27
Основной целью аудита расчетов с подотчетными лицами является
установление правильности и достоверности данных операций и определение их
влияния на бухгалтерскую (финансовую) отчетность, установление соответствия
применяемой в организации методики учета и налогообложения (по этим
операциям) нормативным документам, действующим в Российской Федерации.
Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих
задач:
рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров
расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами
бухгалтерского учета и нормативными документами;
подтверждение своевременности погашения и правильности
отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам;
проверка порядка проведения инвентаризации расчетов;
на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку
расчетов с подотчетными лицами и сделать выводы по ведению учета расчетов с
подотчетными лицами и осуществлению контроля над ними.
Основными документами регулирования аудиторской деятельности в
Российской Федерации являются:
1. Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008 №
307-ФЗ. В этом законе сформулированы основные понятия, связанные с аудитом,
задачи аудита, место аудита в системе финансового контроля, принципы
аудиторской деятельности.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая кодекса,
определяет понятия сделок, доверенности, срока исковой давности, права
собственности, а также исполнения, обеспечения и прекращения обязательств.
Часть вторая Гражданского кодекса Российской Федерации определяет порядок
купли-продажи и порядок расчетов, также определяет условия и сроки хранения
товаров.
3. Федеральные стандарты (правила) аудиторской деятельности.
Основное назначение стандартов: установление норм аудита, однозначно
28
интерпретируемых всеми субъектами финансово-хозяйственной деятельности и
прежде всего арбитражным судом.
Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами
производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована
денежная наличность.
Источниками информации для аудиторской проверки учета расчетов с
подотчетными лицами могут быть как внешними, к ним относят сообщения
третьих лиц о проведении расчетов с аудируемым предприятием, информация о
курсах иностранных валют, установленных Центральным банком Российской
Федерации, так и внутренние. К внутренним источникам относятся:
перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя
предприятия на текущий год;
заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о
выдаче необходимых сумм под отчет;
приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам
необходимых сумм под отчет;
приказы руководителя предприятия о направлении работников в
командировки;
командировочные удостоверения работников предприятия;
расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);
авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы
(билеты, проездные документы, товарные чеки, кассовые чеки, бланки строгой
отчетности и др.);
отчеты о командировках, предоставляемые работниками по
возвращению из командировок;
акты на списание в производство материалов, купленных за счет
подотчетных сумм;
29
журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, если же на
предприятии автоматизированный учет, то используются аналитические
карточки счета 71;
главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными
лицами», обороты, сальдо;
бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс организации,
строки 1240, 1520; отчет о движении денежных средств строка «Средства,
направленные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных
оборотных активов» и так далее.
Разработка общего плана и программы аудита основывается на
предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах
проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур
аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита.
Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности
внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки.
Эффективность внутреннего аудита может оказаться важным фактором
при оценке аудиторской организацией аудиторского риска и системы
внутреннего контроля и тем самым существенно сократить объем процедур,
которые предстоит выполнить аудиторской организацией, хотя и не может
исключить необходимость проведения таких процедур полностью.
Оценка внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами
основывается на содержании вопросов и документах, которые подвергаются
исследованию.
По результатам опроса у аудитора, складывается определенное мнение о
состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные
выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод – о том, что
порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или
неудовлетворителен. В общем случае по результатам опроса у аудитора
оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с
подотчетными лицами.
30
Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами
аудитор должен составить примерную программу изучения документов в
зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии.
Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные
тем, что и в разработке общего плана аудита. Программа является развитием
общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских
процедур.
Аудиторская процедура – это определенный порядок действий аудитора
для получения необходимых результатов на конкретном участке аудита.
На начальном этапе аудита необходимо убедиться в наличии
распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с
подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об
учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя
организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под
отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах. Фактически
произведенные операции сверяются с положениями, отраженными в приказах
руководителя.
Далее осуществляется проверка документального оформления авансовых
отчетов. В ходе проверки обращается внимание:
на порядок оформления авансовых отчетов;
на порядок оформления командировочных расходов (в том числе за
рубеж);
на случаи передачи подотчетных сумм другому лицу;
на факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи
авансовых отчетов в бухгалтерию;
на порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.
Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку
по форме и по существу отраженных операций.
При проверке авансовых отчетов по форме осуществляется тестирование
авансовых отчетов организации по признакам соответствия унифицированной
31
форме и правилам заполнения документов. При этом анализируются: наличие
номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица, суммы
полученного аванса, израсходованной суммы и суммы остатка (перерасхода);
факт указания назначения аванса; наличие подписей; порядок заполнения
оборотной стороны авансового отчета.
Методика документальной проверки по существу заключается в
проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.
При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков
предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки
отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных
кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах.
Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении
срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При
этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об
установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и
о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной
дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в
бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской
задолженности.
Кроме того, осуществляется сверка документов, прилагаемых к
авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете. Проверке
подвергаются авансовые отчеты и прилагаемые к ним документы: товарные и
кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, справки, счета,
накладные, квитанции и так далее.
В процессе проверки авансовых отчетов детальному исследованию
подлежат следующие операции: приобретение материально-производственных
запасов, командировочные и представительские расходы, операции по
приобретению ГСМ.
32
При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение
установленного предельного размера расчетов с наличными денежными
средства, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица.
Аудитору следует проконтролировать не только лимит суммы платежа
при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также
и платежные условия договоров. Сумму платежа подтверждают кассовые чеки и
квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам
подотчетных лиц.
На заключительном этапе аудита осуществляется проверка организации
синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.
Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами
осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости
аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе
подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере.
Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты
с подотчетными лицами» на начало и конец месяца, и обороты по счету в
аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в
Главной книге.
Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых
документов – акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности
отчетности и аудиторского заключения.
В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и
доказательностью, однако, без включения малосущественных деталей, аудиторы
сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том,
какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие -
выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в
последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с
отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации
по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не
33
должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала
бухгалтерии.
Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным
документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это
клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных
действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и
других особых случаев).
В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах
, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру
предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в
аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля
за устранением выявленных недостатков.
После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием
руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и
замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и
подписывают его.
Аудиторское заключение – официальный документ, дающий оценку
достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия,
подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей
группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае если проверка
осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию
, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.
Возможны несколько видов аудиторских заключений:
безоговорочное заключение;
заключение с оговорками;
отрицательное заключение;
заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.
Безоговорочно положительное мнение должно быть выражено тогда,
когда аудитор приходит к заключению о том, что бухгалтерская (финансовая),
34
отчетность дает достоверное представление о финансовом положении и
результатах финансово-хозяйственной деятельности аудируемого лица.
Мнение с оговоркой должно быть выражено в том случае, если аудитор
приходит к выводу о том, что невозможно выразить безоговорочно
положительное мнение, но влияние разногласий с руководством или
ограничение объема аудита не настолько существенно и глубоко, чтобы
выразить отрицательное мнение или отказаться от выражения мнения.
Отрицательное мнение следует выражать только тогда, когда влияние
какого-либо разногласия с руководством настолько существенно для
бухгалтерской (финансовой) отчетности, что аудитор приходит к выводу, что
внесение оговорки в аудиторское заключение не является адекватным для того,
чтобы раскрыть вводящий в заблуждение или неполный характер бухгалтерской
(финансовой) отчетности.
Отказ от выражения мнения имеет место в тех случаях, когда ограничение
объема аудита настолько существенно и глубоко, что аудитор не может получить
достаточные доказательства и, следовательно, не в состоянии выразить мнение о
достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Основные нарушения на предприятии при бухгалтерском учете расчетов
с подотчетными лицами, вызваны как несоблюдением требований
законодательства, так и нарушениями, связанными с особенностями учета тех
или иных видов расходов.
К типичным ошибкам, выявляемым в ходе аудиторской проверки
относятся:
нарушение порядка выдачи подотчетных сумм;
нарушения при оформлении командировочных расходов;
нарушение порядка налогообложения;
нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате
работ, услуг подотчетными лицами;
нарушения порядка учета представительских расходов;
35
нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с
подотчетными лицами.
36
ГЛАВА 2.ПРАКТИКА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА
РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ
ОРГАНИЗАЦИИ ЗАО «МЕДВЕДЬ» МИНУСИНСКАЯ
ХОЛДИНГОВАЯ КОМПАНИЯ
2.1. Краткая характеристика предприятия
Организационно-правовой формой компании является закрытое
акционерное общество, компания находится по адресу 662603, г. Минусинск, ул
. Трегубенко 67.
Компания была создана в 2002 году и является частной собственностью.
Деятельность ЗАО «Медведь» Минусинская холдинговая компания
заключается в следующем:
покупка и продажа собственных нежилых зданий и помещений;
сдача в аренду недвижимого имущества и сельскохозяйственной
техники;
обеспечение доступного, качественного и эффективного
удовлетворения потребностей сельскохозяйственных товаропроизводителей и
сельского населения Минусинского района в продуктах и услугах;
поддержка развития агропромышленного комплекса и сельских
территорий района;
оказание юридических услуг населению.
Численность компании составляет 10 человек.
Организационная структура компании представлена на рисунке:
Рисунок 1. Организационная структура ЗАО «Медведь»
Генеральный
Директор
Бухгалтерия
Юридический
отдел
Технический
отдел
Отдел аренды
Помощник
Генерального
Директора
Заместитель
Генерального
Директора