62
Если наличные, выдаваемые авансом в подотчет, превышают
установленный законом лимит при расчетах юридических лиц и
предпринимателей, то бухгалтеру в момент выдачи денег следует обратить
внимание сотрудника на то, чтобы он не нарушал этого правила (п. 6 указания от
07.10.2013 № 3073-У). Об этом также рекомендуется написать в инструкции для
подотчетных лиц.
Для того чтобы обоснованно списывать за счет чистой прибыли
дополнительные услуги, включенные и оплаченные в счета по
командировочным расходам, рекомендуется делать это на основании Положения
о служебных командировках, утвержденного приказом руководителя.
Бухгалтеру необходимо внимательно изучать предоставленную
подотчетным лицом первичные документы, чтобы правильно отделить расходы
за счет чистой прибыли от расходов, отнесенных на счет издержек производства.
Бухгалтерские проводки должны использоваться в соответствии с
Планом счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Не стоит упрощать их и
списывать расходы, минуя счет по подотчетным лицам. Это нарушение
фиксирования самого факта хозяйственной деятельности, которое может
привести к совершению ошибки в расчетах с подотчетными лицами.
Учет и контроль подотчетных сумм — сложный участок для бухгалтера.
Тем не менее законодательством предоставлено большое поле для
совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами путем
формирования удобного и точного ведения учета и контроля на основании
разработанных внутренних документов в ООО «Вымпелком».
Установленного по результатам маркетинговых исследований,
сопоставление возможного объема продаж, с производственными
возможностями предприятия позволяет спланировать увеличение объема
производства и реализации готовой продукции ООО «Вымпелком» на 5% в
следующем году.
Рассчитаем резерв увеличения прибыли за счет увеличения объема
выполняемых работ ООО «Вымпелком».
63
PV =(8570 тыс. руб. × 5%)÷100% = 428,5 млн. руб.
П = 150 млн. руб.
V = 8570 млн. руб.
Р = 428,5 × (150÷8570) = 7,5 млн.руб.
Таким образом, увеличив объем выполняемых работ на 5%,
рассматриваемое нами предприятие увеличит свою прибыль на 7,5 тыс. руб.
Важное направление поиска резервов роста прибыли – снижение затрат
на производство и реализацию продукции, например, сырья, материалов,
топлива, энергии, амортизации основных фондов и других расходов.
Для выявления и подсчета резервов роста прибыли за счет снижения
себестоимости может быть использован метод сравнения.
Затраты на производство и реализацию произведенной продукции в
целом и по статьям за отчетный год представлены в таблице 4.
Таблица 4 - Затраты на производство и реализацию услуг, млн.руб.
Статьи затрат
факт
проект
отклонения
(+, -)
Сырье, материалы
1900
1835
-65
Заработная плата производственных рабочих
450
460
+10
Затраты на содержание и эксплуатацию
оборудования
520
530
+10
Накладные расходы
730
705
-25
Полная себестоимость продукции
3600
3530
-70
При увеличении объема выполненных работ на 5%, снижении на 0,41 руб.
затрат на рубль выполненной работы, увеличении на 5% удельного веса работ в
общем объеме реализованной продукции ООО «Вымпелком» получит
дополнительную прибыль и увеличит рентабельность производства
(окупаемость затрат) на 2,12%. Такие результаты получены в результате
снижения накладных расходов и затрат на сырье и материалы из которых
изготавливается готовая продукция, в связи с четким учетом и контролем
подотчетных сумм в ООО «Вымпелком».
В ООО «Вымпелком» рассмотрим, как можно формализовать процессы
принятия командировочных расходов к налоговому и бухгалтерскому учету
64
посредством средств моделирования бизнес-процессов. А также выделим
последовательные шаги бухгалтера при проведении финансового и налогового
учета командировочных расходов в виде блок-схем с расшифровкой.
В приложении Э на рисунке 1 обозначены ключевые этапы расчета
суточных расходов. При сдаче подотчетным лицом первичных документов в
бухгалтерию нужно определить, какое количество дней сотрудник был в
командировке. Прежде всего, на что нужно обратить внимание, — это наличие
первичных документов на проезд и проживание (блок 1).
