35
банковских рекви зитов подотч етного лица. Зая вка н а кассовый рас ход
подпис ывается главным бухга лтером и начал ьником таможни. Н а след ующий
рабочий де нь дене жные средства пост упают н а расчетный сч ет подотч етного
лица.
Фо рма аванс ового отчета (050 4505) (Прило жение 4) утверждена
прик азом Мин фина РФ о т 3 0.03.20 15 № 5 2н «Об утвер ждении фо рм первичных
уче тных докум ентов и регистров бухгалт ерского уч ета, применяемых орга нами
государ ственной власти (государс твенными орга нами), органами мест ного
самоупр авления, органами управ ления государс твенными внебюджетными
фон дами, государс твенными (муниципальными) учрежд ениями, и
методи ческих указаний п о и х применению».
Подот четное ли цо заполняет аван совый от чет в части указ ания Ф.И.О.,
долж ности, структурного подраз деления, назна чения аванса, израсхо дованных
сре дств. На обор отной сто роне авансового уч ета подот четное лицо указ ывает
да ты, номера, наимен ование докум ентов и суммы дене жных сре дств по н им, а
та кже итоговую су мму израсхо дованных средств, нал ичие/отсут ствие остатка
и ли перер асхода.
К авансовому отч ету подот четное лицо прикла дывает подли нники
документов, подтвер ждающих произв еденные расходы (квит анции, Б СО,
кассовые и това рные че ки и т.д.). Требования к перв ичным уче тным
документам утвер ждены Федер альным законом о т 0 6.12.20 11 № 4 02-ФЗ «О
бухгал терском уч ете». Первичные уче тные доку менты, оформленные н а
термо бумаге (кассовые и това рные че ки, слип-че ки и. т.п.), н а которых с о
врем енем может теря ться (выцв етать) отраженная инфор мация, п ри принятии к
уч ету допол няются копиями та ких докум ентов, с обязательным завер ением
ко пий подписью подотч етного ли ца.
Бухгалтер и гла вный бухг алтер проверяют аван совый от чет.
Проверенный аван совый от чет утверждает нача льник там ожни или
уполном оченное и м должностное ли цо.
36
По сле этого тов ары (раб оты, услуги), приобр етенные подот четным
лицом, прини маются к уч ету проводками, утверж денными прик азом Минфина
Р Ф о т 06.1 2.20 10 г. № 162н «О б утвер ждении плана сче тов бюдже тного учета и
инстр укции п о его приме нению». Уч ет расчетов с подотч етными лиц ами
ведется н а аналит ическом счете 1.2 08.0 00. Утвержденный аван совый от чет, как
хозяйс твенная опер ация, фиксируется в прог рамме А ИС «ФХД тамож енных
орг анов». Каждому аванс овому отч ету присваивается но мер. В ко нце отчетного
мес яца форми руется и распечатывается жур нал опер аций по сч ету 1.2 08.000,
кот орый подпис ывается главным бухга лтером.
Ес ли работник потр атил де нег меньше, ч ем е му было выд ано (п о
авансовому отчету есть ост аток), т о он дол жен вер нуть в кассу
неизрасх одованные ден ьги, полученные п од от чет или н а след ующий рабочий
де нь по сле окончания ср ока, н а который о ни выданы и ли в день вых ода н а
работу по сле команд ировки, отпуска и ли бол езни, если ср ок, н а который
выд аны ден ьги, истек в эт от пер иод.
Для при ема неизрасх одованных денег согл асно п. п. 5, 5.1 Указ аний
Центрального ба нка Росси йской Федерации № 32 10-У «О пор ядке ведения
касс овых опер аций юридическими лиц ами и упрощ енном порядке вед ения
касс овых операций индивид уальными предприн имателями и субъектами
мал ого предприни мательства») необходимо:
1) офор мить и подп исать у главного бухга лтера приходный кассовый
ордер (Прило жение 5) (ПКО), ука зав:
- в стр оке "Сумма" - су мму де нег, возвращаемую работ ником (ру бли -
прописью, коп ейки - циф рами);
- в строке "Осно вание" - "воз врат неиспользованных подот четных
де нег";
- в строке "Прило жение" - но мер и дату аванс ового отч ета,
представленного работником. Ес ли аван совый отчет к мом енту возв рата денег
е ще н е представлен, в эт ой стр оке ставится про черк;
37
2) пол учив деньги о т рабо тника, кассир (рабо тник, в должн остные
обязанности кото рого вхо дит ведение касс овых опер аций), подписывает П КО
с ам и проставляет н а н ем штамп "Полу чено", отры вает от П КО квит анцию и
выдает е е рабо тнику.
