5
Содержание
Введение .................................................................................................................... 6
Глава1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита расчетов
с подотчетными лицами ................................................................................. 8
1.1. Понятие расчетов с подотчетными лицами ...................................................... 8
1.2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ....... 14
1.3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами ...................................... 20
Глава 2. Организация учета и аудита расчетов с подотчетными лицами
на примере предприятия ООО «Центурион» ........................................... 30
2.1 Финансово-экономическая характеристика предприятия .............................. 30
2.2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами .................................. 37
2.3. Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии ..... 51
Глава 3. Направления совершенствования бухгалтерского учета и
аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии .................. 61
3.1 Совершенствование системы учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами ................................................................................................................ 61
3.2 Оценка эффективности представленных мероприятий ................................. 67
Заключение ............................................................................................................. 70
Список использованных источников ............................................................... 73
Приложение ............................................................................................................ 79
6
Введение
В ходе финансово-хозяйственной деятельности нередко у организаций
возникает потребность в покупке материально- производственных запасов,
получении всевозможных услуг по наличной форме оплаты. Для определенных
краткосрочных задач по приобретению могу выдаваться наличные подотчетные
суммы по поручению руководителя организации. Также, для поездки в
краткосрочную командировку выдаются подотчетные суммы на: предстоящие
расходы, хозяйственные расходы, представительские цели, приобретение у
других организаций продукции, оказанные услуги и прочие нужды связанные с
хозяйственной деятельность.
В бухгалтерском учете операции связанные с подотчетными лицами
ставятся на учет достаточно просто. Но из всех проверяемых участков ошибки и
нарушения обнаруживаются зачастую именно при расчетах с подотчетными
лицами. Это может быть связано с ненадлежащим ведением бухгалтерского
учета и отсутствия проверок по расчетам с сотрудниками. Зачастую отсутствие
знаний законодательства и неопытность руководителя может привести к
неприятным последствиям. С этих позиций выбранная тема исследования
актуальна.
Точность данных, достоверность и значимость обеспечивается только
при помощи ведения бухгалтерского учета сплошным методом, и непрерывно
отражаются документальные подтверждения, связанные с хозяйственной
деятельностью. Если на предприятии организован правильный учет расчетов с
подотчетными лицами - это позволяет контролировать денежные средства и
избежать конфликтов с налоговыми органами.
Объектом исследования является общество с ограниченной
ответственностью «Центурион» г. Санкт-Петербург
Предметом изучения является выступает существующий порядок
организации учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в
организации.
7
Целью работы является исследование учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами, разработка основных направлений совершенствования
организации в данной сфере.
Исходя из поставленной цели, определены следующие задачи:
- раскрыть понятие расчетов с подотчетными лицами
- выявить особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами
- охарактеризовать методики аудита расчетов с подотчетными лицами
-дать финансово-экономическую характеристику предприятия
- раскрыть организацию учета расчетов с подотчетными лицами
- выявить особенности проведения аудита расчетов с подотчетными
лицами на предприятии
- раскрыть мероприятия по совершенствованию системы учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами
- дать оценку эффективности представленных мероприятий
В процессе исследования использовались методы: анализа и синтеза,
расчетно-конструктивиый, экономико-статистический, документальная и
фактическая проверка.
Источниками информации послужили данные годовой и бухгалтерской
отчетности, первичные документы ООО «Центурион» за 2016 - 2018 гг., законы
Российской Федерации, указы Президента РФ. постановления Правительства
РФ, российские стандарты по бухгалтерскому учету, другие нормативные акты,
а также работы российских ученых.
Исходя из цели и задачи работа имеет следующую структуру: введение,
три главы, заключение, список использованных источников, приложение.
8
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и
аудита расчетов с подотчетными лицами
1.1. Понятие расчетов с подотчетными лицами
При осуществлении хозяйственной деятельности практически каждая
организация сталкивается с необходимостью выдачи сотрудникам сумм
денежных средств с целью их траты на ее нужды, например, для оплаты
хозяйственных и командировочных расходов. В основном это делается для
ускорения расчетов и снижения издержек. Во всех случаях расчеты наличными
денежными средствами по обозначенным основаниям должны производиться
через подотчетных лиц с соблюдением определенных правил, а также
требований к документальному оформлению.
