68
оплату. Может потребоваться второй документ, который фиксирует получение
товара или услуги и на основании которого будет сделана правильная проводка.
При отсутствия второго документа, бухгалтер может заменить его тем, который
законно оформит сам.
Например, если сотрудник приобрел необходимую для предприятия
вещь, но предоставил только кассовый чек, который кроме суммы ничего не
содержит или имеется одно общее наименование, по которому нельзя
правильно оприходовать материальную ценность, то можно на предприятии
создать комиссию, оформив ее приказом. Комиссия примет от сотрудника ТМЦ
по акту приемки-передачи с полным ее описанием, на основании которого
бухгалтер оприходует покупку.
Таким образом, бухгалтеру необходимо ответственно относиться к
первичным документам, которыми подтверждается факт оплаты, так как
неправомочное уменьшение налогооблагаемой прибыли повлечет за собой
нежелательные последствия в виде штрафов. Документы не только должны
содержать все необходимые реквизиты, но и соответствовать дате и цели
выданного аванса.
5) Результат проверки: предприятие не производит оприходование ГСМ
за наличный расчет с использованием счета 10 «Материалы»
Вследствие некорректного оформления данной операции в бухгалтерском
учете:
-нарушается методология ведения бухгалтерского учета операций,
связанных с приобретением материальных ценностей;
-возникают риски искажения данных бухгалтерской отчетности по
строкам: «Себестоимость проданных товаров, работ, услуг», «Управленческие
расходы», «Прибыль, убыток до налогообложения» отчета о финансовых
результатах.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета оприходование
ГСМ должно отражаться следующими проводками:
-приобретение ГСМ
69
Дт 10 «Материалы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
или, если в расчетных документах выделен НДС:
Дт 10 «Материалы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кт 71 «Расчеты с
подотчетными лицами».
-списание ГСМ на производство или для хозяйственные нужды
-Дт 20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы»
Кт10 «Материалы».
6) Результат проверки: на предприятии не ведутся журналы регистрации
авансовых отчетов, а также журналы регистрации командировок.
С 2018 года была упрощена процедура ведения документации, связанной
со служебными командировками: были отменены отдельные документы,
оформляемые с учетом прибытия и выбытия работников по рабочим делам.
Например, отменено командировочное удостоверение и командировочный
журнал.
Несмотря на это ООО Бухгалтерская фирма «Актив-Партнер» можно
порекомендовать разработать журнал регистрации авансовых отчетов, а также
журналы регистрации командировок в хронологической последовательности в
разрезе подотчетных лиц и сроков отчета.
Журнал регистрации командировок поможет достаточно быстро найти
сведения о командировках работников для целей бухгалтерского учета и
налогообложения, подобрать и предоставить соответствующие данные для
налоговых проверок. Этот журнал может быть полезен и в случае
возникновения трудового спора, позволив быстро собрать информацию о
командировках, в которые был направлен работник, участвующий в трудовом
споре. Или, наоборот, может послужить дополнительным подтверждением
отсутствия распоряжения работодателя о направлении работника в
командировку.
ООО Бухгалтерская фирма «Актив-Партнер» необходимо закрепить
соответствующий порядок оформления и учета командировок в локальном
70
нормативном акте предприятия (например, в Правилах внутреннего трудового
распорядка или специальном Положении о командировках).
С целью снижения трудоемкости учета командировочных расходов в
пределах норм и сверх норм рекомендуется применять журнал учета
командировочных работников. Данный регистр разработан в
автоматизированной системе 1С : Предприятие, которую применяет ООО
Бухгалтерская фирма «Актив-Партнер». Автоматизированная форма журнала
учета командированных работников позволит подготавливать необходимую
информацию, отвечающую нуждам различных пользователей, например,
определять за пределами РФ или в пределах РФ работник находился в
командировке, сроки командировки, какие расходы были произведены
командированным лицом в пределах норм законодательства, а какие сверх
норм. Рекомендуемая форма журнала представлена в таблице 23.
Таблица 23
Рекомендуемый к внедрению журнал учета командированных
работников
ФИО командированного работника
Филимонов А.А.
Кобозева Н.И.
