15
использования подотчетных сумм и оформления документов, прилагаемых к
отчетам, а также своевременности возвращения неизрасходованных сумм.
При выдаче денег подотчет необходимо руководствоваться Указанием
Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения
кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства" (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N
32404): "После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру
0310002 кассир подписывает его. 6.3. Для выдачи наличных денег работнику под
отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением
деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя,
расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному
документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо
письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной
форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который
выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату " (в ред. Указания
Банка России от 19.06.2017 N 4416-У).
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней
после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или
со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при
их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми
подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным
бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его
утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету
осуществляются в срок, установленный руководителем.
Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть
работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету
денежных счетов 50, 51. Если остаток денег числится в долгу у работника, то его
следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в
корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из
16
зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 - Кт 94.
Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется
счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет
выглядеть так: Дт 73 - Кт 94. Обобщим информацию о том, с какими счетами
может корреспондировать счет 71 (см. табл. 1).
Таблица 1
Учет расчетов с подотчетными лицами
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:
по дебету со счетами
по кредиту со счетами
Наименование
операции
Корр.счет
Наименование операции
Корр.счет
Выданы средства в
подотчет или на
возмещение
перерасхода
подотчетных сумм
50, 51, 52
Приобретение материальных
ценностей, товара
07, 08, 10, 41
Потрачены средства на
издержки, хознужды
20, 23, 25, 26,
44
НДС по купленным ТМЦ
19
Возврат остатка подотчетных
денег
50, 51
Произошла просрочка
возврата подотчетных сумм
94
Сданный в бухгалтерию авансовый отчет проверяется бухгалтером, а
утверждение его (путем подписания) осуществляет руководитель (или
индивидуальным предпринимателем), только после чего бухгалтер может
сделать все необходимые проводки по расходам в учете.
Особенностью учета расчетов с подотчетными лицами является
использование кросс-курсов. Это связано с тем, что во время командировки
работник может использовать только ту валюту, выданной ему в подотчет, но и
другую, которая требует пересчета в национальную валюту с использованием
другой иностранной валюты. Отсутствие методики учета расчетов в
иностранной валюте приводит проблемы в развитие бухгалтерского учета в
условиях интеграционных процессов расходах, которые лицо должно было
17
только в рублях, отдельно в иностранной валюте по каждому ее виду и сумм,
перечисленных в рублевый эквивалент.
Таким образом, должен осуществляться контроль за использованием
средств на командировки как в целом, так и по каждому виду иностранной
валюты, контролируя ее использование, возврата, своевременность проведения
расчетов по каждому подотчетному лицу. Форма регистров бухгалтерского
учета, рекомендованные приказом Министерства финансов РФ, в частности
ведомость аналитического учета расчетов с разными дебиторами не позволяет
качественно вести аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в
иностранной валюте.
Планом счетов бухгалтерского учета активов, капитала и обязательств
предусмотрены счета учетного отражения расчетов с подотчетными лицами, а
именно предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Вместе с тем,
название счета не дает полной информации о том, на что выдаются средства [14,
15]. В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия могут
выделять средства в подотчет на хозяйственные нужды (приобретение
материальных ценностей, оплата услуг) и на покрытие соответствующих
расходов, если работник едет в командировку. В обоих случаях работники
должны отчитаться за использование средств. Для этого предназначен документ
отчет об использовании средств, предоставленных на командировку и в
подотчет. В частности, синтетический счет первого порядка 71 не раскрывает
полностью сущности и содержания операций по расчетам с подотчетными
лицами. В связи с этим для оперативного учета расчетов с подотчетными лицами
в обязательном порядке следует вести следующие субсчета:
1. счет 71.1 «Расчеты по командировкам на территории России»;
2. счет 71.2 «Расчеты по командировкам за рубежом».
Таким образом, такое разделение субсчетов позволяет контролировать
сроки возврата неиспользованных (излишне выданных средств из кассы)
подотчетных средств. Очевидно, что авансовые операции в части расчетов с
подотчетными лицами не могут быть немонетарными статьями баланса.
18
Задолженность подотчетного лица или предприятия перед ним может быть
неизменна лишь в том случае, когда сумма выданного аванса в иностранной
валюте подотчетному лицу будет соответствовать сумме в той же валюте,
указанной в Отчете об использовании средств, предоставленных на
командировочные расходы.
Порядок отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается
важным звеном в организации бухгалтерского учета на предприятии, однако
существует немало проблем связанных с корректным выполнением тех задач,
которые стоят перед бухгалтером в ходе документального оформления данных
операций, начиная как с оформления учётной политики организации, приказов
руководителей и др., так и дальнейшим отражением этих операций в
бухгалтерском учёте и отчётности.
