52
указана на авансовом отчете, должна соответствовать фамилии работника,
покупающего ценности и указанного в первичных документах.
Аудит был проведен на выборочной основе и включал в себя рассмотрение
на основании тестирования доказательств, которые подтверждают значение и
раскрытие в финансовой отчетности данных о финансово – хозяйственной
деятельности, анализ принципов и методов бухгалтерского учета, правил
оформления финансовой (бухгалтерской) отчетности, установление основных
оценочных значений, полученных руководством аудируемого предприятия, а
также анализ общего представления о финансовой (бухгалтерской) отчетности.
В ходе проверки не было выявлено никаких фактов, свидетельствующих о
несоответствии системы внутреннего контроля ООО «Вымпелком» масштабам
и характеру его работы. Также отсутствовали серьезные нарушения
действующего порядка ведения бухгалтерского учета и оформления
бухгалтерской отчетности, которые могли бы значительно повлиять на
достоверность бухгалтерской отчетности.
Результаты проведенной проверки показали, что все финансово –
хозяйственные операции проводились ООО «Вымпелком», во всех
существенных отношениях, в соответствии с действующим законодательством
РФ.
Следует отметить, что анализируемое предприятие по учету расчетов с
подотчетными лицами нуждается в некотором реформировании. Подобные
ошибки, допущенные на предприятии при расчетах с подотчетными лицами
позволяет сказать, что основная их часть происходит не из-за сложности в их
бухгалтерском учете, а по причине небрежного его ведения и отсутствия
должного контроля за расчетами с персоналом.
В ООО «Вымпелком» бухгалтером второй раздел в авансовом отчете не
заполняется, во избежание повторного заполнения данных. С этой целью
необходимо проявить большую внимательность работникам бухгалтерии по
части данной проблемы, а также предпринять руководству соответствующие
меры по усилению контроля за выполнением их требований.
53
При расчетах с подотчетными лицами довольно часто возникают разные
противоречия в отнесении расходов подотчетных лиц на определенную статью
расходов.
У бухгалтеров часто возникают вопросы об отнесении или неотнесении
определенных расходов по командировке на себестоимость. Допустим,
работник, который находится в служебной командировке, по распоряжению
руководителя ООО «Вымпелком» должен каждый день отчитываться ему по
телефону о ходе выполнения служебного поручения. Возникает вопрос, за счет
каких источников будут финансироваться расходы на телефонные разговоры.
Отметим, что расходы на телефонные переговоры командированного
работника ООО «Вымпелком» будут возмещены ему при предоставлении в
бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или
предприятием связи, с указанием тех телефонных номеров, по которым звонил
командированный, и соответствующей пояснительной записки работника, в
которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер
переговоров. Такие расходы на телефонные переговоры вносятся на счета учета
расходов по статье «услуги связи».
Непростая ситуация в ООО «Вымпелком» складывается и при
приобретении материальных ценностей организациями для производственных
нужд у предпринимателей.
Как известно, получение от индивидуальных предпринимателей кассовых
и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и прочих
документов, оформляется так же, как и при закупках у предприятий, и часто даже
заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23 «О
налоге на доходы физических лиц» не освобождает фирму-покупателя от
обязанности известить налоговую службу о суммах дохода, полученных
предпринимателями от данной фирмы.
Следовательно, более широкое применение компьютерного учета в
ООО «Вымпелком» в процессе формирования первичных документов может
54
стать одним из наиболее эффективных методов совершенствования первичного
учета. При этом следует также:
- автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами,
чтобы полностью механизировать обработку данных о командированных
сотрудниках;
- снизить вероятность ошибок при переносе данных из
первичных документов в регистры бухгалтерского учета;
- сократить количество первичной учетной документации, что позволит
повысить точность и оперативность учета расчетов с подотчетными лицами на
анализируемом предприятии;
- повысить уровень автоматизации учетно-вычислительных работ.
Правильно организованный учет расчетов с подотчетными лицами в ООО
«Вымпелком» обеспечит контроль за использованием денежных средств и не
создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.
Главная задача аудита - оценить полноту и достоверность предоставленной
отчетности, соответствие ее российскому законодательству, а также
требованиям, которые предъявляются к бухгалтерскому учету и финансовой
отчетности.
