Первичными оправдательными документами, подтверждающими
расходование подотчётных средств, являются товарные чеки (накладные),
квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ,
оказанных услуг, счёта, счёта-фактуры проездные документы акты закупки и
т.д.
При отсутствии оправдательных документов, подтверждающих
произведенные расходы за счёт подотчётных сумм, либо при наличии
документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет
оснований для отражения операций по счётам бухгалтерского учёта и,
следовательно, эта суммы организация те имеет право включать в состав затрет
те производству и реализации продукции (работ, услуг).
Также необходимо предоставление чеков контрольно-кассовых машин
при покупке ценностей у юридических лиц в розничной торговле.
Бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчёты,
дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных
оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчётных
средств.
Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности,
изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учёте и отчётности в
Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово
хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учёта в том отчётном
периоде, в котором данные операции имели место.
На основании этого Положения даты, проставленные на первичных
оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счётах,
проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным
кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих расходование наличные денежные
средств, полученных под отчёт, должны быть более ранними, чем дата
составления авансового отчёта и болте поздними чем на расходном кассовом
ордере на выдачу подотчётные сумм.
Поэтому для соблюдения правил ведения расчётных операций на
63
предприятии целесообразно вести постоянный контроль, который бы
выполнялся головным подразделение организации.
Основнта цель контроля расчётов с подотчётными лицами - установите
законность, достоверность и целесообразность совершения операций с
наличными денежными средствами, выданными под отчёт работникам
организации.
В ходе контроля расчётов с подотчётными лицами необходимо
рекомендуется производить:
- проверку правильности оформления первичных документов по
выдаче и использованию подотчётные средств;
- подтверждение достоверности оформления и отражения та счётах
бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами.
Внутренний контроль расчётов с подотчётными лицами рекомендуется
организовать в М1 Университета «Синергия) в два этапа.
На первом этапе выполнять подтверждение целесообразности расходов
произведенных подотчётными лицами, правильности их оформления и
отражения на счётах бухгалтерского учёта.
На втором осуществляете проверку правильности организации
аналитического учёта расчётов с подотчётными лицами.
В процессе реализации первого этапа должна производиться проверка
обоснованности выплаченных сумм и правильность оформления первичной
учётной документации.
Проверяя организацию аналитического учёта расчётов с подотчётными
лицами, необходимо учитывать, что сроки на которые выдаются денежные
средства в подотчет устанавливаются приказом руководителя предприятия и
фиксируются в положении о б учётной политике.
Достоверность записей по данному разделу учёта должна быть
подтверждена по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по
подотчётны! лицам в аналитическом учёте с суммами сальдо и оборотов по
счёту 71 «Расчёте! с подотчётными лицами».
64
Обнаруженные в ходе проверки ошибки и нарушения рекомендуется
регистрировать в рабочей документации, определи их количественное влияние
на показатели бухгалтерской отчётности, суммы заниженной для
налогообложения прибыли, а также дополнительных начислений страховых
взносов и налога на доходы физических лиц и предоставляется на
рассмотрение руководству организации для принятия решений.
Выдача и контроль подотчётных сумм - относительно несложный
участок бухгалтерского учёта. Тем те менте законодательством предоставлено
большое поле для совершенствования учёта расчётов с подотчётными лицами
путем формирования удобного и точного ведения учёта и контроля на
основании разработанные внутренних документов.
Таким образом,правильно организованны! внутренний контроль расчётов
с подотчётными лицами в М 1 Университета «Синергия», а также соблюдение
всех нюансов учёта позволит обеспечить должны! контроль за использованием
денежных сумм и избежать проблем при налогообложении и аудиторских
проверках.
65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное исследование позволяет сформулировать следующие
выводы:
Проблема правильного отражения в учёте расчётов с подотчётными
лицами остается одной из наиболее важных в организации бухгалтерского
учёта на предприятии, так как в процессе данных расчётов используется
денежная наличность, которая является одной из главных основ
производственной деятельности любого предприятия.
Подотчётными лицами считаются работники организации, получившие
авансом денежные средства го кассы.
В подотчёт выдаются деньги для предстоящих командировочных
расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов расходов связанные с
приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие
хозяйственные нужды.
