8
СОДЕРЖАНИЯ
ВВЕДЕНИЕ.............................................................................................................
8
ГЛАВА 1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЁТА И АУДИТА РАСЧЁ-
ТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ……………………………………….
11
1.1 Сущность и содержание учёта расчётов с подотчётными лицами...............
11
1.2 Цели и задачи учета расчетов с подотчетными лицами.................................
19
1.3 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными
лицами……………………………….......................................................................
22
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ
ЛИЦАМИ В ООО «ЦЕНТР УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ………………
35
2.1 Бухгалтерский счет учета расчетов с подотчетными лицами в ООО
«Центр управления проектами»………………………………………………….
35
2.2 Учет командировочных расходов в ООО «Центр управления проектами»
38
2.3 Анализ использования подотчетных сумм в ООО «Центр управления
проектами»…………………………………………………………………………
59
ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УЧЕТА
РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ………………………………
68
3.1 Соблюдение требований нормативных актов, регламентирующих поря-
док ведения учета расчетов с подотчетными лицами…………………………..
68
3.2 Совершенствование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными ли-
цами с использованием инструментов моделирования бизнес-процессов……
74
ЗАКЛЮЧЕНИЕ......................................................................................................
82
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ..........................................
88
ПРИЛОЖЕНИЯ.....................................................................................................
92
9
ВВЕДЕНИЕ
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии с
точки зрения экономического содержания хозяйственные операции по исполь-
зованию денежных средств, которые выданы под отчет подотчетным лицам,
нуждаются в особом внимании со стороны бухгалтерии предприятия.
Основной проблемой в исследуемой области выступает тот факт, что в
современных условиях объем операций с денежными средствами организации
достаточно велик и зависит от характера и масштаба экономической деятельно-
сти организации.
Поэтому очевидна важность достоверного, корректного и полного бух-
галтерского учета хозяйственных операций по выдаче денежных средств под
отчет и их целевому расходованию подотчетными лицами.
Кроме того, можно объективно утверждать, что эффективная организа-
ция бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами представляет осо-
бую важность для руководства предприятия в контексте недопущения нецеле-
вого расходования средств организации.
Для получения достоверных сведений о ходе хозяйственных процессов
на предприятиях организуется бухгалтерский финансовый учет.
"Бухгалтерский финансовый учет – это система сбора и обработки учет-
ной информации, необходимой для составления финансовой отчетности. Фи-
нансовый учет включает в себя информацию по учету балансовых счетов, ис-
пользуется не только внутри предприятия, но и внешними пользователями. Фи-
нансовый учет регулируется нормативными документами" [12].
В соответствии с целью получения достоверных сведений о хозяйствен-
ных процессах на предприятии и задачами бухгалтерского финансового учета
основные учетные процессы представляют собой линейную систему, представ-
ляющую последовательность работы с бухгалтерской информацией. Расчеты с
подотчетными лицами являются важным участком бухгалтерского финансового
учета, что обусловлено природой возникновения данного вида операций в хо-
10
зяйственной деятельности предприятия. В деятельности предприятия часто
возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньга-
ми, производить закупки на других предприятиях за наличный расчет, оплачи-
вать служебные командировки и так далее. В таких ситуациях работнику пред-
приятия выдаются наличные деньги под его ответственность для выполнения
определенных действий. Такие работники называются подотчетными лицами.
Актуальность изучения данной проблемы заключается:
именно в этой области учёта могут быть допущены нарушения ис-
пользования наличных денег организации;
расходование денег организации сверх лимита;
по данным бухгалтерского учета должна формироваться информация,
пригодная для принятия управленческих решений, связанных с повышением
эффективности, как непосредственно организации финансового учета и учетно-
го процесса, так и сопряженных процессов;
состояние учета расчетов с подотчетными лицами может снижать эф-
фективность действующей системы учета на предприятии.
Таким образом, можно сделать объективный вывод, что бухгалтерский
учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в учетной систе-
ме на предприятии, так как предоставляемая информация влияет на отдельные
показатели деятельности предприятия.
Проблема бухгалтерского учета, аудита расчётов с подотчётными лица-
ми рассматривается в работах многих авторов: Алексеевой Г.И. Астахова В.П.
