46
сумме 142 руб. (в т.ч. НДС 24 руб.); по а/о № 346 от 30.09.16 оплачено за
изготовление ключей для служебной квартиры в сумме 12 руб.
В учете отражено: Дт 26 Кт 71 – 130 руб.
Дт 19 Кт 71 - 24 руб.
Итого: 154 руб.
Так как источником содержания квартиры является прибыль
предприятия, то эти расходы следовало отразить за счет прибыли: Дт 91 Кт 71 –
154 руб. Таким образом, завышена себестоимость в сумме 130 руб., излишне
возмещен НДС в сумме 24 руб.
Предприятием оплачены ритуальные услуги, медикаменты, медицинские
услуги в связи с несчастным случаем на производстве в сумме 9 234 руб. В
учете отражено: Дт 26 Кт 71.
Положением о составе затрат не предусмотрено отнесение данных
расходов на себестоимость. Следовало вышеуказанные расходы отразить за
счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия и включить в
облагаемую базу для начисления взносов в Пенсионный фонд.
ООО «ЧОП «ГРИФОН» в течение года была уплачена госпошлина в
Московский областной Арбитражный суд за подачу кассационной жалобы по
делу увольнений работников и др. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. В
соответствии с п. 15 Положения о составе затрат судебные издержки и
арбитражные расходы включаются в состав внереализационных расходов.
Таким образом, следовало отразить: Дт 91 Кт 71.
Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные
документы должны содержать в числе следующих такой реквизит:
«наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в
натуральном и денежном выражении». Таким образом, такие наименования, как
«хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму» и т.п. без расшифровок по
видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются.
Следовательно, товарные чеки на «хозтовары», «канцтовары», «товар на
сумму», приложенные к авансовым отчетам Юшкова С. Д. № 60 на сумму 21,7
47
руб., № 89 от 27.04.17 на сумму 22 руб. и др. не дают достаточных оснований
для отнесения расходов на себестоимость.
Согласно авансовому отчету от 21.11.16 Шестерикову Б.Н. возмещены
расходы по загранкомандировке в Германию для проведения переговоров по
заключению контракта в сумме 25 332 руб. В учете отражено:
Дт 71/2 Кт 50/2 – 1500 DM (30 045 руб.) – выдан аванс в ин. валюте
Дт 26 Кт 71/2 - 886 DM (17 746,58 руб.) – списаны расходы,
произведенные в ин. валюте
Дт 26 Кт 71/1 - 4 702 руб. – списаны расходы, произведенные в рублях
Дт26/2 Кт71/2- 144DM (2 884,32 руб.) – расходы сверх норм,
предусмотренных законодательством
Дт 50/2 Кт 71/2 – 9 414,1 руб. – внесен в кассу остаток аванса
Дт 71/1 Кт 50/1 - 4702 руб. – погашена задолженность перед работником
расходов в рублях
В ООО «ЧОП «ГРИФОН» при оформлении данной командировки
допущены следующие нарушения:
пересчет расходов, произведенных в валюте, в рубли по курсу ЦБ
РФ произведен не на дату утверждения авансового отчета, а на дату
совершения расходов;
не произведен расчет курсовой разницы.
Следовало расходы по данной командировке отразить следующим
образом:
Работник направлен в командировку сроком на 4 дня с 11 по 14 ноября
2016 г.
По отметкам в загранпаспорте пересечение границы при выезде – 11
ноября, при въезде – 14 ноября.
Аванс на командировку выдан 7 ноября.
Приказом по предприятию установлен расход суточных за каждый день
пребывания в командировке в размере 150 DM за исключением дня возврата из
48
командировки, который оплачивается по норме, установленной при
командировке в пределах РФ (22 руб. в сутки). Расходы по найму жилья
возмещаются на основании фактически документально подтвержденных
данных.
При возвращении из командировки работником представлен авансовый
отчет, который был утвержден 17 ноября 2016 г.
