37
В ЗАО «Медведь» Минусинская холдинговая компания установлена
пятидневная рабочая неделя.
Продолжительность рабочего дня с 8-00 до 17-00 - 8 часов при часовом
обеденном перерыве.
Компания применяет упрощенную систему налогообложения.
Взаимоотношения между предприятием и клиентами оформляются с
помощью различных хозяйственных договоров.
Организация бухгалтерской службы отвечает объему первичной учетной
документации и обеспечивает оперативную обработку учетных данных и
своевременное формирование бухгалтерской (финансовой) отчетности,
составление налоговых деклараций.
Бухгалтерская информация хранится на электронных и бумажных
носителях. Ответственность за обеспечение сохранности бухгалтерской
информации от несанкционированного доступа возложена на главного
бухгалтера.
Отдельно оснащенным помещением под кассовый кабинет предприятие
не располагает. Все расчеты наличными - оприходование наличных денежных
средств от клиентов, выдача средств на командировочные и хозяйственные
расходы, выплата заработной платы осуществляются непосредственно в
кабинете бухгалтерии.
Компания ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и
хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах
бухгалтерского учета, включенных в рабочий План счетов бухгалтерского учета
.
Для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены
типовые формы первичных учетных документов, организация самостоятельно
разрабатывает необходимые формы этих документов.
Данные аналитического учета (первичные документы: акты, расходные,
приходные кассовые документы, накладные и другие) должны соответствовать
38
оборотам и остаткам по счетам синтетического учета (Главная книга,
бухгалтерский баланс (Приложение 1)).
Таблица 1. Горизонтальный анализ бухгалтерского баланса
Показатели
Источник
и данных
На конец
года, тыс.
руб.
Отклонение
отчетного
года от
2015 г.
Темп
роста
отчетного
года к
2015 г.
2015
2016
В тыс. руб.,
(гр. 3 –
гр.2)
В %,
((гр. 5 *
100) /
гр. 2)
А
Б
2
3
5
7
Актив
Всего активы
Бух.баланс
стр.1600
18091
39388
21297
117,72
Баланс
18091
39388
21297
117,72
Пассив
Всего обязательства
Бух.баланс
стр.1500
668
257
- 411
- 61,53
Источники
собственных средств
Бух.баланс
стр.1300
17423
39131
21708
124,59
Баланс
18091
39388
21297
117,72
Вывод: в ходе анализа установлено, что валюта баланса увеличивается и
в отчетном году составила 39388 тыс. руб. Отклонение валюты баланса
отчетного года в сравнении с 2015г. составило 21297 тыс. руб. Темп роста
отчетного года к 2015г. составил 117,72%.
Увеличение валюты баланса свидетельствует о росте производственных
возможностей компании.
Таблица 2. Вертикальный анализ бухгалтерского баланса
Показатели
Источники
данных
На начло
отчетного
года
На конец
отчетного
года
Отклонения
уд. весов
(гр. 4 – гр.
2)
Тыс.
руб.
Уд.
вес,
%
Тыс.
руб.
Уд.
вес,
%
А
Б
1
2
3
4
5
Актив
Внеоборотные
активы
Бух.баланс
стр.1100
6802
37,6
3240
8,23
-29,37
39
Показатели
Источники
данных
На начло
отчетного
года
На конец
отчетного
года
Отклонения
уд. весов
(гр. 4 – гр.
2)
Тыс.
руб.
Уд.
вес,
%
Тыс.
руб.
Уд.
вес,
%
Оборотные
активы
Бух.баланс
стр.1200
11289
62,4
36148
91,77
29,37
Итого по
активу
18091
100
39388
100
*
Пассив
Всего
обязательства
Бух.баланс
стр.1500
668
3,69
257
0,65
- 3,04
Источники
собственных
средств
Бух.баланс
стр.1300
17423
96,31
39131
99,35
3,04
Итого по
пассиву
18091
100
39388
100
*
Вывод: в ходе проведенного анализа установлено, что на начало
отчетного года внеоборотные активы в активе баланса занимают 37,6%, а
оборотные активы 62,45%. Отклонение внеоборотных активов на конец
отчетного года в сравнении с началом отчетного гадо составило -29,37, а
отклонение оборотных активов 29,37. Также установлено, что на начало
отчетного года обязательства в пассиве баланса занимают 3,69%, а источники
собственных средств 96,31%. Отклонение обязательств на конец отчетного года
в сравнении с началом отчетного года составило – 3,04, а отклонение источников
собственных средств 3,04.