На основании выше изложенного предлагаем создать службу внутреннего
аудита. Ее можно создать в ООО «Вымпелком» в виде соответствующего отдела,
самостоятельной организационной единицы, которая является частью системы
управления и выполняет функцию контроля фактов финансово-хозяйственной
жизни предприятия. Чтобы организовать внутренний аудит важную роль играет
подход к выбору составу аудиторов, при этом существует два варианта:
- создание специального отдела внутреннего аудита, в который войдут
профессиональные аудиторы;
- привлечение работников самого предприятия в качестве аудиторов.
Одной из главных задач отдела ООО «Вымпелком» является помощь
работникам предприятия в успешном выполнении их обязанностей, помогать
руководству в определении наиболее оптимальных способов и механизмов
55
использования трудовых и производственных ресурсов и установление
дополнительных резервов организации для роста производительности,
рентабельности и прибыльности производства.
Цели, полномочия и ответственность отдела внутреннего аудита уже в
процессе его формирования обязаны оформляться в письменной форме и
утверждаться руководством предприятия. Данный документ даст возможность
обеспечить особый организационный статус, обособленность и независимость
отдела, что, прежде всего, положительно скажется на общем климате компании,
а также гарантирует справедливость и непредвзятость суждений его
сотрудников.
В ООО «Вымпелком» при создании такого отдела нужно отыскать ответы
на ряд задач в определенной последовательности.
Этап 1. Установление диапазона общих целей и задач стратегического
характера, для достижения которых формируется и внедряется отдел
внутреннего аудита.
Этап 2. Осуществление полного, непредвзятого и всестороннего анализа
организации, установление структуры отдела внутреннего аудита, определение
«слабых» мест в системе внутреннего контроля и прочее. Фиксация «точек
приоритета» по росту эффективности деятельности предприятия.
Этап 3. Установление места внутреннего аудита и степени его интеграции
с другими отделами компании.
Этап 4. Разработка нормативных документов внутреннего аудита.
Этап 5. Формирование штата отдела внутреннего аудита, его технической
базы.
Этап 6. Модернизация системы управления.
В ООО «Вымпелком» во время работы отдел внутреннего аудита
достигнет наилучших результатов при непрерывном контроле всех процессов,
протекающих в данной организации.
К внутренним стандартам аудиторского подразделения предприятия также
предлагается дополнительно проработать и добавить методики, перечень
56
процедур, инструкции и положения, рабочие таблицы и вопросники, макеты и
прочую документацию, демонстрирующие подходы аудиторской организации к
проведению аудита.
Кроме всего прочего нужно обязательно четко разработать методику
использования в аудите процедур анализа и критериев принятие решений по их
результатам. При этом в них не желательно содержание указаний, которые будут
предписывать какие конкретно процедуры анализа обязательны к выполнению в
том или ином случае это лучше всего оставить на усмотрение аудитора. Вместе
с тем данные методики должны быть этакого рода руководством по применению
процедур на разных этапах аудиторской проверки, которые помогут аудиторам
в достижении наибольшей результативности осуществляемых проверок на
предприятии.
Во время проверки для получения аудиторских доказательств
аудиторского заключения лучше всего осуществить процедуры с
использованием независимых тестов и тестов на соответствие. Данные тесты и
опросники целесообразно подготовить заблаговременно в установленной форме.
Независимые тесты нужны в первую очередь для проверки операций и
остатков на счетах, а также для проведения других процедур с целью получения
данных о полноте, достоверности и легальности операций, которые содержатся
в финансовой отчетности и бухгалтерских записях.
Тесты на соответствие должны быть проведены для проверки с целью
определения соответствия процедур внутреннего контроля установленным
нормам.
Помимо всего этого нужно также осуществить устный опрос и бухгалтеров
и подотчетных лиц, что означает фактическую проверку объектов контроля
посредством опроса соответствующих лиц, которые располагают теми или
иными данными об этих объектах.