Занимаемая должность
Директор
Гл.бухгалтер
Страна, город командировки
г.Москва
г.Москва
Сроки командировки
12.05.2019 –
19.05.2019г.
25.06.2019 –
05.07.2019г
Номер и дата составления
авансового отчета
№12 от
21.05.2019г.
№14 от
08.07.2019г.
Общая сумма израсходованных
средств
15 900
12 772
Сумма расходов в пределах норм
15 800
12 772
Сумма расходов сверх норм
100
-
7) Результат проверки: ошибочно расходы по обслуживанию автомобиля
были приняты к учету без подтверждения оправдательными документами этих
расходов.
В связи с ошибочным принятием расходов по обслуживанию автомобиля
к учету, без их подтверждения оправдательными документами, произошло
занижение налогооблагаемой базы по единому налогу при УСН на сумму 150
руб.
71
ООО Бухгалтерская фирма «Актив-Партнер» необходимо вместе с
доначисленным единым налогов при УСН начислить и уплатить пени со дня,
следующего за крайним сроком уплаты налога по день фактической уплаты
налога включительно. Размер пени составит 1/300 ставки рефинансирования ЦБ
РФ за каждый день просрочки.
Ошибка обнаружена 31.01.2020 г.
Организация должна доплатить единый налог при УСН в сумме 22,50
руб. (150 × 15%) не позднее 31 марта 2020 г. Организация погасила
задолженность 1 февраля 2020 г. Платеж перечислен до установленных сроков,
пени не начисляются.
8) Результат проверки: не удержан НДФЛ и не начислены страховые
взносы с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных
норм.
В связи с не доначислением сумм НДФЛ и страховых взносов с доходов
полученных работниками в виде сумм превышения командировочных расходов
сверх установленных норм произошло занижение налогооблагаемой базы по
налогу на доходы физических лиц страховым взносам на сумму 100 руб.
ООО Бухгалтерская фирма «Актив-Партнер» необходимо доначислить в
бюджет налог на доходы физических лиц в размере 13 руб. (100 руб. × 13%) и
страховые взносы 30 руб. (100 руб. × 30%)
ООО Бухгалтерская фирма «Актив-Партнер» необходимо вместе с
доначисленным налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами
начислить и уплатить пени со дня, следующего за крайним сроком уплаты
налога по день фактической уплаты налога включительно. Размер пени
составит 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки.
Ошибка обнаружена 31.01.2020 г.
Организация должна доплатить налог на доходы физических лиц в сумме
13 руб. и страховые взносы в сумме 30 руб. не позднее 15 января 2020 г.
Однако в указанный срок организация не перечислила платежи в бюджет. Она
72
погасила задолженность 1 февраля 2020 г. Просрочка по налогу и страховым
взносам составляет 17 дней.
С 1 января 2016 года ставка рефинансирования ЦБ РФ приравнивается к
ключевой ставке ЦБ РФ (Указание Банка России от 11.12.2015 № 3894-У).
Ключевая ставка на 1 февраля 2020 года составляет 6,25% (Информация ЦБ РФ
от 13.12.2019).
Сумма пеней по НДФЛ составит 0,05 руб. (13 руб. x 6,25% / 300 x 17 дн.).
Сумма пеней по страховым взносам составит 0,11 руб. (30 руб. x 6,25% /
300 x 17 дн.).
Результат корректировок от исправления ошибок приведен в таблице 24.
Таблица 24
Результат корректировок от исправления ошибок
Наименование занижения налога или
налогооблагаемой базы
Сумма
ошибки,
руб.
Ставка
налога,
%
Последствие
ошибки
(занижение
налога), руб.
Занижение налогооблагаемой базы
по единому налогу при УСН в связи
ошибочным принятием расходов по
обслуживанию автомобиля к учету,
без их подтверждения
оправдательными документами
150
15
22,50
Занижение налогооблагаемой базы
по НДФЛ в связи с не правильным
отражением в учете превышения
командировочных расходов сверх
установленных норм
100
13
13
Занижение налогооблагаемой базы
по страховым взносам в связи с не
правильным отражением в учете
превышения командировочных
расходов сверх установленных норм
100
30
30
Итого
65,50
Таким образом, результатом проведения аудиторской проверки расчетов
с подотчетными лицами является выявление нарушений нормативно-
законодательных актов бухгалтерского и налогового учета. Эти нарушения не
оказывают существенного влияния на достоверность бухгалтерской и
налоговой отчетности, но играют существенную роль для системы внутреннего
73
контроля предприятия, в связи с чем, по ним могут возникнуть претензии со
стороны налоговых органов.
