бухгалтерского учёта на предприятии.
Основными задачами контроля расчётов с подотчётными лицами
являются:
- обеспечение сохранности выданных подотчётных сумм и
правильности их использования на соответствующие цели расхода;
- строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых
операций и соблюдение порядка выдачи в подотчёт, размеров авансов и сроки,
на которые они могут быть выданы;
- проверка правильности документального оформления и законности
операций связанных с израсходованными подотчётными суммами;
- своевременное и полное отражение операций по подотчётным
суммам в бухгалтерском учёте;
- обеспечение своевременности, полноты и правильности расчётов с
подотчётными лицами, выявление дебиторской и кредиторской задолженности
по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами».6
Система внутрипроизводственного бухгалтерского контроля расчётов с
подотчётными лицами должна быть организована по следующим пунктам:
- персональная материальная ответственность кассира за контролем
выданных и невозвращённых в установленный срок подотчётных сумм;
- плановые и внеплановые проверки главного бухгалтера
предприятия за состоянием расчётов с подотчётными лицами и достоверности
представленных оправдательных документов.
В рыночных условиях своевременный бухгалтерский учёт и жёсткий
контроль расчётов с подотчётными лицами позволяют выявить предприятию
свои просчёты и недостатки, наметить цели для дальнейшего перспективного
развития в требуемом направлении, повысить эффективность хозяйствования
для достижения конечного результата деятельности предприятия- увеличения
прибыли.
6 Абрамова, Н.В. Как избежать ошибок при расчётах с подотчётными лицами / Н.В.Абрамова, А.С.Сумкин //
Главбух. - 2016. -№4. - С.72.
12
1.2 Нормативно-правовое регулирование учёта и аудита расчётов с
подотчётными лицами в организации
Система нормативного регулирования бухгалтерского учёта в Российской
Федерации состоит из четырех уровней, на каждом из которых регулирование
осуществляется наделенными соответствующими полномочиями субъектами
управления.
В приложении 1 приведены основные нормативно-правовые акты,
устанавливающие единые правовые и методологические нормы организации и
ведения расчётов с подотчётными лицами.
Первый (законодательный) уровень системы нормативного
регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами
составляют Налоговый7, Трудовой8 и Гражданский кодексы РФ9, а также
Федеральные законы, постановления Правительства РФ.
Так, при направлении работника в служебную командировку ему
гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а
также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167
ТК РФ).
Статьей 168 ТК РФ установлена обязанность работодателя возмещать
работнику расходы, связанные со служебной командировкой. К возмещаемым
расходам трудовым законодательством отнесены: расходы по проезду; расходы
по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с
проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы,
произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Кроме того, этой статьей определено, что порядок и размеры возмещения
расходов, связанных со служебными командировками, определяются
коллективным договором или локальным нормативным актом.
7 Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 28.12.2017) //
Российская газета. - 1998. - 9 августа.
8 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 31.12.2017) // Российская газета. -
2002. - 6 января
9 Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 29.12.2017) //
Российская газета. - 1994. - 6 декабря
13
Перечень командировочных расходов для целей налогообложения
прибыли приведен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно этому подпункту ими
признаются, в частности, расходы на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту
постоянной работы;
- наём жилого помещения. По этой статье расходов подлежат
возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг,
оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах
и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование
рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых
Правительством Российской Федерации;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и
иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода,
транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими
каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и
сборы.
Согласно ст. 252 НК РФ обязательным условием для включения всех
затрат в состав расходов, принимаемых при налогообложении прибыли,
является их экономическая обоснованность, наличие подтверждающих
документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ, и связь с
деятельностью, направленной на получение доходов.
Момент признания командировочных расходов в налоговом учёте
зависит от выбранного организацией метода учёта доходов и расходов.
Если организация применяет метод начисления, то расходы на
командировки признаются в том отчётном (налоговом) периоде, на который
приходится дата утверждения авансового отчёта (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
При использовании кассового метода расходами признаются затраты
после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
14
Поэтому затраты на командировку при кассовом методе признаются в
том отчётном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчёт,
но только в части, не превышающей сумму выданного ранее аванса.
Если по авансовому отчёту получился перерасход, то эта часть
командировочных расходов включается в расходы только после погашения
задолженности организации перед работником.
Ограничения по размеру командировочных расходов, учитываемых при
исчислении налога на прибыль и приведенных в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ,
предусмотрены только для суточных.
Все остальные расходы признаются в фактических размерах,
подтвержденных документами.
Эти правила применяются как для командировок по территории РФ, так и
при командировании работников за рубеж.
В таблице 1 представлен второй федеральный уровень системы
нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными
лицами.
Данный уровень составляют положения (стандарты) бухгалтерского
учёта (ПБУ), регламентирующие расчёты с подотчётными лицами.
Третий уровень системы нормативного регулирования представлен
отраслевыми стандартами, про которые в Законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О
бухгалтерском учёте»10 сказано довольно мало.
