16
Расписку о получении наличных средств пишут только чернилами или
шариковой ручкой, без допущения ошибок. Сумма пишется прописью (тысячи,
рубли) икопейки цифрами.
Бухгалтеры проверяют полный отчет расхода средств, документы,
подтверждающие произведенные расходы, правильно ли оформлены эти
документы иподсчитаны суммы. Так же заключаются договоры о полной
материальной ответственности с подотчетным лицом, и в при возникновения
ущербаоно должно будет его возместить. Если подотчетное лицо не согласно с
этим, то дело рассматривается в судена основании заявления.
1.2 Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами
Основными нормативными документами государственного
регулирования отношений, связанных с организацией и оплатой труда
являются: Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ,
Налоговый кодекс РФ
11
.
В Конституции РФ – главном законодательном документе России –
имеются статьи, полностью посвященные труду в стране. Так, статья 34
Конституции РФ определяет, что каждый имеет право на свободное
использование своих способностей и имущества для предпринимательской и
иной не запрещенной законом экономической деятельности, но при этом не
допускается экономическая деятельность, направленная на монополизацию и
недобросовестную конкуренцию. Согласно статья 37 труд свободен и каждый
имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать
род деятельности и профессию. Каждый имеет право на труд в условиях,
отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд
без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного
федеральным законом минимального размера оплаты труда.
11
Ломоносов А.В. Экономическая сущность регулирования оплаты труда // Современные проблемы науки и
образования. – 2014. - № 1. – С. 274
17
Основным законодательным документом по вопросам организации и
оплаты труда является Трудовой кодекс РФ. Выполнение установленных в его
статьях правил обязательно для всех руководителей и работников РФ
независимо от форм собственности и видов деятельности.
Существует также целый перечень документов, регламентирующих
организацию труда, которые дополняют и расширяют Конституцию РФ и
Трудовой кодекс РФ. При этом нормы трудового права, содержащиеся в
документах каждого уровня, не должны противоречить документам более
высокого уровня.
При организации учета труда и его оплаты используются следующие
законодательные и нормативные документы первого уровня
12
:
Конституция РФ (принята всенародным голосованием 12.12.1993 г.) (с
учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от
30.12.2008 г. № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 г. № 7-ФКЗ);
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 №
117-ФЗ (ред. от 28.07.2012) в части налогообложения доходов работников;
Семейный кодекс Российской Федерации от 29.12.1995 № 223-ФЗ (ред. от
30.11.2011) регулирует удержания из заработной платы в виде алиментов;
Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая, утв.
Федеральным законом от 26.01.1996 г. №14-Ф3;
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от
28.07.2012);
Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 28.11.2011) «О
бухгалтерском учете»;
Федеральный закон от 19.06.2000 г. № 82-ФЗ «О минимальном размере
оплаты труда» Принят Государственной Думой 2 июня 2000 г., Одобрен
Советом Федерации 7 июня 2000 г. (ред. Федерального закона от 01.06.2011 г.
12
Литвин Е.В., Трандафил Л. Нормативно-правовое регулирование учета труда и его оплаты // NOVAINFO.RU.
- № 65. – 2017. – С. 291-294
18
№106-ФЗс изм., внесеннымиПостановлением Конституционного Суда РФ от
27.11.2008 г. №11-П);
Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ (ред. от 29.02.2012) «О
страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд
социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд
обязательного медицинского страхования»;
Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922 «Об
особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (ред.