Увеличение доли оборотных активов может свидетельствовать об
ускорении оборачиваемости средств компании.
Превышение собственных средств над заемными свидетельствует о
достаточном запасе финансовой устойчивости компании и ее относительной
независимости от внешних источников финансирования.
2.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
40
Круг должностных лиц в ЗАО «Медведь» Минусинская холдинговая
компания, имеющих право получать денежные средства под отчет определяется
приказом руководителя компании в начале года (Приложение 2).
Таблица 3. Перечень подотчетных лиц
Должность
Ф.И.О.
Юрист
Варфаламеева Н.В.
Юрист
Никифоров Е.Ю.
Помощник генерального директора
Кузнецов К.В.
Денежные средства компании, выдаваемые под отчет, классифицируются
согласно направлениям расходования: административно-хозяйственные и
операционные расходы.
Денежные средства могут выдаваться под отчет как на командировочные
расходы, так и для покупки за наличный расчет у других организаций и
физических лиц товаров, услуг, а также для оплаты выполненных работ и на
иные хозяйственно-операционные цели в соответствии с приказом генерального
директора.
Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет в ЗАО
«Медведь» является: наличие утвержденного руководителем компании списка
подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный
расчет по ранее выданным суммам.
Максимальный срок выдачи денежных средств под отчет на расходы по
приобретению товаров, работ, услуг составляет тридцать календарных дней.
Выдают наличные денежные средства под отчет на хозяйственно-
операционные и иные виды расходов на следующие сроки:
не более трех рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы
, производимые в месте нахождения субъекта хозяйствования, предпринимателя
с применением наемного труда;
не более десяти рабочих дней на хозяйственно-операционные
расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования,
предпринимателя с применением наемного труда;
41
до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной
минимальной заработной платы.
В случае, если компании необходимо приобрести за наличный расчет
какие-либо товары или услуги подотчетное лицо пишет заявление о выдаче ему
подотчетной суммы (Приложение 3). В этом заявлении работник указывает
необходимую сумму аванса, срок, на который выдается аванс, а также цель, на
которую испрашивается подотчетная сумма.
На основании заявления работника, подписанного руководителем,
бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер (форма №КО-2) (Приложение
4), которым оформляется выдача денежных средств из кассы компании под
отчет.
Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:
наименование организации;
номер документа и дата его составления;
сумма, подлежащая выдаче;
ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;
документ, на основании которого оформляется данный РКО;
документ, удостоверяющий личность работника;
сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера,
подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.
Наличные денежные средства под отчет выдаются конкретному
работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему
авансу. В случае если за работником числится дебиторская задолженность по
подотчетным суммам, он не имеет права получить новый аванс. Передача
подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.
К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров
, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому
ордеру с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному
42
талону и другие приходно-расходные документы, утвержденные
уполномоченными государственными органами.
Каждый из этих оправдательных документов должен быть установленной
формы с содержанием обязательных реквизитов. Таким образом, к примеру, в
кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер
продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения
операции и сумма операции.
Приобретенные товарно-материальные ценности подотчетным лицом
приходуются по соответствующим первичным документам (накладная, товарная
накладная).
Не позже, чем через три рабочих дня с даты окончания срока, на который
были выданы денежные средства под отчет, сотрудник должен принести в
бухгалтерию авансовый отчет (форма №АО-1) (Приложение 5) об
израсходованных суммах для возмещения средств, использованных им в
интересах субъекта хозяйствования.
В случае, если работник что-либо закупает для нужд компании за личные
денежные средства, он должен составить авансовый отчет, где указываются
суммы, которые он потратил. К авансовому отчету прилагаются
подтверждающие документы (накладные, акты, чеки ККМ), так же работник
пишет служебную записку (Приложение 6), в которой указывает цель и сумму
затрат.
Подробнее рассмотрим документирование операций по расчетам с
подотчетными лицами при направлении работника в командировку.
В ЗАО служебной командировкой признается поездка работника по
распоряжению генерального директора для выполнения служебного поручения
(служебного задания) вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не
считая времени нахождения в пути.