Перерасход п о аванс овому отчету подл ежит выд аче подотчетному ли цу
ли бо наличными и з ка ссы таможни ли бо перечи сляется на расч етный сч ет.
Документы к аванс овому отч ету по команди ровочным расх одам:
1) Копия при каза о команди ровании;
2) Служебное зад ание;
3) Доку мент-подтверждение;
4) Сч ет з а проживание и касс овый ч ек (если прож ивал в гост инице) /
договор на йма жил ого помещения + расп иска устано вленной формы;
5) Заяв ление н а имя начал ьника там ожни об опл ате прожи вания по
фактич ескому рас ходу (т.к. по норма тивной ба зе без заяв ления оплачи вается
550,0 0 р уб./сутки) (ес ли прож ивал в гостинице);
6) Бил еты н а поезд, авт обус, ме тро, самолет (би лет н а метро + касс овый
ч ек к нему). К приобр етенным п о интернету ж/д и ав иа бил етам прилагается
вып иска п о карте и приклад ывается ко пия 1 листа ка рты.
7) Касс овые чеки н а Г СМ, стоянка а/м, пла тная дор ога (должны бы ть
сн яты копии вс ех че ков).
Норма суто чных:
Ф ГС, работник – 1 00,0 0 руб./су тки
сотр удник – 300,0 0 р уб./сутки
Возме щение на йма без предост авления подтвер ждающих документов:
П ри команди ровании больше, ч ем н а 1 день, Ф ГС, Сотру дникам и
работникам тамож енных орг анов положено возме щение расх одов по на йму
жил ого помещения п ри отсут ствии подтверждающих докум ентов (в слу чае
непредставления ме ста в гост инице) в размере:
38
Ф ГС - 3 0 % от устано вленной но рмы суточных з а каж дый день
нахож дения в команд ировке (ссылка в аван совом отч ете на Ук аз Прези дента
РФ о т 1 8.07.20 05 № 8 13);
Сотрудники - 3 0 % о т установленной но рмы суто чных за каж дый де нь
нахождения в команд ировке (ссы лка в авансовом отч ете н а Постановление
Правит ельства Р Ф от 2 1.0 6.2010 № 4 67);
Рабо тники – 12 руб лей в су тки, подтверждается пут евым лис том (ссылка
в аван совом отч ете на Постан овление Правит ельства РФ о т 0 2.10.20 02 № 7 29).
1) Документы, подтвер ждающие рас ходы на про езд.
Рас ходы на про езд подтвер ждаются:
- проездными докум ентами, напр имер железнодорожным и ли
авиаб илетом;
- документами о б опл ате услуг п о оформ лению проездных докум ентов и
предост авлению в поездах посте льных принадл ежностей.
2) Документы, подтвер ждающие рас ходы на на ем жил ого помещения
Рас ходы н а наем жил ого поме щения подтверждаются, напр имер, сче том
из гост иницы. В н ем должны бы ть ука заны, в частности, вр емя прожи вания
командированного, стои мость прожи вания в день и з а ве сь период, а та кже
сто ять отметка о б опл ате услуг гост иницы. Сч ет должен бы ть подп исан
уполномоченными лиц ами (напр имер, дежурным админис тратором, касс иром-
оператором) и зав ерен печ атью. К счету обяза тельно прила гается документ о б
опл ате (кассовый ч ек, квит анция к ПКО).
В слу чае ес ли командированный рабо тник с вед ома работодателя
самосто ятельно сн ял квартиру у собств енника - физич еского лица, т о
основ анием для прожи вания и подтвер ждением произведенных расх одов бу дет
договор на йма жил ого помещения, заклю ченный в соотве тствии со ст. 671 Г К
Р Ф и ст. 30 ЖК Р Ф. П ри этом к дого вору на йма (поднайма) прила гается
доку мент, подтверждающий полу чение наймод ателем платы, напр имер,
расп иска.
39
Учет н а предп риятии ведется в прог рамме А ИС «ФХД тамож енных
орг анов».
Авансовые отч еты отно сятся к категории докум ентов. О ни помогают
матер иально-ответст венному лицу отчит аться з а использование дене жных
сре дств, выданных н а приобр етение материальных ценн остей и ли оплату ус луг.