Богатая И.Н., Хахоновой Н.Н., Нечитайло А.И., Панковой Л.В., и других.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение состоя-
ния учёта и аудита расчётов с подотчётными лицами в OOO «Центр управления
проектами» и разработка рекомендаций по её совершенствованию.
Исходя из поставленных целей, были выполнены следующие задачи:
- изучены теоретические и институциональные основы формирования
учёта и аудита расчётов с подотчётными лицами;
- изучена методика учёта и аудита с подотчётными лицами в ООО
11
«Центр управления проектами»;
- разработаны рекомендации по совершенствованию учета расчётов с
подотчётными лицами в OOO ««Центр управления проектами».
Объектом исследования является общество с ограниченной ответствен-
ностью «Центр управления проектами». ООО «Центр управления проектами»
занимается: строительством жилых зданий. Компания ООО «Центр управления
проектами» находится в городе Челябинске, по адресу: Каслинская, 5.
Предмет исследования – бухгалтерский учет и аудит расчётов с подот-
чётными лицами.
Теоретической базой настоящей работы послужили труды российских и
зарубежных ученых по вопросам эволюции российских нормативных правовых
актов и МСФО, динамики учетной политики коммерческих организаций, ее
формирования и анализа.
В работе использовались публикации по методологии бухгалтерского
учета в отечественной и зарубежной научной литературе, электронные ресурсы
сети Интернет, справочно-правовые системы «Консультант Плюс», «Гарант»,
«Референт», материалы, полученные при анализе практики коммерческих орга-
низаций.
Практическая значимость работы состоит в том, что, разработанные ре-
комендации по совершенствованию учётной политики организации могут быть
внедрены в деятельность различных субъектов хозяйствования.
12
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЁТА
И АУДИТА РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1 Сущность и содержание учёта расчётов с подотчётными лицами
В процессе заготовления (приобретения) товарно-материальных ценно-
стей большую роль играет скорость их доставки, которая напрямую связана с
моментом оплаты поставщикам этих ценностей. В этой связи расчеты налич-
ными через сотрудников организации-покупателя, называемых подотчетными
лицами, играют большую положительную роль.
Например, скорость заправки картриджа и скидки по стоимости этой
услуги могут зависеть напрямую от скорости и вида расчетов; оплата услуг
транспорта за наличный расчет также может быть ниже, чем оплата по факту
безналичным путем.
В организациях общественного питания наиболее часто приобретают
через подотчетных лиц различные сырье и материалы, пластиковую посуду и
т.п. Наличные расчеты между юридическими лицами по одному договору огра-
ничиваются лимитом в сто тысяч рублей в день, но, несмотря на это, расчеты
наличными остаются распространенным способом погашения обязательств.
Большую роль играет также оплата корпоративной картой, что прирав-
нивается к наличным расчетам организации и требует выдачу кассового чека
продавцом покупателю [5].
Необходимо отметить и важность расчетов наличными подотчетным
лицом, направляемым в командировки, хотя в настоящее время оплата проезд-
ных билетов и проживания все чаще производится в безналичном порядке.
С точки зрения учета и контроля этот вопрос является актуальным, так
как при расчетах наличными покупатель, приобретающий товарно - материаль-
ные ценности, несет определенные риски, связанные с недобросовестными дей-
ствиями поставщика (контрагента):
- невыдача кассового чека покупателю;
- применение контрольно-кассовой техники устаревшего образца;
13
- применение контрольно-кассовой техники, незарегистрированной в
налоговом органе;
- выдача чека неустановленной формы с отсутствующими частично обя-
зательными реквизитами продавца;
- отсутствие сданной бухгалтерской отчетности на сайте Росстата РФ,
что ставит под сомнение правомерность совершения факта покупки и принятия
сумм налога на добавленную стоимость к вычету;
- несвоевременная сдача подотчетным лицом приобретенных товарома-
териальных ценностей на склад;
- отсутствие подписей, печатей и ссылки на доверенность представителя
покупателя;
- выдача бланка строгой отчетности с частично отсутствующими рекви-
зитами продавца и другими нарушениями, например, бланков санаторно-
курортной путевки; [7]
- другие предпринимательские риски, в том числе связанные с налогом
на добавленную стоимость, налогом на прибыль организации и единым нало-
гом при упрощенной системе налогообложения при отказе налогового органа
во включении расходов в затраты налогоплательщика.