Осуществляя хозяйственную деятельность, у каждого предприятия
возникает потребность в наличном расчёте с сотрудниками. Это может быть
оплата командировки, проезда в транспорте или других нужд. Так происходит
организация расчётов с подотчётными лицами.
Подотчетным лицом является физическое лицо, которому были выданы
наличные денежные средства
1
. В подотчет выдаются деньги для предстоящих
командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов,
расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной
торговле, и на другие хозяйственные нужды. В последующем, подотчетное лицо
составляет авансовый отчет.
В свою очередь подотчётные суммы - это денежные средства, выданные
подотчетному лицу.
Подотчетным лицом является физическое лицо, которому были выданы
наличные денежные средства. В подотчет выдаются деньги для предстоящих
командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов,
1
Цисарук И.В. Учет расчетов с подотчетными лицами//В сборнике: Современная экономика: актуальные
вопросы, достижения и инновации Сборник статей XII Международной научно-практической конференции. В
4-х частях. 2017. С. 58
9
расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной
торговле, и на другие хозяйственные нужды. В последующем, подотчетное лицо
составляет авансовый отчет.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом
предприятии и весьма разнообразны:
1. приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный
расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
2. оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
3. расходы на командировки по территории Российской Федерации и
за границу;
4. представительские расходы
2
.
При выдаче денежных средств организация обязана:
-определить сумму подотчетных средств и срок, на который она
выдается;
-получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3
рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
-выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного
отчета или по ранее выданным авансам;
-запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника
другому;
-определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в
банке денежные средства под отчет
3
.
Право получать денежные средства под отчет имеют только те
сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень
утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда
записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также
тех лиц, кто часто бывает в командировках. Все работники предприятия,
2
Шарапова М.В. Учет расчетов с подотчетными лицами и его совершенствование//Вестник современных
исследований. 2018. № 8.2 (23). С. 104
3
Слабинская И.А., Атабиева Е.Л., Ковалева Т.Н. Учет расчетов с подотчетными лицами//Белгородский
экономический вестник. 2017. № 2 (86). С. 218
10
получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с
наличностью.В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников,
но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой
срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.
Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно
составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника,
срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать
авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.
Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных
лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости
разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и
отчитываясь за них
4
.
Сумма подотчётных сумм не ограничивается законодательно, но
максимальный размер и срок может быть установленруководителем
организации свои приказом.
По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы,
подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчётс
приложением оправдательных документов.
Сам отчёт состоит из двух частей - одну часть заполняет подотчётное
лицо, другую -кассир или бухгалтер о том, что он принял отчёт на проверку со
всеми документами.
Утверждает отчёт руководитель организации (после проверки
бухгалтерией). Только после этого авансовый отчёт принимается к учёту.
Если подотчётное лицо использовало не все денежные средства, которые
были ему выданы, то остаток сдаётся в кассу предприятия. Суммы перерасхода
выдаются согласно авансовому отчёту подотчётному лицу из кассы
предприятия.
4
Теловая Е.Е. Проблемы организации учета и контроля расчетных операций//Международный журнал
прикладных и фундаментальных исследований. 2017. № 5-2. С. 307
11
Учет расчетов с подотчетными лицами регулируется следующими
нормативными актами:
-Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О
бухгалтерском учете»
5
.
-указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У
6
.
-приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского
учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его
применению» от 31.10.2000 № 94н
7
.
-Налоговым кодексом РФ (НК РФ)
8
.
-Трудовым кодексом РФ (ТК РФ)
9
.
4. Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует
применять письма разъяснительного характера, изданные структурами
финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России).
Особо следует остановиться на Указаниях Банка России № 3210-У.