В п.3.2 данной выпускной квалификационной работы рассчитан
экономически эффект от предложенных мероприятий.
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами
Неправильное оформление или отсутствие первичных документов, а
также ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами могут привести:
1) за постоянное (два раза и более в году) неправильное отражение
активов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете и отчетности
организация может быть оштрафована на 10 000 руб. Основанием является
грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов
налогообложения (п. 1 ст. 120 НК РФ). При повторении подобных нарушений в
течение более одного налогового периода, сумма штрафа составит 30 000 руб.
(п. 2 ст. 120 НК РФ);
2) к искажению данных бухгалтерской отчетности;
3) на основании ст. 15.11 КоАП должностные лица могут быть
привлечены к административному штрафу в размере от 5 тысяч до 10 тысяч
рублей. Основание является искажение любой статьи бухгалтерской отчетности
на 10% и признается грубым нарушением правил бухгалтерского учета.
Повторное совершение такого нарушения влечет административный штраф на
должностных лиц в размере от 10 тысяч до 20 тысяч рублей или
дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.
4) неправильно рассчитаны налоги: налог на прибыль, единый налог при
УСН. Неполная уплата налогов влечет наложение штрафа на организацию в
размере 20% неуплаченной суммы (п. 1 ст. 122 НК РФ).
Если выявленные нарушения привели к занижению налоговой базы (или
базы по страховым взносам), то штраф составит 20% от суммы неуплаченного
налога (взноса), но не меньше 40 000 руб. (п. 3. ст. 120 НК РФ).
74
4) вместе с доначисленным налогом организации необходимо начислить
и уплатить пени.
Расчет экономического эффекта от исправления ошибок, выявленных при
аудите расчетов с подотчетными лицами, приведен в таблице 25.
Таблица 25
Расчет экономического эффекта, руб.
Наименование
операции
До
предложенных
мероприятий
После
предложенных
мероприятий
Экономический
эффект
Недоимка по налогу
при УСН
-
22,50
22,50
Недоимка по налогу
на доходы
физических лиц
-
13
13
Недоимка по
страховым взносам
-
30
30
Избежание
штрафных санкции
за грубое
нарушение правил
учета доходов и
(или) расходов и
(или) объектов
налогообложения
(п.3 ст.120 НК РФ)
40 000
-
-40 000
Пеня по налогу на
доходы физических
лиц
-
0,05
0,05
Пеня по страховым
взносам
0,11
0,11
Итого затраты в год
40 000
65,66
-39 934,34
Экономический эффект от исправления ошибок, выявленных при аудите
расчетов с подотчетными лицами составляет 39 934,34 руб.
Таким образом, предложенные мероприятия по совершенствованию учета
и повышения эффективности внутреннего контроля по итогам аудита расчетов
с подотчетными лицами позволят предприятию получить экономический
эффект в размере 39,934 тыс. руб. и повысить общую эффективность системы
учета в ООО Бухгалтерская фирма «Актив-Партнер».
75
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Расчеты с подотчетными лицами являются объективной необходимостью
в деятельности каждого предприятия, ведь с их использованием значительно
упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность.
Учет расчетов с подотчетными лицами способствует обобщению
информации о данных расчетах в регистрах бухгалтерского учета. Общими
определяющими критериями учета расчетов с подотчетными лицами являются
правильность документирования хозяйственных операций на участке учета и
своевременное их отражение на счетах бухгалтерского учета предприятия.
Аудит расчетов с подотчетными лицами является важной частью
аудиторской проверки финансовой деятельности предприятия и направлен на
устранение возможных ошибок на данном участке учета, которые могут
повлиять на бухгалтерскую и налоговую отчетность предприятия.
