57
10. Проверка соответствия целевого расходования сумм
подотчетными лицами.
Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными
оправдательными документами. Данные документы проверены выборочно,
каждый пятый документ. В результате проверки нарушения не установлены.
11. Проверка правильности ведения командировочных расходов в
пределах норм и сверх норм.
Данные документы проверены выборочно, каждый пятый документ. В
результате проверки нарушения законодательства не установлены.
12. Проверка удержания НДФЛ с сумм превышения командировочных
расходов сверх установленных норм.
Установлено, что по итогам отчетного года сумм превышения
командировочных расходов не было.
13. Проверка наличия всех необходимых реквизитов на документах по
расчетам с подотчетными лицами.
Проверке подвергались авансовые отчеты, приходные ордера, товарные
накладные, документы, приложения к авансовым отчетам. Проводилась
выборочная проверка за 2016 год. В результате выявлены следующие нарушения
– в авансовых отчетах отсутствуют подписи подотчетных лиц, номера отчетов.
Таким образом, в результате проведения аудиторской проверки расчетов
с подотчетными лицами выявлены незначительные нарушения, которые не
существенно влияют на достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности,
но существенны для системы внутреннего контроля предприятия и по ним могут
возникнуть претензии со стороны налоговых органов. Фактическое состояние
системы внутреннего контроля предприятия ЗАО «Медведь» можно оценить,
как среднее.
Результаты проведенного аудита позволяют оценить фактический
аудиторский риск на среднем уровне, что подтвердило первичную оценку
аудиторского риска, полученную на начальном этапе аудита в соответствии с
58
программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля и
учета.
Мной выражено мнение по результатам проведенного аудита, что
система бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ЗАО «Медведь»
соответствует действующим нормативным документам и обеспечивает
возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности.
На основании проведенного аудита для избежания дальнейших ошибок,
а также для совершенствования расчетов с подотчетными лицами рекомендую
предпринять следующее:
регулярно проводить инвентаризацию расчетов с подотчетными
лицами;
рекомендуется приказом руководителя организации установить
сроки и порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;
рекомендуется следить за правильностью оформления
авансовых отчетов: проставлять на лицевой и обратной сторонах
корреспонденцию счетов, указывать сумму полученного аванса и сумму остатка
или перерасхода.
Подводя итоги аудиторской проверки, следует отметить, что наибольшее
количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными
лицами на ЗАО «Медведь» из-за отсутствия контроля за расчетами с
работниками, поэтому рекомендуемые мероприятия, на наш взгляд помогут
усилить внутренний контроль за расчетами с подотчетными лицами, а
эффективно организованная система внутреннего контроля не допустит
установленных нарушений в дальнейшем.
59
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ
ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
3.1. Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами на основе данных аудита
После полученных данных по аудиторской проверке в исследуемой
компании, был сделан вывод о необходимости укрепления системы внутреннего
контроля за расчетами с подотчетными лицами. Для улучшения качества работы
в расчетах с подотчетными лицами мной разработаны следующие предложения:
1. С целью снижения трудоемкости учета командировочных расходов
в пределах норм и сверх норм рекомендуется применять журналы учета
командированных работников, а именно «Журнал учета работников, прибывших
из командировки» и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки».
Данный регистр не разработан в автоматизированной системе «1С:
Бухгалтерия», которую применяет компания ЗАО «Медведь». Поэтому
рекомендуется его разработать и регулярно вести.
Автоматизированная форма журнала учета командированных работников
позволит подготавливать необходимую информацию, отвечающую нуждам
различных пользователей, например, определять сроки командировки, какие
расходы были произведены командированным лицом в пределах норм
законодательства, а какие сверх норм. Таким образом, нажатие нескольких
клавиш на клавиатуре сэкономит много времени в поисках нужной информации.
Рекомендуемые формы журналов учета командированных работников
представлены в таблицах ниже.
Таблица 9. Журнал учета работников, выбывающих в
командировки
№
п/п
Фамилия, имя
и отчество
командирован
ного
работника
Занимаем
ая
должност
ь
Номер
командировочн
ого
удостоверения
Ф.И.О.,
должность
работника,
подписавшего
удостоверение
Дата
Расписка
командирован
ного
работника в
получении
командировоч
ного
удостоверения
фактическог
о выбытия
Ошибка!
прибытия
60
№
п/п
Фамилия, имя
и отчество
командирован
ного
работника
Занимаем
ая
должност
ь
Номер
командировочн
ого
удостоверения
Ф.И.О.,
должность
работника,
подписавшего
удостоверение
Дата
Расписка
командирован
ного
работника в
получении
командировоч
ного
удостоверения
фактическог
о выбытия
Ошибка!
прибытия
Таблица 10. Журнал учета работников, прибывающих в
командировки
№ п
/п
Фамилия, имя и
отчество
командированного
работника
Занимаемая
должность
Наименование
предприятия,
учреждения,
организации,
выдавшего
командировочное
удостоверение
Дата
прибытия
Дата
выбытия
2. Так же рекомендуется оформлять первичную документацию в
соответствии с унифицированными формами, т.е. должны заполняться все поля
документа.
3. С целью избежания нарушений бухгалтерского и налогового учета
рекомендую ввести регулярную инвентаризацию расчетов с подотчетными
лицами, при которой проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным
авансам с учетом их целевого расходования и даты выдачи аванса.
Стоить отметить, что для повышения эффективности бухгалтерского
учета и недопущения в дальнейшем ошибок, приводящих к неверному расчету
налогов необходимо строгое соблюдение на предприятии требований,
предъявляемых к бухгалтерскому учету: достоверность учетных данных,
оперативность учета, полнота и простота учета, экономичность учета.
61
Соблюдая данные рекомендации, компания так же сможет оградить себя
от возможных проблем при налоговых проверках.