Данный документ является основным актом, устанавливающим правила
выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У,
руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в
целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или
5
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.11.2018)О бухгалтерском учете // Собрание
законодательства РФ", 12.12.2011, N 50, ст. 7344
6
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых
операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпри нимательства»
(Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404). [Электронный ресурс] //СПС
КонсультантПлюс. Режим доступа: www.consultant.ru
7
Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово -хозяйственной
деятельности организаций от 31 октября 2000 г. N 94н устанавливает единые подходы к применению
Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и отражению
фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. //СПС КонсультантПлюс. Режим
доступа: www.consultant.ru
8
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ(ред. от 25.12.2018)(с изм. и
доп., вступ. в силу с 25.01.2019)//"Собрание законодательства РФ", 07.08.2000, N 32, ст. 3340,
9
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197 -ФЗ (ред. от 27.12.2018)//"Собрание
законодательства РФ", 07.01.2002, N 1 (ч. 1), ст. 3.
12
ИП). Это означает, что физическое лицо, не являющееся сотрудником данного
хозяйствующего субъекта, деньги под отчет получить не может
10
.
При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько
иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания
№ 3210-У под работником подразумевается физическое лицо, с которым у
хозяйствующего субъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой
направленности. Эта же позиция Банка России по отношению к трактовке
понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 №
29-Р-Р-6/7859
11
. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не
только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с
которым у данного хозяйствующего субъекта заключен гражданско-правовой
договор.
Перечислим другие важные правила выдачи подотчетных сумм,
указанные в п. 6.3 указания № 3210-У - рисунок 1.
Рисунок 1. Правила выдачи подотчетных сумм
Указание № 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть
выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются подотчетные
10
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России
23.05.2014 N 32404). [Электронный ресурс] //СПС КонсультантПлюс. Режим доступа: www.consultant.ru
11
Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859)Об определении понятия "работник юридического лица" в
целях применения Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства [Электронный ресурс]//Режим доступа:
http://www.consultant.ru
13
средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают
самостоятельно.
Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к
вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:
-распространяет на руководителя общий порядок оформления
подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой,
выдающей деньги под отчет, - ст. 16 - 19 ТК РФ;
-определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных
отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии,
- ст. 137 ТК РФ;
-устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника - ст.
138 ТК РФ;
-обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при
использовании его личного имущества, в том числе денег (ст. 188 ТК РФ),
компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165,
168, 168.1 ТК РФ)
12
.
Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи
подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусмотрена.
Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет и без заявления
работника, и без приказа руководителя) могут повлечь за собой претензии
контролирующих органов, связанные с нарушением порядка хранения денежной
наличности в кассе. За эти правонарушения предусмотрена ответственность по
ст. 15.1 КоАП.
С 19.08.2017 г. организацию или ИП нельзя оштрафовать за выдачу
подотчетных сумм работникам без отчета по предыдущим тратам - данный
пункт исключен из указания № 3210-У.
12
Рахаев П.М. Учёт расчётов с подотчётными лицами и его совершенствование//Калужский экономический
вестник. 2018. № 2. С. 36
14
Таким образом, подотчет - это подотчетная сумма, выданная сотруднику
на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных
товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.
1.2 Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами
Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов
финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом
Минфина России от 31.10.2000 № 94н. Для обобщения информации о расчетах с
работниками по суммам, выданным им под отчет на
административно-хозяйственные и операционные расходы, Планом счетов
предусмотрено открытие и ведение счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами»
13
.
Особое место в расчётных операциях организаций занимают расчеты с
подотчетными лицами. Такие операции возникают на любом этапе кругооборота
хозяйственных средств: на стадии заготовки производственных ресурсов или
товаров для продажи покупателям, на стадии производства, когда за отдельные
виды работ подотчетные лица рассчитываются наличными за полученные
услуги или выполненные работы, на стадии сбыта, где возникают довольно
значительные суммы задолженности реализаторов с выручки за проданную
продукцию или товары.
Основными задачами учета расчетов с подотчетными лицами являются:
правильное оформление в бухгалтерском учёте выдачи подотчётных сумм,
контроль за своевременностью сдачи отчетов об использовании средств,
предоставленных на командировку или под отчет; проверка правильности
13
Савченко Д.А. Особенности бухгалтерского и налогового учета расчетов с подопечными лицами//Научный
журнал Дискурс. 2017. № 4 (6). С. 153