26
отсутствия контроля за учётом расчётов данного вида. Данные ошибки
значительно влияют на налогообложение организации, поэтому следует их
избегать.
Примеры типичных ошибок в учёте расчётов с подотчётными лицами
20
:
1) не соблюдается порядок выдачи денег под отчёт, например:
отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок
выдачи работникам подотчётных средств;
в приказе о порядке выдачи подотчётных средств не установлен
круг лиц,
имеющих право на получение денег под отчёт, или не указаны
размеры подотчётных сумм, а также сроки их возращения;
выдаются наличные средства работникам, не указанным в приказе о
порядке выдачи подотчётных сумм;
выдаются наличные средства под отчёт лицам, не отчитавшимся
полностью по ранее полученным суммам;
2) не проводится инвентаризация расчётов с подотчётными лицами;
3) к авансовым отчётам не прилагаются либо прилагаются не имеющие
всех обязательных реквизитов оправдательные документы, подтверждающие
произведённые за счёт подотчётных сумм расходы;
4) производится расчёт с другими юридическими лицами выданными под
отчёт наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты;
5) бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчёты,
дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных
оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчётных
средств.
Аудит – это деятельность, направленная на уменьшение
предпринимательского риска. Аудит обеспечивает не только проверку
достоверности финансовых показателей, но и разработку предложений по
20
Ускова А.В. Аудит операций с подотчетными лицами / Сборник материалов пятой региональной научной
конференции студентов и аспирантов. Под редакцией М.В. Шаховой. – Ярославль, 2014
27
оптимизации хозяйственной деятельности с целью рационализации расходов и
увеличения прибыли.
Целью ревизии является проверка законности и правильности расчетов с
подотчетными лицами организации и отражения данных расчетов в учете и
отчетности.
Ревизия расчетов с подотчетными лицами должна решать такие задачи
какустановление правильности, законности и целесообразности использования
подотчетных сумм, а также контроль за соблюдением кассовой дисциплины и
порядка выдачи подотчетных сумм
21
.
Для эффективной проверки необходимо разработать план и программу
ревизии для каждого предприятия уникальную, исходя из принципов
действенность и конкретность.
В плане ревизии отражаются этапы и сроки проведения ревизии,
исполнители, устанавливается проверяемый период.
Программа ревизии должна содержать цель ревизии, вопросы,
подлежащие проверке, средства и условия, необходимые для проверки, сроки и
место исполнения, состав участников, формы документального оформления
ревизии.
Проверяется фактическое наличие авансовых отчетов у организации,
обоснованность и правильность их составления, наличие подписей и
приложенных документов, а так же отсутствие исправлений, подчисток,
подмены. Проверка правильности отражения данных авансовых отчетов в
оборотно-сальдовой ведомости по счету 71 включает в себя сопоставление
месячных оборотов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с
записями в Главной книге по дебету счетов 10, 26, 44, 50, 51, 71,73,94, 99.
Нарушения выявляемые ревизией расчетов с подотчетными лицами,
делятся на две группы: допускаемые администрацией организации и
возникающие по вине подотчетных лиц.
21
Грекова В.А., Лялюк А.В. Контроль и ревизия расчетов с подотчетными лицами организации // Вестник
современных исследований. – 2017. - № 1-2 (4). – С. 31-34
28
К первой группе нарушений относятся: отсутствие утвержденного списка
лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы на хозяйственно-
операционные нужды; выдача денег в подотчет работникам, не включённых в
списком; выдача подотчетных сумм работникам, имеющим задолженность по
ранее полученным авансам; скрытое кредитование работников путем выдачи
им авансов без всякой потребности; несвоевременное принятие мер к
принудительному взысканию задолженности подотчетного лица по
невозвращенному в кассу остатку подотчетных сумм и др.
Ко второй группе нарушений относятся: несвоевременное
предоставление авансового отчета и возвращение остатка денег в кассу;
передача денег другому подотчетному лицу; расходование аванса не по
назначению; неправильное оформление документов, подтверждающих
использование аванса; предоставление оправдательных документов,
искажающих размеры или направления действительного расходования
средств
22
.
