6
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 7
ГЛАВА 1. ЗАДАЧИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С
ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ............................................................................. 11
1.1 Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами .................................. 11
1.2 Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами ....................................................................................... 16
1.3 Нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами .. 25
ГЛАВА 2. ПРАКТИКА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ
С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ЧОП «ГРИФОН» ............................ 29
2.1 Краткая характеристика предприятия ......................................................... 29
2.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в организации ... 33
2.3 Аудит расчетов с подотчетными лицами в организации ........................... 36
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ
ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ........................... 50
3.1 Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета расчетов
с подотчетными лицами на основе данных аудита .......................................... 50
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами ....................................................................................... 61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ...................................................................................................... 65
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ...................................................................................... 67
ПРИЛОЖЕНИЯ ...................................................................................................... 71
7
ВВЕДЕНИЕ
В процессе заготовления (приобретения) товарно-материальных
ценностей большую роль играет скорость их доставки, которая напрямую
связана с моментом оплаты поставщикам этих ценностей. В этой связи расчеты
наличными через сотрудников организации-покупателя, называемых
подотчетными лицами, играют большую положительную роль. Например,
скорость заправки картриджа и скидки по стоимости этой услуги могут
зависеть напрямую от скорости и вида расчетов; оплата услуг транспорта за
наличный расчет также может быть ниже, чем оплата по факту безналичным
путем. Наличные расчеты между юридическими лицами по одному договору
ограничиваются лимитом в сто тысяч рублей в день, но несмотря на это,
расчеты наличными остаются распространенным способом погашения
обязательств. Большую роль играет также оплата корпоративной картой, что
приравнивается к наличным расчетам организации и требует выдачу кассового
чека продавцом покупателю. Необходимо отметить и важность расчетов
наличными подотчетным лицом, направляемым в командировки, хотя в
настоящее время оплата проездных билетов и проживания все чаще
производится в безналичном порядке.
Расчеты с подотчетными лицами, как объект бухгалтерского учета,
отдельно в виде конкретного объекта в действующем Федеральном законе
№402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не выделен.
Однако расчеты с подотчетными лицами по своему экономическому
содержанию могут быть отнесены сразу к двум объектам из перечисленных в
статье 5 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно к
«активам» и к «обязательствам».
С точки зрения учета и контроля этот вопрос является актуальным, так
как при расчетах наличными покупатель, приобретающий товарно-
материальные ценности, несет определенные риски, связанные с
недобросовестными действиями поставщика (контрагента):
8
невыдача кассового чека покупателю;
применение контрольно-кассовой техники устаревшего образца;
применение контрольно-кассовой техники, незарегистрированной в
налоговом органе;
выдача чека неустановленной формы с отсутствующими частично
обязательными реквизитами продавца;
отсутствие сданной бухгалтерской отчетности на сайте Росстата
РФ, что ставит под сомнение правомерность совершения факта
покупки и принятия сумм налога на добавленную стоимость к
вычету;
несвоевременная сдача подотчетным лицом приобретенных
товарно-материальных ценностей на склад;
отсутствие подписей, печатей и ссылки на доверенность
представителя покупателя;
выдача бланка строгой отчетности с частично отсутствующими
реквизитами продавца и другими нарушениями, например, бланков
санаторно-курортной путевки;
другие предпринимательские риски, в том числе связанные с
налогом на добавленную стоимость, налогом на прибыль
организации и единым налогом при упрощенной системе
налогообложения при отказе налогового органа во включении
расходов в затраты налогоплательщика.
Актуальность темы исследования обусловила насущная потребность
практикующих бухгалтеров в четком понимании экономического содержания
понятия «расчеты с подотчетными лицами» в условиях отсутствия его
определения и условий его возникновения как объекта бухгалтерского учета в
нормативных документах, регулирующих систему бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в РФ. Что, в свою очередь позволило бы четко
9
определить алгоритм бухгалтерских действий, которые следует выполнять
бухгалтеру при возникновении расчетов с подотчетными лицами.
Целью данной работы является систематизация и расширение
теоретических знаний бухгалтерского учета и экономического анализа расчетов
с подотчетными лицами, а также практический аспект ведения учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами в ООО «ЧОП «ГРИФОН».
Для достижения цели решались следующие задачи:
изучить задачи бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами;
рассмотреть практику бухгалтреского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами в ООО «ЧОП «ГРИФОН»;
разработать предложения по повышению экономичгской
оршанизации в ООО «ЧОП «ГРИФОН».
Предметом исследования является учет расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования является ООО «ЧОП «ГРИФОН».
При написании выпускной квалификационной работы были
использованы законодательные и нормативные акты, регламентирующие учет
расчетов с подотчетными лицами, учебная литература, статьи периодических
изданий и ресурсы сети Интернет.