Курс ЦБ РФ на дату выдачи аванса – 20,03 руб. за 1 DM, на дату
утверждения авансового отчета – 20,05 руб. за 1 DM.
Норма расхода суточных – 112 DM за каждый день пребывания за
рубежом и 22 руб. – за день пересечения границы при возврате из
командировки. Норма расхода найма жилья 140 DM за сутки проживания.
Оплата произведена за 3 суток.
На основании представленных командировочных расходов произведены
расчеты расхода по норме и сверх нормы (таблица 8).
Таблица 8
Расчет командировочных расходов
Содержание
операции
Расходы по
норме
Сверхнормативн
ый расход,
Итого
DM
Руб.
DM
Руб.
DM
Руб.
Проезд в оба конца
4 500
4 500
Проезд до
аэропорта
30
30
Проживание в
гостинице
420
8 421
60
1203
480
9 624
Суточные в валюте
336
6 736,8
114
2 285,7
450
9 022,5
Суточные в рублях
22
22
Оплата провоза
багажа
150
150
Оплата визы
100
2 005
100
2005
Итого
856
17 162,8
174
3 488,7
1 030
20 651,5
На основании расчетной таблицы 6 в бухгалтерском учете должны быть
сделаны следующие проводки (таблица 9).
Таблица 9
Отражение командировочных расходов в учете
ООО «ЧОП «ГРИФОН»
Содержание операции
Сумма (расчет),
руб.
Корреспондирующ
ие счета
Выдан аванс в иностранной валюте
13 545
71/2
50/2
49
(1 500 DM *9,03)
Приняты и подлежат возмещению
командировочные расходы (итог гр. 7
табл. № 1)
в том числе:
- по норме (итог гр. 3 табл. № 1)
- сверх нормы (итог гр.5 табл.№ 1)
15 053,5
13 304,8
1 748,7
26/1
26/2
71/1,2
71/2
Произведен возврат неиспользованной
валюты
4 723,5
(470 DM*10,05)
50/2
71/2
Отражена курсовая разница за период
с 7 по 17 ноября
1 530
71/2
91
Погашена задолженность
произведенных расходов в рублях
(стр.3+стр.4+стр.7+стр.8 гр.3
табл.№1)
4 702
71/1
50/1
Таким образом, в результате неправильного отражения командировочных
расходов предприятием занижена себестоимость в сумме 94 руб., занижена
облагаемая база налога на прибыль в сумме 150 руб.
В результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
выявлено значительное количество ошибок. Предприятию следует учесть
вышеуказанные замечания, провести инвентаризацию расчетов и внести
необходимые исправления.
50
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО
ПОВЫШЕНИЮ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ОРГАНИЗАЦИИ
3.1 Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами на основе данных аудита
Можно предложить несколько направлений совершенствования учета
расчетов с подотчетными лицами в ООО «ЧОП «ГРИФОН», учитывая ошибки,
на которые указывают аудиторские и налоговые службы. К таким
направлениям можно отнести:
правильное ведение бухгалтерского учета подотчетных сумм;
организация предельно четкого порядка выдачи и возврата
подотчетных сумм;
особый контроль над оформлением оправдательных документов и
авансовых отчетов;
совершенствование планирования и документирования расчетов с
подотчетными лицами;
внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных
документов.
Чтобы быть уверенным в своих действиях, бухгалтеру нужно иметь
список лиц, которые могут получать деньги в подотчет. Для этого
руководителю нужно издать приказ, утверждающий такой перечень. Каждый
сотрудник из этого списка должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
Отсутствие такого списка может привести к тому, что при проверке,
налоговая служба посчитает, что срок выдачи подотчетных денежных средств
не установлен, и, следовательно, расчеты по подотчетным денежным средствам
должны осуществляться в пределах одного рабочего дня, хотя денежные
средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок.
Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.
51
Бухгалтеру рекомендуется во время выдачи подотчетных сумм на
расходы компании инструктировать сотрудника о том, какие документы он
должен сдать в бухгалтерию вместе с отчетом, чтобы он был принят.
