оформления оправдательные документов в частности: часта приложенные к
авансовым отчётам чеков ККМ, отмечатанных на термопленке выцвела и
практически не читаема; на чекае КЮ4 отсутствует обязательные реквизиты, в
частности - ИИ4 продавца.
Поскольку чек ККМ, в котором отсутствуют все обязательные реквизита:
не может быть принят к учёту, предприятию необходимо внести
соответствующие корректировки в данные бухгалтерского учёта, а
подотчётному лицу возместить данную сумму путем внесения денежных
средств в кассу в размере 300,00 руб. Чеки, отпечатанные на термопленке, для
обеспечения их сохранности необходимо ксерокопировать и заверять печатью
организации.
Процедура 6-7. Проверка наличия приказов о направлении работников в
командировку и наличия в командировочные удостоверениях отметок в местах
пребывания в командировке. Составляется рабочий документ 6 (таблица 14).
Таблица 14
Рабочий документ 6
ФИО Приказ Ком.удостоверение а/о
Сумма
по а/о
Сумма по
подсчётам
аудитора
Супрун
В.И.
№ 15 от
11.11.2017
№1 от 11.11.2017
№18 от
23.11.2017
20341,44 20341,44
Выводы: за 2011 год всего один сотрудник М1 Университета «Синергия)
приказом №15 от 11.11.2017 был направлен в командировку в г.Санкт-
Петербург сроком на 3 дня (не считая времени нахождения в пути), о чем
имеются соответствующие отметки в командировочном удостоверении. Цель
командировки отражена в приказе - посещение курсов повышения
квалификации. Проверка показала, что все документы, необходимые для
оформления направления работника в командировку имеются в наличии и
оформлены надлежащим образом.
Процедура 8. Проверка правильности ведения аналитического учёта
представительских расходов в пределае и сверх норм выявила наличие в 2 01 1
году сверхнормативные расходов в размере 12143,23 руб., которые правомерно
53
были покрыта за счёт чистой прибыли! Нарушен™ не обнаружено.
Процедура 9. Проверка! правильности отражения на счётах
бухгалтерского учёта расчётов d подотчётны™ лицами! Составляется рабочий
документ л (таблица 15).
Таблица 15
Рабочий документ 7
Содерж ание хоз. операции
По данным
б/у
организации
Согласно
действую щ ему
законодательству
Д
К
Д
К
Организацией! отражены|| суммы,! выданные!
под отчёт
71
50,51
71
50,51
Организацией 11 1 | отражены | расходы |
подотчётных лиц, связанные с
приобретением внеоборотных активов
08
71
08
71
Организацией | 11|| отражена | оплата |
подотчётными лицами приобретенных
материальных ценностей
10
71
10
71
Организацией | отражена | оплата | | 1 | |
подотчётными лицами расходов по
производству продукции (работ, услуг),
продажа продукции! товаров! управлению
20,26,
91,99
71
20,26, Г
91,99
71
Организацией 1 1 1 отражены суммы, не 1 1 1
возвращенные в установленные сроки
подотчётными лицами
94 71 94 71
Выводы! проверка показал^ что операции по расчётам с подотчётны™
лица™ отражены на счётаа бухгалтерского учёта верно! Замечании нет.
На заключительном эта™ внутреннего аудита расчётов с подотчётны™
лица™ М ! Университета «Синергия) формируется пакет рабочих документов
аудитора и составляется аудиторский отчёт, отражающий выводы и
заключения аудитора. Вся перечисленная документация представляется
руководителю проверки, а| также непосредственно руководству МП
Университета «Синергия) (приложен™ 22).
Так™ образом! аудит расчётов d подотчётны™ лица™ и контроля за их
совершением в М ! Университета «Синергия» позволило выявите следующее:
В целом данная группа расчётов осуществляется в соответствии с
действующими нормативны™ документами.
54
Суммы, выданные под отчёт, своевременно отражаются в учёте за ними
установлен текущий контроль. Расходы, произведенные подотчётными лицами,
вносятся в регистры как бухгалтерского, так и налогового учёта. В целях
осуществления внутреннего контроля по результатам внутренних проверок
формируются рабочие документы, аналогично рабочим документам аудитора.
Тем не менее, в процессе исследования были выявлены как условия,
способствующие возникновению нарушений, так и непосредственно сами
нарушения влияние которые на достоверность бухгалтерской отчётности М1
Университета «Синергия) носит несущественны! характер.
55
Глава 3 Совершенствование расчётов с подотчётными лицами в
Мурманском представительстве НОЧУ ВО «Московский
финансово-промышленный университет «Синергия»
3.1 Мероприятия по повышению эффективности бухгалтерского учёта
расчётов с подотчётными лицами
Проведенное исследование особенностей расчётов с подотчётными
лицами в МП Университета «Синергия» позволяет сделать вывод, что
бухгалтерский учёт данных операций в целом ведется в соответствии с
действующим российским законодательством.