Завершающим этапом ревизии расчетов с подотчетными лицами является
составление акта ревизии.
Объем акта не имеет ограничений, в нем должны быть кратно описаны
все ошибки и злоупотребления, найденные в ходе ревизии. Обязательно
указывать какие законодательные акты были нарушены, кем и за какой период,
когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного
ущерба и другие последствия этих нарушений
23
.
22
Лялюк А.В, Лехман Е.В. Контроль и ревизия: учеб. пособие [Текст] / Кубан.гос.технол. ун-т.– Краснодар:
Изд. ФГБОУ ВО «КубГТУ», 2016
23
Обухов В.А., Лялюк А.В. Внутренний контроль на предприятии и пути его совершенствования // Проблемы
развития современной науки. В 4 ч.: сборник статей Международной научно-практической конференции (1
декабря 2015 г., г. Уфа).Ч.1. – Уфа: Аэтерна, 2015. – С. 199 – 201
29
ГЛАВА 2. ПРАКТИКА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В
ООО «ЧОП «ГРИФОН»
2.1 Краткая характеристика предприятия
ООО «ЧОП «ГРИФОН» создано в соответствии с Гражданским Кодексом
РФ и Федеральном законом Российской Федерации «Об обществах с
ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 14.01.98г., а также
Учредительного договора и Устава, утвержденным решением единственного
учредителя (участника) №1 от 05.12.2006 г.
В настоящий момент ООО «ЧОП «ГРИФОН» является крупным
оператором услуг охраны и безопасности в городе и выполняет весь комплекс
охранных услуг - от консалтинга и разработки концепции безопасности до
организации физической охраны в сочетании с современными техническими
системами.
Наша компания использует самые передовые технологии охраны,
которые взяты из опыта ведущих мировых операторов безопасности.
Отличительной особенностью компании ООО «ЧОП «ГРИФОН» является
оптимальная организация охраны, гарантирующая повышение уровня
безопасности с одновременным сокращением затрат клиента.
Основным видом деятельности является оказание услуг по обеспечению
безопасности:
физическая охрана,
техническая охрана,
пультовая охрана,
мобильная охрана,
магазин униформы.
На рисунке 2 представлена структура управления, которая действует на
предприятии в ООО «ЧОП «ГРИФОН».
30
Рисунок 2 – Организационная структура управления
ООО «ЧОП «ГРИФОН»
Управление предприятием осуществляется единоличным
исполнительным органом – Дректором. К компетенции Директора Общества
относятся вопросы руководства текущей деятельностью Общества, за
исключением вопросов, отнесенных к компетенции его участников. Директор
без доверенности действует от имени общества, представляет его интересы,
совершает сделки от имени Общества, утверждает штатную структуру, издает
приказы и распоряжения, дает указания к исполнению, подготавливает,
рассматривает и утверждает иную нормативно - плановую документацию
внутреннего пользования Общества.
В соответствии с Законом Российской Федерации «О бухгалтерском
учете» ответственность за организацию и ведение бухгалтерского учета в ООО
«ЧОП «ГРИФОН» несет генеральный директор организации.
Бухгалтерский учет в ООО «ЧОП «ГРИФОН» осуществляется
бухгалтерией, как самостоятельным структурным подразделением под
руководством главного бухгалтера. Структура финансово-экономической
службы в ООО «ЧОП «ГРИФОН», утвержденная генеральным директором
Ганеевым В.А., позволяет главному бухгалтеру четко, оперативно качественно
Директор
Главный
бухгалтер
Главный
инженер
Коммерческий
директор
Юридический
отдел
Бухгалтерия
Отдел кадров
Отдел продаж
АХО
Транспортный
отдел
Отдел
маркетинга
31
вести бухгалтерский учет и своевременно готовить финансовую и налоговую
отчетность.
Главный бухгалтер предприятия назначается или освобождается от
должности руководителем предприятия и подчиняется напрямую и
непосредственно ему.
