55
израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода, указания подотчетного
лица, указания назначения аванса, в авансовом отчете заполнение обратной
стороны, а также по признакам соответствия авансовых отчетов
унифицированной форме №АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата
России от 1 августа 2001 г. №55 «Об утверждении унифицированной формы
первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».
Проверка авансовых отчетов по существу заключается в проверке
законности отраженных операций по учету расчетов с подотчетными лицами.
При этом было проверено соблюдение сроков предоставления авансовых
отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц мы
проверили путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денежных
средств в подотчет и в авансовых отчетах.
Также были проверены сроки отчетности, которые не могут прсвышать
трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или в день
возвращения из командировки. Параллельно проверилось наличие дебиторской
задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а
также причины непогашения дебиторской задолженности. В ходе чего было
выявлено, что работнику ООО «Центурион», который не отчитался по ранее
выданному ему авансу, были выданы подотчетные суммы.
Кроме того, была осуществлена сверка данных, отраженных в авансовом
отчете с документами, прилагаемыми к авансовому отчету, проверено целевое
расходование наличных денежных средств, наличие и правильность оформления
подтверждающих документов, подсчет сумм.
При отчете за средства, выданные на командировочные расходы,
произведена проверка наличия и соответствия требованиям постановления
Госкомстата от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» документов,
которые подтверждают командировочные расходы работника: приказ о
направлении сотрудника в командировку и командировочного удостоверения по
форме № Т-10 «Командировочное удостоверение». Также провслась проверка
56
наличия служебного задания дня направления в командировку и проверка
оправдательной документации, подтверждающей расходы (кассовые чеки,
счета-фактуры гостиниц, квитанции к приходным кассовым ордерам, билеты,
талоны по оплатам постельного белья, автомобильной стоянки).
При отчете за выданные денежные средства на приобретение
материально-производственных запасов проверены наличие платежных и
расчетных документов (товарного чека, накладной, кассового чека, квитанции к
приходному кассовому ордеру) и осуществлен контроль наличия записей о
наименовании приобретенных ценностей и подтверждение производственного
характера расходов. При отчете подотчетным лицом за денежные средства,
полученные на приобретение горюче-смазочных материалов проводилась
проверка подтверждения расходов на приобретение горючесмазочных
материалов путевыми листами и актами о расходе.
Авансовые отчеты за оплату подотчетными суммами представительских
расходов проверились на правомерность и документальное оформление
расходов.
В ходе проверки авансовых отчетов и подтверждающих документов было
выявлено, что фактические цели выдачи подотчетных сумм не соответствуют
поименованным в приказе руководителя.
На завершающем этане внутренней проверки в ООО «Центурион» была
осуществлена оценка организации синтетического и аналитического учета
расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с
подотчетными лицами осуществлялась в разрезе подотчетных лиц. При этом
были сверены записи в карточке аналитического учета по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» за 2018 год по лицам получающим под отчет и в
оборотно-сальдовой ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
за 2018 год по подотчетным лицам. Расхождения не были выявлены.
На отсутствие или недостаточность внутреннего контроля в организации
при ведении расчетов с подотчетными лицами указывают следующие признаки:
57
-отсутствие системы подачи заявлений сотрудников на выдачу наличных
денежных средств из кассы с обязательным отражением в заявлении
необходимости приобретения товарно- материальных ценностей или оплаты
услуг;
-несоблюдение приказа руководителя об ограничении числа лиц, которые
имеют право получать наличные деньги из кассы;
-в установленные сроки не погашена задолженность подотчетных лиц;
-списание задолженности подотчетных сумм просроченных по исковой
давности за счет использования чистой прибыли или на финансовые результаты
деятельности организации;
-наличие случаев выдачи денежных средств под отчет лицам, не
являющимся работниками организации, без соответствующего основания;
-несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
-наличие документов, приложенных к авансовым отчетам,
неудовлетворительного качества или вовсе их отсутствие;
-отсутствие смет представительских расходов, утвержденных
руководителем;
-отсутствие подписи руководителя или иного уполномоченного лица,
имеющего право на утверждение авансовых отчетов.