Постановления Правительства РФ от 11.11.2009 г. № 916) необходим для
оплаты дней нахождения работника в командировке, отпускных;
Постановление Правительства РФ от 12.02.1994 г. № 101 «О Фонде
социального страхования Российской Федерации» (ред. от 12.08.2011 г. № 670);
Постановление Правительства РФ от 05.01.2000 г. №9 «О перечне
выплат, на которые не начисляются страховые взносы в фонды обязательного
медицинского страхования»;
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях
направления работников в служебные командировки»;
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты»;
Второй уровень представлен таким документом как
13
:
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности
в РФ. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.1998г. №34н (в ред. Приказа
Минфина РФ от 24.12.2010 г. №186н), отнесение расходов на оплату труда;
Третий уровень законодательного регулирования представлен планом
счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности
организации и Инструкцией по его применению, утв. Приказом Министерства
13
Немоляев Е.К. Развитие трудового законодательства в России // Бюллетень медицинских интернет-
конференций. – 2015. - № 12. - С. 1464
19
финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н (в ред. ПриказаМинфина РФ от 07.05
.2003 г. №38н).
На четвертом уровне: в целях регулирования взаимоотношений между
работодателем и работниками трудовой деятельности коллектива, оплаты труда
и материального поощрения, работающих на основе законодательных актов
разрабатывают и принимают внутренние нормативные документы. К
важнейшим из них относятся: коллективный договор, трудовой договор
(контракт), положение о системе оплаты труда, положение о премировании,
положение о вознаграждении по итогам работы за год, положение о
вознаграждении за выслугу лет, штатное расписание и должностные
инструкции.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с
подотчетными лицами». В соответствии с Планом счетов и инструкцией по его
применению счет является активно-пассивным
14
. По дебету счета отражается
выдача денежных средств под отчет сотруднику, по кредиту же отражается
списание суммы долга с подотчетного лица организации. Если в конце месяца
по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» образуется дебетовое сальдо, то
получается, что сотрудник остается должен предприятию. В том случае, если
же образуется кредитовое сальдо, то получается, что предприятие остается
должно сотруднику. Все операции по расчету с подотчетными лицами в кассе
предприятия ведутся по приходному и расходному кассовому ордеру.
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по
каждой выданной сотруднику под отчет сумме. В таблице 1 представлены
основные хозяйственные операции, которые осуществляются по счету 71
«Расчеты с подотчетными лицами»
15
.
14
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его
применению. Утвержден приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000г. N 94н //
http://www.consultant.ru/
15
Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (с изм. и доп.) //
http://www.consultant.ru/; Илюхина Н.А. Учетно-аналитические процедуры при формировании ценовой поли-
тики предприятия. Актуальные вопросы развития современного общества: сборник научных статей по
материалам I Международной научно-практической конференции (15 мая 2016 г., Пермь) / Под общей
редакцией Т.М. Сигитова. – Пермь: ИП Сигитов Т.М., 2016. – 108 с., с. 49-52
20
Таблица 1
Основные хозяйственные операции по счету
71 «Расчеты с подотчетными лицами
Содержание хозяйственной
операции
Документ
Дебет
Кредит
1. Выданы наличные денежные
средства работнику организации на
хозяйственные нужды
Расходный кассовый
ордер
71
50
2. Перечислены денежные средства на
банковскую карту
Платежное поручение
71
51
3. Возмещение организацией работнику
перерасходованных подотчетных сумм
Авансовый отчет,
Расходный кассовый
ордер
71
50
4. Выданы денежные средства со
специальных банковских счетов
Банковская выписка
71
55
5. Перечислены денежные средства в
иностранной валюте на банковскую
карту
Банковская выписка
71
52
6. Выданы денежные документы
сотруднику организации
Расходный кассовый
ордер
71
50/3
7. Произошло списание положительной
курсовой разницы по подотчетным
сумма работника
Расчет
71
91/1
8. Возврат сотрудником организации
неиспользованной подотчетной суммы
Приходный кассовый
ордер
50
71
9. Произошло зачисление остатка
неиспользованных средств на
специальный банковский счет
Банковская выписка
52
71
10. Произошло зачисление остатка
средств в иностранной валюте
Банковская выписка
55
71
11. Приобретение организацией
различных материальных ценностей за
счет подотчетных сумм
Авансовый отчет,
квитанции
04, 07,
10,41
71
12. Использование подотчетных сумм
на производственные цели
Авансовый отчет
20
,25,26,28
,44
71
13. Удержание из заработной платы ра-
ботника долга по подотчетным суммам
Расчет бухгалтерии
70
71
14. Списание отрицательной курсовой
разницы по подотчетным суммам
Авансовый отчет,
квитанции
91/2
71
В результате изложенного следует отметить, что подотчетным лицом
является работник предприятия, которому выданы наличные денежные
средства из кассы предприятия под отчет для осуществления целевых расходов.
