7
Содержание
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 8
ГЛАВА 1. ЗАДАЧИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С
ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ................................................................................ 11
1.1. Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами ................................ 11
1.2. Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами ........................................................................................... 13
1.3.Нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами 26
ГЛАВА 2.ПРАКТИКА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С
ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАО
«МЕДВЕДЬ» МИНУСИНСКАЯ ХОЛДИНГОВАЯ КОМПАНИЯ ..................... 36
2.1. Краткая характеристика предприятия ........................................................ 36
2.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ............................ 39
2.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ....................... 46
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ
ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ............................ 59
3.1.Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета расчетов
с подотчетными лицами на основе данных аудита ............................................ 59
3.2.Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами ........................................................................................... 61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 63
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................. 67
ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................... 70
8
ВВЕДЕНИЕ
Произошедшие в последние годы изменения в российском бухгалтерском
учете и отчетности в значительной степени затронули и учет расчетов. Одним из
важнейших направлений учета расчетов является бухгалтерский учет расчетов с
подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами используются
практически на всех предприятиях, имеют свои особенности и в обязательном
порядке должны быть учтены.
Структура и объем расчетов с подотчетными лицами оказывают влияние
на финансовые потоки предприятия, объем наличных денежных средств,
уровень затрат и прибыль предприятия. Все это подчеркивает необходимость
осуществления своевременного и достоверного бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами.
Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной
стороны обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии
денежных средств и, с другой стороны позволяет предприятию избежать
конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.
В связи с этим тема дипломной работы является актуальной.
Изучить организацию учета и аудита расчетов с подотчетными лицами
весьма актуальная проблема. Проблема правильного отражения в учете расчетов
с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации
бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов
используется денежная наличность, которая является одной из главных основ
производственной деятельности современного предприятия.
Целью данной работы является изучение, оценка и разработка
рекомендаций по совершенствованию бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами на примере ЗАО «Медведь» Минусинская холдинговая
компания.
Для достижения цели дипломной работы поставлены следующие задачи:
9
рассмотреть понятие, принципы и ели расчетов с подотчетными
лицами;
рассмотреть специфику аудита расчетов с подотчетными лицами;
изучить действующие нормативные акты в сфере учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами;
рассмотреть порядок ведения бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами;
провести аудит на предприятии;
разработать предложения по совершенствованию бухгалтерского учета
и аудита расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования в дипломной работе является ЗАО «Медведь»
Минусинская холдинговая компания.
Предметом исследования выступают расчеты с подотчетными лицами.
Практическая значимость дипломной работы состоит в разработке
предложений по оптимизации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами на основе данных проведенного аудита++, что будет способствовать
контролю за соблюдением учета данных расходов на ЗАО «Медведь»
Минусинская холдинговая компания.
Теоретической основой выпускной квалификационной работы
послужили работы Алексеевой Г.И., Богомолец С.Р., Сафоновой И.В., Богаченко
В.М., Кирилловой Н.А., Гришановой О.П., Захарова И.В., Калачевой О.Н.,
Касьяновой Г.Ю., Кочинева Ю.Ю., Рябовой М.А., Богдановой Н.А., Харитонова
С.А., Чистова Д.В. и других.
Нормативной базой дипломного исследования являлись нормативно
правовые акты как: Налоговый кодекс РФ. Часть 1 от 31.07.1998 г. № 146-ФЗ ,
Часть 2 от 05.08.2000 г. № 117-ФЗ; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ
"О бухгалтерском учете". "Собрание законодательства РФ", 12.12.2011, № 50, ст.
7344; Федеральный закон от 30.12.2008 № 307-ФЗ "Об аудиторской
деятельности"; Приказ Минфина РФ от 22.07.2003 № 67н "О формах
бухгалтерской отчетности организаций"; Положение по бухгалтерскому учету
10
«Расходы организации» ПБУ 10/99 (утверждено приказом Минфина России от
06.05.99 № 33н); Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской
отчетности в Российской Федерации (утвержденной приказом Минфина РФ от
29.07.1998г. № 34н); Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты»; Постановление Правительства РФ от 13.10.2018г. №
749 (ред. От 29.07.2015г.) «Об особенностях направления работников в
служебные командировки»; Приказ Минфина России от 31.10.2000г. №94н (ред.
от 08.10.2010г.) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета
финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его
применению».