Дисциплинарное взыскание на главного бухгалтера налагается в порядке
подчиненности соответствующим вышестоящим органам (например, директору
предприятия)
Главный бухгалтер несет ответственность за обеспечение сохранности
первичных документов, регистров бухгалтерского учета и ответственности в
период передачи их в архив.
Главный бухгалтер несет ответственность за правильность ведения
бухгалтерского учета, формирует учетную политику организации, методологию
и применяемые методики ведения учета и представляет их на утверждение
директору. Ответственность за правильность составления и реализации учетной
политики, а также за состояние бухгалтерского учета несет директор
организации, который осуществляет оперативное руководство деятельностью
бухгалтерии и совместно с главным бухгалтером подписывает денежные и
расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства.
Главный бухгалтер предприятия обеспечивает контроль и отражение на
счетах всех хозяйственных операций, предоставление оперативной и
результативной информации в установленные сроки по схеме
документооборота; подписывает совместно с руководителем предприятия
документы, служащие основанием для приемки товарно-материальных
ценностей, денежных средств, расчетно-кредитных и финансовых обязательств;
не имеет права принимать к исполнению и оформлению документы по
операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и
финансовую дисциплину.
Хозяйственные операции оформляются с использованием первичных
учетных документов согласно альбомам унифицированных форм,
32
утверждаемым Госкомстатом России. Операции по учету, для которых
отсутствуют утвержденные формы первичных документов, оформляются
формами документов, разработанными организацией в соответствии с
установленными Законом требованиями.
Бухгалтерская служба предприятия обеспечивает контроль и отражение
на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых на предприятии
хозяйственных операций, предоставление оперативной информации,
составление в установленные сроки финансовой отчетности, проведение
экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Основные экономические показатели по торговле ООО «ЧОП
«ГРИФОН» представлены в таблице 3.
Таблица 3
Основные экономические показатели деятельности
ООО «ЧОП «ГРИФОН» за 2014 – 2016 гг.
№
п/п
Показатели
2014
год
2015
год
2016
год
Отклонение (+,-)
Динамика, %
2015
г.-
2014 г.
2016 г.-
2015 г.
2015
г. к
2014
г.
2016 г
. к
2015 г
.
1
Оборот
розничной
торговли, т.р.
798251
870421
1306341
+72170
+435920
109,04
150,08
2
Доходы от
продажи
товаров, т.р.
166093
215446
987604
+49353
+772158
129,71
458,40
3
Издержки
обращения,
т.р.
765729
784638
1175648
+18909
+391010
102,47
149,83
4
Прибыль от
продажи
товаров, т.р.
32522
85783
130693
+53261
+44910
263,77
152,35
5
Чистая
прибыль, т.р.
16161
55705
69399
+39544
+13694
344,69
124,58
На основе данных таблицы 3 можно сделать вывод, что прибыль от
реализации товаров в ООО «ЧОП «ГРИФОН» в 2016 г. составила 1306341 тыс.
руб. и увеличилась по сравнению с 2015 г. на 435920 тыс. руб.
В 2014 г. мы можем наблюдать самые низкие показатели по объему
реализации и прибыли. Далее в 2015 и 2016 гг. ситуация меняется на
увеличение этих показателей.
33
Рост оборота розничной торговли ООО «ЧОП «ГРИФОН» на 4618 тыс.
руб. увеличил прибыль от продажи товаров на 46,18 тыс. руб.
Увеличение среднего уровня доходов от продажи товаров на 0,95% к
обороту увеличило прибыль от продажи в торговле ООО «ЧОП «ГРИФОН» на
261,9 тыс. руб.
Таким образом, положительное влияние на прибыль от продажи оказал
рост оборота торговли и увеличение уровня доходов. Негативным моментом
можно выделить увеличение уровня издержек обращения на 0,17%.
Выручка от продаж в 2016 г. увеличилась по сравнению с 2014 г. на
508060 руб. в связи с увеличением объемов продаж. Себестоимость продукции
в 2016 г. по сравнению с 2014 г. увеличилась на 409919 руб. в связи с большой
закупкой продукции на развитие предприятия. Чистая прибыль в 2016 г.