В выд аче аванса аван совые отч еты не учас твуют. Аван совый отчет
регистр ируется, ко гда ответственное ли цо отчиты вается за израсхо дованные
су ммы, располагая надле жащими оправда тельными документами. Каж дая
подот четная сумма вписы вается пози цией спецификации, сопрово ждающей
аван совый отчет.
Жизн енный ци кл авансового отч ета в К ПС включает в се бя след ующие этапы:
1. Регис трация аванс ового отчета;
2. Печ ать аванс ового отчета;
3. Формир ование касс ового документа; (Рис унки 4,5)
4. Отра ботка авансового отч ета в уч ете.
Рисунок 4 - Ок но «Аван совые отчеты (специф икация):
Добав ление»
40
Формирование плате жного доку мента на осно вании аванс ового отчета
автомати зировано (рис унок 5).
Рисунок 5 - Фо рма редакти рования параметров формир ования
касс ового документа н а осно вании авансового отч ета. Вкл адка
«Реквизиты»
Д ля формир ования приходного и ли расхо дного кассового орд ера с
це лью осуществления окончат ельного рас чета по ава нсу в интера ктивном
отчете «Аван совые отч еты» предусмотрена кно пка «Сформи ровать кассовый
доку мент».
Уч ет расчетов с подотч етными лиц ами ведется н а сче тах
аналитического уч ета сч ета 020800000 "Рас четы с подотч етными лицами",
предусм отренные приложением N 1 к насто ящему приказу, с указ анием в 1 - 1 7
разрядах ном ера сч ета соответствующего ко да (сост авной части ко да)
бюдж етной классификации Росси йской Феде рации, в 24 - 2 6 разр ядах номера
сч ета - подс татьи КОСГУ, соответ ствующей эконом ической сущности
осущест вляемого фа кта хозяйственной жи зни (отраж аемого объекта
бухгалт ерского уч ета).
Операции п о сч ету 020800000 "Расчеты с подотч етными лиц ами"
оформляются следу ющими бухгалт ерскими записями (таб лица 3).
41
Таб лица 3
Проводки д ля уч ета расчетов с подотч етными лиц ами
в 2019 г од
Содер жание
операции
Бухгал терская зап ись
Документальное
оформ ление
де бет
кредит
1
2
3
4
Выд аны, переч ислены средства подот четным ли цам:
- из ка ссы
0106275019004 912212
0812000.567
0106275019004 913412
0812000.5 67
(суточные)
0106275019004 912212
0826000.5 67
0106275019004912212
0826000.5 67
(про езд, найм)
0106275019004 924412
0826000.5 67
(платная дор ога,
сто янка а/м, комиссия)
0106275019004 924412
0823000.5 67
(коммун. пла тежи
сл уж.квартир)
0106275019004 924412
0825000.5 67
(капит. рем онт сл уж.
квартир)
0106275019004 912212
0822000.5 67
0106275019004913412
0822000.5 67
(во зм. проезда к ме сту
слу жбы)
0106275019004924414
0120000.2 22
(прое здной лично)
0106275019004 924412
0822000.5 67
(проездные н а от дел)
0105020101000000012013
4000.6 10
0106000000000 000012013
5000.610
расх одный
касс овый ордер
42
Продо лжение та бл. 3
1
2
3
4
- с лицевого
сч ета
там ожни в
органе
казнач ейств
а н а
банковскую
ка рту
0106275019004 913413040
5000.212
0106275019004 912213040
5000.2 12
(суточные)
0106275019004 913413040
5000.2 26
0106275019004912213040
5000.2 26
(про езд, найм)
0106275019004 913413040
5000.2 22
0106275019004912213040
5000.2 22
(во зм. проезда к ме сту
слу жбы)
заявка н а
касс овый
расход
При няты к уч ету расходы подот четных л иц:
-
материальн
ые зап асы
0106275019004 924411
0634000.344
(ра сх. мате риалы)
0106275019004924411
0634000.3 45
(стройма териалы)
0106275019004924411
0634000.3 46
(запч асти, блан.
прод укция)
0106275019004 924412083
4000.667
аван совый
от чет
(ф.0504505) с
прилож енными
к не му
оправдательны
ми докум ентами
-осно вные
средства
0106275019004 924411
0631000.3 10
0106275019004924412083
1000.6 67
-
приобр етени
е цветов
0106275019004 924414
0120000.3 49
07 (забала нсовый сч ет)
0106275019004924412083
4000.6 67
-опл ата кап.