Информационной базой послужила первичная документация ЗАО
«Медведь» Минусинская холдинговая компания.
Работа состоит из трех глав. В первой главе раскрываются основные
теоретические и методические аспекты организации бухгалтерского учета и
аудита расчетов с подотчетными лицами. Рассматривается нормативное
регулирование учета и аудита расчетов с подотчетными лицами. Во второй главе
проводится анализ предприятия, раскрываются его особенности,
рассматривается процесс организации документооборота операций с
подотчетными лицами, отражение в учете и отчетности расчетов с
подотчетными лицами. Так же проводится аудиторская проверка расчетов с
подотчетными лицами. В третей главе представлены выводы и рекомендации по
результатам проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
на предприятии и оценка эффективности работы с подотчетными лицами.
11
ГЛАВА 1. ЗАДАЧИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА
РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1. Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами
В ходе финансово-хозяйственной деятельности у организаций появляется
необходимость приобретения товарно-материальных ценностей, различных
работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные денежные
средства. В таких случаях как правило работнику выдаются наличные денежные
средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных
действий по поручению организации.
Работники, которым выданы наличные денежные средства из кассы
предприятия под отчет с целью оплаты каких-либо расходов для нужд
предприятия называются подотчетными лицами.
Подотчетными лицами могут быть только постоянные работники
предприятия. При этом список подотчетных лиц должен быть утвержден
приказом руководителя организации.
В приказе необходимо не только перечислять подотчетных сотрудников,
но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой
срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.
Если нужно выдать денежные средства лицу, не указанному в приказе,
можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность
сотрудника, срок, на который ему выдана сумма, дату, не позднее которой он
должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и так далее.
Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия
только на определенные цели.
Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по
направлениям расходования: административно-хозяйственные и операционные
расходы. Данные расходы весьма разнообразны:
приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный
расчет, канцелярских товаров, оплата почтовых расходов;
12
оплата мелкого ремонта оргтехники, автотранспортных средств;
расходы на командировки по территории Российской Федерации и за
границу;
представительские расходы.
Основной целью учета расчетов с подотчетными лицами является
обобщение информации о расчетах с работниками по суммам, выданным под
отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Задачами учета расчетов с подотчетными лицами являются:
соблюдение правил выдачи авансов;
своевременность предоставления авансовых отчетов;
целесообразность и законность использования подотчетных сумм;
правильность оформления документов, приложенных к авансовым
отчетам;
порядок погашения оправдательных документов с целью
предотвращения их повторного использования;
своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.
При выдаче денежных средств организация обязана:
определить сумму подотчетных средств и срок, на который она
выдается;
получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3
рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного
отчета по ранее выданным авансам;
запретить передачу подотчетных денежных средств от одного
работника другому;
определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и
получать в банке денежные средства под отчет.
При расчетах наличными, которые производит подотчетное лицо,
необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными денежными
13
средствами в пределах 100 000 рублей в рамках одного договора, заключенного
между организациями, например, при направлении подотчетного лица по
доверенности для приобретения у поставщика материальных ценностей.
Подотчетные лица обязаны предъявить в бухгалтерию предприятия отчет
об израсходованных суммах (авансовый отчет).
Авансовый отчет – это сводный документ первичного учета,
составляемый подотчетным лицом самостоятельно, где указывается цель и дата
получения подотчетной суммы, перечисляются произведенные расходы и
оправдательные документы, их подтверждающие.
Если при покупке израсходованы не все денежные средства, в таком
случае остатки сотрудник должен вернуть в кассу предприятия. В случае, когда
сотрудник к выданным под отчет денежным средствам добавил свои деньги, то
сумму переплаты организация должна ему возместить.
1.2. Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами
Требования, затрагивающие порядок оформления и методы ведения
первичных учетных регистров, способы группировки и отражения в
бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также
правильность начисления всех налогов по этим операциям, регламентируются
следующими основными нормативными актами:
1. Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Дает
определения основных терминов, применяемых в бухгалтерском учете,
определяет основные принципы ведения и отражения учетного процесса и
составления бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. При расчетах с
подотчетными лицами закон отмечает основное регулирование дебиторской
задолженности в бухгалтерском учете и финансовой отчетности.
