47
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами – установление
соответствия применяемой в компании методики учета и налогообложения
операций по расчетам с подотчетными лицами нормативным документам,
действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде, для выявления
имеющихся ошибок и нарушений, и степени их влияния на достоверность
бухгалтерской отчетности.
Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами являются:
проверка правильности документального оформления операций по
расчетам с подотчетными лицами;
оценка состояния синтетического и аналитического учета расчетов с
подотчетными лицами;
оценка полноты и правильности отражения расчетов с подотчетными
лицами в учетных регистрах и отчетности;
проверка соблюдения организацией налогового законодательства по
операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.
Исходя из поставленных целей и задач, объектами аудита являются
показатели отчетности, отражающие состояние внутренних расчетов, а именно
показатели учетных регистров (например, Главная книга) – Дебетовое и
кредитовое сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с
одной стороны, узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы
. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с
подотчетными лицами, обширен и разнообразен, так как расчеты с
подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например,
операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями
по движению материальных ценностей и так далее, следовательно, при проверке
необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам
учета.
Эффективность анализа финансовой хозяйственной деятельности
компании напрямую зависит от правильной организации внутреннего контроля.
48
В компании ЗАО «Медведь» Минусинская холдинговая компания аудит
расчетов с подотчетными лицами никогда не проводился. Поэтому аудит в ЗАО
проводится впервые и является инициативным. Цель аудита - оценка состояния
расчетов с подотчетными лицами.
Аудиторская проверка в компании будет состоять из следующих этапов:
1. Предварительное планирование аудиторской проверки.
2. Составление программы аудита.
3. Проведение собственной проверки.
4. Составление аудиторского заключения.
В ходе проверки необходимо получить достаточную уверенность в том,
что показатели отчетности не содержат существенных ошибок. Для сбора
доказательств используется информационная база, формируемая из различных
источников.
Приступая к проверке, мной был скомплектован пакет нормативных
документов, регистры синтетического учета и первичные документы,
необходимые для проверки внутренних расчетных операций. Пакет
нормативных документов, регулирующих установленные правила ведения
бухгалтерского учета и налогообложения внутренних расчетных операций, мной
сформирован с учетом специфики деятельности компании.
На первом этапе для оценки объема документации и общих затрат
времени на проведение аудита проводилось предварительное ознакомление. Для
предварительного ознакомления с компанией осуществлялись следующие
аудиторские процедуры:
ознакомление с учредительными документами;
личная беседа с генеральным директором;
личная беседа с главным бухгалтером, изучение принятых форм
учета;
просмотр первичной документации, проверка наличия
бухгалтерских регистров, оценка правильности их оформления.
49
В результате ознакомления с документами установлено, что для целей
бухгалтерского учета на предприятии разработана учетная политика, в которой
определены основные моменты организации учетной работы.
К документам, регулирующим внутренний контроль на предприятии ЗАО
«Медведь» относятся:
положение об отделе бухгалтерского и налогового учета;
график документооборота;
должностные инструкции на каждого сотрудника бухгалтерской
службы.
За организацию и состояние системы внутреннего контроля на
предприятии несет ответственность руководитель компании. Функции
внутреннего контроля осуществляются главным бухгалтером. Руководством
компании назначена инвентаризационная комиссия, комиссия по приему, вводу
в эксплуатацию и списанию основных средств и материалов.
На основе данных предварительного планирования было принято
решение о целесообразности проведения аудита расчетов с подотчетными
лицами, а также определены общие затраты времени аудитора на проведение
аудита (40 человеко-часов). Объем аудита, проводимого на организации,
определялся произведением количества рабочих дней аудитора,
продолжительности рабочего дня, количества аудиторов: Объем аудита = 5 дней
х 8 часов х 1 аудитор = 40 часов.
На втором этапе была составлена программы аудита.
Разрабатывая программу аудита расчетов с подотчетными лицами
необходимо установить приемлемый уровень существенности и аудиторский
риск. Учитывая, что основным видом деятельности ЗАО является покупка и
продажа собственных нежилых зданий и помещений, то при определении уровня
существенности для расчетов с подотчетными лицами в качестве базовых
показателей используем следующие показатели бухгалтерской отчетности:
материальные внеоборотные активы (строка 1100 бухгалтерского
баланса);
50
запасы (строка 1210 бухгалтерского баланса);
денежные средства и денежные эквиваленты (строка 1250
бухгалтерского баланса);
финансовые и другие оборотные активы (строка 1240 бухгалтерского
баланса);
валюта баланса (строка 1700 бухгалтерского баланса).
Расчет уровня существенности можно произвести на основе данных
баланса. Расчет значений, необходимых для определения уровня
существенности приведен в таблице ниже.
Таблица 5. Расчет единого уровня существенности
Наименование
базового
показателя
Значение
базового
показателя,
тыс.руб.