3.2. Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами
Рациональная организация контроля за состоянием расчетов
способствует сокращению дебиторской и кредиторской задолженности,
выполнению обязательств перед клиентами в надлежащем качестве, повышению
ответственности за соблюдение платежной дисциплины, ускорению
оборачиваемости оборотных средств и, следовательно, улучшению финансового
состояния предприятия.
Регулярное проведение инвентаризации в части расчетов с подотчетными
лицами позволит своевременно выявить работников, которые не отчитались в
установленный срок, а также работников, которые отчитались позднее
установленного срока, что способствует оптимизации работы с подотчетными
лицами.
Оптимизация работы с подотчетными лицами позволит не только снизить
вероятность возникновения ошибок осуществления расчетов с подотчетными
лицами, но и повысить трудовую дисциплину сотрудников предприятия.
Также в работе были предложены варианты разработки учетных
регистров в программе «1С: Бухгалтерия», которые позволят без значительных
трудозатрат и в удобной форме не только осуществлять бухгалтерский учет
подотчетных сумм, но и проводить анализ данных расчетов.
Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами также поможет
бухгалтеру облегчить работу с данным разделом, устранить возможные ошибки
в процессе перенесения данных из первичных документов в учетные регистры.
Также, повысив уровень автоматизации данных расчетов, уменьшить количество
бумажной документации, что также способствует эффективной работе
бухгалтеров.
62
Надежная система внутреннего контроля приводит к упорядоченному и
эффективному ведению дел, к обеспечению соблюдения политики руководства,
охраны активов, обеспечению полноты и точности документации и всей
внутрифирменной информации о производственно-хозяйственной и финансовой
деятельности.
63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с
подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной
деятельности предприятия.
В заключении можно сдать выводы о том, что цели и задачи,
поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной
темы, были достигнуты.
А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами. Определены основные направления расходования
подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и
представительские расходы.
Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты,
применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском
учете.
Основным первичным документом, отражающим расчеты с
подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов
с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм служит
журнал-ордер № 7, который сочетает в себе аналитический и синтетический учет
расчетов с подотчетными лицами.
Наиболее типичные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами
вызваны как несоблюдением требований законодательства, так и нарушениями,
связанными с особенностями учета тех или иных видов расходов.
К нарушениям, связанным с несоблюдением требований
законодательства относятся: выдача наличных денежных средств под отчет
сотрудникам, не отчитавшимся по полученному авансу; нарушение
подотчетным лицом сроков возврата ранее выданных подотчетных сумм;
нарушение требований к оформлению авансовых отчетов.
64
Нарушения в учете командировочных расходов выражаются в отсутствии
оправдательных документов, несоблюдении порядка оформления
командировочных расходов, нарушении методологии бухгалтерского учета
операций.
Основные нарушения представительских расходов проявляются в
отсутствии одного или нескольких первичных документов, подтверждающих
обоснованность представительских расходов.
Внутренний бухгалтерский контроль расчетов с подотчетными лицами
осуществляется на основании приказов учетной политики организации, приказа
об утверждении перечня подотчетных лиц, лимита (величины остатка) денежных
средств в кассе, разрешения на расходование денежных средств из поступающей
выручки, а также журнала регистрации авансовых отчетов.
Выдача наличных денег физическим лицам, с которыми у предприятия
заключен договор подряда или договор гражданско-правового характера, не
относится к разряду расчетов с подотчетными лицами. У подобных лиц любая
выдача им наличных денежных средств будет рассматриваться как получение
ими дохода, даже в случае предоставления авансового отчета (расходы по
которому, в свою очередь, не будут являться расходами предприятия).
Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку
материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за
наличный расчет, должны быть заранее ознакомлены с нормативными
ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями,
предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.
Так же в работе рассмотрены теоретические аспекты порядка проведения
аудита расчетов с подотчетными лицами и проведен аудит этих расчетов на
примере ЗАО.
Аудит расчетов с подотчетными лицами необходим для оценки
реального состояния бухгалтерского учета, при его проведении будут выявлены
и устранены недостатки в учете. Независимость внешнего аудитора от интересов
предприятия придаст такой оценке объективность и достоверность.
65
В работе изучены цели и задачи аудиторской проверки расчетов с
подотчетными лицами, указан перечень аудиторских процедур, а также вопросы
для составления плана и программы аудита.
Состояние учета расчетов с подотчетными лицами было рассмотрено на
материалах компании ЗАО "Медведь".
Целью аудита являлось установление правильности и достоверности
отражения расчетов с подотчетными лицами в учете компании, а также
выражение мнения о достоверности бухгалтерской отчетности.
При проведении аудита применялись различные методы:
ознакомление с документами;
личные беседы с сотрудниками предприятия, тестирование;
проверка документов;
проверка арифметических расчетов;
анализ.
В результате проведения аудиторской проверки мной был сделан вывод о
том, что система бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ЗАО
«Медведь» Минусинская холдинговая компания соответствует действующим
нормативным документам и обеспечивает возможность подготовки достоверной
бухгалтерской отчетности.
По окончанию внутренней аудиторской проверки расчетов с
подотчетными лицами в компании были обнаружены незначительные
нарушения, связанные с несоблюдением норм оформления авансовых отчетов,
отсутствием инвентаризации в части расчетов с подотчетными лицами, что
может привести к сознательным или случайным ошибкам в определении
налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДФЛ.
В результате выявленных нарушений были вынесены следующие
предложения:
ввести применение журналов учета командированных работников, а
именно «Журнал учета работников, прибывших из командировки» и «Журнал
учета работников, выбывающих в командировки»;
66
проводить регулярную инвентаризацию подотчетных сумм.
Данные мероприятия позволят оптимизировать учет расчетов с
подотчетными лицами.