В работе рассмотрено ООО Бухгалтерская фирма «Актив-Партнер»,
основным видом деятельности которого является деятельность в области права
и бухгалтерского учета.
Проведенные исследования учета расчетов с подотчетными лицами в
ООО Бухгалтерская фирма «Актив-Партнер» позволили сформулировать
следующие выводы:
-для учета расчетов с подотчетными лицами организация применяет
бухгалтерскую программу 1С «Предприятие: 7.7» с соблюдением требований
Закона Российской Федерации от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском
учете»;
-хозяйственные операции по учету расчетов с подотчетными лицами
оформляется первичными документами;
-первичные документы составляются в момент совершения операции;
-бухгалтерский учет ведется в соответствии с действующим
законодательством.
В результате аудита расчетов с подотчетными лицами получены
следующие выводы:
76
1) положительный вывод о функционировании системы внутреннего
контроля и об уровне автоматизации бухгалтерского учета;
2) выявлены нарушения:
-отсутствие на предприятии положения о расчетах с подотчетными
лицами;
-при направлении в командировку по территории РФ не всегда
составляется приказ о направлении работника в командировку;
-в авансовом отчете не заполнено назначение аванса;
-имеют место факты отсутствия оправдательных документов;
-предприятие не производит оприходование ГСМ за наличный расчет с
использованием счета 10 «Материалы»;
-на предприятии не ведутся журналы регистрации авансовых отчетов, а
также журналы регистрации командировок;
-ошибочно расходы по обслуживанию автомобиля были приняты к учету
без подтверждения оправдательными документами этих расходов;
-не удержан НДФЛ и не начислены страховые взносы с сумм превышения
командировочных расходов сверх установленных норм.
Выявленные в ходе аудита расчетов с подотчетными лицами замечания
не превышают уровень существенности.
По результатам аудита было составлено модифицированное аудиторское
заключение, которое содержит выражение мнения аудитора о достоверности
бухгалтерской и налоговой отчетности ООО Бухгалтерская фирма «Актив-
Партнер» и ее соответствии правилам ведения бухгалтерского и налогового
учета законодательству Российской Федерации.
ООО Бухгалтерская фирма «Актив-Партнер» было рекомендовано:
-создать положение о расчетах с подотчетными лицами, которое поможет
вести все расчеты по подотчетным суммам в соответствии с законодательством
и избежать возникновения спорных ситуаций, как с работниками предприятия,
так и с налоговыми органами;
77
-создать журнал учета приказов на командировки, что позволит
предприятию избежать многих проблем с налоговыми органами;
-бухгалтеру предприятия рекомендуется во время выдачи подотчетных
сумм на расходы предприятия инструктировать сотрудника о том, как
необходимо будет заполнить авансовый отчет и какие документы он должен
сдать в бухгалтерию вместе с отчетом, чтобы он был принят;
-оприходование ГСМ за наличный расчет производить с использованием
счета 10 «Материалы» согласно Плану счетов бухгалтерского учета, что
позволит не нарушать методологию ведения бухгалтерского учета операций,
связанных с приобретением материальных ценностей и снизит риски
искажения данных отчета о финансовых результатах;
-создать журналы регистрации авансовых отчетов и журналы
регистрации командировок и разработать их в 1С : Предприятие, что позволит
быстро найти сведения о командировках работников для целей бухгалтерского
учета и налогообложения, подобрать и предоставить соответствующие данные
для налоговых проверок. Также этот журнал может быть полезен в случае
возникновения трудового спора, позволив быстро собрать информацию о
командировках, в которые был направлен работник, участвующий в трудовом
споре или может послужить дополнительным подтверждением отсутствия
распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;
-внести исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность,
сдать уточненные декларации по налогу на доходы физических лиц, единому
налогу по УСН, единому расчету страховых взносов.
Таким образом, предложенные мероприятия по совершенствованию учета
и повышения эффективности внутреннего контроля по итогам аудита расчетов
с подотчетными лицами позволят предприятию получить экономический
эффект в размере 39,934 тыс. руб. и повысить общую эффективность системы
учета в ООО Бухгалтерская фирма «Актив-Партнер».