Проверка правильности ведения учёта расчётов с подотчётными лицами
производится сплошным образом, так как в расчётах данного вида
задействована денежна! наличность.
Совершаемые на предприятиях нарушения в операциях расчётов с
подотчётными лицами допускаются не из-за сложности в их бухгалтерском
учёте, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за
расчётами с работниками, а также низкого уровня системы внутреннего
контроля за использованием денежных средств на предприятии и неверным
ведением бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами.
Основными первичными документами, которые применяются при
оформление расчётов с подотчётными лицами, являются:
- авансовые отчёт;
- приказы о направлении сотрудников в командировки;
- командировочные удостоверения;
66
- копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из
кассы;
- смета представительских расходов;
- приказы о б утверждении смет представительских расходов;
- оправдательные первичные документы.
Оценка ведения учёта и проведенная внутренняя аудиторская проверка
расчётов с подотчётными лицами в Мурманском представительстве НОЧУ ВО
«Московский финансово-промышленный университет «Синергия» за 2017 год
показала следующее:
Расчёта с подотчётными лицами та предприятии весьма разнообразны и
включают в себя:
- приобретение ТМЦ для производственных нужд и нужд
управления;
- расхода та командиров^ то территории Российской Федерации и
за границу
представительские расходы;
- оплату прочих мелких работ, услуг.
Право получать денежные средства под отчёт имеют только те
сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчётных лиц. Этот перечень
утверждается приказом руководителя предприятия.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчёт, должны
соблюдать правила работа с наличностью.
С каждым та работником предприятия получающих денежные средства
под отчёт, заключается договор о полной материальной ответственности.
Все бухгалтерские запита в Университета «Синергия» в том чисто
связанные с обеспечением расчётов с подотчётными лицами, оформляются
первичными документами, которые можно условно подразделить на три вида.
В бухгалтерском учёте подотчётные суммы учитывается на активно
67
пассивном синтетическом счёте 71 «Расчёта с подотчётными лицами».
Аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами ведется отдельно
по каждой хозяйственной выдаче.
В целом порядок ведения расчётов с подотчётными лицами соответствует
действующему законодательству.
Однако выявлены следующие нарушения, которые рекомендуется
устраните и не допускать их появления в будущем:
- та предприятии отсутствует система подачи письменные заявлений
на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости
приобретения определенные материальные ценностей или оплате: работ, услуг;
- производится выдача наличных денег под отчёт лицам, не
отчитавшимся полностью по ранее полученным суммам;
- та составляется смета командировочные расходов;
- в организации не проводится инвентаризация расчётов с
подотчётными лицами;
- к авансовым отчётам не прилагаются либо прилагаются не
имеющие всех обязательных реквизитов оправдательные документы,
подтверждающие произведенные за счет подотчётные сумм расхода: и др.
Таким образом, по итогам проведенного расследования для повышения
эффективности расчётов с подотчётными лицами ООО «ТЕХНО»
рекомендовано:
- усилить контроль со стороны администрации за системой выдачи
денежных средств в подотчёт и их возвратом, либо своевременностью
предоставления авансовые отчётов.
- составлять смете: та только командировочные и представительских,
та и хозяйственные расходов;
- пересмотреть круг лиц, которым разрешено получать денежные
средства из кассы организации для произведения оплаты наличными работ,
услуг, покупки сырья и материалов для производственных целей, а так же
68
хозяйственные расходов;
- те выдавать суммы под отчет лицам не отчитавшимся за прошлый
аванс;
не выдавать денежные средства под отчет лицам, регулярно
нарушающим порядок расчётов, не возвращающим своевременно остатки
неизрасходованные подотчётные сумм в кассу;
- своевременно (в течение 1 месяца) производить удержания
неизрасходованные подотчётные сумм те заработной плата работника;
- для контроля за прибывшими из командировки подотчётными
лицами необходимо вести журнал регистрации работников, направленных в
командировку;
- тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежные средств
а также более детально проверять авансовые отчёты подотчётных лиц.
Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на
даты этих документов. Предприятие ведет учёт с использование программных
продуктов благодаря этому есть возможность болте детального отслеживайте
выдачи и расхода подотчётные сумм.
- необходимо доработать учётную политику организации, указав в
ней срок проведения инвентаризации расчётов с подотчётными лицами.
