12
В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового
акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям
ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Основные изменения касаются пункта 6.3.
Рассмотрим новые правила подотчета: выдать деньги под отчет можно
только тому работнику, с которым подписан трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а
также физическому лицу, которое работает по гражданско-правовому договору
(письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859); для получения денег работники
не должны писать заявление.
Авансированные суммы выплачиваются на основании приказа,
подписанного руководителем; определенные суммы можно выплачивать и при
наличии задолженности по подотчетным деньгам, полученным ранее.
Новые правила подотчета 2018 включают следующий порядок действий:
работник передает в бухгалтерию приказ на получение денег под отчет за
подписью руководителя предприятия в произвольной форме.
При этом подотчетные лица могут иметь некоторые задолженности по
ранее выданным авансам. Однако перед выдачей денег необходимо произвести
полную сверку взаиморасчетов с ним. Работник предоставляет авансовый отчет
не позднее трех рабочих дней после даты, указанной в приказе. К авансовому
отчету нужно приложить все документы, подтверждающие понесённые расходы.
Неизрасходованные деньги необходимо вернуть в кассу предприятия (для
этого бухгалтер создает приходный кассовый ордер). Бухгалтер или кассир
делает проверку полученного авансового отчета и первичных документов на
предмет правильности их заполнения. Срок проверки определяется
самостоятельно каждым предприятием в локальных актах.
1.2 ну Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами
Нормативное регулирование учета расходов осуществляется при
использовании множества нормативных актов в целях бухгалтерского и
13
налогового учета. При любом виде учета расходы требуют экономического
обоснования, следовательно, они должны соответствовать основным целям,
задачам и особенностям работы предприятия, а также документального
подтверждения.
Наличие всей совокупности учетных документов для каждого понесенного
расхода предприятием всегда тщательно проверяется в рамках экономической
экспертизы.
Однако в Налоговом кодексе РФ отсутствует открытый перечень расходов,
так как виды экономической деятельности и возможные расходы очень
разнообразны. Налогоплательщик может сам устанавливать такой перечень,
опираясь на положения Налогового Кодекса РФ. Это объясняет важность и
тщательность проверки учета расходов, поскольку довольно часто проводятся
незаконные манипуляции в этой области у предприятий, и встречается
необоснованное занижение налоговой базы по доходам
8
.
К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами,
относятся, прежде всего, Гражданский, Налоговый, Трудовой Кодексы и Кодекс
об административном правонарушении. В них указываются права и обязанности
граждан, а также правовые аспекты трудовой деятельности предприятия.
Далее следуют Федеральные законы, основными являются Федеральный
закон № 402-ФЗ от 06.12.2011г. «О бухгалтерском учете», где указываются
общие положения по ведению бухгалтерского учета, его объектов и основные
задачи, рассматриваются основные требования по ведению учета, документации
и регистрации. И Федеральный закон № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»,
он определяет правовые основы регулирования аудиторской деятельности в
Российской Федерации, содержит понятия, законодательные акты, права и
обязанности.
8
Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в
инвалюте» (ПБУ 3/2006), утвержденное приказом Минфина РФ от 27.11.2006 № 154н. // Справочная
система Консультант Плюс.
14
Служебные командировки также выступают объектом трудового
законодательства, которое регулирует гражданско-правовые отношения с
сотрудниками, заключившими с предприятием трудовой договор согласно
критериям, содержащимся в третьем разделе российского трудового кодекса.
Сотрудника, принятого на штатную должность на предприятии и
находящегося в административном подчинении у ее руководителя, можно
направить в командировку для выполнения служебного поручения. В трудовой
договор с работником необходимо внести условие о его периодическом
направлении в краткосрочные и долгосрочные служебные командировки [5].
Основным видом компенсации затрат командированного работника
выступает выплата суточных, которые позволяют возместить расходы
сотрудника, возникающие при пребывании вне места постоянного проживания.
Размер суточных, которые выплачиваются сотрудникам коммерческого сектора
экономики, предприятия могут устанавливать самостоятельно:
- на основании приказа руководителя;
- на основании локальных актов;
- устанавливаются в совмещаемой коллективном (трудовом) договоре (ч. 4
ст. 168 ТК РФ).
Законодательство не устанавливает пределы выплат суточных сумм
работникам. Работодатель вправе самостоятельно локальным актом определить
размер суточных командировочных расходов в 2018 году. При этом, они могут
быть отличны для руководителя и простого служащего.