Методическая база. Для написания работы использованы как специальная
литература по теме работы известных авторов: Кибанова А.Я., Вершуновой
Н.Л., Кондраков Н.П. и т.д., так и публикации в специализированных журналах;
«Современные проблемы науки и образования», «Научный альманах»,
«Аудит», «Научный журнал ДИСКУРС» и другие в соответствии с темой
работы.
Новизна работы состоит в том, что в ней предлагаются направления
развития бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами,
применительно к проблемам, сложившимся в ООО «ЧОП «ГРИФОН».
10
Практическая значимость работы состоит в том, что предложенные
мероприятия по совершенствованию управления расчетами с подотчетными
лицами, могут иметь прикладной характер в реальной деятельности ООО «ЧОП
«ГРИФОН».
Методы исследования. Для исследования в работе использованы:
общенаучные методы анализа, метод синтеза, метод опроса и метод экспертных
оценок.
Структура дипломной работы состоит из введения, в котором обоснована
актуальность темы, сформулированы цель и задачи исследования, трех
взаимосвязанных глав, раскрывающих обусловленные аспекты исследуемой
темы; заключения, где представлены обобщающие выводы по проведенному
исследованию; списка использованной литературы. Названия глав отображают
их содержание.
11
ГЛАВА 1. ЗАДАЧИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1 Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами
Согласно толкованию термина «подотчетные лица» в энциклопедическом
словаре экономики и права, подотчетные лица – это лица, получившие
денежные суммы под отчет для предстоящих расходов
1
.
В финансово-кредитном энциклопедическом словаре вышеуказанное
толкование раскрывается более полно следующим образом: «подотчетные лица
– это работники организации, получившие авансом наличные денежные
средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным
командировкам)
2
.
То есть экономическое содержание понятия «подотчетные лица» в
финансово-кредитном энциклопедическом словаре уточняется тем, что
подотчетными лицами являются именно работники организации. Кроме того,
содержание понятия «подотчетные лица» дополняется раскрытием
направлений расходования получаемых подотчетным лицом денежных средств,
в частности на хозяйственные расходы и по служебным командировкам.
Таким образом, работники организации при выполнении ими трудовых
обязанностей и возникновения при этом расходов (которые не обязательно
должны возникать, но могут и возникать), в целях обеспечения выполнения
соответствующих поручений и решения управленческих задач могут получать
финансовые ресурсы.
В этом случае, согласно ст. 308 ГК РФ, поскольку одна из сторон по
договору несет обязанность в пользу другой стороны, она считается должником
другой стороны в том, что обязана сделать в ее пользу. Вследствие этого,
согласно ст. 307 ГК РФ, в нашем случае – подотчетное лицо является
1
Кураков Л.П., Кураков В.Л., Кураков А.Л. Экономика и право: словарь-справочник [Электронный ресурс].
Режим доступа URL: http://dic.academic.ru/contents.nsf/dic_economic_law/
2
Сафронова Г.П. Экономическое содержание понятия «расчеты с подотчетными лицами» как объекта
бухгалтерского учета // Успехи современной науки. – 2017. - № 4. – Т. 7. – С. 117-119
12
должником, которое «обязано совершить в пользу другого лица (кредитора)
определенное действие, как то: передать имущество, выполнить работу, оказать
услугу … а кредитор (в нашем случае – организация) имеет право требовать от
должника исполнения его обязанности»
3
.
То есть, согласно гражданскому законодательству, возникает
обязательство, в частности работника перед организацией.
В бухгалтерском учете задолженность субъекта (юридического или
физического лица) перед организацией называется «дебиторской
задолженностью». В нашем случае, после факта выдачи денег «под отчет»
возникает дебиторская задолженность подотчетного лица, т.е. объект
бухгалтерского учета в виде «актива».
На практике может иногда возникать кредиторская задолженность
организации перед подотчетным лицом. Кредиторская задолженность или
объект учета как составляющий элемент объекта «обязательства» может
возникать в случае, когда выданных «под отчет» денежных средств по каким-
либо причинам оказалось недостаточно, в связи с чем часть товаров (работ,
услуг) были оплачены из собственных средств подотчетного лица.
Таким образом, на элемент «расчеты с подотчетными лицами»,
являющегося одним из объектов бухгалтерского учета распространяются общие
требования к бухгалтерскому учету, изложенные в ФЗ №402 «О бухгалтерском
учете» в числе которых требования по оформлению фактов хозяйственной
деятельности первичными учетными документами, их отражению в учетных
регистрах, формированию учетной политики, использованию графика
документооборота, установлению порядка и сроков проведения
инвентаризации, отражению задолженностей в оценке, соответствующей
3
Гражданский кодекс Российской Федерации часть первая от 30.11.1994 №51-ФЗ (ред. от 07.02.2017)
[Электронный ресурс].