- в целях предотвращения хищений и различного рода
злоупотреблений, недопущения махинаций с наличными денежными
средствами и валютой, а так же в целях их экономии заключить договора с
поставщиками сырья и материалов, поставщиками работ и услуг и
взаиморасчёта с ними веста только по безналичному расчёту;
- перераспределить зоны ответственности за ведение данного участка
учёта, проводить регулярный внутренний конроль операций по расчетам с
подотчетными лицами;
- строго пресекать случаи передачи денежные средств, полученные в
кассе одним подотчётным лицом другому подотчётному лицу минуя кассу
69
организации;
- строго следить за тем, чтобы при получении денежных средств го
кассы организации в подотчет оформлять служебную записку для обоснования
получения подотчётных сумм. Не выдавать денежные средства в подотчёт бет
визы руководителя организации на служебной записке;
- в целях повышения аналитичности учёта и контроля расходов
открыта к счёту 70.01 субсчёта второго порядка;
- разработать и утвердить распорядительным документом
Положение и график документооборота по расчётах с подотчётными лицами.
Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учёт и
контроль расчётов с подотчётными лицами в М1 Университета «Синергия» а
также соблюдение всех нюансов учёта позволит обеспечить должный контроль
за использованием денежные сумм и избежать проблем при налогообложении
и аудиторских проверках.
70
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным
голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о
поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ,
от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) I/ Российски газета. - 1993. -
19 декабря.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от
30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 29.12.2017) II Российская газета. - 1994. - 6
декабря.
3. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от
31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 28.12.2017) II Российская газета. - 1998. - 9
августа.
4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ
(ред. от 31.12.2017) II Российски газета. - 2002. - 6 января.
5. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 31.12.2017)
«О бухгалтерском учете) II Российски газета. - 2011. - 14 декабря.
6. Федеральный закон от 30.12.2008 № 307-ФЗ (ред. от 31.12.2017)
«Об аудиторской деятельности) II Российская газета. - 2009. - 8 января.
7. Федеральный закон от 19.02.1993 № 4520-1 (ред. от 16.10.2017) «О
государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и
проживающих в районах Крайнего Севера и приравненные к н м местностях)
II Российски газета. - 1993. - 26 февраля.
8. Постановление Правительства РФ от 11.06.2015 № 576 (ред. от
31.07.2017) «Об утверждении Положения о признании международных
стандартов аудита подлежащими применению на территории Российской
Федерацию) II Российски газета. - 2015. - 19 июня.
9. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (ред. от
29.07.2015) «Об особенностях направления работников в служебные
71
командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления
работников в служебные командировки») // Российская газета. - 2008. - 21
октября.
10. Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н (ред. от 29.03.2017)
«Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (Зарегистрировано в
Минюсте России 27.08.1998 № 1598) // Российская газета. - 1998. - 8 августа.
11. Приказ Минфина России от 06.05.1999 № 33н (ред. от 06.04.2015)
«Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы
организацию) ПБУ 10/99» (Зарегистрировано в Минюсте России 31.05.1999 №
1790) // Российская газета. - 1999. - 15 мая.
12. Приказ Минфина России от 06.10.2008 № 106н (ред. от 28.04.2017)
«Об утверждении положений по бухгалтерскому учету» (вместе с
«Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»
(ПБУ 1/2008)», «Положением по бухгалтерскому учету «Изменения
оценочных значений» (ПБУ 21/2008)») (Зарегистрировано в Минюсте России
27.10.2008 № 12522) // Российски газета. - 2008. - 13 октября.
13. Приказ Минфина России от 02.07.2010 № 66н (ред. от 06.04.2015)
«О формах бухгалтерской отчетности организаций» (Зарегистрировано в
Минюсте России 02.08.2010 № 18023) // Российски газета. - 2010. - 10 июля.
14. Приказ Минфина России от 24.10.2016 № 192н (ред. от 30.11.2016)
«О введении в действие международных стандартов аудита на территории
Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте России 10.11.2016 №
44299) // Российски газета. - 2016. - 4 ноября.
15. Приказ Минфина России от 09.11.2016 № 207н «О введении в
действие международных стандартов аудита на территории Российской
Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте России 17.11.2016 № 44354) //
Российски газета. - 2016. - 18 ноября.
16. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010) «Об
утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной
72