Если таких документов нет, то вторым шагом является проверка наличия
отметки принимающей стороны, удостоверяющая, что подотчетное лицо на
самом деле прибыло и убыло из места командировки (блок 2).
При наличии данной отметки бухгалтер начисляет суточные расходы
согласно приказа о направлении в командировку. Если же такой отметки нет у
подотчетного лица, то бухгалтер не вправе принять данную командировку к
учету в целом, поскольку нет подтверждения нахождения подотчетного лица в
командировке. На следующей стадии необходимо установить, соответствуют ли
даты отъезда и приезда приказу о направлении в командировку (блок 3).
Даже если работник находился в командировке больше дней, чем это
указано в приказе, бухгалтер не может выдать ему большую сумму суточных
расходов без соответствующего приказа о продлении командировки. То есть,
если работнику важно получить полное возмещение расходов (блок 4), ему
нужно предоставить исправленный приказ (блок 5).
В конечном итоге бухгалтер ООО «Вымпелком» обязан начислять
суточные согласно исправленного приказа (блок 6).
Следующий шаг - проверка, по суточным норм расходам, которые
установлены Налоговым кодексом РФ
16
(блок 7).
16
Налоговый
возникают
Кодекс РФ. Часть
условиям
первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ (ред. от 19.02.2018) и
федеральным
часть вторая
вымпелком
Налоговый
кодекс
принимаем
РФ (НК РФ,
которые
часть 2) // Справочная
разработка
система Консультант
числе
Плюс.
65
В том случае, если выявлено превышение, то бухгалтеру нужно начислить
НДФЛ на разницу между фактически выданной суммой и суммой, которая
соответствует предельному размеру. На последней стадии рассматриваемого
алгоритма нужно отразить различные факты хозяйственной жизни в
бухгалтерском учете на уровне проводок.
Рассмотрим пример расчета подотчетных сумм в ООО «Вымпелком».
Сотрудник организации, работающий на основании трудового договора на
предприятии, направлен в служебную командировку в пределах территории
Российской Федерации сроком на 9 дней (с 05.03.2018 по 13.03.2018). Цель
поездки - налаживание деловых контактов с потенциальными партнерами. В
соответствии с коллективным договором при направлении работников в
служебные командировки им выплачиваются суточные в размере 300 руб.
Стоимость авиабилетов к месту командировки и обратно - 8000 руб.
Предполагаемая стоимость проживания в месте командировки - 500 руб. в сутки.
На следующий день после возвращения из командировки работник предоставил
в бухгалтерию авансовый отчет и следующие документы:
- авиабилет стоимостью 8000 руб. (сумма НДС отдельной строкой не
выделена);
- счет гостиницы и чек ККМ на сумму 5400 руб., в том числе НДС 900 руб.,
сумма налога, выделенная отдельной строкой;
- отчет о командировке, подтверждающий производственный характер
поездки, и протокол о намерениях, подписанный сторонами после подведения
итогов деловой встречи.
Таблица 5 - Расчет суммы аванса при направлении сотрудника в командировку
Назначение
Расчет
Сумма, руб.
Суточные
300 руб. × 9дней
2 700
Проживание
500 руб. × 9 дней
4 500
Проезд
8000 руб. × 1 билет
8 000
Итого:
15 200
66
Таблица 6 - Расчет суммы фактически произведенных командировочных расходов
Назначение
Расчет
Сумма, руб.
Суточные
300 руб. × 9дней
2700
Проживание
500 руб. × 9 дней = 4500руб. × 120%
5400
Проезд
8000 руб. × 1 билет
8000
Итого:
16100
Авансовый отчет утвержден в сумме 16100 руб., перерасход составил 900
руб. (сумма выдана из кассы сотруднику).
Таблица 7 – Схема бухгалтерских проводок при направлении сотрудника
в командировку за март
Хозяйственные операции
Корреспондирующие
счета
Сумма, руб.
Дебет
Кредит
Выдан аванс на командировку
71
50
15 200
Списаны суточные. При этом сумма
сверхнормативных суточных, не принимаемых
для целей налогообложения, составила 1800 руб.