Режим доступа URL: http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=212416#0 и часть вторая
от 26.01.1996 №14-ФЗ (ред. от 23.05.2016) [Электронный ресурс]. Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=198256#0
13
бухгалтерским записям, по соблюдению методологии отражения
хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета
4
.
Таким образом, подотчетными лицами называют работников
организации, которые получают авансом денежные средства из кассы для
удовлетворения нужд организации:
расходы на командировки по территории Российской Федерации и
за границу;
оплатамелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
представительские расходы
5
.
На рисунке 1 представлены основные задачи учета расчетов с
подотчетными лицами.
Рисунок 1 – Основные задачи учета расчетов
с подотчетными лицами
Средства, превращающие наличные деньги в инструмент для проведения
расчетов за выполненные работы, приобретенные товары и оказанные услуги,
для приобретения материально-производственных запасов и внеоборотных
активов называются - абсолютная ликвидность денежных
6
. Расчеты наличными
денежными средствами осуществляются не только при выплатах работникам
сумм оплаты труда, материального поощрения и т.д.
4
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. (ред. 23.05.2016) №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». 27 с.
[Электронный ресурс] Режим доступа URL: http:// www.garant.ru
5
Зубрилина А.А. Учет персонала и расчетов по оплате труда: Сборник тезисов студентов и магистров III
межвузовской студенческой научно-теоретической конференции. факультет Экономики ЮРИУ РАНХиГС. –
Росто-на-Дону, 2016
6
Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: Учебник. – М.: Проспект, 2017
Задачи
Документальная
обоснованность
использования
подотчетных сумм
Своевременное, полное
и достоверное
отражение на счетах
бухгалтерского учета
Контроль за
рациональным
использованием
денежных средств
14
Каждый отдельный платеж, совершенный подотчетным лицом сторонней
организации, не должен превышать установленных пределов расчетов
наличными денежными средствами. Организация вправе выдавать наличные
денежные средства на расходы без каких либо ограничений (лимит
отсутствует). Это требование относится к двум случаям:
доверенность наиспользование подотчетных средств имеется;
доверенность отсутствует.
Если у подотчетного лица остались суммы подотчетных денежных
средств, то их следует внести в кассу учреждения также в течение трех рабочих
дней после возвращения из командировки. Срок, на который выдается аванс
подотчетному лицу, утверждается учетной политикой учреждения
7
.
В налоговом учете подотчетные средства по представительским расходам
могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает
4% от фонда заработной платы за этот период. В налоговом учете подотчетные
средства по представительским расходам могут быть учтены в составе прочих
расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за
этот период
8
.
Налогообложению не подлежат:
1. Комиссионные сборы;
2. Суточные в размере до 700 руб. /день на территории РФ, и до 2500
руб./день за границей РФ. Если распоряжениями компании
предусмотрена выплата работникам суточных в сумме, большей
чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ как доход
сотрудника;
3. Расходы на проезд, самолет доместаи обратно;
4. Расходы по проживанию и найму жилья;
5. Расходы на проезд до вокзала или аэропорта;
7
Рачек С.В. Бухгалтерский учет и анализ / С.В. Рачек, И.В. Еремина. – 2016
8
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая): [Элек-тронный ресурс]: федер. закон от 31.07.1998
№ 146-ФЗ // СПС «Консультант Плюс»
15
6. Расходы на провоз багажа;
7. Расходы по оплате услуг связи;
8. Расходы по получению виз;
9. Расходы по получению и регистрации служебного заграничного
паспорта;
10. Расходы, за обмен наличных на иностранную валюту.
Вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на
командировки, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль
организаций
9
.
Привыдаче денежных средств организация обязана: указать сумму и срок,
на которые выданы денежные средства; запретить передачу подотчетных
денежных средств от одного работника другому. Денежные средства под отчет
могут получать только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных
лиц, который утверждает руководитель предприятия. Если лицо, которому
должны быть выданы деньги, не включено в этот список, то организация
должна составить приказ, где будет об этом информировано); получить от
подотчетного лица отчет о расходах. Важно заметить, что когда от работника в
установленный срок не поступает авансовый отчет с подтверждающими
документами, то возникает задолженность перед организацией. В течение
месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять
решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом необходимо,
чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры. Если
работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право обратиться
в суд. Попытка судебного взыскания долга – дополнительный аргумент в
пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет
10
.
9
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая): [Элек-тронный ресурс]: федер. закон от 05.08.2000
№ 117-ФЗ // СПС «Консультант Плюс».
10
Савченко Д.А. Особенности бухгалтерского и налогового учета расчетов с подотчетными лицами // Научный
журнал ДИСКУРС. – 2017. - № 4 (6). – С. 150-154