В ходе внутренней проверки учета расчетов с подотчетными лицами
было установлено соответствие сумм сальдо на начало и конец проверяемого
периода и оборотов по дебету и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» по данным главной книги по строке счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами», оборотно- сальдовой ведомости счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами», анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и карточки счета
71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Равенство сумм сальдо на начало периода, оборотов по дебету счета,
оборотов по кредиту счета и сальдо на конец периода свидетельствует о полноте
отражения фактов хозяйственной жизни в учетных регистрах. Ответственность
58
за ведение учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Центурион»
возлагается на руководителя организации и главного бухгалтера.
Для сбора информации при проведении внутренней проверки расчетов с
подотчетными лицами был использован, составленный нами, вопросник, см.
таблица 5.
Таблица 5
Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами
в ООО «Центурион»
Содержание вопроса
Содержание ответа
Выводы и решения
проверяющего
1. Имеется ли в организации
список лиц, которым
разрешено выдавать деньги на
хозяйственные нужды,
утвержденный приказом по
организации
Имеется приказ о круге
лиц, которым могут быть
выданы деньги па
хозяйственные нужды
Внутренний контроль за
расходованием и
использованием
денежных средств из
кассы организации
осуществляется
2. Выдаются ли новые авансы
лицам, не отчитавшимся по
ранее полученным под отчет
суммам
Выдаются новые авансы
лицам, не отчитавшимся
по ранее полученным под
отчет суммам
Не соблюдается и. 6.3
указания Центрального
банка РФ от 11.03.2015
№3210-У. Лицам, не
отчитавшимся за
полученные ранее
суммы под отчет, пе
должны выдаваться
новые авансы
3. Оформляются ли
письменные распоряжения
руководителя (приказы) при
направлении работников в
командировки
Письменные
распоряжения
руководителя при
направлении работников
в командировки
оформляются
Приказы о направлении
работников в
командировки
оформляются в
установленном законом
порядке
4. Облагаются ли суточные
налогом на доходы
физических лиц
Суточные освобождаются
от НДФЛ в пределах
следующих норм:
не более 700 руб. - за
каждый день нахождения
в командировке внутри
страны;
не более 2 500 руб. - за
каждый день нахождения
в командировке за
пределами
РФ
Согласно абз. 10 и. 3 ст.
217 Налогового кодекса
РФ
5. Организован ли
аналитический учет
командировочных расходов в
пределах и сверх норм для
целей налогообложения
Аналитический учет
командировочных
расходов в пределах и
сверх норм ведется
Согласно абз. 10 п. 3 ст.
217 Налогового кодекса
РФ
59
По результатам опроса ответственных работников ООО «Центурион»
сделаны выводы:
5. Согласно п. 6.3 указания Центрального банка РФ от 11.03.2015 №
3210-У (ред. от 03.02.2016), для выдачи денег под отчет достаточно заявления
подотчетного лица. На заявлении руководитель должен указать сумму наличных
денег и срок, на который она выдастся, поставить дату и расписаться. Приказ
руководителя оформлять не нужно. Тем не менее, наличие установленного круга
лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды, повышает
внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных
средств из кассы организации.
6. Не всегда соблюдается п. 6.3 указания Центрального банка РФ от
11.03.2015 № 3210-У (ред. от 03.02.2016), согласно которому лицам, не
отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, не выдаются новые
авансы.
7. Приказы о направлении работников в командировки оформляются в
установленном порядке.
8. Согласно абз. 10 и. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ суточные
освобождаются от налога на доходы физических лиц в пределах следующих
норм. Не более 700 руб. - за каждый день нахождения в командировке внутри
страны, не более 2 500 руб. - за каждый день нахождения в командировке за
пределами Российской Федерации.