Устный опрос в аудиторских проверках применяется посредством
проведения устного опроса персонала, руководства организации и третьей
стороны по принципу «вопрос - ответ - результат». Для формирования у
57
аудитора более точного представления о состоянии учета ООО «Вымпелком»
предлагается использование опросного листа, где обязаны быть
сформулированы вопросы, которые дают аудитору представление об
организации учета.
При совершенствовании методов получения аудиторских доказательств и
формировании системы показателей могут появиться серьезные вопросы. В
качестве ключевых факторов роста качества аудиторских проверок называется
не только модернизация методов получения аудиторских доказательств, в том
числе и неучетную информацию, но и минимизацию времени осуществления
аудиторских процедур благодаря автоматизации аудита.
Использование различных компьютерных программ в ООО «Вымпелком»
по автоматизации аудиторской проверки и применение компьютерных
бухгалтерских систем в процессе ее проведения, рассматривается как один из
самых оптимальных способов уменьшения трудоемкости процесса аудиторской
проверки и снижения времени получения аудиторских доказательств.
На основании приведенных выше фактов, можно прийти к заключению о
том что, в ООО «Вымпелком» нужно точно и четко прописать и
регламентировать подготовку аудиторской проверки, процесса сбора
аудиторских доказательств, а также оформления результатов аудиторской
проверки по конкретным направлениям и завершающего аудиторского
заключения.
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы
с подотчетными лицами
Правильная организация расчетных операций в ООО «Вымпелком»
обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в
ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового
состояния. Помимо этого, правильная организация расчетных операций,
правильность постановки их учета помогают предупредить и предотвратить
58
негативные последствия по этим операциям. А значит, аудиторской проверке
подвергаются все расчетные операции экономического субъекта разными
приемами и методами контроля.
В ООО «Вымпелком», осуществляющей финансово-хозяйственную
деятельность, происходит движение денежных средств — оплачивается все
необходимое для ее жизнедеятельности. Расчеты часто производятся через
сотрудников предприятия, которым выдаются деньги под отчет. Если компания
ведет активную деятельность, то хорошо организованный контроль и учет
подотчетных сумм поможет избежать неоправданных расходов и убытков.
Некоторые стороны учета выдачи денег под отчет регламентированы
законодательными актами, которые обязан знать каждый бухгалтер,
работающий с подотчетниками.
Но есть и такие моменты в осуществлении операций с финансовыми
средствами, выданными на хознужды, которые напрямую не оговорены
нормативными актами, а налоговики склонны интерпретировать их в свою
пользу, считая бухгалтерский учет слабо организованным.
Учитывая ошибки, на которые указывают аудиторские и налоговые
службы, пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно
предложить по нескольким направлениям:
- организация предельно четкого порядка выдачи и возврата подотчетных
сумм;
- особый контроль над оформлением авансовых отчетов и
оправдательных документов;
- правильное ведение бухгалтерского учета подотчетных сумм.
Выдача денег на нужды предприятия чаще осуществляется наличными,
поэтому основным правовым документом, которым нужно руководствоваться
при этом, является указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. п. 6.3 данного
документа определяет три момента для выдачи денег в подотчет:
- наличные выдаются по расходному ордеру, основанием для которого
служит заверенное руководителем заявление работника;
59
- отчет об использовании полученного аванса работник должен
предоставить в 3-дневный срок после окончания времени, на которое были
получены деньги.
Остальные моменты в организации учета — размер средств на хознужды,
время, на которое выдаются деньги, порядок составления отчета, сроки его
проверки и утверждения руководство предприятия должно установить по своему
усмотрению.
Исходя из вышесказанного и того, что любой факт хозяйственной
деятельности может быть принят к учету только на основании документального
подтверждения (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), рекомендуется
разработать внутренний документ (положение, распоряжение), в котором будут
зафиксированы основные моменты выдачи и возврата подотчетных сумм с
учетом специфики компании.
Чтобы упростить работу бухгалтера и иметь обоснование на учет
хозяйственных операций, в положении нужно оговорить сроки, на которые
могут выдаваться подотчетные средства, а при необходимости — лимит
денежных средств на определенные цели. Необходимо также разработать
правила составления авансовых отчетов, порядок, сроки их проверки и
утверждения.