увеличилась по сравнению с 2015 г. на 13694 руб., а по сравнению с 2014 г. - на
53238 руб.
2.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в
организации
Первичный учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ЧОП
«ГРИФОН» осуществляется на основании первичных документов.
Документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами
представлено в таблице 4:
Таблица 4
Первичные документы по учету расчетов с подотчетными
лицами в ООО ООО «ЧОП «ГРИФОН» на 2017 г.
№
п/п
Первичные документы
Содержание хозяйственных операций
1
авансовые отчеты
Списаны расходы подотчетного лица
2
заявления на выдачу денег из
кассы
Выданы из кассы денежные средства
подотчетному лицу
3
командировочное
удостоверение
Списаны командировочные расходы,
связанные с основным видом деятельности
производственного предприятия.
4
приходный кассовый ордер
Выдача наличных денежных средств
5
расходный кассовый ордер
Выданы деньги в подотчет
34
Рассмотрим хозяйственные операции расчетов с подотчетными лицами в
ООО «ЧОП «ГРИФОН» за 3 квартал 2016 года, т.к. в этот период было
совершено наибольшее количество хозяйственных операций.
Представим данные в виде таблицы:
Таблица 5
Хозяйственные операции по счету 71 «Расчеты
с подотчетными лицами» на предприятии ООО «ЧОП «ГРИФОН»
Проводка
Содержание хозяйственной операции
Сумма, руб.
Д71 К50
Выдана работнику подотчетная сумма на хоз. и
командировочные расходы из кассы
87589,49
Д10К71
Оприходованы канцтовары, а так же материалы на
основе авансового отчета работника
29405,4
Д94 К71
Отражена невозвращенная в срок подотчетная сумма
5867
Д50 К71
Принят в кассу неизрасходованный остаток подотчетных
средств
13250
Для того, чтобы рассчитать сальдо на конец периода, в нашем случае на
конец 3 квартала 2016 года, составим самолёт по счету 71, представленный на
рисунке 1:
Рисунок 3 – Корреспонденция счетов по счету
71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО «ЧОП «ГРИФОН»
за 3 квартал 2016 года, руб.
35
Сальдо
конечное
рассчитывается следующим образом:
Сальдо
конечное
= Сальдо
начальное
+ Оборот (по дебету) – Оборот (по кредиту)
= 25587,89 + 87589,49 – 48522,4 = 64654,98 руб.
Данная запись означает, что на конец 3 квартала 2016 года величина
капитала ООО «ЧОП «ГРИФОН» составляла 64654,98 руб.
Для более наглядного рассмотрения операций с подотчетными суммами,
выданными именно на хозяйственные расходы, рассмотрим типовой пример
подобной операции, совершенной на исследуемом предприятии:
30 ноября 2013 года работнику организации ООО «ЧОП «ГРИФОН»
Малышеву А.Е. была выдана из кассы подотчетная сумма, в размере 26649,80
руб. Бухгалтером были сделаны следующие проводки:
Д71 К50 – 26649,80 руб. – выдана работнику из кассы подотчетная сумма;
Д20 К71 – 26649,80 руб. – оплачены подотчетным лицом расходы для
нужд основного производства.
Малышев А.Е. представил авансовый отчет, а также чеки и справку,
подтверждающие данные расходы. Т.к. не было перерасхода, а также
неизрасходованного остатка, то на этом данная хозяйственная операция будет
завершена.
В процессе исследования был изучен учет расчетов с подотчетными
лицами на примере предприятия ООО «ЧОП «ГРИФОН». Организация
является коммерческой, самостоятельно организует и обеспечивает свою
трудовую, финансовую, хозяйственную и иные виды деятельности.
Бухгалтерский учет организуется в соответствии с порядком,
установленным действующим законодательством. В установленных расходах
случаях ревизии и проверки осуществляются финансовыми органами в
пределах их компетенции.
ООО «ЧОП «ГРИФОН» направило работника на 5 дней в командировку.
Из кассы под отчет ему была выдана сумма 15 000 руб. По приезде из
командировки работником был составлен авансовый отчет, к которому он