На законодательном уровне существуют ограничения для начисления
налогов и взносов. Согласно ст. 217 НК не подлежат налогообложению нормы
суточных в командировке 2018 г.:
- командировка по РФ – 700 руб.;
- командировка за рубеж – 2500 руб.
Также согласно Постановлению Правительства РФ №729 от 02.10.2002 г.
суточные при командировках в 2018 году в коммерческих организациях не могут
15
быть меньше величины, установленной для бюджетных учреждений.
Минимальный размер суточных составляет 100 рублей в день.
Получается, размер суточных при командировках в 2018 году
работодатель устанавливает самостоятельно.
Суточные не должны быть ниже минимальной нормы. Определяя размер
суточных следует учитывать, что в российском законодательстве предусмотрен
минимальный размер суточных в командировке по территории РФ в 2018 году.
Выплатить сотруднику суточные необходимо за каждый фактический день
командировки (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от
13.10.2008 №749):
- за каждый день пребывания в пути, в том числе день отъезда в
командировку и приезда из нее;
- за каждый командировочный день, а также за выходные и нерабочие
праздничные дни.
Как и любое действие, осуществляемое на предприятии, командировку
необходимо оформить документально. Для этого еще перед направлением
сотрудника в командировку необходимо издать соответствующий приказ (п. 3
Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Такой
приказ составляется на основании унифицированной формы или на
самостоятельно разработанном бланке (подробнее об этом см., «Составляем
приказ о направлении со служебную командировку).
Трудовой Кодекс РФ предусматривает также направление в служебные
командировки совместителей на общих основаниях, в соответствии с
положениями ТК РФ. Из ст. 167 ТК РФ следует, что за совместителем,
отправленным в служебную командировку, как и за любым другим сотрудником
предприятия должно сохраниться его место работы (должность) и средняя
зарплата на этом предприятии.
Если сотрудника отправляют в командировку по совмещаемой работе, то
средняя зарплата за отсутствующие дни (ст.167 ТК РФ) сохраняется только на
16
работу, выполненную по совместительству. В этом случае на основном месте
работы сотруднику оформляют отпуск без сохранения заработка.
Если совместителя отправляют в служебную командировку, то и по
основной, и по совмещаемой работе средняя зарплата должна сохраняться по
обеим должностям, при этом расходы на командировку необходимо
распределять по соглашению между командирующими фирмами.
В условиях внутреннего штатного совместительства направление
совместителя выполняется одним и тем же работодателем, следовательно, в
обязательном порядке средняя заработная плата должна сохраняться по всем
занимаемым должностям. Во всех случаях выплата командировочных расходов
(в бухгалтерском учете, в том числе суточных) необходимо производить только
в одинарном размере.
Как известно, отношения по договорам гражданско-правового характера
регулируются ГК РФ, следуя которому расходы на поездки для выполнения
работ, не предусмотренных в условиях договора, следует квалифицировать как
дополнительные затраты исполнителя на выполнение условий договора. В
некоторых случаях такие затраты по договоренности сторон компенсируются
исполнителю фирмой-заказчиком
9
.
Здесь необходимо отметить, что не всех сотрудников предприятия можно
отправить в командировку для выполнения определенных задач.
Так, в соответствии со ст.203 ТК РФ во время действия ученического
договора новых сотрудников нельзя направлять в служебные командировки, то
же самое относится к беременным женщинам. Согласно ст. 268 ТК РФ нельзя
направлять в служебные командировки также работников младше 18 лет.
9
Гражданский
бухгалтерские
кодекс Российской Федерации Часть
материал
первая от 30.11.1994г. №51-ФЗ (принят
программы
ГД ФС РФ
21.10.1994г.) (ред. от 23.05.2018г.) (с
положение
изм. И доп. вступ. В
прибыль
силу с 03.06.2018г.),
примере
часть вторая
значение
от
26.01.1996г. № 14-ФЗ (принят
которые
ГД ФС РФ 22.12.1995г.) (ред. от 23.05.2018г.),
объектов
часть третья
которого
от 26.11.2001г.
№ 146-ФЗ (принят
отчетности
ГД ФС РФ 01.11.2011г.) (ред. от 28.03.2017г.) и
подотчетными
часть четвертая
свободе
от 18.12.2006г. №230-
ФЗ (принят
позволяют
ГД ФС РФ 24.11.2006г.) (ред. от 23.05.2018г.) // Справочная
отправленной
система Консультант Плюс.