Несмотря на многочисленные предпринимательские риски и необходи-
мость бухгалтерии организации, внутреннему аудитору и службе внутреннего
контроля (при их наличии в организации как структурных подразделений
(служб) анализировать авансовые отчеты подотчетных лиц, приложенные к ним
документы, договоры и прочие первичные бухгалтерские документы, в настоя-
щее время в России наличные расчеты не сокращаются.
В целом в мировой практике 80% всех потребительских платежей осу-
ществляется в наличной форме, но удельный вес безналичных расчетов
неуклонно растет. Следует понимать, что при наличных расчетах подотчетное
лицо практически доверенность не предъявляет, то есть приобретает товарно-
материальные ценности в розничной торговле, причины доставляющий их на
склад выглядит подозрительно.
14
Если это происходит в рабочее время или в выходной день, дата приоб-
ретения и дата оприходования товарно-материальных ценностей организацией
являются объектами контроля при проведении контрольных функций самим
главным бухгалтером, а также специалистами служб внутреннего аудита, внут-
реннего контроля, внешними аудиторами при заключении соответствующего
договора.
Поэтому целесообразно осуществлять покупку ТМЦ наличными и воз-
ложить эту обязанность только на тех сотрудников, которые непосредственно
связаны с производственным или хозяйственным процессом.
Средства выдаются работнику так же перечислением на пластиковую
карту, расчеты в этом случае приравниваются к наличным [5].
В таблице 1 сведем права и обязанности подотчетного лица организа-
ции, которые соотносятся с контрольными функциями сотрудников организа-
ции, отвечающих за эффективность системы внутреннего контроля.
Совершение представительских расходов подотчетным лицом можно
рассматривать, как его право и обязанность.
Таблица 1
Права и обязанности подотчетного лица организации
№
Права подотчет-
ного лица
Обязанности подотчетного
лица
Примечание
1.
Получать на опре-
деленные цели
наличные денежные
средства
Указывать в заявлении цели
и направления расходования
В организации дол-
жен быть соответ-
ствующий образец
заявления, форма
которого утвержда-
ется как внутрен-
ний управленче-
ский документ
2.
Совершать покупку
у выбранного по-
ставщика
Проверять полученные пер-
вичные документы поставщи-
ка
При отсутствии до-
говора поставщик
определяется самим
подотчетным лицом
3.
Расходовать соб-
ственные денежные
средства при недо-
статочном количе-
стве выданных
Обязан уведомить руковод-
ство соответствующего уров-
ня о превышении предпола-
гаемых расходов над заяв-
ленными
Как правило, под-
отчетные суммы
выдаются в соот-
ветствии с лимитом,
рассчитываемым
заранее
15
Продолжение таблицы 1
4.
Получать денежные
средства на коман-
дировочные расхо-
ды по заявленной
сумме
Отчитаться в течение трех
дней после возвращения из
командировки
Срок возврата денеж-
ных средств и отчетно-
сти по авансовому от-
чету определяется ло-
кальными нормативны-
ми документами орга-
низации
5.
Получать денежные
средства на пред-
ставительские рас-
ходы по заявленной
сумме
Отчитаться в течение опреде-
ленного локальными норма-
тивными документами органи-
зации срока
Представительские
расходы, как и прочие
совершаются при санк-
ционировании руковод-
ством
6.
Получать исчерпы-
вающую информа-
цию в устной и при
необходимости в
письменной форме о
документообороте и
требованиях орга-
низации к расходам
за наличный расчет
в предусмотренных
локальных докумен-
тах
В предусмотренных локаль-
ных документах организации
расписаться при согласии с
требованиями работодателя
Целесообразно сотруд-
никам подотчетным ли-
цам иметь доступ к сети
локального документо-
оборота; проходить по-
вышении квалификации
и т.п.
Приказом организации закрепляется круг лиц с указанием должности и
фамилии, которые имеют право совершать расходы, связанные с приемом
представителей контрагентов, покупателей, партнеров и т.д., буфетным обслу-
живанием, проездом и другими расходами в этом случае необходимо учесть то,
что для целей налогового учета, перечень представительских расходов является
закрытым, то есть исчерпывающим.