Средства, которые выданы работнику, называются подотчетными суммами.
Различные средства могут быть выданы только тем сотрудникам организации,
21
которые есть в перечне подотчетных лиц, утвержденным руководителем
учреждения.
Для того, чтобы получить наличные денежные средства под отчет,
сотрудник должен составить письменное заявление, в котором он укажет
сумму, необходимую ему, и цель, на которую будут расходованы данные
денежные средства. Данное заявление должно быть также подписано
руководителем предприятия
16
.
После осуществленных расходов сотрудник обязан предоставить в
течении 3 дней авансовый отчет и другие документы, подтверждающие его
расходы. К таким документам относят следующие: кассовый и товарный чек,
накладные, счета-фактуры и др. Организация выдает сотрудникам денежные
средства на следующие виды расходов: хозяйственные, командировочные,
представительные. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71
«Расчеты с подотчетными лицами. Данный счет имеет активно-пассивный
характер: по дебету счета отражается выдача денежных средств под отчет
сотруднику, по кредиту же отражается списание суммы долга с подотчетного
лица организации. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» ведется по каждой выданной сотруднику под отчет сумме.
До 2015 года при направлении работника в командировку оформлялось
«Служебное задание для направления в командировку и отчет о его
выполнении» (ф. №Т-10а), вторая часть которого (отчет) заполнялась при
возвращении работника из командировки. На основании данного документа
кадровая служба организации оформляла «Приказ (распоряжение) о
направлении работника(-ов) в командировку» (ф. №Т-9 или №Т-9а). Затем
оформлялось командировочное удостоверение (ф. №Т-10) – документ,
удостоверяющий время пребывания в служебной командировке, в котором
16
Илюхина Н.А. Методические аспекты построения инновационно-ориентированных учетных систем. Новая
наука: проблемы и перспективы: Международное научное периодиче- ское издание по итогам Международной
научно-практической конференции (04 мая 2016 г, г. Стерлитамак). / в 3 ч. Ч.1 - Стерлитамак: АМИ, 2016. – 216
с.
22
указывалось время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него
(них).
С 08.01.2015 г. работодателям не требуется оформлять служебное
задание, а возвратившимся из командировки сотрудникам - заполнять отчет о
выполненной работе
17
.
Прежде всего, нужно оформить «Приказ о направлении работника(-ов) в
командировку» (ф. № Т-9, Т-9а). При этом строку, в которой содержится
служебное задание нужно исключить.
Кроме того, отменено командировочное удостоверение.
Изменения в законодательстве, введенные с 8 августа 2015 года,
подразумевают следующее
18
:
решение о командировке должно содержать сведения о способе
проезда;
срок поездки на служебной или чужой машине подтверждает
служебная записка;
период командировки можно определить по счету гостиницы,
если сотрудник потерял билеты; (или документ с отметкой
принимающей стороны);
можно больше не заполнять журнал учета командировочных
сотрудников.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется
по проездным документам, представляемым работником по возвращении из
командировки.
