18
кодексом организация – покупатель НДФЛ не исчисляет. Продавец обязан
сдать декларацию 3-НДФЛ в соответствующий налоговый орган, рекомендуе-
мая справочными системами форма закупочного акта по процессу приобрете-
ния товарно-материальных ценностей.[1]
Основание - Статья 220. «Имущественные налоговые вычеты», п. 2: пп.1
«При определении размера налоговой базы в соответствии с пунктом 3 статьи
210 настоящего Кодекса налогоплательщик имеет право на получение следую-
щих имущественных налоговых вычетов, предоставляемых с учетом особенно-
стей и в порядке, которые предусмотрены настоящей статьей.
В размере доходов, полученных налогоплательщиком в налоговом пери-
оде от продажи иного недвижимого имущества, находившегося в собственно-
сти налогоплательщика менее минимального предельного срока владения объ-
ектом недвижимого имущества, установленного в соответствии со статьей
217.1 настоящего Кодекса, не превышающем в целом 250 000 рублей; в размере
доходов, полученных налогоплательщиком в налоговом периоде от продажи
иного имущества (за исключением ценных бумаг), находившегося в собствен-
ности налогоплательщика менее трех лет.
Документы учета расчетов с подотчетными лицами состоят из:
1. Заявление о получении наличных денежных средств сотрудникам в
кассе организации;
2. Приказ о круге лиц, имеющих право совершать расходы наличными
на приобретение товарно-материальных ценностей;
3. Отчет о представительских расходах.
Пакет документов, который целесообразно иметь организации, индиви-
дуальному предпринимателю может быть следующим [9]:
1. Приказ «Об организации представительского мероприятия»;
2. Смета представительских расходов;
3. Расчет величины представительских расходов для целей исчисления
налога на прибыль;
4. Отчет о представительских расходах;
19
5. Положение о представительских расходах Приобретение канцеляр-
ских принадлежностей, хозяйственных предметов, запчастей для оргтехники в
офис, расходных материалов, оплата подписки на периодические издания и т.д.
в соответствующих организациях может оформляться бланком строгой отчет-
ности, чеком ККТ и другими документами, подтверждающими факт приобре-
тения и оплаты.
До 1 января 2016 года прием наличных осуществляется по контрольно-
кассовой технике старого образца, а с 2017 года утвержден новый перечень
кассового оборудования для онлайн-касс, которые будут проверяться при же-
лании контрагента на предмет проведения выручки поставщиком (продавцом).
В чеке ККТ следует указать номенклатуру, количество и сумму оплаты
за приобретенный товар (материалы). В случае отсутствия в чеке указанной
информации приобретенных ценностей представители организации должны со-
ставить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и
цели их приобретения. В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» пер-
вичные бухгалтерские документы должны содержать всю необходимую ин-
формацию, позволяющую идентифицировать, как и поставщика, так и оплачи-
ваемые товарно-материальные ценности, работы, услуги, кроме того, целесооб-
разно иногородних поставщиков, у которых производятся закупки анализиро-
вать на предмет их добросовестности. [6]
Необходимо ответить, что чек ККТ фиксирует факт оплаты, а ассорти-
мент приобретаемого товара оформляется накладной или товарным чеком. При
отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и
удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за
наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.
Необходимо учитывать то, что согласно официальной позиции оправда-
тельными документами, подтверждающими расходы для целей налогообложе-
ния прибыли, являются маршрут/квитанция электронного документа (авиаби-
лета) на бумажном носителе, посадочный талон, подтверждающий перелет
подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
20
Первый документ подтверждает стоимость поездки, а второй - сам факт
перелета лица по указанному в билете маршруту (Письмо ФНС России от
12.10.2012 № АС-4-2/17308).