Для соблюдения правил ведения расчётных операций на предприятии
ведется постоянный контроль который выполняется головным подразделением
организации.
Типичными ошибками, которые имею место при проведении расчётные
операций с подотчётными лицами в М1 Университета «Синергия» являются
следующие:
- отсутствие первичных учётных документов или их неполное
оформление;
- ненадлежащее ведение учёта (неправильная корреспонденция
счётов, недостаточность аналитического учёта, формальное проведение
инвентаризации расчётов и т. п.);
- несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчёт и
возврата неиспользованных сумм (нарушение сроков возврата подотчётных
сумм, выплата в подотчет денежные средств лицам, не отчитавшимся по ранее
полученным авансам и др.).
Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчётного лица
к учёту принимаются авансовые отчёты, к которому прилагаются чеки КЮ4 и
товарные чеки, где просто указано «хозтовары) или «канцтовары». Этого не
должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в
56
кассовом чеке. В н м должно быта подробно описано, что, сколько и за какую
цену приобрел подотчётник.
К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят
претензию. Вдруг подотчётное лицо приобрело товарно-материальные
ценности стоимостью выше 40 000 рублей, и сроком службы больше 12
месяцев. В таком случае они должны быть оприходованы как основные
средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основные средств».
Также к недостатку ведения бухгалтерского учёта расчётов с
подотчётными лицами можно отнести то, что в организации не определен
предельны! размер денежные средств которые могут выдаваться авансом под
отчет на приобретение ТМД и прочие хоз.расходы.
Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчётах с
подотчётными лицами рекомендуется разработать и утвердить
распорядительным документом (приказом) Положение о выдаче денежных
средств под отчёт, примерна! форма которого представлена в приложении 23.
Таким образом, по итогам проведенного расследования дж повышения
эффективности расчётов с подотчётными лицами М ! Университета «Синергия)
рекомендовано:
- усилить контроль со стороны администрации за системой выдачи
денежных средств в подотчёт и их возвратом, либо своевременностью
предоставления авансовые отчётов.
- составлять сметы не только командировочные и представительских,
но и хозяйственные расходов;
- пересмотреть круг лиц, которым разрешено получать денежные
средства из кассы организации для произведения оплаты наличными работ,
услуг, покупки сырья и материалов для производственных целей, а так же
хозяйственные расходов;
- те выдавать суммы под отчет лицам не отчитавшимся та прошлый
аванс;
- не выдавать денежные средства под отчёт лицам, регулярно
57
нарушающим порядок расчётов, не возвращающим своевременно остатки
неизрасходованные подотчётные сумм в кассу;
- своевременно (в течение 1 месяца) производить удержания
неизрасходованные подотчётные сумм из заработной плата работника;
- для контроля за прибывшими из командировки подотчётными
лицами необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из
командировки. Также необходимо вести журнал регистрации работников,
направленные в командировку;
- разработать график документооборота. Он может иметь
следующую форму (приложение 24);
- тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежные средств
а также более детально проверять авансовые отчёты подотчётных лиц.
Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на
даты этих документов. Предприятие ведет учёт с использование программных
продуктов благодаря этому есть возможность более детального отслеживания
выдачи и расхода подотчётные сумм.
- необходимо доработать учётную политику организации, указав в
ней срок проведения инвентаризации расчётов с подотчётными лицами.
- в целях предотвращения хищений и различного рода
злоупотреблений, недопущения махинаций с наличными денежными
средствами и валютой, а так же в целях их экономии заключить договора с
поставщиками сырья и материалов, поставщиками работ и услуг и
взаиморасчёта с ними веста только по безналичному расчёту;
- перераспределить зоны ответственности за ведение данного участка
учёта. Разработать должностную инструкцию для бухгалтера по учёту расчётов
с подотчётными лицами;
- строго пресекать случаи передачи денежные средств, полученные в
кассе одним подотчётным лицом другому подотчётному лицу минуя кассу
организации;
58
- строго следить за тем, чтобы при получении денежных средств го
кассы организации в подотчет оформлять служебную записку для обоснования
получения подотчётных сумм. Не выдавать денежные средства в подотчёт бет
визы руководителя организации на служебной записке.
Кроме того, в целях повышения аналитичности учёта, к счёту 71.01
«Расчёты с подотчётными лицами в рублях» рекомендуется открыть
следующие субсчёта 2-го порядка:
- 71.01.1 «Расчёты с подотчётными лицами по приобретению ТМЦ»;
- 71.01.2 «Расчёты с подотчётными лицами, направленными в
командировки»;
- 71.01.3 «Расчёты с подотчётными лицами по оплате
представительные расходов»;
- 71.01.4 «Расчёта с подотчётными лицами по оплате прочих работ,
услуг».
Проведем расчёт возможного экономического эффекта от повышения
эффективности учёта расчётов с подотчётными лицами в МП Университета
«Синергия». Как было у ж сказано ранет М1 Университета «Синергия) часто
выдает подотчет денежны средства, превышающие необходимый размер или
бет видимые на то оснований (таблица 16).