Под служебным поручением понимается задание командируемому
работнику на выполнение определенной работы (совершение определенных
43
действий). В настоящее время при направлении работника в командировку в
ЗАО "Медведь" служебные задания не оформляются.
Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за
командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие
дни недели по графику.
Компания не ведет специальные журналы - «Журнал учета работников,
прибывших из командировки» и «Журнал учета работников, выбывающих в
командировки».
Работник, отбывающий в командировку, на основании приказа о
направлении в командировку (Приложение 7), получает командировочное
удостоверение (Приложение 8), в котором указывается фамилия, имя, отчество
работника, срок, место и цель командировки. Также должны проставляться
отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из
них и прибытии на место постоянной работы.
Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных
определяется по отметкам в командировочном удостоверении. После
возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию компании
командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет, который
подтверждается генеральным директором или лицом, на это уполномоченным. К
отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им
расходы.
Так же в ЗАО «Медведь» сотрудники, прибывшие из командировки,
оформляют отчет «О командировке» (Приложение 9), который так же
прилагается к авансовому отчету, в нем указывается период командировки и
перечень проведенной работы.
Командированному работнику возмещаются следующие расходы по
командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:
расходы по найму жилого помещения, в том числе плата за
бронирование мест в гостиницах;
44
расходы по проезду к месту командировки и обратно, в том числе
плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
расходы по проезду транспортом общего пользования к месту
командировки;
суточные за время пребывания в командировке, в том числе и за
время нахождения в пути;
различные страховые и комиссионные сборы;
сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
расходы на провоз багажа.
На приобретенные подотчетным лицом товарно-материальные ценности
к авансовому отчету прилагается накладная или приходный ордер на
оприходование средств.
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день
нахождения в командировке. Их размер определяется генеральным директором
компании самостоятельно.
Для целей налогообложения прибыли размер суточных составляет 500
рублей за один день пребывания в командировке.
НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за
каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день
загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную
сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в
кассу компании неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают
квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма №КО-1) (Приложение 10).
Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для
подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме.
Учет по расчетам с подотчетными лицами в ЗАО ведется на счете 71
«Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо
которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или
сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании
45
расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные, согласно
авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета
71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие
в зависимости от характера расходов.
Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с
подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
ведется по каждой авансовой выдаче.
Журнал возможных проводок по хозяйственным операциям ЗАО
представлен в таблице ниже.
Таблица 4. Журнал хозяйственных операций
Дебет
Кредит
Содержание хозяйственной операции
71
50
Наличные денежные средства выданы под отчет из
кассы
71
51
Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета
07
71
Оприходовано оборудование, приобретенное
подотчетным лицом; оплачены подотчетным лицом
расходы, связанные с доставкой оборудования
08
71
Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой
внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицами
расходы, связанные с доставкой внеоборотных активов
10
71
Оприходованы материалы, приобретенные
подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами
расходы, связанные с доставкой материалов
20
71
Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд
основного производства
25
71
Оплачены подотчетными лицами
общепроизводственные расходы
26
71
Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные
расходы (приобретены канцелярские принадлежности)
44
71
Оприходованы товары, приобретенные подотчетными
лицами
50
71
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные
под отчет, возвращены в кассу
51
71
Неиспользованные денежные средства, ранее выданные
под отчет, возвращены на расчетный счет
70
71
До истечения срока представления авансового отчета
выданные работнику суммы зачтены в счет заработной
платы
94
71
Отражены подотчетные суммы, по которым подотчетное
лицо не отчиталось в установленный срок, а также
подотчетные суммы, потраченные необоснованно
46
Дебет
Кредит
Содержание хозяйственной операции
97
71
Подотчетные лица оплатили затраты, которые
учитываются как расходы будущих периодов
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и
расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер – комбинированный
регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой
записи.
Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна
строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу
неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи
сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время
журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу
журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по
кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся
сгруппированные сведения о суммах затрат компании на служебные
командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления
отчетности и контроля за целевым использование средств.
Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные
кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на
израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на
расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Ежемесячно итоги из журнала-ордера переносятся в главную книгу:
дебетовые обороты – по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей
суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.
2.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии
Расчеты с подотчетными лицами производятся наличными денежными
средствами и связаны с оплатой расходов компании. Поэтому эти расчеты
относят к зонам с повышенным контрольным риском, а их проверке уделяется
особое внимание.