Типичной ошибкой в учете и при контроле операций с подотчетными
лицами является неправильное исчисление налога на добавленную стоимость
(далее – НДС):
- в соответствии с п. 7. ст. 171 НК РФ суммы НДС следует выделять на
счете 19 «НДС по приобретенным ценностям», а при наличии оснований
предъявлять к вычету из бюджета, при отсутствии оснований включать в про-
чие расходы, не принимаемые для целей исчисления налога на прибыль;[1]
- вычет НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно
производится на основании проездных документов (авиабилеты, железнодо-
рожные билеты и т.п.). НДС принимается к вычету, если сумма налога в биле-
тах выделена отдельной строкой. В противном случае определение ее расчет-
ным путем не производится.
- НДС, выделенный в счетах гостиниц, может быть принят к вычету
только при наличии счетов-фактур. В противном случае он подлежит списанию
в дебет счета 91.02 «Прочие расходы» и не учитывается для целей исчисления
налога на прибыль как расход.
При контроле расчета учета с подотчетными лицами важным является
проверка соблюдения кассовой дисциплины организации и порядка ведения
кассовых операций. Эти направления контроля, а именно учет расчетов с под-
отчетными лицами и учет кассовых операций, связаны между собой и могут
содержать такие искажения, которые станут известны только после тестирова-
ния кассовых операций.
1.2 Цели и задачи учета расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами являются важным участком бухгалтер-
ского финансового учета, что обусловлено природой возникновения данного
вида операций в хозяйственной деятельности предприятия. В деятельности
21
предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы
наличными деньгами, производить закупки на других предприятиях за налич-
ный расчет, оплачивать служебные командировки и так далее. В таких ситуаци-
ях работнику предприятия выдаются наличные деньги под его ответственность
для выполнения определенных действий. Такие работники называются подот-
четными лицами: "подотчетными лицами являются работники предприятия,
получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие ад-
министративно-хозяйственные и командировочные расходы" [15].
Целью учета расчетов с подотчетными лицами является, обобщение ин-
формации о расчетах с работниками предприятия, по - суммам выданным им
под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, на
служебные командировки, а также по расчетам с сотрудниками по возмещению
затрат произведенными ими в процессе хозяйственной деятельности.
Перечень должностных лиц, имеющих право по роду работы получать в
кассе наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные нужды,
ежегодно утверждается руководителем предприятия в приказе с указанием фа-
милии, имени, отчества, должности, на какую цель может быть выдана подот-
четная сумма и ее предельный размер. Размер этих сумм ограничен; выдача
наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой
предприятия. Основанием для выдачи подотчетной суммы служит приказ.
Подотчетная сумма может быть выдана работнику предприятия, за ко-
торым не числится задолженности по ранее полученным подотчетным суммам.
Сумма, выданная под отчет, должна расходоваться лишь по прямому назначе-
нию. Следовательно, стоящие перед бухгалтерией предприятия задачи бухгал-
терского финансового учета расчетов с подотчетными лицами сопряжены с не-
сколькими аспектами учетного процесса.
Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами:
1. Определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предо-
ставлено право получать деньги под отчет;
2. Не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных раз-
22
меров или лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам;
3. Не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые
могли быть оплачены непосредственно из кассы или с расчетных счетов пред-
приятия;
4. Подтверждает ли руководитель предприятия целесообразность произ-
веденных расходов;
5. Своевременно ли отражается в учете расходы из подотчетных сумм;
6. Расходуют ли подотчетные лица, полученные суммы, на те цели, на
которые эти суммы выданы.
Вместе с этим, по данным бухгалтерского учета должна формироваться
информация, пригодная для принятия управленческих решений, связанных с
повышением эффективности, как непосредственно организации финансового
учета и учетного процесса, так и сопряженных процессов.
Следовательно, состояние учета расчетов с подотчетными лицами не
должно снижать эффективность действующей системы учета на предприятии.
Таким образом, можно сделать объективный вывод, что бухгалтерский учет
расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в учетной системе на
предприятии, так как предоставляемая информация влияет на отдельные пока-
затели деятельности предприятия.