Основной документ, который регулирует взаимоотношения с
подотчетниками, - приказ директора ООО «ЧОП «ГРИФОН». Им утверждают
перечень лиц, которые имеют право на получение наличных под отчет. В
документе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются
подотчетные суммы, их предельный размер, а также порядок сдачи авансовых
отчетов. Если такого приказа нет, то налоговые инспекторы посчитают, что
срок выдачи наличных под отчет не установлен. Следовательно, расчеты с
подотчетниками должны быть проведены в пределах одного рабочего дня. Так
пояснила ФНС России в письме от 24.01.2005 № 04-1-02/704.
В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской
Федерации лица, получившие наличность под отчет, обязаны не позднее трех
рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги, или со дня
возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об
израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Этот
порядок утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N
40. Из п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации
следует, что срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на
хозяйственные нужды нормативно не ограничен.
В виде приложения к учетной политике директору ООО «ЧОП
«ГРИФОН» необходимо издать приказ, устанавливающий срок, на который
можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды
учреждения. Работник же должен отчитаться за потраченные деньги не позднее
чем через три рабочих дня после истечения этого срока.
Также в виде приложения к учетной политике директору ООО «ЧОП
«ГРИФОН» необходимо издать приказ о перечне лиц, имеющих право получать
денежные суммы в подотчет.
52
Деньги под отчет должны выдаваться заранее. На деле же подотчетные
лица могут приобретать для учреждения ценности, а также оплачивать
командировки за счет собственных средств. В дальнейшем организация просто
возмещает понесенные работниками расходы. В ООО «ЧОП «ГРИФОН»
подобная практика применяется из-за несвоевременного финансирования или
других субъективных и объективных причин. Авансовый отчет применяется
для подтверждения расходования и учета денежных средств, выданных
подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Во избежание ненужных трений с контролирующими органами во время
проверок ООО «ЧОП «ГРИФОН» должно в обязательном порядке в своей
учетной политике указать, что оно наделяет сотрудников правом осуществлять
определенные действия от имени организации за свой счет, подробно расписать
внутренние, специфические правила по проведению расчетов с сотрудниками -
подотчетными лицами.
Денежные средства могут быть выданы сотруднику под отчет в
безналичной форме путем перечисления на банковские карты. Действующее
законодательство не запрещает этого, как разъяснил Минфин России в Письме
от 25 августа 2014 г. №03-11-11/42288. При этом сотрудник, получивший
подотчетные суммы на банковскую карту, может потратить их как
безналичным путем, так и снять их с карты и расплачиваться наличными.
Остаток неиспользованных сумм также можно вернуть наличными в кассу
организации.
Возможность использования банковских карт при расчетах с
подотчетными лицами необходимо предусмотреть в локальных нормативных
актах ООО «ЧОП «ГРИФОН». В частности, данный факт следует закрепить в
учетной политике по бухгалтерскому учету.
При этом можно использовать следующую формулировку: «Расчеты с
подотчетными лицами осуществляются как в наличном, так и безналичном
порядке. Выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы и
компенсация документально подтвержденных хозяйственных расходов
53
безналичным способом осуществляется с применением банковских карт
сотрудников организации».
В организации также следует разработать положение, регламентирующее
правила использования банковских карт при осуществлении расчетов с
подотчетными лицами. В нем необходимо определить цели, на которые могут
быть использованы денежные средства с карт, в какой срок сотрудник должен
отчитаться по потраченным или снятым с карты средствам. Рекомендуется
также разработать регистр с перечнем номеров карт, держателей, дат выдачи и
возвратов карт с подписью ответственного за его ведение лица.
Обычно для целей осуществления расчетов с подотчетными лицами
используются корпоративные банковские карты – это карты, открытые на
конкретных работников к расчетному счету организации или к специально
открытому карточному счету.
По каждой корпоративной карте можно установить индивидуальные
лимиты расходования средств как постоянные, так и временные. Также можно
предусмотреть и лимиты на разные виды трат.