В случае необходимости выдачи подотчетных денег сотруднику
безналичным путем в положение также нужно включить эту возможность
подотчета и описать ее порядок. Также рекомендуется написать, что для
получения подотчета на карту сотрудник должен оформить заявление на имя
руководителя ООО «Вымпелком» с указанием данных карты. Такое разъяснение
содержится и в письме Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
Чтобы быть уверенным в своих действиях, бухгалтеру нужно иметь
список лиц, которые могут получать деньги в подотчет. Для этого руководителю
нужно издать приказ, утверждающий такой перечень. Каждый сотрудник из
этого списка должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
60
Приказ желательно иметь отдельный — только для перечня подотчетных
лиц, без включения в него других вопросов, так как при возникновении
необходимости в изменении списка подотчетников проще будет издать новый
приказ, касающийся только этого вопроса.
Что касается заявления на выдачу подотчетных сумм, оно пишется в
свободной форме, но рекомендуется разработать свой бланк. Руководителю
ООО «Вымпелком» же следует подписывать заявление только после наличия
такой отметки и подписи бухгалтера. В таком случае уменьшается вероятность
выдачи подотчета работнику с незакрытой задолженностью. Зафиксировать
форму заявления и правила его оформления также нужно в положении по
расчету с подотчетными лицами.
Очень важно необходимо контролировать при оформлении первичных
документов. Много вопросов у работников налоговой инспекции возникает при
проверке авансовых отчетов. И это обоснованно — расходы, сделанные
подотчетным лицом, напрямую влияют на налогооблагаемую базу. Неправильно
оформленные первичные документы, которые подотчетник прикладывает к
отчету, не могут подтверждать произведенные затраты и уменьшать
налогооблагаемую базу.
Бухгалтеру рекомендуется во время выдачи подотчетных сумм на
расходы компании инструктировать сотрудника о том, какие документы он
должен сдать в бухгалтерию вместе с отчетом, чтобы он был принят.
Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами нужно
разработать инструкцию для подотчетных лиц. В этом документе подробно
описать, что обязательно должно быть написано на товарных чеках, счетах-
фактурах, товарных накладных и других бумагах, чтобы потраченные на
хозяйственные нужды деньги налоговая учла в расходах компании, а не
поставила в налогооблагаемый доход сотрудника.
Для обоснованности принятия факта хозяйственной операции к учету
может быть недостаточно только кассового чека, подтверждающего оплату.
Может потребоваться второй документ (фиксирующий получение товара или
61
услуги), на основании которого будет сделана правильная проводка. Однако в
случае его отсутствия второго документа бухгалтер может попробовать заменить
его тем, который законно оформит сам.
Например, если произошло такое, что сотрудник купил необходимую для
компании вещь, но предоставил только кассовый чек, в котором кроме суммы
ничего нет или стоит одно общее наименование, по которому нельзя правильно
оприходовать материальную ценность, то можно попробовать выйти из
положения другим способом: создать комиссию, оформив ее приказом.
Комиссия примет от сотрудника товарно-материальную ценность по акту
приемки-передачи с полным ее описанием, на основании которого бухгалтер
сможет оприходовать покупку.
Бухгалтеру следует ответственно относиться к первичным документам,
которыми подтверждается факт оплаты, так как неправомочное уменьшение
налогооблагаемой прибыли повлечет за собой нежелательные последствия в
виде штрафов. Документы не только должны содержать все необходимые
реквизиты, но и соответствовать дате и цели выданного аванса.
Расчеты с подотчетными лицами — тот участок, где от бухгалтера
требуется внимание и контроль сразу по трем позициям:
1. Работа с сотрудниками — организация контроля своевременной и
правильной отчетности, целевого расходования денежных средств,
предоставления правильно оформленных оправдательных документов.
2. Контроль наличия и оформления всех необходимых первичных
документов, подтверждающих факт хозяйственной операции для налогового
учета.
3. Правильное оформление и безошибочное ведение бухгалтерского учета.
Следуя закону, бухгалтер ООО «Вымпелком» должен вести
аналитический учет по каждой выданной сумме. Для совершенствования учета
расчетов с подотчетными лицами рекомендуется разработать журнал ведения
учета подотчетных сумм в хронологической последовательности в разрезе
подотчетных лиц и сроков отчета.