Задачи учета расчетов с подотчетными лицами представлены на ри-
сунке 2.
Следовательно, состояние учета расчетов с подотчетными лицами не
должно снижать эффективность действующей системы учета на предприятии.
Таким образом, можно сделать объективный вывод, что бухгалтерский
учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в учетной систе-
ме на предприятии, так как предоставляемая информация влияет на отдельные
показатели деятельности предприятия.
В соответствии с этим, задачи данного участка бухгалтерского учета
предприятия связаны с контролем, достоверностью и формализацией хозяй-
23
ственных операций, связанных с предоставлением денежных средств в подот-
чет.
Рис. 2 Задачи учета расчета с подотчетными лицами
1.3 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с
подотчетными лицами
Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными
лицами осуществляется в рамках действующей системы регулирования бухгал-
терского учета. Первый уровень наряду с другими законодательными актами
образует Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ
(ред. от 04.11.2014).
Второй уровень регулирования бухгалтерского учета составляют Поло-
жения по бухгалтерскому учету (ПБУ). Регулирования учета расчетов с подот-
Учёт расчётов
с
подотчётными
лицами
контроль
расчётов с
подотчётными
лицами
полный и
достоверный
учёт расчётов с
подотчётными
лицами,
систематичес
кий контроль
своевременное
и
документальное
оформление
сумм, которые
выдаются
подотчётнвм
лицам
контроль
расходования
подотчётных
сумм в
соответствие с
целевым
назначением
учёт и контроль
соблюдения
дисциплины
выдачи
подотчётных
сумм и отчёта по
произедённым
расходам
своевременное и
доставерное
отражение в
учёте расходов
из подотчётных
сумм
24
четными лицами касается ПБУ 10/99 "Расходы организации", в котором указа-
ны основополагающие аспекты признания расходов, произведенных организа-
цией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете инфор-
мации о расходах коммерческих организаций, в рамках данного участка бух-
галтерского учета.
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельно-
сти организации с Инструкцией по его применению, который утвержден Мини-
стерством финансов РФ, считается наиболее важным документом третьего
уровня регулирования бухгалтерского учета. Четвертый уровень регулирования
бухгалтерского учета включает приказы, указания, инструкции, выпускаемые
самой организацией: рабочий план счетов, учетная политика и др. Согласно
Инструкции по применению плана счетов учет расчетов с подотчетными лица-
ми осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
На счете учета расчетов с подотчетными лицами обобщается информа-
ция о расчетах с работниками и суммах денежных средств, выданным им под
отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы. Таким образом,
можно сделать вывод, что нормативно-правовое регулирование бухгалтерского
учета расчетов с подотчетными лицами в настоящее время определяется в соот-
ветствии с четырьмя уровнями регулирования бухгалтерского учета. Учет опе-
раций по расчетам с подотчетными лицами Для учета операций по расчетам с
работниками, получившими деньги для определенной цели, используется счет
71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Сальдо счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц предпри-
ятию или сумму невозмещенного перерасхода. Общий порядок выдачи подот-
четных сумм и отчетности по ним предусмотрен Указанием Банка России "О
порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном по-
рядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и
субъектами малого предпринимательства".
Предприятие ведет учет расчетов с подотчетными лицами в соответ-
ствии действующими нормативными положениями. Основанием для выдачи
25
подотчетной суммы служит приказ руководителя, заверенный также подписью
главного бухгалтера. Сумма выдачи на расходы зависит от характера предсто-
ящих расходов и выдается в виде денежного аванса в пределах предполагаемо-
го размера расходов. Подотчетная сумма может быть выдана работнику, за ко-
торым не числится задолженности по ранее полученным подотчетным суммам.