В соответствии с Постановлением Правительства РФ №749 в случае
проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту
командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на
транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности
17
Новые документы для бухгалтера [Электронный ресурс] //
URL: http://www.consultant.ru/law/review/fed/db2015-01-21.html
18
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 (в ред. от 29.07.2015 № 771) «Об особенностях
направления работников в служебные командировки» [Электронный ресурс] // URL: http://www.consultant.ru
23
третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте
командиро-вания указывается в служебной записке, которая представляется
работником по возвращении из командировки работодателю с приложением
документов, подтверждающих использование указанного транспорта для
проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист,
счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут
следования транспорта).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок
пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по
найму жилого помещения в месте командирования. С 21 октября 2015 г.
действуют новые правила оказания гостиничных услуг, утвержденные
Постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 «Об
утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской
Федерации», согласно которым документами, подтверждающие расходы на
проживание, являются: договор (договор заключается между потребителем и
исполнителем путем составления документа, подписанного двумя сторонами,
который должен содержать
19
:
а) наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей -
фамилию, имя, отчество (если имеется), сведения о государственной
регистрации;
б) сведения о заказчике (потребителе);
в) сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
г) цену номера (места в номере);
д) период проживания в гостинице;
е) иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя)) и кассовый
чек (акт об оказании услуг, счет).
19
Четверикова Г.В., Белокуренко Н.С. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами /
Сборник материалов IV Международной научно-практической конференции. Западно-Сибирский научный
центр. – Барнаул, 2016
24
Деньги под отчет могут выдаваться сотрудникам наличными из кассы
организации или путем перечисления средств на пластиковую карту. В
последнем случае оформляются корпоративные банковские карты (счет 55-4
«Корпоративные банковские карты») (таблица 2).
Таблица 2
Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными
лицами с применением пластиковых карт в организации
Содержание хозяйственной операции
Бухгалтерская
проводка
Дт
Кт
Из кассы выданы наличные денежные средства
под отчет
71
50
Переведены денежные средства с расчетного счета
на специальный счет «Корпоративные банковские
карты»
55-4
51
Выдана карта под отчет
71
55-4
При этом в качестве оправдательных документов выступают квитанции
электронных терминалов или банкоматов. Преимущества использования
пластиковых карт:
работники могут оплачивать любые расходы для нужд организации;
расчеты по «пластику» проходят в безналичном порядке, а это
значит, лимит расчетов наличными в 100 000 руб. в данном случае
не действует.
После оформления корпоративной карты важно закрепить порядок
работы с ней во внутренних документах организации, например, в Положении о
порядке расчетов с подотчетными лицами.
Независимо от цели аванса подотчетным лицом в подтверждение
произведенных расходов составляется авансовый отчет, который вместе с
подтверждающими расходы документами сдается в бухгалтерию не позднее 3
рабочих дней со дня возвращения их из командировки.
25
1.3 Нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными
лицами
Учёт операций по расчётам с подотчётными лицами, с одной стороны,
является несложным, но, с другой стороны, именно здесь допускается большое
количество ошибок, т. к. эти расчёты затрагивают несколько разделов как
бухгалтерского, так и налогового учёта.
Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности
показателей бухгалтерской отчётности, в частности задолженности по расчётам
с подотчётными лицами и работниками предприятия. Данная цель определяется
федеральным стандартом № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой
бухгалтерской отчётности». Кроме того, аудитор должен высказать мнение о
соответствии порядка ведения бухгалтерского учёта расчётных операций
законодательству РФ.
Таким образом, аудит расчётов с подотчётными лицами заключается в
проверке соблюдения действующего законодательства, правильности
документального оформления и отражения в учёте всех видов расчётов с
подотчётными лицами.
Основные задачи аудита расчётов с подотчётными лицами:
проверка документального подтверждения расчётных операций;
контроль документов с использованием методов инспектирования,
пересчёта, экономического анализа;
проверка организации аналитического учёта по каждой сумме,
выданной под отчёт;
проверка синтетического учёта в соответствии с рабочим планом
счетов;
сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического
учёта, главной книге и бухгалтерском балансе.
Нередко в организациях допускаются ошибки в учёте расчётов с
подотчётными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учёта и