Таблица 16
Анализ возвращенный подотчётных сумм в 2017 году
______
Сотрудник
Сумма,
полученная под
отчёт
На что
направлены
Время нахождения
денеж ны х средств у
подотчётного лица,
дней
Круглов Р.М. 5000,00
Возвращены в
кассу
9
Супрун В.И. 3000,00
Возвращены в
кассу
10
Елькина И.Г. 5000,00
Возвращены в
кассу
11
Разные
12417,52 Возврат
неиспользованного
остатка
подотчётные сумм
14
Как видно из табл.16 сумма необоснованно и излишне выданных
59
подотчётных сумм в 2017 году составила 25417,52 рубля. Средний срок
нахождения денежных средств у подотчётного лица составил 11 дней.
Фактически это может рассматриваться как предоставление краткосрочного
займа. При этом сумма начисленных за этот период процентов при ставке
12,5% годовые составит:
25417,52* 12,5%/365* 11 дн. = 95,75 руб.
Также за 2017 год были закуплены через подотчётные лиц ТМ], в размере
95452,23 руб., оплачены мелкие работа и услуга на сумму 207541,20 руб.
Если бы предприятие заключило договоры с указанными организациями,
то стоимость данные материальные ценностей, работы и услуг была бы на 10%
ниже и МП Университета «Синергия»сэкономило бы денежные средства в
размере:
(95452,23+207541,20) *10% = 20299,34 руб.
Таким образом, данные рекомендации будут способствовать повышению
эффективности бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами.
3.2 Мероприятия по повышению эффективности внутреннего контроля
расчётов с подотчётными лицами
Результаты проведенной внутренней аудиторской проверки позволяют
сделать следующие выводы:
Результаты проведенной внутренней аудиторской проверки позволяют
сделать следующие выводы:
В бухгалтерском учёте подотчётные суммы учитывается на активно
пассивном синтетическом счёте 71 «Расчёта с подотчётными лицами».
Аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами ведется отдельно
по каждой хозяйственной выдаче.
В целом порядок ведения расчётов с подотчётными лицами соответствует
действующему законодательству. Однако выявлены следующие нарушения,
которые рекомендуется устраните и не допускать гое появления в будущем:
- та предприятии отсутствует система подачи письменные заявлений
60
на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости
приобретения определенные материальные ценностей или оплата работ, услуг;
- производится выдача наличных денег под отчёт лицам, не
отчитавшимся полностью по ранее полученным суммам;
- те составляется смета хозяйственные расходов;
- в организации не проводится инвентаризация расчётов с
подотчётными лицами. В соответствии с Положением по ведению
бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ, для обеспечения
достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности необходимо
регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств
организации, в т.ч. расчётов с подотчётными лицами (инвентаризация
обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчётности).
Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовые
обязательств определено, что при инвентаризации подотчётных сумм
проверяются отчёты подотчётных лиц по выданным авансам с учётом их
целевого расходования, а также правильности использования и отчёта по
суммам выданные авансом каждому подотчётному лицу.
При большом количестве подотчётных лиц, при выдаче подотчётных
сумм в крупных размерах несоблюдение порядка и сроков проведения
инвентаризации данных расчётов может привести к нарушениям
бухгалтерского учёта и налогообложения.
Так несвоевременна! сдача неизрасходованной часта подотчётные сумм
влечет за собой нарушение п.6.3 Указание Банта России от 11.03.2014 № 3210-
У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и
упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» 28
(подотчётное лицо обязано в срок не превышающий трех рабочих дней после
28 Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России
23.05.2014 № 32404) // Российская газета. - 2014. - 19 марта
61
дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчёт, или со
дня выхода на работу, предъявите главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их
отсутствии - руководителю) авансовый отчёт с прилагаемыми
подтверждающими документами).
В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчётных сумм
при проведении проверки может быть исчислена материальная выгода от
использования работником денежных средств организации и включена в
налогооблагаемый доход этого работника.
К авансовым отчётам не прилагаются либо прилагаются не имеющие
всех обязательных реквизитов оправдательные документы, подтверждающие
произведенные за счёт подотчётные сумм расходы.
В соответствии с законом «О бухгалтерском учёте) от 06.12.2011 №402-
ФЗ все хозяйственные операции, проводимые предприятиями, должны
оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для
записей в регистрах бухгалтерского учёта.
При этом первичные документы принимаются для отражения в
бухгалтерском учёте, если содержат все обязательные реквизиты, дающие
полную информацию о хозяйственной операции.
К обязательны! реквизитам относятся:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание хозяйственной операции;
- денежны и натуральны измерители хозяйственной операции;
- наименование должностей ответственных лиц и их подписи,
заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности,
оказавшей услуги, выполнившей работы.
Кроме того, в акте закупки ценностей у физических лиц должны быть
приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного
местожительства и паспортные данные.
62