Конечно, нельзя сказать, что «отраслевой стандарт» совершенно новое и
беспрецедентное понятие в российском бухгалтерском учёте. Еще с советских
времен соответствующие министерства и ведомства выпускали свои
отраслевые инструкции. Чаще всего отраслевые инструкции и рекомендации
касались наиболее «специфического» вопроса калькулирования себестоимости
и учёта затрат.
10 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О бухгалтерском учете» // Российская
газета. - 2011. - 14 декабря
15
Название
нормативного
документа
Дата и номер
документа
Сфера регулирования
жилого помещения при
краткосрочных
командировках на
территории зарубежных
стран»
командировках на территории
зарубежных стран.
«Об утверждении Плана
счётов бухгалтерского
учёта финансово
хозяйственной
деятельности
организаций и
Инструкции по его
применению»
Приказ Минфина РФ
от 31.10. 2000 г. №
94н17
Правила синтетического учёта
операций в бухгалтерском
учёте
Четвертый уровень нормативного регулирования объединяет
нормативные документы рекомендательного характера.
В таблице 2 указаны нормативно-правовые акты, регламентирующие
бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами: инструкции,
комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств, конкретизирующие
общие методологические положения.
Таблица 2
Методический уровень регулирования учёта расчётов с
_____________
подотчётными лицами
___________________
Название
нормативного
документа
Дата и номер
документа
Сфера регулирования
«Об утверждении
унифицированной
формы первичной
учётной документации
№ АО-1 «Авансовый
отчёт»
Постановление
Госкомстата России от
01.08.2001 г.№ 5518
Утверждение унифицированной
формы первичной учётной
документации № АО-1
17 Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского
учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» // Российская
газета. - 2000. - 8 ноября
18 Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной
учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» // Российская газета. - 2001. - 10 августа
17
Название
нормативного
документа
Дата и номер
документа
Сфера регулирования
«Об особенностях
направления
работников в
служебные
командировки»
Постановление
Правительства РФ от
13.10.2008 № 74919
Содержит
определение служебной
командировки,
правила документального
оформления командировки,
формы журналов по ведению
учёта работников, отбывающих
в командировки.
«О порядке
документального
оформления
служебных
командировок».
Письмо Минфина РФ
от 6.12.2002 г. № 16-
00-16/15820
Представлены перечень, формы
документов строгой отчётности,
используемые гостиничными
хозяйствами при расчётах с
подотчётными лицами.
Пятый уровень нормативно-правового регулирования включает
документы по организации и ведению бухгалтерского учёта по отдельным
видам имущества, обязательствам и хозяйственным операциям.
Это рабочие документы организации, предназначенные для внутреннего
пользования, утверждаемые руководителем организации в рамках принятой
учётной политики.
Помимо вышеупомянутых нормативных актов при проведении
аудиторской проверки необходимо руководствоваться следующими
нормативными актами:
1. Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» №307-ФЗ21 от
30.12.2008. Этот основной законодательный акт определяет место аудита в
финансово-хозяйственной деятельности в качестве ее необходимого
равноправного элемента.
2. Международные стандарты аудита, введенные с 01.01.2017
приказами Минфина РФ от 09.11.2016 №207-н и от 24.10.2016 №192н. В них
описан порядок взаимодействия аудитора с руководством проверяемой
19 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (ред. от 29.07.2015) «Об особенностях направления
работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в
служебные командировки») // Российская газета. - 2008. - 21 октября
20 Письмо Минфина РФ от 06.12.2002 № 16-00-16/158 «О порядке документального оформления служебных
командировок» // Российская газета. - 2002. - 14 декабря
21 Федеральный закон от 30.12.2008 № 307-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «Об аудиторской деятельности» //
Российская газета. - 2009. - 8 января
18
организации, составления аудиторского задания, подготовки отчётности.
Данным документом на территории РФ введены в обращение 30
международных стандартов аудита (МСА), которые применяются в
обязательном порядке уже с 1 января 2017 года.
Международные стандарты аудита (МСА), или в международной
транскрипции - свод документации, содержащей профессиональные
требования и условия проведения аудиторской деятельности.
Их издает Международная бухгалтерская ассоциация, проводя через
Комитет по международным стандартам аудита и подтверждения
достоверности информации.
Далее следуют методические рекомендации, разъяснения по отдельным
(частным) вопросам, одобренные Советом.
Правила, требования, разъяснения и другие нормативные акты,
устанавливаемые СРО и частными компаниями, оказывающими услуги аудита,
также учитываются аудиторами.
Технические моменты типа порядка ведения реестров (СРО или
аудиторов) либо правил проведения экзаменов на квалификацию зачастую
регулируются письмами Минфина России.
