56
трудностями ее обработки в условиях недостаточной механизации работ по
учету фактических затрат.
В качестве рекомендаций по совершенствованию или повышению
эффективности системы первичного учета и по оптимизации системы
внутреннего контроля в разрезе подсистем, входящих в систему организации
первичного учета можно предложить комплексную автоматизацию
предприятия во всех направлениях: делопроизводство, кадры,
производственный и бухгалтерский учет и т.д. В этом случае все бизнес
процессы (и учетные в том числе) на стадии постановки технического задания
на внедрение автоматизированной системы и на стадии собственного
внедрения неизбежно будут формализованы, унифицированы и
стандартизированы, что качественно повысит уровень организации первичного
учета.
Во избежание ошибок и нарушений на ООО «ЧОП «ГРИФОН»
целесообразно давать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде
должностных инструкций, выписок из графиков документооборота) о порядке и
сроках регистрации данных на носителе. Целесообразно использовать систему
поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих
обязанностей. Контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и т
.д.) также снижают риск неэффективной системы сбора и регистрации
оперативного факта.
Совершенствование системы первичного учета подразумевает
достижение следующей цели: все документы, подтверждающие совершение
хозяйственной операции, должны иметь юридическую силу. Среди
мероприятий, способствующих повышению эффективности этой подсистемы,
следует выделить следующие. В первую очередь – использование на всех
участках учета унифицированных форм документации. Кроме того:
создание графиков документооборота и доведение до исполнителей
их функций при создании и проверке первичного документа;
57
издание распорядительной документации по определению круга
лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной
операции и имеющих право подписи первичных документов;
контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью
оформления первичной документации (вменение в обязанность
бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции
через должностные инструкции и установление ответственности за
ее несоблюдение);
проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований
законодательства в части оформления документации.
Как и во всех других подсистемах, создание графиков документооборота
и доведение их до исполнителей – существенный шаг в плане оптимизации
системы организации работы с документами.
Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от
других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их
предотвращению. В частности, службам, ответственным за совершение
хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать четкие
инструкции на то, какой должна быть документация, принимаемая ими от
других организаций. Это можно сделать, издав распоряжение главного
бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со
сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в
котором должны быть прописаны:
комплектность документации (правильность оформления
документов);
ответственность за несвоевременное или неполное представление
первичной документации.
На стадии регистрации документов в учетных регистрах во избежание
ошибок и нарушений целесообразно использовать метод «служебных записок»
- своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы,
58
описывающей порядок бухгалтерской обработки того или иного документа. В
служебной записке должно быть определено:
какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый
первичный документ;
какая информация должна содержаться в правильно заполненном
документе;
какую бухгалтерскую проводку, в каком ученом регистре и в какой
срок следует выполнить на основании этого документа.
Кроме того, риск неполного отражения документов в учетных регистрах
снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или
автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.
При использовании документов в текущей работе руководству ООО
«ЧОП «ГРИФОН» следует обеспечить правильную организацию доступа к
первичным документам.
Возможным направлением совершенствования этих проблем является
внедрение автоматизации первичного учета и процесса сбора информации.
Современные средства вычислительной техники, включая устройства сбора,
измерения, регистрации, передачи, накапливания информации в условиях
функционирования автоматизированных систем управления предприятием и
автоматизированных систем управления технологическими процессами,
позволяют автоматически получить всю первичную информацию о
происходящих хозяйственных операциях, процессах и явлениях.
На современном этапе появились условия для автоматического
восприятия и регистрации первичных данных на магнитных дисках и других
носителях, которые обеспечивают быстрый ввод первичной информации в
компьютер и обработку ее на больших скоростях. Необходимо эту возможность
шире использовать на практике. Имеются различные пути совершенствования
организации первичного учета с использованием ЭВМ. Это, например:
сокращение и изъятие из первичных документов постоянных показателей и
59
запись их в память ЭВМ; сокращение общего объема первичной информации за
счет исключения из нее условно-постоянной информации; замена большинства
обычных бумажных первичных документов машинными носителями
информации.
Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба,
программно – аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать
качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.
Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только
помогает выполнять некоторые утомительные действия. Даже самая
качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться
неквалифицированный бухгалтер. А человек, не сведущий в бухгалтерском
учете просто не сможет работать с бухгалтерской программой. Современные
программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской
деятельности, ограничиваясь учетом и хранением первичных документов и
выполнением простых расчетов, а также построением различных отчетов.
Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании
первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать
ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые
документы создаются непосредственно в программе, и она должна
максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов
и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода
информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает
создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например,
следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит
нужные расчеты. Современные бухгалтерские программы вышли за рамки
автоматизации бухгалтерской деятельности. Часто фирмы, производящие
бухгалтерские программы, предлагают дополнительное программирование по
автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т.п.
При этом все программы тесно связаны и позволяют работать в едином
информационном пространстве различным подразделениям предприятия.
60
Таким образом, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров
штрих-кодов и другого оборудования автоматически попадает в
информационную базу программы.
В настоящее время разработано достаточно много новых версий
бухгалтерских программ, имеющих перспективы. Среди них продукция как
известных фирм – «1С», «Парус», «Инфин», «Информатик», «Ланкс», «Фолио»,
«Локис», «Инотек», так и эффективные бухгалтерские системы менее
известных, но также надежных производителей, например фирмы «Порт»,
«Вторс», «Микробалт» и многих других. Работая с программой предприятие
будет иметь возможность свободно экспериментировать с различными
отчетами и формами документов. «1С:Бухгалтерия» - это универсальный
интегрированный комплекс бухгалтерских программ, который не требует
предварительного освоения.
Вследствие перехода предприятий на автоматизированный учет с
использованием программы 1С: Предприятие, стало значительно меньше
ошибок при расчетах с подотчетными лицами по сравнению с предыдущими
годами, так как программа позволяет механизировать обработку информации о
командированных работниках, снижает вероятность ошибок при перенесении
информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а
также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою
очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с
подотчетными лицами на предприятии.
Данная программа позволяет формировать стандартные отчеты, которые
полезны при подведении итогов и составлении отчетности. Большинство
организаций все телефонные переговоры оплачивают за счет собственных
средств подотчетного лица, так как подтверждающим документом является
только кассовый чек. Чтобы исправить данную ситуацию необходимо
заключить договор на оказание услуг сотовой связи, тогда операторы смогут
предоставить все подтверждающие документы (счета-фактуры, акты,
расшифровку телефонных переговоров).
61
Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов
с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием
денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской
проверкой.
Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления
первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей
совершенствования первичного учета.
С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с
подотчетными лицами в ООО «ЧОП «ГРИФОН», что позволит механизировать
обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность
ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры
бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной
документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности
и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами
Для ООО «ЧОП «ГРИФОН» предлагается начинать работать в новой
программе учета с 1-ого января нового года. Это связано с тем, что
большинство налогов рассчитывается нарастающим итогом. Следовательно,
чтобы не разрабатывать средства корректного переноса накопленных итогов,
необходимо привязать начало работы в программе к началу отчетного периода
по налогам. Разумеется, можно начинать работу и с начала квартала, и даже с
начала следующего месяца, но такой переход повлечет за собой более
значительные затраты (ввиду существенных различий в структуре документов в
7.7 и 8.2).
Далее произведем анализ экономической эффективности внедрения
предложенных мероприятий в ООО «ЧОП «ГРИФОН».
В таблице 11 представлены экспертные прогнозы необходимых
показателей. Таким образом, при внедрении предложений в ООО «ЧОП
62
«ГРИФОН» экономический эффект составит 19662,7 тыс. руб. против 17371,9
тыс. руб. при отсутствии внедренных мероприятий.
Э
тек.
= 19662,7 – 17371,9 = 2290,8 тыс. руб.
Таблица 11
Расчет экономического эффекта от внедрения предложений
по совершенствованию процесса управленческого контроля
№
п/п
Показатель
Обозначение
Значение без
внедрения
решения
(прогноз)
В случае
внедрения
решения
(прогноз)
1
Выручка от
реализации
-
138500
145000
2
Расходы,
связанные с
внедрением
предложенных
мероприятий
-
110250
115700
3
Годовая валовая
прибыль
П
30780
35160
4
Текущий эффект
Этек.
