8
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 9
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА
РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ...................................................... 12
1.1 Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами ....................................... 12
1.2 Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами ........................................................................................................................ 18
1.3 Нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами ...... 29
2. ПРАКТИКА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С
ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО БУХГАЛТЕРСКАЯ ФИРМА «АКТИВ-
ПАРТНЕР» ................................................................................................................. 38
2.1 Краткая характеристика организации ............................................................... 38
2.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в организации ......... 43
2.3 Аудит расчетов с подотчетными лицами в организации ................................ 53
3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ООО БУХГАЛТЕРСКАЯ ФИРМА «АКТИВ-ПАРТНЕР»
..................................................................................................................................... 65
3.1 Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами на основе данных аудита .................................................. 65
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами .............................................................................................. 73
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 75
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................. 78
ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................... 83
9
ВВЕДЕНИЕ
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом
предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за
наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров;
оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на
командировки по территории Российской Федерации и за границу;
представительские расходы.
Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных
средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет. При
этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с
подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с
подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например
с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с
поставщиками и подрядчиками и т.д.
Актуальность темы заключается в том, что бухгалтерский учет и аудит
расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для
контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и
для правильного расчета налогов. Постоянно меняющаяся законодательная база
предъявляет жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов
ведения учетных регистров, способов группировки и отражения в
бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также
правильности начисления налогов по этим операциям. Ошибки на участке
расчетов с подотчетными лицами могут привести к искажению информацию на
других участках учета.
Значительную роль в разработке методологии учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами сыграли такие ученые как: В.А. Алборов, С.М. Бычкова,
И.М.Дмитриева, Н.П. Кондраков, Н.В. Парушина, В.И Подольский,
Р.З.Тумасян, А.Д. Шеремет, Н.Н. Шишкоедова и другие.
Несмотря на значительное количество работ в данной области,
большинство проблем, касающихся учета и аудита расчетов с подотчетными
10
лицами остались не разработанными, что в большинстве случаев связано с
постоянно меняющейся законодательной базой.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы, степень ее
научной разработанности и возможная практическая значимость некоторых
предложений по совершенствованию учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами на предприятии определили выбор темы, постановку цели и задач
исследования.
Цель выпускной квалификационной работы – разработать мероприятия
по совершенствованию учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО
Бухгалтерская фирма «Актив-Партнер».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
-рассмотреть теоретические основы бухгалтерского учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами;
-изучить учет расчетов с подотчетными лицами в ООО Бухгалтерская
фирма «Актив-Партнер»;
-провести аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии;
-разработать мероприятия по совершенствованию учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами в ООО Бухгалтерская фирма «Актив-
Партнер».
Объектом исследования является ООО Бухгалтерская фирма «Актив-
Партнер».
Предмет исследования является учет расчетов с подотчетными лицами.
Методологической основой исследования в данной выпускной
квалификационной работе послужил диалектический метод научного познания
и системный подход. При написании работы были использованы такие
методы и приемы как метод сбора, обобщения данных, документирование,
сравнительный и аналитический метод и другие.
11
Информационной базой при написании выпускной квалификационной
работы послужила годовая бухгалтерская отчетность ООО Бухгалтерская
фирма «Актив-Партнер».
Теоретическую и методическую основу выпускной квалификационной
работы составляют нормативные правовые акты, такие как Федеральные
законы (Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Федеральный закон «О
бухгалтерском учете» и т.п.), Положение по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Положения по
бухгалтерскому учету (ПБУ), методические указания и т.д. В качестве научной
литературы были использованы учебные пособия и статьи в периодических
изданиях ученых – экономистов: И.Н. Богатой, С.М.Бычковой, А.В.Грищенко,
Е.В.Поляковой, И..Толмачева, Н.А. Яковлевой и других.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы
заключается в том, что содержащиеся в работе выводы, предложения и
экономически обоснованные рекомендации позволят повысить уровень
организации учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
Структурно выпускная квалификационная работа состоит из введения,
трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.
В первой главе рассмотрены цели и сущность расчетов с подотчетными
лицами, их нормативное регулирование и методика аудита расчетов с
подотчетными лицами.
Во второй главе рассмотрена практика бухгалтерского учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами в ООО Бухгалтерская фирма «Актив-
Партнер» и выявлены недостатки в организации учета на предприятии.
В третьей главе разработаны мероприятия, направленные на
совершенствование учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО
Бухгалтерская фирма «Актив-Партнер» и дана оценка их экономической
эффективности.
12
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И
АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1 Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами являются объективной необходимостью
в деятельности каждого предприятия, ведь с их использованием значительно
упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность.
Законодательство по бухгалтерскому учету и налогам не содержит
определений «подотчетное лицо» и «подотчетные средства».
Исходя из норм Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной
Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, следует, что подотчетные
лица - это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на
определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие
ценности с обязанностью представления отчета об их использовании.
В пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства» под подотчетными лицами понимаются лица, которым
выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах
организации.
Согласно п. 5 Указания № 3210-У подотчетным лицом является штатный
сотрудник предприятия или человек, который работает по гражданско-
правовому договору.
Под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные
работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских,
хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также
суммы на оплату командировочных и представительских расходов.
1
Состав расчетов с подотчетными лицами приведен на рисунке 1.
1
Полякова Е.В. Расчеты с подотчетными лицами.// Бухгалтер и закон.- 2020.- № 4.- С. 16.
13
Рисунок 1. Состав расчетов с подотчетными лицами
Основной целью учета расчетов с подотчетными лицами является
обобщение информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им
под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы.