рем онта
сл уж.
квартир
0106275019004 924414
0150000.2 25
0106275019004924412082
5000.6 67
-опл ата
коммун.
плат ежей
сл уж.
квартир
0106275019004 924414
0120000.2 23
0106275019004924412082
3000.6 67
43
Продо лжение табл. 3
1
2
3
4
-
команди ров
очные
рас ходы
0106275019004912214
0120000.2 12
0106275019004 913414
0120000.212
0106275019004 912214
0120000.2 26
0106275019004913414
0120000.2 26
0106275019004 9122120812
000.667
0106275019004 913412081
2000.6 67
0106275019004912212082
6000.6 67
0106275019004 913412082
6000.667
-
возме щение
про езда к
месту
слу жбы
0106275019004 912214
0120000.222
0106275019004 913414
0120000.2 22
0106275019004912212082
2000.6 67
0106275019004 913412082
2000.667
-опл ата
сто янки,
платной
дор оги а/м,
коми ссии
0106275019004924414
0120000.2 26
0106275019004 924412082
6000.667
Рас четы п о остаткам и перера сходам
Возвр ащены
остатки
ра нее
получ енных
под от чет и
неисполь зов
анных
денежных
сре дств
0105020101000 000012
0134000.510
0106275019004 912212081
2000.6 67
0106275019004912212082
6000.6 67
0106275019004 913412081
2000.667
0106275019004 913412082
6000.6 67
(командировочные
рас ходы)
0106275019004 924412083
4000.667
(м ат. зап асы)
0106275019004924412083
1000.6 67
(осно вные средства)
0106275019004 924412082
3000.6 67
(коммун. пла тежи сл уж.
квартир)
0106275019004 924412082
5000.6 67
(кап. рем онт сл уж.
квартир)
0106275019004 924412082
6000.6 67
(стоянки, пла тной дор оги
а/м, комиссии)
Прих одный
касс овый ордер
44
Выд ача дене жных средств, дене жных докум ентов подотчетным ли цам
отраж ается по деб ету соответ ствующих счетов аналити ческого уч ета счета
0208 00000 "Рас четы с подотчетными лиц ами" и кре диту счетов 0201 34610
"Выб ытия средств и з ка ссы учреждения", 0201 35610 "Выб ытия денежных
докум ентов и з кассы учреж дения", соответ ствующих счетов аналити ческого
уч ета счетов 0304 05000 "Рас четы по плат ежам и з бюджета с финан совым
орг аном", 020100000 "Дене жные сред ства учреждения" (0201 21610);
Прин ятые к бюджетному уч ету су ммы произведенных расх одов
согл асно утвержденному руково дителем аванс овому отчету отраж аются п о
кредиту соответ ствующих сче тов аналитического уч ета сч ета 020800000
"Рас четы с подотч етными лицами" и деб ету соответ ствующих счетов
аналити ческого уч ета счетов 0105 00000 "Матери альные запасы", 0106 00000
"Влож ения в нефинансовые акт ивы", 0109 60000 "Себестоимость гот овой
прод укции, работ, ус луг" (в ча сти прямых расх одов, связ анных
непосредственно с выпу ском прод укции, выполнением ра бот, оказ анием
услуг), 0109 70000 "Накл адные расходы произв одства гот овой продукции,
ра бот, ус луг" (в части накл адных расх одов), 010980000 "Общехозя йственные
рас ходы" (в части общехозя йственных расх одов), 030200000 "Рас четы п о
принятым обязате льствам", 0401 20000 "Расходы теку щего финан сового года",
сч ета 0304 03830 "Уменьшение кредит орской задолж енности по удерж аниям и з
выплат п о опл ате труда";
Возвра щенные ост атки подотчетных дене жных сре дств, денежных
докум ентов отраж аются по кре диту соответ ствующих счетов аналити ческого
уч ета счета 0208 00000 "Рас четы с подотчетными лиц ами" и деб ету счетов
0201 34510 "Посту пления средств в ка ссу учреж дения", 020135510
"Посту пления дене жных документов в ка ссу учреж дения";
Получение подот четным ли цом наличных дене жных сре дств, выданных
орг аном Федера льного казначейства че рез банк омат с использованием ка рт, а
та кже оплата подот четным ли цом за приобр етенные усл уги, работы, тов ары с
использ ованием карт че рез элект ронный терминал и ли дру гое техническое