2. Налоговый кодекс РФ (часть 2; главы 21, 23, 25). Характеризует
налоговую систему РФ, виды налогов, их ставки, базу налогообложения, льготы,
а также порядок взимания налогов. Расчеты с подотчетными лицами
14
взаимодействуют с налогом на добавленную стоимость, налогом на прибыль и
налогом на доходы физических лиц.
3. Трудовой кодекс РФ. Дает определение терминов, определяет
сущность трудовых отношений, взаимоотношений с подотчетными лицами. В
законодательном акте отражаются права и обязанности подотчетных лиц, а
также работников, которые не могут получать денежные средства под отчет по
закону (то есть не входящие в список подотчетных лиц) или же по собственному
желанию (инвалиды, беременные женщины).
4. Кодекс об административных правонарушениях РФ. Определяет
ответственность за нарушение порядка работы с наличными денежными
средствами.
5. Указание Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения
кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства». Отражает правила работы с наличностью, выдачи денег
под отчет на нужды предприятия и порядок документального оформления в
бухгалтерском учете.
6. Указание Центрального Банка РФ «Об осуществлении наличных
расчетов» от 07.10.2013 г. № 3072-У (зарегистрировано с Минюсте России
23.04.2014 № 32079). Необходимы при осуществлении расчетов с подотчетными
лицами наличными из кассы. В соответствии с нормативно-правовыми актами
РФ предельный размер расчетов с наличностью по одной сделке не должен
превышать 100 000 рублей.
7. Положение по бухгалтерскому учету № 10/99 «Расходы организации
». Дает определение терминов, отражает критерии признания расходов и их
оценку, определяет сущность затрат и их отражение в отчетности. Данное ПБУ
отражает взаимосвязь затрат и дебиторской задолженности в организациях.
Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует
применять письма разъяснительного характера, изданные структурами
финансового ведомства Российской Федерации: Минфином, ФНС, Банком
15
России. Примером такого разъяснения могут служить письма Минфина РФ от
05.10.2012 № 14-03-03/728 (о возможности выдачи под отчет денег в
безналичной форме) и от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 (о необходимости
оформления заявлений на выдачу подотчетных безналичных средств).
Основными документами по расчетам с подотчетными лицами являются:
Учетная политика (формируется главным бухгалтером и
утверждается руководителем организации);
утвержденные руководителем формы первичных учетных
документов по учету расчетов с подотчетными лицами (приходный и расходный
кассовые ордера, авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих
расходы – счета, квитанции, накладные, товарные и кассовые чеки, проездные
билеты и так далее);
утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета –
содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и
субсчетов.
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на 71 счете. При этом в
аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по
каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно
используется журнал-ордер № 7.
Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на выдачу аванса,
указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику денежные
средства, а подотчетное лицо ставит дату и свою подпись в ордере. Эта операция
отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги под отчет.
Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и
расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и
главным бухгалтером.
Израсходовав денежные средства, сотрудник составляет авансовый отчет.
Он составляется в одном экземпляре и важно, чтобы он был правильно
оформлен. Авансовый отчет подписывается подотчетным лицом,
руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим
16
этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет должен подтвердить
свои расходы оправдательными документами (товарный чек, счет-фактура, акт
выполненных работ и другие).
Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо израсходовал
столько, сколько получил под отчет, то тогда сальдо будет нулевым и
задолженность не образуется.
В случае, когда часть денег осталась неизрасходованной, работник
должен вернуть их остаток в кассу предприятия. При этом бухгалтер составляет
приходный кассовый ордер. Если работнику выданных денежных средств не
хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:
1. Руководитель предприятия признает, что перерасход оправдан и
работнику возмещают разницу.
2. Руководитель решает, что работник проявил излишнюю
самостоятельность и сумму перерасхода ему не компенсируют.
В случае, когда работник вовремя не предоставил авансовый отчет и не
вернул неизрасходованную сумму в кассу организации, эта сумма удерживается
из заработной платы работника.
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок,
подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94
«Недостачи и потери от порчи ценностей».
Выдача наличных денежных средств сверяется с кассой (с проводкой). По
кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер, особенностью данной
формы учета является то, что мемориальные ордера составляются на все
регистры аналитического учета. Делается это чтобы определить итог оборотов,
с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в
регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в
Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная
книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги
составляется оборотная ведомость по счетам и на ее основании составляется
баланс.