская отчётность (приложение 2,3). Следует отметить, что отчётность
обособленного подразделения, хоть и составляется по унифицированной
форме, является внутренней отчётностью и подлежит передаче в бухгалтерию
головной организации для составления бухгалтерской отчётности организации
в целом.
Мурманское представительство Университета «Синергия» не составляет
свою отдельную учётную политику, а руководствуется учётной политикой,
составленной по организации в целом, где закреплены положения, касающиеся
представительства (приложение 4). В Учётной политике отражены
28
существенные способы ведения бухгалтерского учёта и структурных
подразделений, подлежащие раскрытию в составе бухгалтерской отчётности.
Существенными способами ведения бухгалтерского учёта, принятыми
при формировании учётной политики МП Университета «Синергия» и
подлежащими раскрытию в составе бухгалтерской отчётности, являются:
- способ погашения стоимости основных средств, нематериальных и
иных активов - линейный;
- метод оценки производственных запасов: при поступлении - по
фактической себестоимости, при выбытии - по средней себестоимости;
- методика учёта прибыли от реализации продукции (учёт затрат и
доходов от деятельности) - по методу начисления и т.д.
Рабочий план счётов составлен в соответствии с Планом счётом
бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и
Инструкций по его применению, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.00 №
94н.
2.2 Порядок первичного, синтетического и аналитического учёта расчётов
с подотчётными лицами в организации
Все бухгалтерские записи в Мурманском представительстве
Университета «Синергия», в том числе связанные с обеспечением расчётов с
подотчётными лицами, оформляются первичными документами.
Документы по учёту расчётов с подотчётными лицами на предприятии
можно условно подразделить на три вида.
Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в
отделе кадров и бухгалтерии предприятия до начала командировки на
основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела,
цеха.
К таким документам относятся заявление о командировании (приложение
5), заявление на выдачу аванса (приложение 6), приказ руководителя,
командировочное удостоверение, расчёт (смета) суммы командировочных
29
расходов, расходный кассовый ордер.
Приказ является основанием для направления работника в командировку.
В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город
командирования, планируемый срок командировки, цель командировки
(приложение 7).
Для получения аванса, работник МП Университета «Синергия»,
направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении
в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью
заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее
выданным под отчёт авансам.
На основании приказа руководителя выписывается командировочное
удостоверение (приложение 8).
В заявлении на выдачу аванса производится расчёт авансовой суммы,
которое подписывается и утверждается директором предприятия.
Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в
соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы
командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому
ордеру денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на
проживание и питание.
Документы второго вида командированный работник МП Университета
«Синергия» получает самостоятельно во время нахождения в командировке
или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ,
услуг.
К ним относятся:
- проездные документы;
- чеки ККМ;
- товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием
НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица;
- счёт; накладная;
- акт;
30
- бланк строгой отчётности;
квитанция к приходному кассовому ордеру;
- счёт-фактура.
Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени
нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.
Третий вид - итоговая документация. Работник организации,
возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в
командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания
командировки по приказу и представить подробный отчёт руководству
организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию -
авансовый отчёт об истраченных суммах полученных денежных средств.
Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются
руководителем предприятия, после чего принимается к учёту.
Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчётным лицом по
приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходном кассовому
ордеру.
Срок предоставления авансового отчёта - 10 (Десять) рабочих дней с
момента осуществления расходов. В случае нарушения сроков и требований к
заполнению авансовых отчётов сумма подотчётных расходов облагается
подоходным налогом с последующим удержанием его из заработной платы
сотрудника.
Не полностью израсходованный аванс подлежит возврату в кассу
предприятия на основании приходного кассового ордера после сдачи
авансового отчёта, но не позднее 10 (Десяти) рабочих дней с момента
осуществления расходов.
На основании данных утвержденного авансового отчёта бухгалтерией
производится списание подотчётных денежных сумм в установленном порядке.
Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый отчёт (с
приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков,
проездных документов, накладных, счётов, счётов-фактур, квитанции к
31
приходным кассовым ордерам) и отчёт о результатах командировки.
Схема операций по выдаче подотчётные сумм и отчёта подотчётного
лица представлена в приложении 9.
Подотчётными лицами в МП Университета «Синергия» считаются
работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы.
Расчёты с подотчётными лицами на предприятии весьма разнообразны:
во-первых, приобретение ТМЦ для производственных нужд и нужд
управления, а также оплата прочих мелких работ и услуг; во-вторых, расходы
на командировки по территории Российской Федерации и за границу, а также
представительские расходы.
Право получать денежные средства под отчёт имеют только те
сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчётных лиц. Этот перечень
утверждается приказом руководителя предприятия (приложение 10).
Все работники предприятия, получающие деньги под отчёт, должны
соблюдать правила работы с наличностью. С каждым из работником
предприятия, получающих денежные средства под отчёт, заключается договор
о полной материальной ответственности (приложение 11).
Учёт расчётов с подотчётными лицами ведется на балансовом счёте 71
«Расчёты с подотчётными лицами» в разрезе субсчётов:
- 71.01 «Расчёты с подотчётными лицами в рублях»;
- 71.02 «Расчёты с подотчётными лицами в валюте».
В 2017г. субсчёт 71.02 не использовался, так сотрудники не были
направлены в командировки за рубеж.
Для получения информации о наличии и движении средств предприятия,
выданных под отчёт или возвращенных в кассу предприятия, не только по
счётам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение
аналитического учёта.
Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами»
ведется по каждой сумме, выданной под отчёт. Для обозначения объектов
(подотчётные лица) аналитического учёта в программе «1С: Бухгалтерия»
32