2
Задачами учета расчетов с подотчетными лицами являются:
-соблюдение правил выдачи авансов;
-своевременность предоставления авансовых отчетов;
-целесообразность и законность использования подотчетных сумм;
-правильность оформления документов, приложенных к авансовым
отчетам;
2
Богаченко В.М, Кирилова Н.А., Хахонова Н.И.Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. – Ростов Н/Д:
Феникс, 2017. – С.161.
14
-порядок погашения оправдательных документов с целью
предотвращения их повторного использования;
-своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.
Экономической сущностью расчетов с подотчетными лицами является
образование задолженности дебиторов и кредиторов, которые могут
образовываться соответственно с момента получения сотрудником денежных
средств до момента утверждения авансового отчета и с момента осуществления
перерасхода, произведенным подотчетным лицом с момента утверждения
авансового отчета до момента возмещения расходов по авансовому отчету
сотруднику.
3
Общие требования к выдаче и расходованию подотчетных сумм:
1) Деньги могут выдаваться под отчет на любые цели, которые связаны с
деятельностью предприятия, и должны быть потрачены только на те цели, на
которые они были выданы.
2) Все расходы за счет подотчетных средств должны быть подтверждены
правильно оформленными документами.
Подтверждающими документами являются:
а) при покупках в розничной торговле: чек ККТ; товарный чек (если в
чеке ККТ нет перечня покупок); счет-фактура (если в чеке ККТ выделен НДС).
б) при оплате услуг (услуг пассажирского транспорта, почты и др.): чек
ККТ; товарный чек (если в чеке ККТ нет перечня услуг); бланк строгой
отчетности (БСО).
При приобретении сотрудником электронных билетов документами,
которые подтверждают транспортные расходы, являются:
-при авиаперелете - распечатка маршрутной квитанции (электронного
билета) и посадочный талон;
3
Тумасян Р. З. Бухгалтерский учет. Учебно-практическое пособие. - М.: Омега-Л, 2010. – С.563.
15
-при проезде на поезде и другом транспорте - распечатка электронного
билета (на поезде дальнего следования - распечатка контрольного и
посадочного купонов);
в) при покупках в розничной торговле: чек ККТ; товарная накладная (акт
об оказании услуг или выполнении работ); счет-фактура (если в чеке ККТ,
накладной или акте выделен НДС); корешок доверенности на получение ТМЦ
по форме № М-2;
г) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги), которые будут
отгружены организации: чек ККТ; счет-фактура на аванс (если в чеке ККТ
выделен НДС);
д) при оплате через платежный терминал (в случае невозможности
другого способа оплаты) - чек, который выдал терминал;
е) при внесении платы организации, которая не связанна с расчетами за
товары (работы, услуги). Например, возврат займа - квитанция к приходному
кассовому ордеру (ПКО).
Оправдательные документы должны содержать обязательные реквизиты,
приведенные в приложении 1.
3) Максимальная сумма покупки за наличные средства у организации
или предпринимателя не должна превышать 100 000 руб. по одному договору.
4) Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы:
-при командировке - на время командировки, указанное в приказе о
командировке;
-на хозяйственные и другие нужды - на срок, который утвержден
руководителем.
По истечении этих сроков работник должен отчитаться по потраченным
суммам, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет и при наличии
неиспользованного остатка подотчетных средств вернуть его организации.
Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней:
-по средствам, выданным на командировку, - со дня возвращения из нее;
16
-по средствам, полученным на другие нужды из кассы либо на карту, -
после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
-по собственным потраченным средствам - со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия
работника на работе на законных основаниях (например, по причине болезни),
то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на
работу.
Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен
вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги
были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на
законных основаниях - в день выхода на работу.
5) В случае нецелевого расходования подотчетных средств, отсутствия
подтверждающих документов или их несоответствия требованиям, авансовый
отчет работника может быть не утвержден руководителем.
6) При получении подотчетных средств на банковскую карту работник
вправе использовать при расчетах как карту, так и предварительно снятые с нее
наличные.
7) При необходимости работник с разрешения руководителя может
использовать при расчетах в интересах организации собственные средства,
которые возмещаются ему после утверждения авансового отчета.
4
Учет расчетов с подотчетными лицами необходим для улучшения
контроля работы с ними. Это поможет установить достоверность и
целесообразность совершаемых операций с деньгами, выданными под отчет.
1. Контролировать целевые назначения выдачи подотчет сумм, а именно:
-расходы на хозяйственные и управленческие нужды предприятия;
-расходы на командировки;
-представительские расходы;
-расходы на покупку ТМЦ, МПЗ или ОС;
4
Положение о расчетах с подотчетными лицами. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://nalog-
nalog.ru
17
-расчеты по договорам поставок.
2. Внимательно отслеживать размеры, условия выдачи и возврата денег
(Рисунок 2).
Рисунок 2. Порядок контроля выдачи и возврата подотчетных сумм
3.Проверять правильность и полноту заполнения первичной
документации.
4. Выявлять факты нарушений локальных и нормативных актов.
5
Таким образом, подотчетные лица - это физические лица, являющиеся
сотрудниками предприятия, которым выданы денежные средства для оплаты
товаров, работ и услуг в интересах организации с обязанностью представления
отчета об их использовании. Подотчетные лица должны соблюдать общие
требования к выдаче и расходованию подотчетных сумм, что позволит
избежать нарушений локальных и нормативных актов и проблем с налоговыми
органами.
5
Порядок учета расчетов с подотчетными лицами (нюансы). [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://nalog-nalog.ru.