30780
35160
5
Коэффициент
дисконтирования
1/(1+Е)
0,909
0,909
6
Дисконтированный
(приведенный)
текущий эффект
Этек.
1*
(1+Е)
58759,02
67120,44
Таким образом, текущий эффект от внедрения предложений составит
2290,8 тыс. руб. В таблице 12 представлена структура единовременных затрат
на внедрение предложенных мероприятий. Таким образом, затраты на
внедрение предложений составят 1099 тыс. руб., дисконтируемые затраты –
575,69 тыс. руб.
Таблица 12
Расчет дисконтированных единовременных затрат при
внедрении предложений
№
п/п
Вид единовременных затрат
Обозначение
В случае внедрения,
тыс. руб.
1
Приобретение
дополнительного оборудования
-
550
2
Приобретение необходимого
программного обеспечения
-
185
3
Создание информационной
системы
-
214
4
Подготовка кадров
-
150
63
Итого единовременных затрат
К1
1099
5
Коэффициент дисконтирования
1/(1+Е)
0,909
6
Дисконтируемые
единовременные затраты
К/(1+Е)
575,69
7
Всего дисконтированных
единовременных затрат
К
2
575,69
Эффект, достигаемый на 1 году внедрения проекта, определяется
разностью достигнутых результатов и понесенных затрат.
Э
t
=
R
t
- З
t
=
(R
t
- Зтек
t
) - К
t
=
Этек
t
- К
t
,
где R
t
- результат, достигаемый на t-м шаге, руб.;
З
t
- затраты, производимые на t-м шаге, руб.;
Зтек
t
- текущие затраты, производимые на t-м шаге, руб.;
К
t
- единовременные затраты, производимые на t-м шаге, руб.;
Этек
t
- текущий эффект (без учета единовременных затрат), достигаемый
на t-м шаге, руб.
Таким образом, интегральный эффект может быть представлен как
разность между суммой приведенных текущих эффектов (Этек) и приведенным
единовременными затратами (К).
Э = 2290,8 – 575,69 = 1715,11 тыс. руб.
Индекс доходности (ИД) представляет отношение суммы приведенных
текущих эффектов к величине приведенных единовременных затрат.
ИД = Этек / К,
где ИД – индекс доходности,
Этек
t
- текущий эффект (без учета единовременных затрат), достигаемый
на t-м шаге, руб.
К – единовременные затраты.
.
Таким образом, экономический эффект от внедрения мероприятий
составит 1715,11 тыс. руб., индекс доходности составляет 4. Следовательно,
предложенные мероприятия экономически эффективны.
64
65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подотчетными лицами называют работников организации, которые
получают авансом денежные средства из кассы для удовлетворения нужд
организации: расходы на командировки по территории Российской Федерации
и за границу; оплатамелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
представительские расходы.
Основными нормативными документами государственного
регулирования отношений, связанных с организацией и оплатой труда
являются: Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ,
Налоговый кодекс РФ.
Учёт операций по расчётам с подотчётными лицами, с одной стороны,
является несложным, но, с другой стороны, именно здесь допускается большое
количество ошибок, т. к. эти расчёты затрагивают несколько разделов как
бухгалтерского, так и налогового учёта. Цель аудита заключается в выражении
мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчётности, в частности
задолженности по расчётам с подотчётными лицами и работниками
предприятия. Данная цель определяется федеральным стандартом № 1 «Цель и
основные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчётности». Кроме
того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения
бухгалтерского учёта расчётных операций законодательству РФ.
ООО «ЧОП «ГРИФОН» создано в соответствии с Гражданским Кодексом
РФ и Федеральном законом Российской Федерации «Об обществах с
ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 14.01.98г., а также
Учредительного договора и Устава, утвержденным решением единственного
учредителя (участника) №1 от 05.12.2006 г. В настоящий момент ООО «ЧОП
«ГРИФОН» является крупным оператором услуг охраны и безопасности в
городе и выполняет весь комплекс охранных услуг - от консалтинга и
разработки концепции безопасности до организации физической охраны в
сочетании с современными техническими системами.