17
Направление в служебные командировки женщин, у которых есть дети до
трех лет, возможно только с их письменного согласия и при отсутствии
основания для них запрета по медицинским показаниям. В соответствии со ст.
259 ТК РФ женщин, у которых имеются дети в возрасте до трех лет, необходимо
заранее ознакомить в письменной форме со своим правом отказаться от
служебной командировки. Данное положение, как следует из ст. 246 ТК РФ,
касается и отцов, которые воспитывают детей без матери, а также опекунов
(попечителей) несовершеннолетних.
Для всех остальных сотрудников распоряжение работодателя о
направлении в командировку для выполнения служебного поручения является
обязательным. Отказ сотрудника от выполнения данного распоряжения
работодателя считается дисциплинарным проступком.
Порядок установления режима рабочего времени в период пребывания
сотрудника в служебной командировке в ТК РФ не определяется, так как
предполагается, что он работает в режиме труда и отдыха того предприятия, в
которое командирован. Командированный сотрудник не включается в личный
состав предприятия, в которое он направляется, и получает зарплату и
компенсации, определенные законодательством, по месту основной службы.
В этом случае денежные суммы выдаются командированному сотруднику
исходя из потребности, но не более суммы, рассчитанной в порядке и по нормам,
предусмотренным на уровне федерального органа исполнительной власти.
Возможны также ситуации, когда работнику нужно выдать под отчет
вместе с авансом на командировочные расходы наличные деньги на другие цели
(допустим, для расчета наличными по поставкам, на представительские расходы
и т.д.).
Общую сумму денег на командировочные и прочие расходы допускается
выдать одним расходным кассовым ордером на общую сумму. Предполагаемую
сумму расхода необходимо отразить отдельной строкой с выделением суммы
18
аванса. Отчет по всем полученным наличным деньгам нужно представить в срок,
предусмотренный для командировочных затрат
10
.
Чтобы рассчитать расходы на проезд работника в командировку
предприятие может обосновать оказание транспортной услуги любыми
документами, которые подтверждают факт использования купленных билетов
командированными работниками.
Также, предприятие может подтвердить затраты на проезд, к примеру,
железнодорожным билетом, авиабилетом, посадочным талоном и т.д. При
поездке на такси также необходимо подтверждение расходов, например, его,
может подтвердить заказ-наряд и квитанция, или чек контрольно-кассовой
техники. Вышеизложенное отражено в письме Департамента налоговой и
таможенной политики Минфина России от 18 июня 2018 г. №03-03-07/41457 «О
документальном подтверждении расходов на проезд при направлении
работников в командировку».
Экономисты отмечают, что расходами являются только документально
подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком.
Документы должны оформляться по действующим законодательным
требованиям или в соответствии с обычаями делового оборота на территории
иностранного государства, если расходы понесены за границами России (п. 1 ст.
252 Налогового кодекса).
В данном случае принципы налогообложения, определенные Главой 25
«Налог на прибыль организации» НК РФ позволяют учитывать в структуре
затрат только те расходы, которые налогоплательщик несет в связи с
деятельностью, направленной на получение прибыли (письмо Департамента
налоговой и таможенной политики Минфина России от 25 июня 2018 г. № 03-
03-07/43330 «О признании расходов для целей налогообложения прибыли»).
10
Васильева И.П. О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными
лицами // Налоговый вестник. –2018.-№7.- С. 143-148.
19
Отмечается также, что с введением в действие гл.25 НК РФ затраты по
найму жилого помещения возмещаются в полном размере, помимо расходов,
установленных подп.12 п.1 ст.264 НК РФ. При этом к невозмещаемым расходам
относятся затраты на обслуживание в барах, ресторанах и в гостиничных
номерах, за использование рекреационно-оздоровительных объектов.
При условии их возмещения сотруднику на сумму, подлежащую
возмещению, необходимо скорректировать расходы предприятия для целей
налогообложения прибыли.
На основании п.3 ст.217 НК РФ при оплате предприятием
налогоплательщику расходов на командировки по территории страны, а также за
ее пределами к доходу работника, подлежащему налогообложению на доходы
физических лиц, не относятся фактически понесенные и документально
подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.