Особенности отражения в учете отчета о расходовании подотчетных
сумм обусловлены спецификой производимых расходов:
расходы, связанные с формированием стоимости внеоборотных
активов, а также материальных запасов (если их фактическая стоимость
формируется обособленно) списываются в дебет калькуляционных счетов 08
«Вложения во внеоборотные активы» и 15 «Заготовление и приобретение
материальных ценностей»;
расходы, связанные с приобретением материальных запасов (если их
фактическая стоимость формируется без использования счета 15), - в дебет
соответствующего субсчета, открытого к счету 10 «Материалы»;
расходы, ранее оформленные как задолженность перед работниками
организации или другими получателями, оформляются как уменьшение
задолженности;
все прочие расходы списываются на счета учета расходов (по
соответствующим синтетическим и аналитическим счетам)
14
.
14
Чувикова В.В. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник для бакалавров. - М.: Издательско-торговая корпорация
«Дашков и К°», 2015. С.78
19
Если с подотчетным лицом производятся расчеты по оплате труда с
использованием банковской карты, то возврат подотчетной суммы может быть
оформлен как удержание. В этом случае при начислении заработной платы
сумма задолженности организации перед работником уменьшается на размер
остатка подотчетной суммы и на банковскую карту перечисляется уже
уменьшенная сумма обязательства. Никаких дополнительных бухгалтерских
записей в этом случае оформлять не следует.
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под
отчет. В некоторых случаях для целей финансового или экономического
анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может
оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам,
используемым в бюджетном учете, - в зависимости от целей, на которые выдан
аванс: на оплату труда; на оплату услуг связи; на оплату транспортных услуг; на
оплату коммунальных услуг; на арендную плату за пользование имуществом; на
приобретение основных средств; на приобретение материалов; на
командировочные расходы (с возможной дифференциацией по видам расходов);
на расчеты с поставщиками товаров и т.д
15
.
Также важным направлением организации бухгалтерского учета по
расчетам с подотчетными лицами является правильная организация учета
налогов и взносов от данных операций.
Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет
нельзя рассматривать как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с
тем, что деньги получил сотрудник, не возникает. До того момента, пока
организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или
выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные
подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу
при УСН (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на
15
Шейкина М.В., Мандрыко А.В. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами//В сборнике:
Современные проблемы и тенденции развития экономики и управления: региональный аспект Материалы II
Всероссийской научно-практической конференции. Сборник статей. 2018. С. 214
20
расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК
РФ)
16
.
На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на
обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется
это тем, что полученные сотрудником деньги - это не вознаграждение за
выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять
эти обязательные платежи (ст. 420 НК РФ).
НДФЛ с подотчетных сумм при их выдаче также не удерживают. Деньги,
которые выдали под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход работника,
поскольку они выданы на время и с условием представления отчета об их
использовании (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У).
1.3 Методика аудита расчетов с подотчетными лицами
Целью аудита расчетов е подотчетными лицами является определение
правильности и истинности данных операций, а также определение их влияния
на бухгалтерскую финансовую отчетность.
Основные задачи аудита расчета е подотчетными лицами:
- проверка соблюдения правил выдачи авансов;
- контроль своевременности и сдачи авансовых отчетов;
- проверка правильности использования подотчетных сумм и
оформления документов, приложенных к авансовому отчету, а также
своевременности возвращения неизрасходованных сумм;
- выявление незаконных и нецелесообразных е хозяйственной точки
зрения расходов;
- проверка организации синтетического и аналитического учета
расчетов е подотчетными лицами;
- подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах
16
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ(ред. от 25.12.2018)(с изм. и
доп., вступ. в силу с 25.01.2019)//"Собрание законодательства РФ", 07.08.2000, N 32, ст. 3340
21
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
17
.
Аудит операций е подотчетными лицами чаше всего проводится
сплошным способом.
В случае обнаружения несоответствия данных необходимо определить
величину отклонений и их причины.
При проведении аудита в качестве аудиторских доказательств аудитор
может использовать следующую информационную базу:
- нормативно-правовые документы, которые регулируют расчеты
организации с подотчетными лицами и работниками;
- учетные документы, которые отражают факт совершения хозяйственных
операций:
- приказ (распоряжение) о направлении работника (или работников)
в командировку (форма № Т-9 и Т-9а). Приказ по форме № Т-9 издается, если в
командировку едет одни работник, а по форме № Т-9а - сели едут несколько
работников. Данные формы заполняет работник кадровой службы на основании
служебного задания, руководитель или уполномоченное им лицо их
подписывает. В приказе (распоряжении) должны быть указаны фамилия и
инициалы, структурное подразделение, должность командированного
работника, а также цель, время и место командировки
- авансовый отчет (форма № АО-1). Авансовый отчет составляет
подотчетное лицо после возвращения из командировки. К нему прилагает
документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки,
счета, квитанции, билеты и др.). В бухгалтерии авансовый отчет проверяется
арифметически. Также проверяется, правильно ли оформлены документы и
израсходованы ли средства по назначению. После проверки авансовый отчет
утверждается руководителем организации;
-приказы об утверждении смет представительских расходов;
17
Муждабаева Э.Р. Аудит расчётов с подотчетными лицами//В сборнике: развитие бухгалтерского учёта, анализа
и аудита в современных концепциях управления Материалы межвузовской VII региональной
научно-практической конференции молодых ученых и студентов. . 2018. С. 95
22
-сметы представительских расходов;
-список лиц. имеющие право на получение наличных денежных
средств из кассы организации.