(2700 руб. - 900 руб.)
26
71
2 700
Учтены расходы на проезд (для целей
налогообложения расходы учтены в том же
размере)
71
50
8 000
Учтены расходы на проживание (для целей
налогообложения расходы учтены в таком же
размере)
44
71
4 500
Учтена сумма НДС по расходам на проживание
19
71
900
Отнесена в состав внереализационных расходов
сумма НДС, не принятая к вычету
91
71
900
Выдана из кассы сотруднику сумма перерасхода
71
50
900
Для целей налогообложения признаны расходы в сумме 13400 руб. (900
руб. + 4500 руб. + 8000 руб.).
Включению в доход сотрудника, облагаемый НДФЛ, подлежат суточные,
превышающие установленные нормы, в сумме 1800 руб.
Схема, представленная в приложении Ю на рисунке 1, демонстрирует
действия бухгалтера при приеме к учету проездных документов. Прежде всего,
бухгалтер осуществляет проверку того, соответствуют ли даты отъезда и приезда
датам приказа о направлении в командировку (блок 1).
67
Если даты отъезда и приезда не соответствуют заявленному периоду
командировки, то бухгалтер не вправе принять проездные документы к учету.
Если установлено такое несоответствие, но работник хочет возместить все
расходы на проезд (блок 2), то нужно также заменить (продлить) приказ о
направлении в командировку (блок 3).
Далее бухгалтеру ООО «Вымпелком» нужно определить сумму расходов,
которая подлежит отражению в бухгалтерском учете. Если командировка была
по территории страны, то сумма расходов должна быть указана в проездных
документах в рублях. Однако, если часть билетов куплена и оплачена в валюте
(блоки 5, 6), то нужно конвертировать их стоимость в рубли. Если есть справка
банка о приобретении валюты данным работником с указанием курса покупки
(блок 6), то необходимо использовать курс из этой справки, если такого не
имеется, то курс Центрального банка РФ на дату авансового отчета. Затем
бухгалтер делает соответствующие проводки в бухгалтерском учете.
На блок-схеме, которая представлена в приложении Я рисунке 1, описан
процесс принятия к бухгалтерскому учету расходов на проживание. Аналогично
с проездными документами, прежде всего, обратить внимание нужно, —
соответствуют ли даты документов на проживание периоду командировки
согласно приказу (блок 1).
Если сотрудник не позаботился о пересмотре приказа (блоки 2, 3),
бухгалтер примет к учету расходы на проживание без «лишних» дней, т. е. без
дней, не входящих в приказ о направлении в командировку. После того как
бухгалтер определил количество суток, стоимость проживания которых следует
компенсировать, нужно по аналогии с предыдущей блок-схемой установить, в
какой из валют и по какому курсу в рубли будет рассчитываться сумма расходов
на проживание (блоки 4–6).
В ООО «Вымпелком» на заключительном этапе выполнения алгоритма
бухгалтер обязан проверить соответствие фактических расходов на проживание
установленным в организации нормам (блок 7). Компенсация превышения
фактических расходов над нормативными возможна лишь при условии
68
предоставления в бухгалтерию соответствующего приказа (распоряжения)
руководителя (блоки 8–9).
Представленные алгоритмы могут быть использованы в качестве основы
(образца) при разработке должностных инструкций сотрудников бухгалтерской
службы, ответственных за отражение в учете расчетов с подотчетными лицами,
а при наличии развитой корпоративной информационной системы в организации
возможна интеграция алгоритмов в эту систему на уровне регламентов бизнес-
процессов.
Аудиторы в своей работе анализируют не только наличие полного
комплекта подтверждающей документации, но и правильное оформление
первичных документов, проводят взаимосвязи между данными договоров и
первичных документов. Для более успешной проверки в ООО «Вымпелком»
нужно предложить такую последовательность:
− дается оценка обоснованности метода учета затрат, который применяет
компания, а также методов распределения общепроизводственных,
общехозяйственных затрат и расходов на продажу;
− подтверждается отражение в учете косвенных и прямых расходов;
− проводится арифметическая проверка показателей себестоимости.