Целевое использование сумм, выданных под отчет, контролируется
главным бухгалтером. Выдача денежных средств оформляется расходным кас-
совым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. Выданные
под отчет суммы на хозяйственные и операционные расходы называются нор-
мированными и включаются в себестоимость продукции организации. Порядок
выдачи денежных средств на операционные и хозяйственные нужды, и коман-
дировочные расходы должен быть закреплен в Учетной политике предприятия.
К операционным и хозяйственным расходам относятся расходы на при-
обретение материальных ценностей, канцелярские, почтовые расходы, оплата
денежных документов и т.п. Размер командировочных расходов рассчитывает-
ся на основе соответствующих положений Учетной политики предприятий.
Оплата представительских расходов в Учетной политике может быть не преду-
смотрена. Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным им под
отчет из кассы или переведенным им через органы связи, предназначенным для
совершения операционных или хозяйственных расходов, приобретения мелких
партий различных материалов или оплату расходов за время служебных коман-
дировок ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и
вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кре-
диту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по при-
ходным кассовым ордерам (неиспользованные). Выдача денежных средств под
отчет оформляется следующей записью: Дебет 71 Кредит 50 на сумму выдан-
ных наличных денег.
Возврат неиспользованных денежных средств в кассу предприятия
оформляется следующей записью Дебет 50 Кредит 71 на сумму сданных
26
наличных денег на выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетны-
ми лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подот-
четными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учи-
тываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависи-
мости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвра-
щенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71
"Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от
порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недо-
стачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по
оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или
73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть
удержаны из оплаты труда работника). Основные бухгалтерские записи по сче-
ту 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Подотчетные лица в подтверждение
расходов полученных авансов обязаны представить бухгалтерии авансовый от-
чет с приложением подлинных документов, подтверждающих произведённый
расход полученных на предприятии денежных сумм. В отношении командиро-
вочных расходов в течение трех дней по возвращении подотчетное лицо обяза-
но отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им со-
ставляется авансовый отчет на основе подлинных документов, подтверждаю-
щих произведенный расход (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорож-
ных, авиационных и прочих билетов), докладная о проделанной работе (выпол-
нение задания) и прилагается командировочное удостоверение.
По авансовым суммам на хозяйственные и операционные нужды отчет
должен быть сдан на следующий рабочий день после истечения срока, на кото-
рый была выдана подотчетная сумма. Целесообразность произведенных расхо-
дов подтверждается непосредственными руководителями в зависимости от це-
левого назначения расходов.
После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к
отчету, последний утверждается руководителем предприятия и принимается к
27
учету. В случае если при авансовом отчете имеются товарные чеки розничных
магазинов на приобретенные из подотчетных сумм различные материалы, эти
материалы должны быть сданы на склад предприятия, на них выписывается
общая приходная накладная. Остаток неиспользованных сумм сдается подот-
четным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру одновременно со сда-
чей авансового отчета, а перерасход выдается из кассы по расходному кассово-
му ордеру в день сдачи авансового отчета. Согласно приказу руководителя рас-
ходовать выданные под отчет суммы следует по назначению, а передача подот-
четных сумм одним лицом другому запрещается.
Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного
расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и
подтверждающие документы в расходовании подотчетных сумм в установлен-
ные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использован-
ных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать с него в бесспорном порядке
при очередной выдаче заработной платы числящуюся за работником подотчет-
ную сумму задолженности в порядке, предусмотренном действующим законо-
дательством.
Администрация организации самостоятельно решает вопрос о размере
сумм, выделяемых под отчет, в соответствии с производственной необходимо-
стью и на основе ретроспективного анализа аналогичных расходов в прошлые
периоды. Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и
расчетов с подотчетными лицами в организациях служит журнал-ордер № 7 –
комбинированный регистр, сочетающий в единой системе аналитический и
синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет
сумме в журнале-ордере отводится одна строка и по мере представления аван-
сового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в по-
гашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на
этой же строке.
Применение журнала-ордера № 7 исключает необходимость ведения
накопительных ведомостей, карточек и оборотных ведомостей по счету № 71