Только указанные в Налоговом Кодексе РФ расходы могут быть вклю-
чены в состав затрат по статье «представительские». Для целей налогового уче-
та они нормируются в размере 4% от всех расходов на оплату труда.[1]
По авансовому отчету представительские расходы отражаются в составе
затратных счетов, например, ДТ 26, 44 Кт 71, а также и в составе счетов 08, 15 и
т.п. На сумму представительских расходов свыше 4% от фонда оплаты труда
начисляется постоянное налоговое обязательство (Дт 99 КТ 68 – сумма превы-
шения фактических расходов над нормированными X 20%) по окончанию
налогового периода.
Налоговым периодом для целей исчисления налога на прибыль органи-
16
зации является календарный год.
Организации, применяющие специальные налоговые режимы, так же
имеют право на совершение представительских расходов. В любом случае пер-
вичные учетные документы на буфетное обслуживание, услуги переводчика и
т.п. должны быть подтверждены документально. В противном случае эта сумма
расходов может быть включена налоговым органом в доход подотчетного лица
с целью исчисления налога на доходы физического лица по ставке 13 %, а орга-
низации придется защищать свои интересы в суде. Но в связи с тем, что эти
суммы не значительны, то организации в подавляющем большинстве случаев,
даже не пишут акты разногласий с налоговыми органами. Но в расходы для це-
лей налогообложения единым налогом такие расходы не включаются, это не
значит, что их не надо планировать при составлении калькуляций продукции
(работ или услуг).
Таким образом, подотчетным лицам надо понимать то, что любая закуп-
ка ими, оплата проезда, гостиничных услуг и т.п. должны сопровождаться па-
кетом первичных учетных документов, справок от поставщика (контрагента). В
этом большую роль играют локальные документы организации, в том числе
приказы, положения, сметы, отчеты и т.д., а именно:
- Учетная политика организации для целей бухгалтерского учета.
- Учетная политика для целей налогового учета.
- Положение о порядке расчетов в организации наличными денежными
средствами.
- Положение организации о расходах, совершаемых подотчетными ли-
цами.
- Положение о представительских расходах организации.
- Смета на представительские расходы для целей бухгалтерского учета.
- Расчет-обоснование включения суммы представительских расходов в
затраты для целей налогообложения прибыли.
- Положение о командировках и командировочных суммах, выплачива-
емых сотрудникам, отправляемых в служебные командировки [4].
17
Образцы первичных учетных документов и других документов, которы-
ми оформляется расчеты наличными в конкретной организации:
1) заявление о выдаче денежных средств под отчет;
2) справка-обоснование о размере запрашиваемых сумм для совершения
расходов наличными денежными средствами;
3) отчет по представительским расходам;
4) ведомость на выдачу канцелярских товаров подотчетным лицом, ми-
нуя склад организации;
5) акт списания переданных канцелярских товаров, выданных подотчет-
ным лицом минуя склад.
Необходимо учитывать факт целесообразности обучения персонала пра-
вильному применению документации по расчетам с наличными денежными
средствами, в том числе корпоративными карточками. Сотрудники организа-
ции, осуществляющие расчеты наличными должны прослушать курс о суще-
ствующих нормативных и локальных документах организации, знать докумен-
тооборот тех фактов хозяйственной жизни, с которыми они встречаются в ор-
ганизации в силу своих должностных обязанностей. Это позволит организации
снизить свои риски нарушений правил ведения бухгалтерского учета и сокра-
тить время - трудозатраты для проведения внутреннего контроля.
В связи с тем, что более 95 % экономических субъектов городов России
применяют программу «1С: Бухгалтерия», которая предусматривает унифици-
рованные документы Госкомстата РФ, то практически у всех организаций до-
кументальное оформление носит общие черты, исключением составляет отсут-
ствие ряда нормативных локальных документов. Некоторые организации при-
меняют закупочные акты, форма которых утверждается организацией самосто-
ятельно.
В нем необходимо указать полные данные о продавце товарно-
материальных ценностей, в том числе его ИНН и данные по паспорту. Если за-
купка осуществляется до 250 тыс. руб. за год и продавец никакие операции
купли продажи не совершает с другими лицами, то в соответствии с налоговым