Оценивая организацию синтетического учета расчетов с подотчетными
липами в ООО «Центурион», нами были проанализированы все бухгалтерские
записи по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При внутренней проверке учета расчетов с подотчетными лицами были
выявлены некорректно составленные бухгалтерские записи:
отражена оплата поставщику за предоставленные товарно-
материальные ценности с помощью подотчетных средств:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 126 621,04
руб.
60
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 126 621,04 руб.;
- отражена оплата денежными средствами, выданными под отчет,
процентов за пользование кредитом:
Дебет счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - 500
000,00 руб.
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 500 000,00 руб.;
- удержаны невозвращенные в срок и документально не
подтвержденные подотчетные суммы из заработной платы на основании
письменного заявления сотрудника:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - 187 647,39 руб.
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 187 647,39 руб.;
Бухгалтерские записи № 1 и № 2 не предусмотрены Инструкцией по
применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной
деятельности организаций, утвержденной приказом Министерства финансов РФ
от 31.10.2000 № 94н (в ред. от 08.11.2010 № 142н) и, следовательно, не должны
использоваться в бухгалтерском учете ООО «Центурион».
Бухгалтерская запись № 3 является некорректной, так как удержание из
заработной платы не возвращенных своевременно подотчетных сумм согласно
учетной политике ООО «Центурион» следует отражать в бухгалтерском учете с
использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Грубое нарушение правил бухгалтерского учета при отсутствии
признаков налогового правонарушения, в соответствии со ст. 120 Налогового
кодекса РФ, влечет взыскание штрафа. Так как под грубым нарушением правил
учета доходов и расходов понимают, в том числе, систематическое
неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета фактов хозяйственной
жизни, следовательно, за данные некорректно составленные бухгалтерские
записи полагается штраф по п. 1 ст. 120 Налогового кодекса РФ.
61
Глава 3. Направления совершенствования бухгалтерского
учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии
3.1.Совершенствование системы учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами
Обобщая результаты анализа особенностей бухгалтерского учета и
проведения аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Центурион»,
можно сделать следующие выводы:
- Круг лиц, которым могут выдаваться деньги на хозяйственные нужды,
установлен.
- Имеются случаи, когда лицам, которые не отчитались за полученные
ранее суммы под отчет, выдаются новые суммы.
- В установленном порядке оформляются приказы о направлении
работников в командировки.
- При расчетах с подотчетными лицами в бухгалтерском учете ООО
«Центурион» использует типовые первичные документы, утвержденными
законодательством
- Суточные освобождаются от налога на доходы физических лиц в
пределах норм, установленных ст. 217 Налогового кодекса РФ.
- Принимаются к учету авансовые отчеты только при наличии
подтверждающих документов.
По результатам аудиторской проверки расчетов предприятия с
подотчетными лицами были выявлены следующие нарушения:
- Подотчетные суммы выданы работнику, который не отчитался по
ранее выданному ему авансу. Новоселецкий В. В. получил деньги на
хозяйственные расходы в сумме 6 ООО руб., хотя задолженность по
предыдущему авансу еще не была им погашена.
Согласно п. 6.3 указания Центрального банка РФ от 11.03.2015 № 3210-У
(в ред. от 03.02.2016 № 3558-У) «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
62
индивидуальными предпринимателями и субьектами малого
предпринимательства» выдача наличных денег под отчет производится при
условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному
ему авансу.
- Фактические цели выдачи подотчетных сумм не соответствуют
поименованным в приказе руководителя. Работник- Пшеничный А. А. согласно
приказу руководителя . получил денежные средства из кассы на приобретение
горючесмазочных материалов, а вместо этого оплатил расходы сотовой связи.