Источниками информации для аудиторской проверки учёта расчётов с
подотчётными лицами являются:22
- перечень подотчётных лиц, утвержденный приказом руководителя
предприятия на текущий год;
- заявления на имя руководителя организации от подотчётных лиц о
выдаче необходимых сумм под отчёт;
- приказы руководителя о разрешении выдачи подотчётным лицам
необходимых сумм под отчёт;
- приказы руководителя предприятия о направлении работников в
командировки;
22 Агеева, Ю.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера / Ю.Б.Агеев,
А.Б.Агеева. - М.: Бератор-Пресс, 2015. - С. 189
19
- командировочные удостоверения работников предприятия;
- расходные кассовые ордера (по выданным подотчётным суммам);
- авансовые отчёты и приложенные к ним оправдательные
документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счёта за гостиницу,
кассовые чеки, бланки строгой отчётности и др.);
- отчёты о командировках, предоставляемые работниками по
возвращении из командировок;
- акты на списание в производство материалов, купленных за счёт
подотчётных сумм;
- аналитические и синтетические регистры по учёту расчётов с
подотчётными лицами;
- бухгалтерская отчётность организации.
Все вышеупомянутые документы образуют в совокупности нормативно
правовую базу учёта и аудита расчёто с подотчётными лицами в организации.
1.3 Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами в организации
Правильная организация учёта расчётов с подотчётными лицами, с одной
стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на
предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию
избежать конфликтных ситуаций. 23
Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами по выданным
наличным денежным средствам ведётся организацией на счёте 71 «Расчёты с
подотчётными лицами».
Это предусмотрено Планом счётов бухгалтерского учёта финансово
хозяйственной деятельности организаций.
Счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» предназначен для обобщения
информации о расчётах с работниками по суммам, выданным им под отчёт на
административно-хозяйственны и прочие расходы.
23 Волков, Н.Г. Учёт расчётов с подотчётными лицами / Н.Г.Волков // Бухгалтерский учёт. -2015. - №4. - С. 3.
20
Причём в аналитических регистрах эти расчёты следует отражать
подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчёту.
На выданные под отчёт суммы счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами»
дебетуется в корреспонденции со счётами учёта денежных средств.
На израсходованные подотчётными лицами суммы счёт 71 «Расчёты с
подотчётными лицами» кредитуется в корреспонденции со счётами, на которых
учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счётами в
зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчётные суммы, не возвращенные работниками в установленные
сроки, отражаются по кредиту счёта 71«Расчёты с подотчётными лицами» и
дебету счёта 94«Недостачи и потери от порчи ценностей».
В дальнейшем эти суммы списываются со счёта 94«Недостачи и потери
от порчи ценностей» в дебет счёта 70«Расчёты с персоналом по оплате труда»
(если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчёты с
персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из
оплаты труда работника).
Аналитический учёт по расчётам с подотчётными лицами ведется по
каждой авансовой выдаче линейно-позиционным способом.
Первым делом отражается сумма выданного аванса, затем величина
утвержденных расходов с указанием, на какой счёт они отнесены.
Данные об остатках ранее выданных подотчётных сумм берутся из
оборотно-сальдовой ведомости за прошлый месяц, выданные суммы - из
расходных кассовых ордеров, а утвержденный расход - из авансовых отчётов.
Сданный подотчётным лицом авансовый отчёт принимает бухгалтер.
В процессе обработки проверяется правильность его составления,
наличие подтверждающих расходы оправдательных документов. Кроме того,
затраты работника распределяются по источникам их покрытия.
В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение
материальных ценностей(работ, услуг) для производственных нужд в
розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным)
21
отражается записями:24 Дебет 10«Материалы» Кредит71 - списана сумма
оприходованных материалов; Дебет 20 «Основное производство» (23
«Вспомогательные производства», 25«Общепроизводственные расходы», 26
«Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и
хозяйства» и т.д.) Кредит 71 - отражена сумма произведенных работником по
распоряжению руководителя организации общепроизводственных,
общехозяйственных и прочих расходов. Все подотчётные суммы списываются
на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих
расходы документов. В общем случае расходы по учёту командировочных
расходов на территории РФ (при сумме суточных не более 700 рублей в день)
отражаются следующими проводками (таблица 3).
Таблица 3
Корреспонденция счётов по учёту командировочных расходов в
________________
пределах территории РФ
__________________
Содерж ание хозяйственны х операций
Корреспондирующие
счёта
Дебет Кредит
Выдан работнику в подотчёт аванс на командировочные
цели
71
50
На основании авансового отчёта фактические и
документально подтвержденные командировочные
расходы отнесены на себестоимость продукции (расходы
на продажу) без учёта НДС
20, 25,
26, 44
71
Отражена сумма НДС от стоимости произведенных
расходов на проживание и проезд
19
71
Предъявлены к вычету суммы НДС, уплаченные по
расходам на проезд и проживание
19-1 10
Отражен возврат остатка неизрасходованной
подотчётной суммы
50
71
Операции по учёту расходов на загранкомандировки (при сумме
суточных не более 700 руб. в день при проезде по территории РФ и при сумме
суточных не более 2500 руб. в день ) можно отразить в учёте следующими
проводками (табл.4).25
Таблица 4
Корреспонденция счётов по учёту командировочных расходов за
24 Анненкова, Е. Расчёты с подотчётными лицами в 2017 году / Е.Анненкова //Главбух. - 2017. - №6. - С.17.
25 Гуккаев , В.Б. Командировка работника в пределах и за пределами Российской Федерации / В.Б.Гуккаев //
Консультант бухгалтера. - 2016. - № 5. - С. 15.
22