Доля
%
Значение
применяемое для
нахождения
уровня
существенности,
тыс.руб.
Материальные
внеоборотные активы
3240
20,1
651,24
Запасы
893
10,8
96,44
Денежные средства
166
7
11,62
Финансовые и другие
оборотные активы
35089
62,1
21790,27
Валюта баланса
39388
100
Поскольку значение 21790,27 тыс. руб. является наибольшим значением
принято решение отбросить его при расчетах, а наименьшее оставить (11,62 тыс
. руб.).
Расчет уровня существенности показателей составляет: средние
арифметические показатели уровня существенности: (651,24+ 96,44+ 11,62) /
3=253,1 тыс. руб.
Полученную величину допустимо округлить до 254 тыс. руб. и
использовать количественный показатель в качестве значения существенности.
51
Различие между значениями уровня существенности до и после
округления составляет: (254 – 253,1): 253,1 × 100% = 0,36%, что находится в
пределах 2% (единого показателя уровня существенности, который может
использовать аудитор в своей работе). Аудиторский риск составляет 2%.
Существенность равна 0.36%.
Для проведения аудита была разработана программа проверки в виде
таблицы.
Таблица 6. Программа проверки учета расчетов с подотчетными
лицами
Объем аудита
Аудиторская процедура
Аудит приказов руководителя
организации
1. Определение наличия приказов
руководителя организации о
закреплении подотчетных лиц,
отчетности по подотчетным суммам и
порядка выдачи подотчетных сумм
2. Исследование приказов по
существу на соответствие
действующему законодательству
оформления
Аудит оформления первичных
документов
1. Определение степени
унификации первичных документов по
учету расчетов документов с
подотчетными лицами
2. Проверка учета выдачи и
возврата подотчетных сумм
3. Проверка правильности
оформления авансовых отчетов и
приложенных к ним оправдательных
документов
4. Проверка правильности
документального оформления расходов
Аудит расчетов с подотчетными лицами
1. Аудит выдачи подотчетных сумм
лицам, установленным приказом
руководителя лицами организации
2. Аудит своевременности
отчетности по подотчетным суммам
3. Аудит законности операций и
остатков по подотчетным суммам,
числящимся в подотчете работников
организации налогообложения
Аудит налогообложения расходов,
произведенных через подотчетных лиц
Аудит законности и правомерности
отнесения расходов для целей
налогообложения налогом на прибыль
организации
Аудит организации аналитического
учета расчетов
1. Проверка достоверности
подотчетных сумм, отраженных в
52
Объем аудита
Аудиторская процедура
аналитической ведомости учета по
счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами»
2. Проверка наличия
задолженности по подотчетным суммам
Аудит достоверности сальдо по счету 71
Проверка правильности отражения
оборотов по счетам и субсчетам в
Главной книге с аналогичными
показателями регистров
синтетического и аналитического учета
Результаты проведенных вышеперечисленных аудиторских процедур
позволят на предварительном этапе оценить уровень надежности системы
внутреннего контроля и учета на высоком уровне.
Для оценки системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными
лицами в ЗАО «Медведь» Минусинская холдинговая компания, мной составлен
вопросник, приведенный в таблице.
Таблица 7. Вопросник аудитора
Вопросы
Да (+), Нет (-)
Имеется ли приказ руководителя об
определении круга подотчетных лиц?
+
Имеется ли приказ о сроках отчетности
и подотчетных сумм?
+
Соответствует ли порядок расчетов с
подотчетными лицами Порядку ведения
кассовых операций в РФ и другим
нормативным документам?
+
Своевременно ли сдаются авансовые
отчеты в бухгалтерию организации?
+
Проверяются ли авансовые отчеты по
формальным признакам и по существу
отраженных операций, осуществляется
ли арифметическая проверка
авансовых отчетов и прилагаемых к
ним документов?
+
Применяются ли компьютерные
программы для расчетов с
подотчетными лицами?
+
Используются ли унифицированные
формы первичных документов?
+
Осуществляется ли контроль лимита
расчетов наличными между
юридическими лицами?
+
Соблюдается ли своевременность
расчетов с подотчетными лицами по
выданным суммам?
+
53
Вопросы
Да (+), Нет (-)
Правильно ли отражаются на счетах
бухгалтерского учета операции с
подотчетными лицами?
+
Сверяются ли записи аналитического и
синтетического учета по счету 71, а
также записи в Главной книге?
+
Выдаются ли новые авансы лицам, не
отчитавшимся по ранее полученным
подотчет суммам?
-
Оформляются ли письменные
распоряжения руководителя
предприятия при направлении
работников в командировки?
+
Облагаются ли НДФЛ суточные сверх
норм, возмещаемые по разрешению
руководителя предприятия?
+
Проводится ли инвентаризация
расчетов с подотчетными лицами?