- Бухгалтер списывает невозвращенные в срок подотчетные суммы без
использования счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», что является
нарушением. Согласно приказу об учетной политике, при удержании из
заработной платы сотрудника непогашенного долга по подотчетным суммам, в
бухгалтерском учете должны производиться записи:
- Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
- Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом но оплате труда»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
4. Обнаружены некорректно составленные бухгалтерские записи, не
предусмотренные Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского
учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной
приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н (в ред. от 08.11.2010
№ 142н):
- Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными липами»;
- Дебет счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Выявленные, в ходе проверки расчетов с подотчетными лицами,
нарушения сгруппированы в таблице 6.
63
Таблица 6
Обобщение результатов проверки расчетов с подотчетными лицами
в ООО «Центурион»
Содержание нарушений
Что нарушено
Влияние на
показатели
отчетности
А
I
2
. подотчетная сумма 6 ООО руб.
выдана работнику Новоселецкому
В. В., который не отчитался по
ранее выданному авансу
Указание Центрального банка РФ or
11.03.2015 X» 3210-У (в ред. от 03.02.2016
№ 3558-У) «О порядке ведения кассовых
операций юридическими лицами и
упрощенном порядке ведения кассовых
операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства»
Не
повлияло
Пшеничный А. А. получил
денежные средства из кассы на
приобретение горючесмазочных
материалов, а вместо этого
оплатил расходы сотовой связи.
Указание Центрального банка РФ от
11.03.2015 .Ys 3210-У (в ред. от 03.02.2016
№ 355&-У) «О порядке ведения кассовых
операций юридическими липами и
упрощенном порядке ведения кассовых
операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства»
Не
повлияло
Бухгалтер списывает
невозвращенные в срок
подотчетные суммы без
использования счета 94
«Недостачи и потери от порчи
ценностей»
Нарушение приказа об учетной политике
ООО «Центурион»
Не
повлияло
Чтобы избежать нарушений, представленных в таблице 5, необходимо
усилить систему внутреннего контроля. От эффективности внутреннего
контроля зависит эффективность функционирования всего хозяйствующего
субъекта.
В связи с этим на предприятии рекомендуется создать службу
внутреннего контроля. Следует отметить, что создание службы внутреннего
контроля позволит повысить качество учетной работы не только в части учета
расчетов с подотчетными лицами, но и по другим ее направлениям. На данную
службу организации должны быть возложены следующие обязанности:
- осуществление внутреннего аудита, проведение независимой и
объективной оценки эффективности функционирования систем внутреннего
контроля, управления рисками бухгалтерского учета и отчетности.
- контроль действующего законодательства в области бухгалтерского
учета и формирования бухгалтерской отчетности предприятия.
64
- контроль за осуществлением расчетов, в том числе и с подотчетными
лицами.
- выявление и предупреждение нарушений финансовой и учетной
дисциплины.
- организация эффективного взаимодействия с внешними
контролирующими органами и содействие органам управления предприятия в
достижении основных целей.
Исходя из масштабов деятельности предприятия в состав службы
внутреннего контроля целесообразно включить трех работников: руководителя
службы, аудитора и эксперта по сметно – экономическому анализу.
Для выполнения подразделением своих основных задач службе
внутреннего контроля необходимы:
- мебель;
- оргтехника (компьютеры, принтер);
- программные продукты: 1С: Бухгалтерия, MS Office, Outlook, Microsoft
Visio, Photoshop, Smeta.ru;
-нормативно -правовые базы данных: Консультант + и Гарант
- телефонный аппарат (фиксированная линия);
- доступ в интернет;
- мобильная связь
Заработная плата сотрудникам службы внутреннего контроля должна
быть установлена следующим образом:
- руководитель службы внутреннего контроля – 55 тыс. руб.
- аудитор – 40 тыс. руб.
- эксперт по сметно – экономическому анализу – 40 тыс. руб.
Годовые расходы по оплате труда сотрудникам службы внутреннего
контроля составят 1620 тыс. руб.
Отчисления на социальное страхование составят:
1620*30/100 = 486 тыс. руб.