Из п.3 ст.217 НК РФ следует, что при непредставлении лицом документов,
которые подтверждают оплату затрат по найму жилого помещения, суммы этой
оплаты освобождаются от налогообложения в рамках норм, предусмотренных
действующим законодательством.
Согласно п.6 Правил о предоставлении гостиничных услуг на территории
России от 09.10.2015г. № 1085 «Об утверждении правил предоставления
гостиничных услуг в Российской Федерации» предприятие может заключать
договор на бронирование номеров в гостинице на основании документа,
подписанного двумя сторонами, а также на основании заявки на бронирование,
отправленной почтовой, телефонной, электронной и другой связью, которая
позволяет удостовериться, что заявка исходит от организации – заказчика
услуги.
Если командированный работник опоздал, то с него помимо платы за
бронирование берется также плата за фактический простой номера, но не более
чем за сутки. При опоздании сроком более суток бронь аннулируется. При отказе
оплатить бронь размещение работника в гостинице осуществляется в порядке
общей очереди.
20
В соответствии с подп.12 п.1 ст.264 НК РФ суточные необходимо включать
в состав прочих расходов налогоплательщика, которые связаны с производством
и реализацией, они относятся к нормируемым затратам.
К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами,
относятся, прежде всего, Гражданский, Налоговый, Трудовой Кодексы и Кодекс
об н административном правонарушении. В них указываются права и
обязанности граждан, а также правовые аспекты трудовой деятельности
предприятия.
Далее следуют Федеральные законы, основными являются Федеральный
закон № 402-ФЗ от 06.12.2011г. «О бухгалтерском учете», где указываются
общие положения по ведению бухгалтерского учета, его объектов и основные
задачи, рассматриваются основные требования по ведению учета, документации
и регистрации. И Федеральный закон № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»,
он определяет правовые основы регулирования аудиторской деятельности в
Российской Федерации, содержит понятия, законодательные акты, права и
обязанности.
Далее следуют положения по бухгалтерскому учету, которые являются не
менее важными документами. Далее следуют приказы, письма, постановления,
порядки, определяющие правильное ведение учета расчетов с подотчетными
лицами.
Рассмотрим основное нормативное регулирование учета и аудита расчетов
с подотчетными лицами более подробнее, объекты исследования Кодексов,
Федеральных законов, Положений, их цели и задачи.
Гражданский Кодекс РФ. Гражданский кодекс Российской Федерации
(часть первая) от н 30.11.1994 № 51-ФЗ (статьи: 1 - 453).
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996
№14-ФЗ (статьи: 454 - 1109).
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть третья) от 26.11.2001
№ 146-ФЗ (статьи: 1110 - 1224).
21
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая) от
18.12.2006 № 230-ФЗ (статьи: 1225 - 1551).
Гражданский Кодекс регламентирует:
- Гражданское законодательство, которое основано на признании
равенства сторон регулируемых им отношений, неприкосновенности
собственности, свободы договора, недопустимости произвольного
вмешательства других лиц в частные дела, важности
беспрепятственного осуществления гражданских прав, обеспечения
восстановления нарушенных прав, а также их судебной защиты;
- права физических и юридических лиц, которые реализуют свои
гражданские права своей волей и в своем интересе, об их свободе в определении
своих прав и обязанностей на основании договора и в установлении любых
условий, которые не противоречат действующего законодательству.
Налоговый Кодекс РФ включает в себя две части: часть первая от 31 июля
1998 г. н № 146-ФЗ (ред. от 19.02.2018) и часть вторая Налоговый кодекс РФ (НК
РФ, часть 2). ФЗ № 170-ФЗ от 01.07.2011г. (ред. от 23.04.2018). Настоящий
Кодекс определяет систему налогов и сборов, а также общие принципы
налогообложения и сборов на территории России. В Налоговом Кодексе
содержится система налогов и сборов, а также устанавливаются общие
принципы налогообложения и сборов в Российской Федерации, в частности:
- разновидности налогов и сборов, действующих в Российской Федерации;
- основания по изменению, прекращению, порядок и условия выполнения
обязанностей налогоплательщиков по уплате налогов и сборов;
- принципы установления, принятия, использования и прекращения
действия ранее введенных налогов субъектов РФ и местных налогов;
- права и обязанности налогоплательщиков, налоговых служб и прочих
участников отношений, которые регулируются законодательством о налогах и
сборах;
- формы и методы осуществления налогового контроля;
- ответственность за различные налоговые правонарушения;