-
Выявленные факты являются основанием для формирования мнения о
том, что система внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами
организована достаточно эффективно. Данное мнение является
предварительным, более подробно система внутреннего контроля будет оценена
в работе далее. ЗАО «Медведь» позволяет предположить незначительный
аудиторский риск при проведении аудита.
Проведение аудиторской проверки расчетов с подотчетными
лицами:
1. Проверка наличия распорядительных документов, отражающих
информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации.
На предприятии существуют следующие распорядительные документы,
отражающие информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации:
Приказ об учетной политике организации;
Приказ руководителя о сроках и правилах составления и
предоставления отчетности подотчетными лицами в организации;
Приказ руководителя о назначении лиц, уполномоченных получать
наличные деньги под отчет.
54
В результате изучения учетной политики компании ЗАО «Медведь», в
части касающейся учета расчетов с подотчетными лицами установлено
соответствие законодательству всех отраженных элементов. При ознакомлении
с документами, в ходе личной беседы с главным бухгалтером, а также в процессе
изучения приказа о сроках и правилах составления и предоставления отчетности
подотчетными лицами в организации было получено представление о
постановке и ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Наличие приказа генерального директора о назначении лиц,
уполномоченных получать наличные деньги под отчет свидетельствует об
наличии контроля за расходование денежных средств из кассы.
2. Проверка правильности оформления документов по расчетам с
подотчетными лицами.
В связи с тем, что объем операций по расчетам с подотчетными лицами
за 2016г. в компании обширный, документы будут проверены выборочно. В
соответствии с выборкой – каждый пятый. Результаты проведения данной
аудиторской процедуры представлены в таблице ниже.
Таблица 8. Результаты проверки правильности оформления
документов по расчетам с подотчетными лицами
Проверяемые
документы
Должны составляться
в соответствии с
законодательством
Фактически
составляются
Установленные
нарушения
Всегда
На
усмотрение
компании
Всегда
Иногда
Авансовые отчеты
+
+
нет
Приказ о
направление
работника в
командировку
+
+
нет
Служебные
задания и отчет о
их выполнении
+
+
служебные
задания не
оформляются
не всегда
составляется отчет
о выполнении
55
Проверяемые
документы
Должны составляться
в соответствии с
законодательством
Фактически
составляются
Установленные
нарушения
Всегда
На
усмотрение
компании
Всегда
Иногда
служебного
задания
Командировочное
удостоверение
+
+
нет
В результате проверки правильности оформления документов, по
расчетам с подотчетными лицами выявленные нарушения заключаются только в
том, что не всегда составляется отчет о выполнении служебного задания.
Выявленные нарушения не оказывают влияние на бухгалтерскую
отчетность.
3. Проверка правильности составления бухгалтерских проводок по
операциям с подотчетными лицами.
Записи, относящиеся к данному вопросу, проверены выборочно за
2016год. В результате проведенной аудиторской процедуры нарушения не
установлены.
4. Проверка ведения журналов регистрации авансовых отчетов.
Аудируемая компания не ведет журналы регистрации авансовых отчетов,
а также журналы регистрации командировок.
5. Проверка осуществления расчетов наличными деньгами с другими
юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную
величину в 100тыс. руб.
Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными
оправдательными документами. Данные документы проверены выборочно за
2016 год, каждый пятый документ. По результатам проведения данной
процедуры нарушения не установлены.
6. Проверка соответствия остатков аналитического и
синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности.
56
Проверке подвергались бухгалтерский баланс, журнал ордер №7.
В результате проведенной проверки можно сделать вывод, что данные
остатки остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными
бухгалтерской отчетности совпадают.
7. Правильность оформления, своевременности предоставления
авансовых отчетов, соответствие приложенных документов нормативным
требованиям.
Проверке подвергался каждый пятый авансовый отчет с приложенными
оправдательными документами за 2016 год.
В результате проверки выявленные нарушения заключаются в
следующем:
отсутствие подписи подотчетных лиц на обратной стороне
авансового отчета;
отсутствие номеров авансового отчета;
на лицевой и обратной сторонах авансовых отчетов не
проставляются корреспонденция счетов;
отсутствие информации о сумме полученного аванса и сумме остатка
или перерасхода.
Установленные нарушения не влияют на достоверность данных
бухгалтерской отчетности.
Таким образом, фактическое состояние системы внутреннего контроля
при осуществлении вышеуказанных аудиторских процедур можно оценить на
среднем уровне.
8. Проверка наличия отметок в командировочных удостоверениях.
Проверке подверглись каждое командировочное удостоверение за 2016
год. В результате проверки нарушения не установлены.
9. Проверка правильности возмещения командировочных расходов при
командировках по территории Российской Федерации.
Документы проверены выборочно, каждый пятый документ. В результате
проверки нарушения не выявлены.