17
Так как организация может выдавать денежные средства подотчетным
лицам на разные цели – хозяйственные нужды, командировочные расходы, на
оплату представительских расходов, необходимо рассмотреть учет каждого вида
расходов по отдельности:
1. Расходы на хозяйственные нужды.
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению
канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, оплате мелкого
ремонта, горюче-смазочных материалов и тому подобные расходы.
Выдача подотчетных сумм производится при условии полного отчета
подотчетного лица по ранее выданному ему авансу и оформляется приказом или
распоряжением руководителя предприятия. В соответствии с таким приказом
(распоряжением) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, по
которому назначенное подотчетное лицо получает деньги у кассира
предприятия.
Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией,
оформляются оправдательными документами.
При выдаче под отчет для приобретения товарно-материальных
ценностей у юридического лица, работнику нужно выдать доверенность и
зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей
лицам, не работающим в организации, не допускается.
Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских,
хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности,
технической и экономической литературы) в организациях розничной торговли
должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком,
дополнительно содержащим отметку об оплате.
При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли
продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у
продавца два документа – кассовый и товарный чек или накладную.
При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги
наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли,
18
продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у
продавца три документа:
квитанцию к приходному ордеру, заверенную штампом (печатью)
продавца;
накладную или акт выполненных работ, оказанных услуг;
счет-фактуру.
Накладная, акт выполненных работ, оказанных услуг должны содержать
следующие реквизиты:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
название и единицы измерения приобретенного товара в
натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары»
и тому подобные без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости
каждого вида товара не допускаются);
должность и личную подпись продавца с расшифровкой фамилии и
инициалов;
штамп (печать) продавца.
Счет-фактура должна соответствовать требованиям положений ст.169
Налогового кодекса Российской Федерации, с обязательным заполнением всех
указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие
строки, графы прочеркиваются).
Иные документы при покупках за наличный расчет организаций
(договоры купли-продажи) оформляются дополнительно к перечисленным выше
документам, но не взамен их.
При покупках за наличный расчет у индивидуальных предпринимателей,
продавец обязан предоставить покупателя, а покупатель вправе потребовать у
продавца следующие документы:
19
кассовый чек или квитанцию к приходному кассовому ордеру;
товарный чек или накладную со всеми вышеперечисленными
реквизитами.
Кроме того, необходимы данные о фамилии, имени, отчестве
индивидуального предпринимателя (полностью) и о его ИНН для представления
сведений о полученных им доходах в налоговые органы. Без получения таких
сведений осуществлять покупки за наличный расчет у индивидуальных
предпринимателей для нужд организации запрещается. Но к авансовому отчету
водителя организации прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЗС,
на которых осуществлялась заправка автомобиля без товарного чека. Такой
кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование
организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека;
стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках
указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество
ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель
должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий
количество оплаченного топлива и цену его единицы (литра).
Первичные документы, оформленные с нарушением данных требований,
не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные
сотрудником на свой риск без учета установленных требований, должны быть
возмещены им в кассу организации.
2. Представительские расходы.
Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со
своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров
осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей
собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в
переговорах, то есть осуществляет представительские расходы.
К представительским расходам относятся затраты: по проведению
официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного
мероприятия) представителей других организаций; по транспортному
20
обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до
места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц,
участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков,
не состоящих в штате организации.
Состав представительских расходов ограничен (согласно п. 2 ст. 264 НК
РФ) в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов
делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания, суточные,
культурные, бытовые и прочие расходы, а также приобретение сувениров.
Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы
на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний
участников представительских мероприятий.
Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и другие
) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на
предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется
командировка работника в другую организацию и так далее.
Как любая другая хозяйственная операция, осуществление
представительских мероприятий должно оформляться оправдательными
документами, которые служат первичными учетными документами, на
основании которых ведется бухгалтерский учет.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение
отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере,
не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за
этот отчетный (налоговый) период.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции
(работ, услуг) допускается только при наличии первичных учетных документов,
в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи
(приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное
назначение расходов и их величина.
Документальное оформление представительских расходов состоит из
нескольких этапов:
21
1) оформление так называемых подготовительных документов;
2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;
3) оформление документов, подтверждающих фактическое
расходование денежных средств.
Представительские расходы – это планируемые и целевые расходы.
На первоначальном этапе в организации составляется и утверждается
протоколом правления смета представительских расходов на отчетный год.
На этом же этапе издаются внутренние организационно-
распорядительные документы (распоряжения руководителя организации),
регламентирующие:
перечень официальных лиц организации, имеющих право
участвовать в переговорах и, таким образом, получать под отчет средства на
представительские расходы;
порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
порядок расходования средств на представительские расходы;
документальное оформление представительских расходов;
порядок осуществления контроля над расходованием и списанием
средств на представительские расходы;
нормирование отдельных видов представительских расходов.