С выходом нового Указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых
операций юридическими лицами и упрошенном порядке ведения кассовых
операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства» приказ со списком подотчетных лиц издавать нужно.
Деньги получают по заявлению подотчетного лица, написанного в произвольной
форме. Главное, чтобы документ содержал согласно п. 6.3. данного указания:
сумму наличных денег, срок, на который выдаются наличные деньги, подпись
руководителя и дату.
-главная книга;
- журнал ордер № 7 - учетный регистр, который применяется для
учета расчетных операций с лицами, которым выдаются подотчетные средства.
Документ обязателен для внесения в него всех данных по выданным авансовым
суммам на предстоящие расходы сотрудникам организаций.
- Бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам
расчетов: форма № I «Бухгалтерский баланс»,
- отчет о движении денежных средств (форма № 4).
- учетные регистры аналитического и синтетического учета, отражающие
бухгалтерские записи по расчетным операциям: карточки, ведомости по счетам,
журналы-ордера, анализы счетов, обороты по счетам 70 «Расчеты е персоналом
по оплате труда», 71 «Расчеты е подотчетными лицами» и др.
- Прочие документы: трудовые договоры, приказы (распоряжения)
руководителя предприятия, письма-приглашения, акты закупок материальных
ценностей у физических лиц, контракты е иностранными партнерами, договоры
и т.д.
Так как командировочные удостоверения отменили, то нет и
обязательной для применения унифицированной формы. Бухгалтер может
23
разработать свою форму и закрепить ее в учетной политике или использовать
старую унифицированную форму командировочного удостоверения №Т-10.
При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71
«Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными,
указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие
месячных оборотов по кредиту счета 71 с дебетовыми оборотами по счетам
учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.
После указанных процедур проверяется соответствие сумм в
представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых
отчетах.
В ходе аудита рассматриваются вес авансовые отчеты и первичные
документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры,
товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные
удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.). Затем сравниваются
данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу е
представленными авансовыми отчетами за конкретный период.
Проведение всех перечисленных действий поможет аудитору
удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и
правильном распределении сумм по авансовым отчетам между
соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции
или прибылью организации).
При проверке нужно обратить внимание на подлинность оправдательных
документов.
Подотчетные суммы, списанные с работника бет удержания из
заработной платы при отсутствии оправдательных документов,
подтверждающих сделанные им расходы, согласно НК РФ. должны включаться
в налогооблагаемый доход этого работника. Нели это касается
командировочных затрат, связанных с проживанием, т.е. командированный
работник не предоставил документов, подтверждающих факт найма жилья, то не
облагается налогом суммы, установленные законодательством: 700 - рублей за
24
каждый день нахождения в командировке на территории РФ; 2500 - рублей за
каждый день нахождения в заграничной командировке. Суммы уже выше этих
норм будут соответственно облагаться НДФЛ.
Аудитор также должен проверить порядок выплаты суточных.
Суточные в полном размере не облагаются страховыми взносами во
внебюджетные фонды (ч. 2 ст. 9 Федерального закона «О страховых взносах в
ПФ РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного
медицинского страхования» от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Нормы для выплаты
суточных организация определяет самостоятельно и указывает в коллективном
договоре или ином локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168 ТК РФ)
18
.
Согласно ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику
командировочных расходов внутри страны и за се границей не подлежат
налогообложению суточные в пределах установленных норм в соответствии с
законодательством РФ.
Суточные, выданные сверх этого лимита, облагаются налогом. Как
правило, работодатели выдают суточные сверх лимита.
В ходе аудита проверяется наличие распорядительных документов в
предприятии, которые отражают данные об операциях расчетов е подотчетными
лицами. Аудитор имеет право запросить приказы об учетной политике
предприятия, о командировочных расходах, об утверждении списка
подотчетных лиц, об установлении нормы суточных но предприятию и т.д.
Проверяется аудитором порядок документального оформления
авансовых отчетов, расходов на командировки, порядок передачи выданных под
отчет авансов другим лицам, отражение в учете операции по расчетам с
подотчетными работниками. Осуществляется проверка своевременной сдачи
авансовых отчетов, а также возврата неиспользованных сумм.
В авансовом отчете должны быть указаны:
- номер и дата его составления;
18
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 27.12.2018)//"Собрание
законодательства РФ", 07.01.2002, N 1 (ч. 1), ст. 3.