Организация имеет огромное число источников информации для проверки
затрат по себестоимости, в составе которых: учетная политика, другие
внутренние регламенты, ведомости распределения расходов, учетные регистры,
счета бухгалтерского учета, Главная книга, бухгалтерский баланс и др.
69
Заключение
На основании осуществленного исследования состояния учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами в ООО «Вымпелком» можно прийти к таким
выводам:
Подотчетными лицами - это сотрудники компании, которые получили
авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-
хозяйственные и командировочные расходы.
Перечень лиц, которые имеют право получать в кассе наличные деньги под
отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации.
Размер данных сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на
хозяйственные нужды предусматривается сметой предприятия.
Для осуществления расчетов наличными деньгами ООО «Вымпелком»
имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме. Расходование
подотчетных сумм на иные цели категорически запрещено.
Получая наличные денежные средства из кассы организации на какие-то
определенные цели, подотчетное лицо в дальнейшем должно предоставить отчет
и отчитаться по расходованию данных сумм. Выдача наличных денег под отчет
на расходы, которые связаны со служебными командировками, производится в
пределах сумм, причитающихся командированным лицам на данные цели.
Лица, которые получили наличные деньги под отчет, должны не позднее
трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня
70
возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об
израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Общество с ограниченной ответственностью «Вымпелком» было основано
в 2000 году, целью ее создания было достижение лидирующих позиций на рынке
дверей.
В своей деятельности ООО «Вымпелком» руководствуется действующим
законодательством, Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом РФ «Об
обществах с ограниченной ответственностью», Уставом.
Полное фирменное наименование: Общество с ограниченной
ответственностью «Вымпелком». Место нахождения общества: 432059, г.
Ульяновск, проспект Ульяновский, д. 4.
Основные виды деятельности ООО «Вымпелком»:
- производство и реализация металлических дверей;
- производство и реализация металлоконструкций;
- любые виды хозяйственной деятельности за исключением запрещенных
законодательными актами РФ в соответствии с целью своей деятельности.
Основой организации первичного учета в организации является
утвержденный главным бухгалтером график документооборота. Все формы
первичных учетных документов, как типовых, так и разработанных
самостоятельно, разрабатываются с соблюдением требований, предусмотренных
Законом РФ «О бухгалтерском учете».
Как и на всех предприятиях, ООО «Вымпелком» выдает наличные деньги
под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. При
этом используются первичные документы, которые составляются, чаще всего, в
отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании
служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.
Такими документами могут быть: приказ руководителя, служебное
задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных
расходов, расходный кассовый ордер.
71
В ООО «Вымпелком» осуществляется автоматизированный учет с
использованием компьютерной техники и бухгалтерской программы «1С:
Бухгалтерия 8.2» адаптированной к условиям подрядной строительной
организации, что обеспечивает механизацию и во многом автоматизацию
учетного процесса, высокую точность учетных данных, оперативность данных
учета.
Так как система бухгалтерского учета в ООО
«Вымпелком» автоматизирована, нет необходимости переноса данных из
одного регистра в другой. Отчеты в автоматизированной системе выдают
результаты разных видов для любых назначенных счетов.
В ООО «Вымпелком» следует проводить регулярный анализ
состояния законности и целесообразности организации расчетных
операций включает проверку расчетов с подотчетными лицами.
В отношении командировочных выплат необходимо в ООО
«Вымпелком» проверять:
1.Законность расходования средств на служебные командировки,
предусмотрены ли они сметой доходов и расходов.
2.Целесообразность командировок должны быть сформулированы
конкретно и иметь прямое отношение к функциям учреждения (или
функциям направляемого в командировку сотрудника), при этом следует
ознакомиться с приглашением принимающей стороны или
распоряжением вышестоящей организации.
3.Соблюдение порядка командирования сотрудников в командировку
должно быть оформлено выдачей командировочного удостоверения и
приказом.
4. Соблюдение выдачи денежных авансов, выдачи авансов
сверхустановленного размера.
5. Факты выдачи авансов под отчет при наличии задолженности по ранее
выданным денежным средствам.