Допускается перечисление подотчетных сумм и на карты, уже
имеющиеся у сотрудников. При этом не обязательно, чтобы это была карта,
оформленная работодателем в рамках «зарплатного» проекта, так как работник
согласно ст. 136 ТК РФ может самостоятельно выбрать банк, на счет в котором
ему будет перечисляться заработная плата. В таком случае необходимо
внимательно отнестись к оформлению данной операции во избежание
возникновения спорных вопросов со стороны налоговой службы относительно
начисления НДФЛ и страховых взносов.
Так, в платежном поручении в поле «Назначение платежа» при
совершении подобных перечислений следует указывать «на хозяйственные
нужды», на «командировочные расходы» и т.п. Также рекомендуется
урегулировать порядок выдачи подотчетных сумм через «зарплатные» карты в
локальном нормативном акте.
54
В целях совершенствования организации учета и внутреннего аудита
расчетов с подотчетными лицами в ООО «ЧОП «ГРИФОН» предлагаются
следующие направления:
совершенствование планирования и документирования;
совершенствование оценки аудиторского риска.
В направлении совершенствования планирования и документирования
целесообразно проводить внутренний аудит расчетов с подотчетными лицами в
ООО «ЧОП «ГРИФОН» поэтапно.
При подготовке к проведению внутреннего аудита расчетов с
подотчетными лицами необходимо оценить важность эффективного
планирования. Кроме того, на данном этапе формулируется цель аудита
расчетов с подотчетными лицами, основные задачи и направления проверки. В
ходе формирования этапов проведения аудиторской проверки внутренний
аудитор получает информацию о причине и объеме аудита, о подготовке плана
и программы.
Одной из основных задач аудитора при проверке расчетов с
подотчетными лицами является получение достаточных доказательств для
выражения мнения о том, что бухгалтерская отчетность составлена в
соответствии с общепринятой практикой и принципами и не содержит каких-
либо существенных недостатков или неточностей.
В работе аудитора существует определенный риск, так как существует
вероятность того, что какая-либо существенная ошибка и искажение не были
обнаружены. Пункт 3 Федерального стандарта №8 «Оценка аудиторских
рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом»
определяет аудиторский риск как возможность выражения аудитором
ошибочного мнения, в то время как в бухгалтерской отчетности будут
содержаться существенные ошибки, искажения.
55
Оценка внутрихозяйственного и контрольного риска, а также их влияние
на вероятность обнаружения существенных искажений могут оказать
решающее воздействие на объем проверки и а уровень риска необнаружения.
Риск необнаружения выражает вероятность того, что выполнение всех
аудиторских процедур и соответствующий сбор доказательств не позволят
обнаружить ошибки, превышающие допустимую величину. Он является
показателем эффективности и качества работы аудитора.
С целью совершенствования оценки аудиторского риска при проведении
организации аудита расчетов с подотчетными лицами мы предлагаем
использовать балльную систему оценки (таблица 10).
Таблица 10
Предлагаемая шкала оценки аудиторского риска при
проведении аудиторской проверки расчетов с подотчетными
лицами
Оценка уровня
аудиторского риска
Количество ответов, характеризующих уровень
составляющих аудиторского риска, %
Низкий
Менее 60
Средний
От 60 до 70
Высокий
Свыше 70
Для расчета аудиторского риска при проведении аудита расчетов с
подотчетными лицами на основе теста оценки аудитор получает данные по
каждому виду рисков.
Подставляя полученные данные по каждому риску в формулу для
определения аудиторского риска, аудитор вычисляет значения аудиторского
риска.
Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах, должна
быть качественной и эффективной, то есть формироваться с наименьшими
затратами труда. Первичный учет и существующая система информации о
затратах имеет некоторые недостатки. К ним относятся: запаздывание
поступления и представления информации, что обусловливает задержку в
принятии решений; дублирование информационных потоков в различных
органах управления производственным процессом; в ряде случаев
вынужденный отказ от некоторой части учетной информации в связи с