На втором этапе оформляются внутренние оправдательные документы,
непосредственно связанные с проведением конкретного представительского
мероприятия. К таким документам относятся:
распоряжение руководителя о назначении ответственного за
проведение официального мероприятия;
распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу,
которое должно содержать цель прибытия представителей сторонней
организации;
22
программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и
сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны приглашенных
и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.
На третьем этапе ответственным лицом оформляются и предоставляются
в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое
расходование денежных средств на проведенное мероприятие. А именно:
отчет о расходах на проведение деловой встречи;
авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими
произведенные расходы.
Документами, подтверждающими производственные расходы, являются:
счета предприятий общественного питания, товарные чеки, кассовые чеки,
документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг
переводчика и так далее.
Первичные учетные документы принимаются к учету, в случае если они
составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации, а документы, форма которых не
предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные
реквизиты:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.
3. Командировочные расходы.
23
Командировка – это поездка работника в другую местность с целью
выполнения служебного задания вне места его постоянной работы по
распоряжению руководителя. При этом служебные поездки работников,
постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер,
командировками не признаются.
В пункте 3 Положения «Об особенностях направления работников в
служебные командировки» отдельно оговорено, что поездка работника,
направляемого в командировку по распоряжению работодателя или
уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей
организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной
работы, также признается командировкой.
В командировку может быть направлен только штатный работник
предприятия, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую
местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор
(например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.
К договорам гражданско-правового характера относятся: договоры
подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и иной договор
возмездного оказания услуг. В этом случае порядок и условия возмещения
документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе
выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.
В соответствии с действующим законодательством командированному
работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по
проезду к месту командировки и обратно; суточные и другие расходы (оплата
услуг связи или почты). На оплату этих расходов работнику перед его отъездом
в командировку выдаются денежные средства под отчет.
Суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ в размере 700
рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской
Федерации. Организация, выполняя функции налогового агента, обязана
начислить НДФЛ на сумму превышения фактических суточных над
необлагаемой, этим налогом, суммы суточных. Удержание НДФЛ производится
24
непосредственно из доходов налогоплательщика, при фактической выплате
указанных денежных средств налогоплательщику.
Цель командировки определяет ее классификацию и порядок
распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из
этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.
В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная
командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на
определенный срок для выполнения служебного поручения вне места
постоянной работы.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых
осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными
командировками не признаются.
Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке,
понимаются также поездки работника, которые связаны с:
покупкой материально-производственных запасов;
осуществлением работ капитального характера (выполнением
функций заказчика);
подготовкой и повышением квалификации работников;
участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых
организация имеет акции;
другими аналогичными нуждами.
Порядок и размеры возмещения затрат, связанных со служебными
командировками, определяются коллективными договорами или локально-
нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов,
связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров,
установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых их
федерального бюджета.
Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с
производством, являются непроизводственными. Расходы по данным
командировкам списываются за счет целевых источников и относятся на
25
финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников,
связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов
непроизводственного назначения и тому подобные.
Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными
лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:
цель командировки;
кто направляется в командировку;
место командировки;
срок командировки;
какие расходы допускается нести работнику в служебной
командировке;
условия командировки за пределами России;
порядок оформления командировки;
порядок учета расходов по служебной командировке для целей
налогообложения.
Порядок оформления командировки и расчетов с работником
определяется следующим образом:
для командировки работнику оформляется командировочное
удостоверение;
наряду с командировочным удостоверением может быть издан
приказ о командировке;
командировочное удостоверение может не выписываться на
однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
фактическое время нахождения работника в командировке
отмечается в командировочном удостоверении печатью организации,
отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления,
прибытия, выбытия;
26
днем выезда считается день отправления соответствующего
транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата
прибытия соответствующего транспорта;
перед командировкой работнику наряду с командировочным
удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм,
причитающихся ему для выполнения установленного задания;
организации разрешается рассчитываться с командированным
работником по предварительному расчету, если командировочные расходы
заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не
предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;
по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней
предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с
приложением командировочного удостоверения и документов,
подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении
отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в
бухгалтерском учете использованной суммы.
Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту
командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос
на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по
оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах
постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов,
подтвержденных проездными документами.
Командировочные затраты относятся к расходам по обычным видам
деятельности и включаются в состав прочих затрат.
1.3. Нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными
лицами
Аудиторская деятельность, аудит – это деятельность по независимой
проверке бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности
организаций и индивидуальных предпринимателей.